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毎朝の登降園時刻の記入や管理は園児も多くて大変... 出席簿作りや保育料請求の事務作業の手間を減らしたい... 毎日の登降園時間の記入や保育料の計算など、事務的な作業を効率化したいといった問題は、すべての保育園に共通する課題ではないでしょうか？ 今回は、保育園における登降園管理システムに注目しながら、保育ICTシステムの導入で得られるメリットや具体的な機能を徹底解説していきます！

保育園の登降園管理システムとは？

保育園の登降園管理システムとは、タブレットやICカードを用いることで、園児の登降園時間を自動で記録することができるITシステムのことです。 これまで、保育園の登降園管理は、打刻時間を手書きで記入する方法やタイムカードを使った方法など、アナログな手法が取り組まれてきました。 特に、複数の子どもが一斉に登降園をした場合などには、混雑などから確認のミスも発生しやすく、後々の管理も煩雑になってしまいます。 登降園管理システムを活用することで、打刻時間を手書きで記入・集計する手間を省くことができるため、保育現場の業務効率化につながります。

保育園で登降園管理システムを使うメリット

登降園の打刻がスムーズに終わる

登降園管理システムを導入することによって、毎朝毎夕の園児たちの打刻記入も、スムーズに行うことができるようになります。 保育園によっては、保育時間を把握するために、登降園のタイミングで入室時間を手書きで記入しているところも多いことでしょう。 しかし、園児の迎え入れをしながら行うため、手書きでの記入は、保育士の負担が増えてしまい、記入の漏れやミスなどを誘発してしまいます。 特に、時間の記入ミスは、保育料の請求金額が変わってきてしまうため、万が一のトラブルを避けるためにも、厳密な記録が必須になります。

出欠確認の手間を省くことができる

多くの登降園管理システムでは、欠席の報告なども保護者のアプリから連絡を受けることができるため、出欠確認の電話対応が不要になります。 電話で欠席の対応を行う保育士の負担軽減はもちろんのこと、電話がつながらない保護者への対応などもスムーズに行うことができます。 特に、忙しい朝の時間帯には、現場の保育士は園児の迎え入れを行いながら電話に対応しなければならないため、業務の負荷が集中してしまいます。 現場の負担が大きくなった結果、保育士の離職率が上昇し、さらなる人員不足を招いてしまうため、積極的なシステムの活用がおすすめです。

保育料の計算ミスを防ぐことができる

登降園管理システムを使うことにより、毎日の打刻を自動で集計することができるようになるため、保育料の計算ミスを防ぐことができます。 特に、平成27年4月から開始した「子ども・子育て支援制度」により、新制度では3つの認定区分に応じて、保育料が設定されるようになりました。 現在では、区分に応じた保育料の計算だけではなく、延長保育などの計算も複雑になっているため、事務作業には時間と労力を必要とします。 また、令和元年10月からは、保育・幼児教育の無償化も始まっているため、請求漏れや請求ミスが発生する可能性も高まるでしょう。

保育園の登降園管理システムを選ぶポイント

打刻の方法を明確にしておく

保育園の登降園管理システムを選ぶ場合には、タブレットかICカード、どちらの方法で打刻を行うのかを事前に明確にしておきましょう。 ICカードで打刻を行う場合、カードを忘れてしまったときや、紛失してしまったときには、代わりの打刻手段を設定する必要があります。

延長保育の設定は可能か

導入先の保育園によっても、延長保育にカウントされる時間は異なるため、任意で時間設定ができるかどうかは事前に確認しておきましょう。 時間設定ができるかどうかをしっかりと確認し、自分の保育園にあったシステムを導入することで、ミスマッチを防ぐ努力が重要です。

記録データの出力は可能か

自動で登降園の打刻時間を記録することができる登校園管理システムですが、データの出力が可能かどうかもチェックしておくと良いでしょう。 データの出力が可能であれば、自治体へ提出する帳票の作成作業や出席簿の作成時間などを、大幅に短縮することができます。

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お迎え連絡がスムーズ

コドモンの登降園管理システムでは、入退室管理を簡潔にできるだけではなく、多くの機能を活用することで業務効率を改善することができます。 例えば、お迎えの事前登録機能では、複数の保護者による送迎を管理し、誰がお迎えに行くのかを保護者が事前に申告することができます。 不審者に連れて行かれるなどの事故や犯罪の防止などにも役立つため、セキュリティの向上施策としても導入を検討してみると良いでしょう。

多言語への幅広い対応

コドモンは、日本語に加えて、英語や中国語、韓国語などにも対応している多言語対応の保育ICTシステムです。 日本語を理解することが難しい外国人の保護者やインターナショナルスクールなどでも、入退室の管理をスムーズに行うことができます。 外国人や多国籍の園児が多い保育現場などもあるため、言語の障害を気にすることなく使える点は大きな魅力と言えるでしょう。

タブレットとICカードの両方に対応

コドモンの登降園管理システムは、タブレットとICカードの両方の打刻方式に対応しているため、保育現場での利用シーンを選びません。 園の入り口などにタブレット端末を設置し、園児ごとの入退室時間を保護者がそれぞれ記録するため、簡単操作で扱うことができます。 また、入退室の履歴は、出席簿として表示をしたり、ExcelやCSVファイルで出力したりすることもできるため、一覧表の作成にも役立ちます。

口座振替への対応で現金管理の手間が減る

コドモンでは、口座の自動振替に対応しているため、保護者からの保育料の回収や入金管理の手間などを大幅に削減することができます。 口座振替の手続きや毎月の振込処理、入金の確認なども、すべてコドモンが代行してくれるため、園内のコア業務に集中することができます。 連絡帳や日誌の事務作業だけではなく、保育料の請求まで行うことも多い保育士にとっては、嬉しいポイントの一つと言えるでしょう。

登降園管理システムの一覧・比較はこちらから

まとめ

保育園の登降園管理システムとは、タブレットやICカードを用いることで、園児の登降園時間を自動で記録することができるITシステムのことです。 登降園管理システムを活用することで、打刻時間を手書きで記入・集計する手間を省くことができるため、保育現場の業務効率化につながります。 登降園管理システムは、慢性的な保育士不足の助けにもなる便利なツールです。ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。