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保育業務の効率化を図るため、保育現場に保育ICTシステムの導入を検討する保育園や幼稚園が増えてきています。 保育士の仕事は、園児との関わりの他に多くの事務作業もこなします。そのため、時間外の残業などから離職に繋がるケースが問題に上がっています。 今回は、保育士の業務を効率化させる保育ICTシステムの基本的な概要や、保育士の事務作業の内容、保育ICTシステム導入の際に役立つポイントについて解説しているので参考にしてください。

保育業務だけに限らない保育士の仕事

管理系の事務作業

保育業務の管理系の事務作業には、園内の行事などのスケジュール管理、社会保険やシフトなどの人事管理、役所や行政への書類作成などがあります。 管理系の事務作業は手間のかかる作業が多くありますが、園児や職員が日々安全に過ごるよう重要です。

経理関連の事務作業

保育業務の経理関連の事務作業は大きく分けて3つあります。

• 園児に関する作業
• 職員に関する作業
• 施設に関する作業

園児一人あたりにかかった給食費やおむつ代が集金額と相違がないかや、保育園を運営するにあたりどれだけのコストがかかっているのか管理します。

受付対応

保育業務での受付対応には、電話、保護者、職員、行政や役所、見学者、各種業者などへの対応などが挙げられます。 あらゆる場面にて受付対応が発生するため、業務に支障がでないよう臨機応変に対応することが求められます。

総務や広報的な仕事

保育業務の総務や広報的な仕事には、ホームページの更新や発注、備品管理などの仕事が挙げられます。 ホームページでは、園からのお知らせや行事日程、職員の募集などの掲載しています。 備品管理では紛失や破損があれば補充し園生活に支障がないよう管理が必要です。

保育の計画や記録

保育業務における計画や記録は、園児を理解し次の保育を構想するといった目的に活用され、その他保護者との連携に活かすこともできます。 継続的に記録をすることで保育者自身の保育のあり方を振り返り、園全体での保育の質を高める事にも貢献するでしょう。

業務効率化につながる保育ICTシステム

ICTとは？

ICTとは、Information and Communication Technology(情報通信技術）の略で、インターネットを活用し人とモノ、人と人を繋ぐコミュニケーションツールを指します。 例えば、私たちが日常的に活用しているICTの中にスマートフォンがあります。ただし、導入するだけではICTとは言えず、システムを活用し情報や技術を伝えることでICTとなります。 ICTを活用する事で、現在では遠隔での診療やテレワークだけでなく教育などに役立てられており、離れた場所でも円滑なコミュニケーションが可能になりました。

保育ICTシステムとは？

保育ICTシステムとは、保育現場にインターネットを活用したICTシステムを導入し、日々の保育士の業務を軽減し効率化を図るシステムを指します。 事務作業は、基本的に手作業で園児の午睡や不在の時間帯に行われることがほとんどです。そのため、残業が続き離職者へ繋がるなど問題になっています。 保育ICTシステムを導入することでこれまでのアナログ作業を簡易化し、保育士の業務負担を軽減させることが可能です。

保育ICTシステムで効率化できる8つの業務

園児の登降園管理

保育業務の最も慌ただしい時間となる園児の登降時間に保育ICTシステムを導入することで、正確かつスムーズに打刻を行うことができます。 保育ICTシステムでは、QRコードやICカードをかざし自動で登降管理を行うことが可能です。また1ヶ月分の出欠確認も簡単に出力でき出欠管理の効率化に繋がります。

園児の情報管理

保育業務にて必要な園児の基本情報となる、住所や氏名、アレルギーの有無などの登録や管理も保育ICTシステムで効率化することが可能です。 特に園児のアレルギーの有無は、職員間での共有が万が一の事故を防止する事に繋がります。リアルタイムで共有や把握することで、より一層徹底した管理が可能となるでしょう。

職員の労務管理

保育業務における職員の労務管理にICTシステムを導入することで、近年増加傾向にある多様な働き方にスムーズに対応し、効率的に労務管理が行えます。 朝だけ、朝と夕方のみ出勤など異なる勤務時間にも勤怠状況とシフトを紐付けることで、打刻情報を自動で集計し労務監査時にも役立てれらます。

職員のシフト作成

保育業務を割り振る職員のシフト作成に保育ICTシステムを導入することで、何度も練り直す必要がなく効率的に作業を行えます。

• 雇用形態に沿ったシフト作成や調整
• 配置基準を満たした保育士の人数調整
• 年次有給管理簿作成、管理
• 一覧表での確認や調整・編集・修正

シフト作成のなかでも様々な形態に対応しており、シフト作成の効率化が図れるでしょう。

保育士の週案や日案の作成

保育業務を円滑にする保育士の週案や日案の作成に保育ICTシステムを導入することで、過去に作成した週案などのデータをもとに効率的に作成する事が可能です。 特に新人の保育士さんは参考にできる過去のデータと、園児の活動の狙いや流れの両方からスムーズな作成が期待できます。

保護者へのお知らせやお便りの配信

クラスごとのお知らせやお便りの配信も保育ICTシステムを活用することで、効率的に保護者とコミュニケーションをとることができます。 たとえば災害時の一斉連絡や、保護者が延長保育を希望したい場合もスマートフォンから連絡ができ、保育士もタイミングを見て確認が行えます。

連絡帳の記入

園児ごとの様子を伝える重要な連絡帳への記入に保育ICTシステムを活用することで、効率的な連絡帳の記入が可能です。 園児ごとの一日をパソコンやタブレットで確認しながら作成できるので、正確な情報の記入や定型文などの活用で作業時間の短縮も期待できるでしょう。

保育料の計算

保育業務には保育料の計算も含まれ、手計算では複雑化しがちです。しかし保育ICTシステムを活用することで自動計算が可能になります。

• 保育料
• 延長保育料
• ミルク代
• オムツ代
• 遠足や施設使用料

同時に請求書や領収書も自動作成でき、手間や時間を大幅に削減できます。

保育ICTシステムを使用する際の注意点

ネット環境を整える

保育園に保育ICTシステムを導入する際は、園のインターネット環境を十分に整える必要があります。 また、システム障害が起きると業務に支障が出る可能性があるため注意が必要です。 プロバイダやルーターとの相性や、万が一ウィルスに感染した場合も想定し、様々なトラブルにも対応できるよう準備しておくとよいでしょう。

連絡帳のペーパーレス化に抵抗を感じる保護者がいる場合もある

保育園へ保育ICTシステムを導入するにあたり、連絡帳のペーパーレス化に抵抗を感じる保護者も中にはいるでしょう。 保育ICTシステムを導入する際は、事前に保護者にどのように活用をするのかやメリットなどを細かく伝、協力を求めることが必要です。

ITに不慣れな保育士は負担が増える場合もある

保育業務の効率化を図る目的で導入を検討しても、ITに不慣れだと負担に感じる職員がいる場合もあります。 保育ICTシステムを選ぶ際は、なるべく直感的な操作で簡単なものや、音声入力に対応しているシステムを選ぶとよいでしょう。

保育ICTシステムを導入するときのポイント

目的を具体的にする

保育園に保育ICTシステムを導入する際、何のために導入するのかを具体的にしたうえで、それぞれの園にあったシステムを選ぶとよいです。

• 園児の登降園管理を効率化したい
• 情報の伝達漏れやミスを防ぎたい

具体的な目的に沿い、必要な機能があるシステムを選びましょう。

セキュリティ対策が万全なものを選ぶ

保育園に保育ICTシステムを導入する上で、セキュリティ対策が万全なICTをシステム選ぶことは必須です。保護者の中には、セキュリティ面を心配する方もいます。

• 最新のウィルスソフトの導入
• データ通信の暗号化
• 職員ごとにアクセスできる範囲の制限

セキュリティ対策が万全なICTをシステム選びましょう。

誰でも操作しやすいものを選ぶ

保育業務を円滑に、そして効率的に行うためには誰でも簡単に操作がしやすい保育ICTシステムの導入が望ましいでしょう。

• ログイン手続きなどが簡単
• ちょっとしたスキマ時間でも簡単に作業ができる

誰でも簡単に操作ができか事前に確認する事が必要です。

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