BPOとは？アウトソーシングとの違いや導入メリット、サービスの特徴をわかりやすく解説！

BPOとは？

BPOとは簡単にいうと業務委託サービス

BPO（Business Process Outsourcing）とはアウトソーシング(業務委託)の1つで、 自社のノンコア業務を外部に委託することを指します 。

通常のアウトソーシングが業務プロセスの一部を委託するだけなのに対し、BPOでは業務設計から業務課題の分析・改善までまとめて外注できるのが特徴です。

コア業務とノンコア業務

BPOとアウトソーシングの違い

アウトソーシングとは、単純に自社業務の一部を業者に外注することを指し、委託の中に業務効率化などのプロセスは含まれません。

一方BPOでは、業務設計から業務課題の分析、改善案実行による業務効率化まで一括して外部業者に任せられます。

つまり、BPOはアウトソーシングよりも 業務改革に対する視点をもった包括的な支援を受けられる ということです。

編集部

BPOは分かりやすくいえば「外部業者に自社部門を置いて業務を行ってもらう」イメージです。

BPOとBPRの違い

BPOは、既存業務を部分的に見直して業務の効率化や適正化を図るのに対し、 BPRは抜本的に既存業務の必要性から見します 。

つまり、業務単位や部署単位ではなく、組織全体を俯瞰して捉えたうえで目的達成に向けた業務・組織・戦略を再構築することが目的です。

BPRは特定の業務フロー改善にとどまらず、組織体制そのものの健全性を高められるため、BPOの上位概念とも言えます。

編集部

BPRは「Business Process Re-engineering」の略称です。

BPOとITOの違い

ITOとは、IT分野に特化した外部委託を指します。

BPOのように企画設計からシステム開発・運用まで一連の業務を担うタイプもあれば、ヘルプデスクやサーバー運用保守など特定の業務に絞ったタイプもあり、委託形態と委託範囲は様々なです。

ITOを活用すれば、ITのノウハウや専門人材が不足している企業でも最新のIT技術に対応できるため、DX化が進む昨今は一層注目を集めています。

編集部

ITOは「Information Technology Outsourcing」の略称です。

BPOとシェアードサービスとの違い

シェアードサービスとは、企業の各事業部やグループ企業に設置されている ノンコア業務を1ヶ所（シェアードサービスセンター）に集約し、全体の効率化を図る経営手法 です。

BPOと同様に、業務効率化やコスト削減を目的としていますが、その委託先が“外部企業ではない”点が異なります。。

なお、シェアードサービスを担うシェアードサービスセンターは、企業内で組織するケースもあれば、企業グループ内に間接部門業務専門の法人を設立するケースもあります。

BPOの需要が高まっている理由

人材不足

BPOの需要が高まっている背景には、日本の雇用市場における人材不足の深刻化があります。

昨今、 人手不足の企業が経営改善までリソースを回せない 結果、倒産するケースも増加しています。

BPOを活用すれば、自社の経営業務を専門性の高い外部業者へ委託できるため、自社の人材リソースを割かずに効果的な経営改善が目指せます。

働き方改革への対応

昨今推し進められている働き方改革も、BPOの需要増加を後押ししている要因の一つです。

とりわけ 長時間労働の是正においては、外部リソースの活用が有効な手段となる でしょう。

BPOを活用すれば、社内のリソース負担を減らしつつ組織としての機能を維持できるため、内製だけで業務を進めるよりも従業員の業務時間や業務量を調整しやすくなります。

編集部

テレワークなど多様なはたらき方が広まる中で、企業は統合的な業務改善が求められています。

急激に変化するビジネス環境への対応

現代はビジネス環境の変化が激しく、将来の見通しを立てにくいVUCA時代と呼ばれています。

しかし、企業を取り巻く 環境が変わるたびに人材の採用・育成を繰り返す方法は、費用や即時性の観点において課題 が残ります。

BPOを活用すれば、必要に応じて即戦力の外部リソースを確実かつ安定的に確保できるため、経営の柔軟性も保ちやすくなります。

編集部

VUCAとは、Volatility（変動性）Uncertainty（不確実性）Complexity（複雑性）Ambiguity（曖昧性）の頭文字を取った造語です。物事の不確実性が高く、将来の予測を立てにくい状態を表します。

BPOで対応可能な業務

BPOが活用できるのは、基本的に 会社の事業に直接関係しないノンコア業務 です。

委託する業務は会社によってさまざまで、人事や経理、情報システムなど、自社の課題に合わせてBPOする業務を決定します。

以下では、BPOが活用できるノンコア業務について解説していきます。

BPOが活用できる業務(1)コールセンター業務

BPOが活用される機会が多いのは、問合せ受付や顧客サポートなどのコールセンター業務です。

例えば、顧客からの電話に対応するインバウンドの場合は、 顧客対応のプロフェッショナルが対応や業務報告を行います。

煩雑なコールセンター業務を外注することで、自社の社員はコア業務に集中することができ、より生産性を向上させられるでしょう。

BPOが活用できる業務(2)バックオフィス

総務・庶務や人事・労務、経理、営業事務などのバックオフィス業務でも、BPOが活用できます。

特に、電話対応や会計業務など定型業務として自動化できる領域はBPOとの親和性が高いと言われています。

BPOが活用できる業務(3)IT領域の業務

BPOは、社内システムの管理といった IT領域でも活用できます。 特に、会社としてのリテラシーが低く、自社でシステムを管理しきれない場合におすすめです。

例えば、近年ではテレワークや在宅ワークの環境整備としてにITシステムを社内に導入し、その管理体制としてBPOを活用する企業が増えています。

また、昨今は国内企業全体としても「DX化」がトレンドになっており、「ITの知識は少ないがITを活用したい」という企業にとってBPOをは有効なな手段です。

編集部

特に、IT領域の業務でBPOを活用することは、「ITO(Information Technology Outsourcing)」と呼ばれています。

BPOが活用できる業務(4)コンサルティング業務

BPOは、自社のコンサルティングに活用することも可能です。コンサルティングとは、自社の課題を洗い出し改善に向けて対策を行うことです。

コンサルティングには経営やITに関する専門知識が必要となるため、自社だけでは十分な施策を打ち出せないという企業も多く見られます。

BPOでコンサルティング業務を外注すれば、 経営やIT領域のプロから適切なアドバイスを受けられるため、効果的な経営改善に繋げられます。

BPO活用のメリット

コア業務に集中できる

BPOを活用することで 自社の社員がコア業務に集中しやすくなるため、業務効率化を図れます。

バックオフィス等のノンコア業務に多くのリソースが割かれると、売上に繋がるコア業務にかけられる熱量が少なくなってしまい、事業拡大や売上アップを阻害してしまう可能性があります。

BPOは、売上に直結しない管理業務などの負担を軽減するため、人材や資金、時間を会社の事業そのものに集中して投入できるようになります。

経営資源の確保

BPOを活用することで、ノンコア業務に充てる人材や知識といった経営資源を安定的に確保できます。

例えば、経理部門の知識に長けた人材を自社で雇用するとなると、採用や教育にある程度時間がかかるほか、退職によってリソースを失うリスクもあります。

その点BPOを活用すれば、自社で労力をかけず、かつ安定的に必要な人材を確保することが可能です。

編集部

BPOは業務に関わるすべての管理や設計、トラブルの対応を請け負ってくれるため、 人材不足に悩んでいる企業にも効果的です。

人件費の削減ができる

BPOを活用することで、 その道のプロフェッショナルに業務を委託することができます。

例えば、人材の採用・教育業務では、選考から採用、教育をまで経て人材を育て上げることになるため、多くの時間やコスト、労力が必要となります。

その点、BPOに業務委託をすれば、上記のような手間をかけずに必要な人材を確保できるため、採用・育成にかかるコストや特定の業務にかかる人件費削減に繋がるでしょう。

DX化への対応ができる

 ITリテラシーが低く、自社でデジタル化に対応しきれない企業でも、 BPOを活用することでDX化への対応ができます。

例えば、「ITシステムを運用する人材リソースやノウハウがない」といった場合でも、必要な知識もった人材の力を借りることが可能です。

「デジタルの活用法が分からない」「どのようなシステムが必要なのか」「どこに導入するべきか分からない」という企業は、積極的にBPOを活用しましょう。

編集部

「DX化」はデジタルを活用したビジネスの変革を指す言葉です。

BPO活用の注意点

初期費用やランニングコストがかかる

BPOを活用する際は、導入・運用に必要なコストと費用対効果を計算することが大切です。

業務委託をする際は、まず自社の課題を把握し、 外注したい領域や業務内容、予算に関する社内合意をまとめたうえで業者を選定 しましょう。

業務の内製化が課題

BPOは、 委託先に依存しすぎると作業ノウハウがブラックボックス化してしまい、業務を自社で内製化しにくくなるというデメリットがあります。

そのため、運用フローにおいて定期的に報告書や業務進捗を共有する機会を設け、改善に向けたPDCAサイクルを回すことが大切です。

無料お試し期間を設けているサービスもあるので、実際に利用してみたうえで、情報共有の体制が整っているか見極めましょう。

情報漏えいのリスクがある

BPOは、外部企業が自社の情報を取り扱うという性質上、情報漏えいのリスクが想定されます。

もちろん、各BPO業者は高いセキュリティ基準を設けており、情報の取り扱いには細心の注意を払っていますが、万が一の事態に備えて対策を講じることが重要です。

「どのような情報を誰が取り扱うのか」について、事前に取り決めやマニュアル作成 を行っておき、トラブルを防止する体制を整えましょう。

BPOの契約形態

委任契約

委任契約は、基本的に法律行為を委任する際にのみ用いられます。

BPOにおいてはほとんど利用されることはありません 。

準委任契約

準委任契約は、法律行為以外の業務を委任する際に用いられます。あくまで「業務の処理」を目的とするため、 その業務が完遂されたかどうかが重要視され、成果は問われません 。

つまり、受託者が決められた作業を実行したかどうかに責任が発生するので、期待した成果が得られなかった場合も受託者には報酬請求権が発生します。

具体的には「事務処理」「データ入力」「調査レポート作成」などが該当し、作業期間が終わると契約も終了します。

請負契約

請負契約は、「業務における成果達成」を目的に結ばれる契約です。

発注者の 求める成果が得られなかった場合や、成果物にミスや欠陥がみられる場合は、受託者に責任が生じます 。

つまり、業務の完遂だけでなく、その成果も問われる点で「準委任契約」と異なります。

編集部

BPOを利用する際は、業務の「遂行」と「達成」どちらを目的とするかによって契約形態を決めましょう。

人材不足にお悩みの企業はBPOで解決しよう

BPOを活用するメリットは様々ですが、特に「人材不足の解消に繋がる」点は注目したいポイントです。。

中小企業庁によると、国内の企業のうち約7割が人材不足に悩んでおり、中には人材不足が原因で廃業を余儀なくされた企業もあります。

BPOを活用することで、必要な人材を安定的に確保でき、採用や育成にかかるコストも削減できるので、人材不足にお悩みの企業積極的に活用しましょう。

▶参照：深刻化する人手不足と中小企業の生産性革命｜中小企業HP

BPOに関するよくある質問

まとめ

本記事では、BPOの基礎知識と活用のメリットについて解説しました。

今後は、BPOのように企業同士が協力し合ったり、ノウハウを分け合うことがより重要になっていくでしょう。

自社での対応が難しい業務を抱えている企業、リソースを割けない業務を抱えている企業、人材不足に悩んでいる企業は、ぜひBPOの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

▶関連記事：業務委託とは？他の雇用契約との違いやメリット、契約書まで徹底解説！