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保育園の業務効率化に便利なチェックリストを大公開!3つ以上のチェックは要注意?

保育園の業務効率化に便利なチェックリストを大公開!3つ以上のチェックは要注意?

この記事の目次

働き方改革が進んでいる昨今、保育園の運営においても、業務全体の効率化などは早急に解決しなければならない重要な課題と言えるでしょう。

 特に保育の現場においては、働く保育士の過度な残業や長時間労働が問題視されているため、可能な限り業務時間の短縮に努めたいところです。

今回は、保育園の運営における業務効率化について、シーン別のチェックリストを通して効率化の方法やポイントなどを徹底解説していきます。

保育士が求める保育現場の環境改善

保育士が求める保育現場の環境改善 イメージ画像

保育士の改善希望1位は「給与・賞与の改善」

保育園に自分の子どもを預けたい家庭が増えている一方で、保育園を取り巻く労働環境の悪化は近年深刻な社会問題となっています。

東京都が実施した「保育士における現在の職場の改善希望状況」によると、約6割もの保育士が「給与・賞与の改善」をあげています。

また、次に多かった回答が、約4割の従業員が感じている「職員数の増員」の問題で、離職率の増加から採用難に陥っている園も少なくありません。

保育士に求められる役割が大きくなる反面、給与や待遇に不満を感じている保育士も多く、離職率が上昇している大きな要因となっているようです。

▶︎ 参照:平成30年度 東京都保育士実態調査結果(報告書)

保育士の改善希望3位は「事務・雑務の軽減」

給与や人員拡充の声が上がる一方、改善を希望する回答の3位としては「事務・雑務の軽減」が登場しています。

保育園で働く職員の不足により、本来であれば保育士が行わなくても良いような事務作業や雑務が増えてしまっていることもあります。

もちろん、毎月のお便りの作成や日誌の記入、連絡帳の作成など、保育の現場においては、事務的な作業が多いことも事実です。

しかし、不要な事務作業の増加により、子どもたちへの保育にかける時間が減り、保育の質が下がってしまうといった懸念も生まれています。

1日1時間は「会議・記録・報告(施設内の活動)」に時間を取られている

厚生労働省の実施した「保育士等に関する関係資料」によると、保育士の多くは「会議・記録・報告」などに、毎日1時間を要していることがわかりました。

子どもたちの世話をするなかで、事務作業や会議時間を確保する必要があるため、残業時間の増加など保育士にとって大きな負担が積み重なっているようです。

▶︎ 参照:保育士等に関する関係資料(PDF)

保育園の残業を減らすためのコツ10選

保育園の残業を減らすためのコツ10選 イメージ画像
 
業務のルールを明確にする
タスクの優先順位を決める
自分の仕事を全体へ共有する
朝礼や会議の時間を短縮する
作業のスケジュールを立てる
フォーマットやテンプレートを活用する
空き時間やスキマ時間を活用する
時短グッズやアイテムを活用する
よく使う画像やサイトを保存する
保育ICTシステムを導入する

1.業務のルールを明確にする

保育士の残業を減らすコツの1つ目としては、誰がどの作業を担当するのかなど「業務におけるルールを明確にする」というものが挙げられます。

一人の保育士に負担が集中することがないよう、バランスの取れた采配を意識しながら、チーム制や分担制で取り組むことが大切です。

2.タスクの優先順位を決める

保育士の残業を減らすコツの2つ目としては、その日に取り組むべき「タスクの優先順位を決める」というものが挙げられます。

タスクの優先順位を設けることで、次に行うべき作業が明確になるため、作業の合間のロスやムダな時間を省くことができます。

3.自分の仕事を全体へ共有する

保育士の残業を減らすコツの3つ目としては、これから取り組もうとしている「自分の仕事を全体へ共有する」というものが挙げられます。

作業の内容を事前に共有しておくことで、他の保育士との重複などを未然に防ぐことができるため、ムダな仕事を削減することができます。

4.朝礼や会議の時間を短縮する

保育士の残業を減らすコツの4つ目としては、定期的に開催される「朝礼や会議の時間を短縮する」というものが挙げられます。

会議の時間を短縮できるよう、あらかじめ会議の議題を明確にしたり、朝礼ではタイムキーパーを設けたりなどの工夫が重要です。

5.作業のスケジュールを立てる

保育士の残業を減らすコツの5つ目としては、ルーティーンワークなどは「作業のスケジュールを立てる」というものが挙げられます。

特に、毎日やらなければならない業務などについては、事前に決まった時間を設けておくことで、その後の予定が立てやすくなります。

6.フォーマットやテンプレートを活用する

保育士の残業を減らすコツの6つ目としては、過去の制作物から「フォーマットやテンプレートを活用する」というものが挙げられます。

お便りや日誌の作成、発注書の記入など、すでにテンプレートやフォーマットがあるものについては、積極的に使い回していきましょう。

7.空き時間やスキマ時間を活用する

保育士の残業を減らすコツの7つ目としては、作業の合間など「空き時間やスキマ時間を活用する」というものが挙げられます。

また、スキマ時間には、なるべく集中力を使わない作業や途中で中断しやすい作業を行い、いつでも再開できるようにしておくことがおすすめです。

8.時短グッズやアイテムを活用する

保育士の残業を減らすコツの8つ目としては、量販店で売られている「時短グッズやアイテムを活用する」というものが挙げられます。

特に、クラフトパンチやピンキングはさみ、コンパスカッターなどを準備しておくことで、製作物の準備などもスムーズに行うことができます。

9.よく使う画像やサイトを保存する

保育士の残業を減らすコツの9つ目としては、お便りの制作など「よく使う画像やサイトを保存する」というものが挙げられます。

頻繁に利用するサイトはブックマークに登録し、写真や画像ファイルなどはダウンロードしてまとめるなど、すぐに使える状態にしておきましょう。

10.保育ICTシステムを活用する

保育士の残業を減らすコツの最後としては、業務効率化に役立つ「保育ICTシステムを活用する」というものが挙げられます。

保育ICTシステムを活用することで、保育料の計算やシフト表の作成、園児の登降園管理など、さまざまな事務作業をスムーズに行うことができます。

 

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保育園の業務効率化を実施するべき理由

保育園の業務効率化を実施するべき3つの理由 イメージ画像

保育園の経営者にとってのメリット

  • 業務負荷の低減によって、質の高いサービスを提供することができる
  • 労働環境の改善によって、保育士の離職率を低下させることができる
  • 残業時間の短縮によって、人件費や残業代などのコスト削減ができる

保育園の従業員にとってのメリット

  • 残業時間が減ることで、プライベートの時間を充実させることができる
  • コストの削減によって、給料や福利厚生が充実し働きやすい職場環境になる
  • 伝達ミスが減ることで、全員が同じ内容を共有して正しい対応を行うことができる

 

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保育園の業務効率化に役立つポイントチェックリスト

保育園の業務効率化に役立つポイントチェックリスト イメージ画像
 
保育士同士での認識相違が頻繁にある
伝達漏れが事故に発展したケースがある
日誌などの事務作業に時間を取られている
仕事ごとの担当者が明確に決まっていない
過度な残業や長時間労働が常習化している

保育士同士での認識相違が頻繁にある

注意事項や保護者への連絡など、先生からの伝え方が間違っていたことによってトラブルに発展してしまったという経験はないでしょうか。

同じ内容を伝えたつもりでも、保育士によって解釈を間違えていたり、伝達ミスによって認識に相違が出ていたりなどのトラブルは多くあります。

特に口頭での指示の場合には、こうしたヒューマンエラーが起こりやすいため、コミュニケーション手法そのものを見直す必要があるでしょう。

伝達漏れが事故に発展したケースがある

小さな子どもを預かる保育園は、時として命を預かる現場とも言えるため、園児の怪我や事故などには細心の注意を払わなければいけません。

ヒヤリハットなどで情報を共有していたつもりでも、属人的な業務フローのままでは、いつ伝達ミスによる事故を引き起こすかわかりません。

園児に関する連絡事項や注意点、怪我や事故の発生に関する情報などは、常に全職員が共有し、把握できる状態にすべきでしょう。

日誌などの事務作業に時間を取られている

従来型のワークフローの場合、日々の連絡帳の記入や書類の作成などにも、膨大な時間と労力を費やしているはずです。

連絡帳がノートなどの紙媒体の場合、人数分のレポートを手書きで行わなければならないため、記入には多くの時間を割くことになります。

保護者への連絡事項やお知らせなども、手書きで行っていることがあるため、こうした属人的な手作業も時間効率が悪いと言えるでしょう。

仕事ごとの担当者が明確に決まっていない

毎日の作業において、仕事ごとの担当や役割分担が明確になっていない場合、業務効率を落としている可能性があります。

気付いた人がやる、暗黙の了解でやっている作業があるなどは、仕事の漏れや押し付け合いなどのトラブルを招いてしまいます。

業務を行うルールにおいて、ブラックボックスとなっている箇所がある場合には、あらかじめ払拭しておくようにしましょう。

過度な残業や長時間労働が常習化している

過度な残業や長時間労働が常態化してしまうと、保育士の離職率が上がってしまうなど、仕事のパフォーマンスに悪影響を与えてしまいます。

日誌の記入や園内イベントの準備など、特に保育園という職場は、長時間労働や過度な残業を招きやすい仕事であると言えるでしょう。

業務効率化によって、業務時間の短縮を図ることができるため、心当たりのある場合には、ICTシステムの導入などを検討してみましょう。

3つ以上あてはまる保育園は業務効率化の必要あり

3つ以上あてはまる保育園は業務効率化の必要あり イメージ画像


チェックリストで3つ以上の項目があてはまる保育園については、すみやかに業務効率化を行うべきです。

業務効率化とは、無駄な作業を削ぎ落とすことで作業時間を短縮させ、その分の時間や労力を他の作業に回すことを目的としています。

業務効率化を行わない場合、効率の悪い業務をそのままにしていることで、無駄な残業時間が増え、持ち帰り業務なども増加してしまいます。

保育園の運営にもおいて、業務効率を上げて作業量を減らすことで、過酷な労働環境が改善され、保育士の負担を軽減することができます。

保育士の業務負荷を軽減させることによって、人為的なミスや保育中の事故などのリスクも減らすことができるため、早急な対策が重要です。

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保育園の業務効率化には「保育ICTシステム」の導入がおすすめ

保育園の業務効率化には「保育ICTシステム」の導入がおすすめ イメージ画像


保育園における業務効率化を進めるためには、保育ICTシステムの導入が最も効果的かつすぐに取り組むことができる施策と言えるでしょう。

保育ICTシステムとは、保育園に必要な業務をパソコンやタブレットなどのデジタル端末から行うことができるITシステムのことです。

園児の登降園管理や職員の勤怠シフト管理、保育園のお便り作成や毎日の連絡帳の作成など、諸々の業務を一元的に管理することができます。

また、保育園専用のサービスとして展開されているため、無駄な機能がなく初心者でも使いやすいことが大きな特徴と言えるでしょう。

保育士不足が問題となっている昨今、大小さまざまな保育ICTサービスが登場しているため、これを機会に導入を検討してみるのがおすすめです。

 

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保育ICTシステムの導入で得られるメリット

保育ICTシステムの導入で得られるメリット イメージ画像

補助金を受け取ることができる

保育園にICTシステムを導入する場合には、国や各自治体が設けた条件等に沿って、補助金が出る場合があります。例えば東京都では、最大200万円までが補助金として支給されるという内容でした。

導入に関するコストが心配という場合でも、こうした補助金を利用することで負担なく導入できる場合もあるはずです。是非、こうした補助金情報もチェックしてみてくださいね。(参考データ:”保育所等におけるICT化推進事業について” 東京都福祉保健局HP

シフトの管理がスムーズになる

保育園のICTシステムには、職員の勤怠管理やシフト作成機能が搭載されているものも多いのをご存知でしょうか。

勤怠担当者やシフト担当者は、毎月これらの作業に時間を費やしてるはずです。ICTシステムの勤怠管理機能では、勤務時間や残業時間を自動集計して計算、シフトも職員の希望シフトを考慮して自動反映してくれるサービスもあるくらいです。

毎月頭を悩ませている勤怠管理が飛躍的に効率化できるでしょう。

保護者にとってもメリットが大きい

ICTシステムは、保育園や保育士にとってメリットがあるのはもちろんですが、実は保護者にとっても嬉しいポイントがあるのです。毎日の連絡帳や保育園からの連絡事項を、システム上で共有してもらえるので、スマホ上でも確認できるようになる場合があります。また登降園に関しても、システム上で出欠・遅刻等の連絡を簡単に行える機能を搭載しているサービスも多く、忙しい保護者にとってもこの作業の時間短縮が可能になるでしょう。

 

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保育園・幼稚園のICTシステムおすすめ23選を徹底比較

サービス名称 初期費用 月額費用 主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連 バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
コドモン(CoDMON) 0円〜 3,000円〜
バスキャッチ(園支援システム) 0円〜 6,000円〜
チャイルドケアシステムプロ(CCS PRO) 0円〜 4,900円〜
hugmo(ハグモー) 30,000円 5,000円~ ×
桜システム 0円〜 3,000円〜 × × ×
KIDSNAコネクト 問い合わせ 問い合わせ × ×
kids plus(キッズプラス) 問い合わせ 問い合わせ × × ×
Hoisys(ホイシス) 15,000円〜 5,000円〜 × × ×
KidsDiary (キッズダイアリー) 0円〜 10,000円〜
ChiReaff Space 問い合わせ 問い合わせ × ×
ChildCareWeb(チャイルドケアウェブ) 問い合わせ 8,250円 × × × ×
PIPIO 問い合わせ 問い合わせ × × ×
らくらく園児管理 問い合わせ 問い合わせ × × ×
パステルApps 0円 10,000円 ×
wel-kids(ウェルキッズ) 問い合わせ 問い合わせ
くらら 問い合わせ 問い合わせ × ×
はぐくむ保育 問い合わせ 問い合わせ × × × × ×
おまかせ保育園システム 問い合わせ 問い合わせ ×
kidsly(キッズリー) 0円 0円 × × ×
iChild 問い合わせ 問い合わせ × ×
おがーるシステム 問い合わせ 問い合わせ ×
おまかせ管理ちゃんNTP 問い合わせ 問い合わせ × × × ×
保育施設向け業務支援サービス 問い合わせ 問い合わせ × × ×

保育園・幼稚園のICTシステム人気ランキング5選を厳選紹介

1.CoDMON(コドモン)

主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連
バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
総合評価
★★★★★
初期費用
0円〜
月額費用
3,000円〜
運営会社
株式会社コドモン
CoDMON(コドモン) は、数ある保育園向けのICTシステムのなかでも、人気No.1と言われている業界最大手のサービスです。

使える機能の網羅性はもちろん、月額や初期費用などの価格面でも優れているため、これを導入しておけば間違いないでしょう。

また、補助金制度の対象サービスにも指定されているため、初めての導入で何を選んで良いかわからないという場合にもおすすめです。

2.KIDNAコネクト(キズナコネクト)

主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連
×
バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
×
総合評価
★★★★★
初期費用
問い合わせ
月額費用
問い合わせ
運営会社
株式会社ネクストビート
KIDNAコネクト(キズナコネクト)は、豊富な機能性とシンプルで使いやすい操作性を特徴とする業界大手の保育ICTサービスです。 パソコンやタブレットの操作が不得意な場合でも簡単に使いこなすことができるため、初めての導入シーンにおすすめです。

また、KIDNAコネクトに関しても、国の指定する補助金制度に対応しているため、初期費用の負担を最小限に抑えることができます。

3.kids plus(キッズプラス)

主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連
バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
× × ×
総合評価
★★★★☆
初期費用
問い合わせ
月額費用
問い合わせ
運営会社
株式会社APProg
kids plus(キッズプラス)は、基本無料で利用することができる保育ICTシステムで、拡張性の高さが大きな特徴です。

ベースのシステムは「kids+work」と呼ばれるもので、保育ICTシステムの基本的な機能を利用することができます。

別途「kids+clock」「kids+family」を利用することで、登降園管理や保護者への連絡などを行うことができます。 

4.hugmo(ハグモー)

主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連
バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
×
総合評価
★★★☆☆
初期費用
30,000円 / QR設定費用 15,000円
月額費用
5,000円〜
運営会社
株式会社学研教育みらい
hugmo(ハグモー)は、セキュリティや安全性に優れた保育ICTシステムで、出欠QR打刻などの機能が大きな特徴です。

連絡機能やQRコードでの出欠管理機能を搭載しており、必要な機能に応じて合計3つのプランから柔軟に選択することができます。

また、乳幼児の安全を守るための独自機能なども利用することができるため、安全性や信頼性を重視する場合などにもおすすめです。

5.バスキャッチ(園支援システム)

主な機能
指導案作成 登降園管理 保護者連絡 保育料関連
バスGPS シフト管理 園児情報記録 写真販売
総合評価
★★★★☆
初期費用
0円〜
月額費用
6,000円〜
運営会社
VISH株式会社
バスキャッチ(園支援システム)は、保育園の送迎バスに関する管理機能が充実している保育ICTサービスです。

保育ICTシステムの基本的な機能に加えて、送迎バスの管理に特化した専用のシステム設計が大きな特徴です。

GPS機能を搭載した保育園バスとの連携により、お迎えの時間や運行状況などを細かく把握することができます。

保育園・幼稚園のICTシステム導入で補助金が適用

保育園・幼稚園のICTシステム導入で補助金が適用 イメージ画像

政府主導で保育現場のICT化が加速

保育現場のICT化によって、保育士の負担軽減や人材確保を目指す動きが加速しており、その具体的な対策の一つが補助金制度です。

保育園や幼稚園におけるICT化において、初期費用などのコストの一部を負担できるような仕組みで展開しています。

東京都の保育園ICT化補助金制度とは?

東京都では、保育ICT化推進事業として、システムの導入で発生する費用のうち、200万円を上限として補助金を支給しています。

導入費用やリース料、工事費や備品購入などが対象となり、3/4の補助率で計算されるため、コストを最小限に抑えた導入が可能です。

比較が大変なら「一括見積りサービス」がおすすめ


現在、保育園のためのICTシステムは様々な企業がサービスを展開しています。ICTシステムに関する知識がない場合、どのサービスが良いのか、どんな違いがあるのかはわかりにくいですよね。

本サイト「ICTキッズ」では、数多くのICTシステムの中から、より適切なサービスをご紹介しております。保育園の運営業務に関するお悩みやICTシステム導入に関する疑問がある場合は、是非一度無料相談を活用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は業務効率化に関する内容を、保育園の運営を軸にしてご紹介しました。

一般企業でも保育園の場合でも、業務効率については共通して改善していきたいポイントでしょう。特に保育園では保育士不足が深刻化している状況下であるため、業務を効率化させ、少しでも保育士の労働時間や業務量、働く環境の改善に向けて早急に動き出したいところです。

ICTシステムの導入に関しては、プロが適切なサービスや機能を無料でご紹介していますので、是非当サイトの無料相談をご活用ください!

 

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9:00 – 19:00(土日祝・年末年始を除く)

 

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