電話転送の設定方法は?iPhoneなどのスマホで転送を受け取るやり方も解説

「電話転送のやり方が知りたい」
「固定電話にかかってきた電話をスマホに転送したい」

会社にかかってきた電話をスマホや携帯電話へ転送したいと考えている企業や店舗、個人事業主も多いのではないでしょうか。
また、普段から外出や出張が多い場合や、昨今のテレワークの推進にともない、電話対応をスムーズに行う方法を検討しているケースも多いでしょう。

そこですぐに思いつくのが「転送電話サービス」です。しかし、この転送電話サービスは基本的には有料で、毎月コストが発生してしまいます。 実は、この転送電話の役割も果たし、さらに電話料金を安くすることのできる無料の方法があることをご存知でしょうか?

今回は、カンタンに転送電話の料金を無料にする方法を詳しく解説していきますので、しっかりと確認して電話料金削減の参考にしてください。

電話転送とは?

固定電話にかかってきた電話を別の回線に転送すること

電話転送とは、ある特定の固定電話にかかってきた通話や、着信しようとした通話を、別の回線の電話に転送する機能のことです。

例えば、自宅や店舗に電話がかかってきた場合、留守番電話サービスに転送したり、自分の携帯に転送したりすることはよくあるでしょう。

このように、かかってきた電話とは別の通信機器で電話を受けることを、電話転送と呼びます。

電話転送のやり方

電話転送の方法
  • 固定電話の外線転送を利用
  • クラウドPBXを利用
  • 固定電話回線の転送サービスを利用

電話転送の方法は、主に上記3つの方法があります。

固定電話(ビジネスフォン)の外線転送

ビジネスフォンなどの固定電話には内線・外線転送機能が搭載されています。

社内で同じ電話番号を利用している別の拠点や、別の従業員に転送をする場合は「内線機能」を、外出している従業員や、社内でも電話番号の違う固定電話に転送する場合は「外線転送機能」を活用します。

外線転送は、一度誰かが電話を受けてから保留にして転送する手動の転送方法と、スマホや他の端末に自動で転送する方法の2つの方法があります。後者の場合は、転送先として設定された特定の社員に電話が集中する可能性があるので、外線を受けるべき社員が複数いる場合は電話の転送先を複数選択できるサービスを選びましょう。

クラウドPBXを利用

電話転送は、クラウドPBXで受けることも可能です。クラウドPBXとは、社内で固定電話を利用するときに必要な交換機のことで、クラウド上で管理をしているため、拠点が離れていても、スマホでも同じ番号が利用できます。

つまり、クラウドPBXを使えば、外出先でも外線転送ではなく内線機能を使って電話転送を受けられるようになるということです。

固定電話回線の転送サービスを利用

電話転送の方法としては、転送元のキャリアで提供されている電話転送サービスを利用する方法もあります。

基本的に、NTT東日本やソフトバンク、KDDIなどでオプション提供しています。下記サービスであればiPhoneなどのスマホでも着信を受けることが可能です。
 
キャリア 電話転送サービス
NTT東日本・西日本 ボイスワープ
ソフトバンク 多機能転送サービス
KDDI光ダイレクト(auひかり電話) 着信転送サービス

NTT東日本・西日本のボイスワープ設定方法

アナログ回線の場合

転送先登録方法

NTT東日本・西日本を利用中の場合の、電話転送先登録方法は下記です。
  1. STEP.1

    受話器を上げ、「142」を押す

  2. STEP.2

    「2」を押す

    142を押したあと、2をもう一度押します。

  3. STEP.3

    転送先の電話番号を押す

    続いて、転送先の電話番号を、090や市外局番から押します。

  4. STEP.4

    受話器を置く

    登録が完了したら、受話器を置きます。

転送を開始するやり方

アナログ電話を利用中で、転送先を指定し、電話転送をする方法は下記です。
  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

    最初の142は、アナログ回線の転送におけるすべての工程で同様です。

  2. STEP.2

    「1」を押す

    続いて、「1」を押します。このとき、2を押すと、転送先の登録になるので注意が必要です。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    予め指定している転送先がある場合、「1」を押すだけで、転送が完了します。

転送解除方法

アナログ回線における電話転送の解除方法は下記です。
  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

    最初の142は、アナログ回線の転送におけるすべての工程で同様です。

  2. STEP.2

    「0」を押す

    この時、1を押すと、電話の転送開始になるので注意が必要です。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    受話器を置くと、転送が解除されます。

ISDN回線の場合

転送先電話番号の登録

ISDN回線の場合の、転送先電話番号の登録方法は下記です。
  1. STEP.1

    受話器を上げて「1422」を押す

  2. STEP.2

    転送先の電話番号を入力

    転送先の電話番号を、090や080、もしくは市外局番から入力します。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    受話器を置くと、登録完了です。

電話転送の方法

  • 無条件転送の場合:14211ダイヤル
  • 無応答転送の場合:14212ダイヤル
  • 話中転送の場合 :14213ダイヤル
  • 無応答および話中転送:14214ダイヤル

電話転送の解除方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「1420」を押す

  2. STEP.2

    受話器を置く

    受話器を置くと、解除されます。

光電話の場合

光電話の場合の電話転送方法は下記です。

電話転送番号の登録方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

  2. STEP.2

    「2」を押す

  3. STEP.3

    転送先の電話番号を入力

    転送先の電話番号を、080や090、もしくは市外局番から入力します。

  4. STEP.4

    「1」を押し、受話器を置く

    最後に「1」を入力し、受話器を置くと、登録が完了です。

転送方法を指定して転送する場合

  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

  2. STEP.2

    「1」を押す

  3. STEP.3

    1~4のいずれかを押して転送方法を選択

    ガイダンスで、1~4の転送方法に関する解説があるため、よく聞いてから選択しましょう。

  4. STEP.4

    受話器を置く

    受話器を置くと、転送完了です。

転送解除方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

  2. STEP.2

    「0」を押す

  3. STEP.3

    受話器を置く

    受話器を置くと、転送が解除されます。

ソフトバンク多機能転送サービスの設定方法

 ソフトバンクが提供する、多機能転送サービスは、アナログ回線と、ISDN回線のそれぞれによって転送方法や設定方法が異なります。

もし、契約している回線がどちらか分からない場合は「116」ダイヤルで確認をしてみてください。

アナログ回線の場合

転送先電話番号を登録する方法

  1. STEP.1

    受話器を上げ、「142」を押す

  2. STEP.2

    「2」を押す

    142を押したあと、2をもう一度押します。

  3. STEP.3

    転送先の電話番号を押す

    続いて、転送先の電話番号を、090や市外局番から押します。

  4. STEP.4

    受話器を置く

    登録が完了したら、受話器を置きます。

転送を開始する方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

    最初の142は、アナログ回線の転送におけるすべての工程で同様です。

  2. STEP.2

    「1」を押す

    続いて、「1」を押します。このとき、2を押すと、転送先の登録になるので注意が必要です。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    予め指定している転送先がある場合、「1」を押すだけで、転送が完了します。

転送解除方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「142」を押す

    最初の142は、アナログ回線の転送におけるすべての工程で同様です。

  2. STEP.2

    「0」を押す

    この時、1を押すと、電話の転送開始になるので注意が必要です。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    受話器を置くと、転送が解除されます。

ISDN回線の場合

転送先登録方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「1422」を押す

  2. STEP.2

    転送先の電話番号を入力

    転送先の電話番号を、090や080、もしくは市外局番から入力します。

  3. STEP.3

    受話器を置く

    受話器を置くと、登録完了です。

電話転送の方法

  1. STEP.1

    「1」~「4」のいずれかを押して転送方法を選択

    転送方法は、ガイダンスで解説されます。

  2. STEP.2

    受話器を上げて「1421」と転送方法のボタンを押す

  3. STEP.3

    受話器を置く

電話転送の解除方法

  1. STEP.1

    受話器を上げて「1420」を押す

  2. STEP.2

    受話器を置く

    受話器を置くと、解除されます。

クラウドPBXによる電話転送のやり方

 クラウドPBXでは、下記の方法で外線転送ができます。
  1. 外線着信を受ける
  2. 「保留ボタン」を押す
  3. 登録している「電話番号短縮ボタン」を押す(電話番号を登録していない場合は、「発信」または「外線」ボタンを押し、転送先の番号にダイヤル)
  4. 相手の応答後、要件を伝える
  5. 「接続」または「転送」ボタンを押し、電話をかけてきた相手につなげる)
ただ、PBXを使って外線着信を転送すると、相手には会社の電話番号が通知されます。そのため、転送する前に担当者の名前を伝えておくことが大切です。

固定電話の着信を携帯やスマホに転送するメリット

固定電話の写真

外出中でも確認できる

固定電話の着信を、スマホや携帯電話に転送する仕組みを作ることで、外部への訪問時でも電話にでたり、着信の確認をしたりすることができるようになります。

特に、営業先への訪問時に万が一固定電話宛に連絡があった際、おりかえしが遅くなったり、連携ミス等でお客様に不信感を与えてしまうことになりかねません。

外出の機会が多い営業マンほど、スマホで固定電話の着信を受けられるのはメリットが大きくなります。

取次ミスを防ぐ

スマホへの転送設定をしていない場合、固定電話にかかってきた電話はすべて電話対応者が取次をしなければなりません。

しかし、この報告を失念してしまったり、誤った情報を報告したりなどと、人為ミスを起こしてしまう可能性があります。

このような取次ミスを防ぐためにも、携帯電話やスマホへの転送機能があると安心です。

テレワークでも安心

携帯電話やスマホへの転送機能があると、テレワーク中でも固定電話の番号にでられます。

そのため、緊急事態宣言が発令されたらすぐにテレワークに切り替えられたり、電話対応者だけ出勤しなければならないなどの問題を解決することができます。

折り返しも会社番号で発信可能

転送されたときに出られない場合でも、折り返し電話をする際に会社の番号を利用することができるのも大きなポイントです。

顧客や取引先にもすぐに理解して安心感を与えることができるでしょう。

機会損失を防ぐ

携帯電話やスマホへの転送ができると、万が一固定電話宛に商品の注文の電話があった際もすぐに対応することができます。

特に、会社や担当者にかかってくる電話は、顧客や取引先の電話以外にも、新たな契約や申し込みに関する内容のことも多くあります。長時間対応できなかった場合は、印象に影響するだけでなく別会社との取引を始めてしまい、機会損失を招くこともあるでしょう。

いつでも電話に出られるようにしておくことで、機会損失やビジネスチャンスを逃さない環境作りが可能です。

固定電話からの転送を無料で利用する方法

PC操作している手元
固定電話からの転送を無料で利用できるのは、クラウド型のPBXサービス「クラウドPBX」です。

クラウドPBXサービスが、無料で利用できるのは、電話交換機(PBX)のシステムをインターネット上に設置しているため、インターネット回線を通して転送でき、転送の際に通話料がかからないためです。

最近では、クラウドPBXだけでなく、クラウドを利用したサービスは増えているうえに、ソフトウェアを購入するほど膨大な資金は必要ないので、導入の壁が低いのもポイントとなるでしょう。

固定電話からスマホへ転送?クラウドPBXのメリット

転送料金を無料にすることができる


クラウドPBXを使えば、スマホへの転送料金が無料になります。会社の電話機を中継することなく、インターネット回線を経由して直接電話を受けるので、転送料金がかからないのです。

個人事業主であれば、オフィスに人がいないことや、自分一人でやっていることも多いので、会社に電話機を用意する必要もありません。

スマホを持っておけば、社内・社外問わずいつでも、無料で電話応対ができます。

転送サービスはより広範囲に

一般的な電話転送は、1台のスマホしか設定できませんが、クラウドPBXは、一度に複数のスマホに電話の転送をすることができます。

そのため、1人が電話に出られなくても別の人が対応することも可能です。

もちろん、会社の固定電話にかかってきた電話を、社外の人物だけでなく社内でスマホや携帯電話を持っている人に転送することもできます。

「会社宛て」と「個人宛て」の着信が分かりやすい

クラウドPBXの場合、会社用にかかってきた番号もスマホの画面内に表示されます。

そのため「会社宛て」か「個人宛て」かという判別が付きやすいのです。

表示された電話番号に対して、一言目の応対メッセージも変えることができるでしょう。

会社用の固定電話番号から折り返しが可能

クラウドPBXは、スマホから折り返しの電話をする際でも会社用の電話番号で発信ができます。

プライベート用と会社用、両方の電話番号を使い分けられ、電話をかけてきた相手にもどこから発信があったかが分かりやすいため、ビジネスには最適といえるでしょう。

》クラウドPBXのメリットデメリットまとめ

固定電話の転送の流れと料金体系


転送電話とは、会社にかかってきた電話をそのままほかの機器へ転送する電話サービスの一つです。

固定電話同士だけでなく、スマホにも転送することができるため、普段家を空けることの多い方や会社などでよく利用されています。

ここでは、基本的な固定電話転送の流れと、転送電話にかかる料金について解説していきます。

固定電話の転送設定フロー


転送電話は、基本的に契約している電話会社に転送先電話番号などを設定して利用します。

ただし転送方法は選択することができ、基本的にかかってきた電話は指定の番号へ転送するようにしたり、不在時のみ転送や話中だった場合に設定した番号へ転送するなど、用途に応じて設定が可能です。

設定できる電話番号は、電話会社によっても違うので必ず確認しておきましょう。

1つの番号しか登録できないところもあれば、5件までOKなどのように複数の電話番号を優先度順に設定することもできます。

では基本的な転送設定の流れを、NTTのボイスワープを例にご紹介します。

1.ボイスワープに申し込む



NTTなどの固定電話を契約している会社から、転送電話機能のオプションを申し込みます。

多くの場合は「ボイスワープ」というサービス名称になっているため、転送機能に該当するオプションを契約しておきましょう。

2.転送先番号を登録



ボイスワープの申し込みが完了したら、提供された電話番号を転送先番号として登録していきます。

自身の電話を使って、専用の番号へダイヤルし、指示にしたがって設定していきます。転送設定以外にも、他のオプション設定もお電話で設定可能です。

3.転送設定のオン・オフ切り替え



転送開始や、停止の設定も、音声ガイダンスで簡単にできます。

転送設定の種類は、無条件転送のほか無応答転送、さらに転送設定を常に解放した状態にしておくことも可能です。

転送電話の料金体系例


NTTが提供する転送電話サービスは「ボイスワープ」と呼ばれており、基本的に電話回線の種類(アナログ・INS・光)がどれであれ利用することができます。

ただし契約回線が住宅用なのか、業務用などの法人契約かによって利用料金が異なります。

なお、フレッツ光を契約して転送電話サービスを利用する際は、光回線のプランに転送電話サービスが含まれている場合がありますので、重複して契約しないようしっかり確認が必要です。

また、NTTは東日本と西日本とでプランや料金も異なる場合があるため、お住まいの地域がどちらの管轄になるのか、あらかじめ確認するようにしましょう。

固定電話を携帯やスマホに転送する注意点と解決方法



転送電話は、会社にかかってきた電話をスマホに転送してくれるという非常に便利な機能ではあるものの、少なからずデメリットがあることも事実です。

ここからは、転送電話におけるデメリットや注意点、その解消方法についてチェックしていきましょう。

転送電話のデメリット4選

たとえ営業電話でも通話料が発生する


会社にかかってくる電話は自分の求める内容ばかりではありません。

たとえ営業電話やテレアポであっても、すべてスマホに転送しようとするため、そのたびに通話料が発生してしまいます。

つまり、転送電話は通話料が高くなりやすいというデメリットを抱えているのです。

電話に出られない場合でも通話料が発生する


忙しい個人事業主の方であれば、商談や面談、電車のなかなどで電話に出れない機会も多いでしょう。

しかし、転送電話は自分の都合はお構いなしに、会社に電話があった時点でスマホに発信を行います。

そのため、たとえ電話に出られない場合でも、会社の電話から発信を行っているため通話料が発生してしまうのです。

こちらも料金が高くなりやすい原因といえるでしょう。

「会社宛て」と「個人宛て」の着信を区別できない


転送電話の欠点は、スマホに着信番号が表示されないことです。

もちろんスマホにはプライベート用の着信もあるため「会社宛て(転送)」か「個人宛て」の電話かを区別できないデメリットがあります。

たとえば、得意先からの転送電話だった場合でも、いきなり「もしもし」と言って電話に出るのは相手に失礼ですよね。

反対に、プライベート用の電話に対して「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます」と反応してしまっても妙です。

このように、転送電話は着信への一言目の対応が難しくなります。

発信はスマホの携帯電話番号扱いとなる


転送電話に出れなかったときは、折り返しスマホから電話をかけ直すこともあります。

ただ、その場合はスマホの携帯電話番号から発信していることになるので、相手にもその番号が通知されます。

相手もスマホを使っている場合、「誰からだろう」と不安に感じることもあるでしょう。

このように、転送電話の場合、折り返しに会社用の電話番号が使えないというデメリットがあります。

転送電話のデメリット解消方法


これまで紹介してきました転送電話のデメリットですが、そのデメリットを解消するおすすめの方法はクラウド型のPBXを導入することです。

クラウド型のPBXでは、転送電話による通話料金が発生しないため、コストの削減につながります。また、営業電話による無駄な通話料を支払うことも無くなります。

その他、会社用の電話番号と個人用の電話番号を使い分けることも可能ですので、おすすめです。

ただし、すべてのクラウド型のPBXが同じ機能を提供しているわけではありません。

また、ご希望の条件や機能によっておすすめのクラウド型のPBXは異なることもあります。

転送電話サービスとクラウドPBXの違い

転送電話サービスの場合


転送電話サービスを利用するには、それぞれの固定電話サービスで転送機能オプションに加入する必要があります。

利用している電話会社によって、オプションの金額や機能性などはさまざまですが、基本的には500円のサービスが多い印象です。

転送電話単体でのサービス以外にも、ナンバーディスプレイなどのオプションをいくつかセットで展開しているサービスも存在します。

クラウドPBXの場合


一方のクラウドPBXの場合は、電話の仕組み自体をクラウドサーバーに置いて使うことになります。

そのため、特定のスマホに転送できるのはもちろん、受発信も会社の番号として行うことができるようになります。

また、事務所の移転や引っ越しなどの場合にも、従来の固定電話とは異なり電話の設定もインターネットから行うことができます。

転送料金が無料


転送電話サービスとは異なり、クラウドPBXでは、そもそも転送という概念自体が存在しないため、電話転送にともなう料金も発生しません。

転送電話サービスでは会社負担となっていた転送料金を安く抑えることができるため、毎月のコストの削減にもつながります。

電話番号の表示が可能


クラウドPBXを利用することにより、会社宛ての着信か個人宛ての着信かの判別ができるようになるため、大きなメリットといえるでしょう。

会社か個人、どちらに宛てた着信であるのかを瞬時に判断することができるようになるため、もう一言目の挨拶に迷う必要もありません。

着信番号での折り返しが可能


クラウドPBXであれば、たとえかかってきた着信に出られなかった場合でも、相手がかけてきた電話番号で折り返すことが可能です。

よくわからない携帯電話の番号から折り返しの電話がかかってきたというケースがなくなるため、機会損失やユーザー不信感の減少につながります。

複数端末への同時転送が可能


電話転送サービスの場合、転送できるのは1番号につき1端末まででしたが、クラウドPBXでは同時に複数端末への転送が可能になります。

また、どの端末が電話に出たのかも着信履歴から追跡できるようになっているため、業務の効率化には最適なサービスといえるでしょう。

転送電話だけじゃない!便利な電話関連サービス

CLOUD PHONE


「CLOUD PHONE」は、会社や店舗へかかってくる代表電話を、スマホで受信・発信が可能になるクラウドPBXサービスです。

これまでオフィスに設置していたPBX(交換機)本体を、クラウドネットワーク上に設置することで、インターネット環境さえあればビジネスフォンを利用することができます。

交換機の設置が不要なため、オフィス内の省スペース化を可能にし、それに伴いビジネスフォンの管理コストや導入コストを抑えることができます。

「CLOUD PHONE」は、これまでオフィス内でしか受けることができなかった内線電話も、スマートフォンに転送することができます。

そのため、外出先でも会社へかかってきた電話を受けることができるほか、スマホへの着信も内線扱いになることから、転送通話料が無料になります。

法人用モバイル


IP電話やクラウドPBXを利用して、社外でも内線電話や転送電話を可能にする場合、社員の個人スマホに転送するのは躊躇する部分が大きいと思います。

そこで社員に持たせる社用スマホを、会社でまとめて準備することで、個人携帯を使わずに仕事とプライベートを分けて電話対応が可能になります。

従業員に持たせることで、社内のビジネスフォンが不要にもなるうえ、全体の通信費を抑えることも可能です。

法人用モバイルは、電話がかけ放題で月額2,480円から利用ができるので、格安SIMにするより低コストとなるメリットもあります。

スマートデスク


電話応対に多くの時間を取られ、本来やるべき作業ができない会社もあると思います。

そこに「スマートデスク」を導入することで、オペレーターが代行して電話対応を行います。

「スマートデスク」の導入には、専用の機材も必要なく、普段から利用しているSNS(slickやチャットワークなど)と連携が可能です。

そのため、現在の環境を維持した状態で「スマートデスク」が利用でき、オペレーターが受電した内容は、リアルタイムで通知されるので、お客様への折り返し対応の遅延なども発生しません。

》Smartdeskの電話代行サービス詳細はこちら

IVR


電話での問い合わせ対応に多くの時間を使う会社は、かかってくる電話の中にも関係ない電話の割合も多いです。

その場合は、自動音声応答サービスを使って、電話対応業務を効率化する方法があります。

会社へかかってくる電話を、自動音声サービス(IVR)で振り分けることで、間違い電話や不要な電話を削減することができます。

「IVR」では、電話の用件を自動音声でヒアリングし、お客様の要望や目的にあった担当や部署に繋ぐことができるため、効率のよい顧客対応が可能です。

また、入電時に間違い電話などを切り分けるので、直接入ってくる電話の数も減らせるため、電話応対にかけていた人件費を削減することもできます。

まとめ


個人事業主や外出社員の多い企業を中心に、転送電話が人気を集めています。

たとえ外出中でもスマホに転送してくれるため、いつでも会社への電話に対応することが可能です。

ただ、転送電話はどんな着信に対しても転送するため、どうしても料金が高くなりがちです。

この料金が発生していること自体知らないという方も少なくありません。

そのため、少しでも料金を節約できるようクラウドPBXをおすすめします。

クラウドPBXであれば、直接スマホで着信ができるため、余計な転送料金が発生しません。

個人事業主の方にとっても使いやすいサービスといえるでしょう。

当サイトでは、クラウドPBXについて便利なサービスや情報を紹介しています。

いまなら月額5,000円程度の料金だけでクラウドPBXを使えるものもあるため、ぜひそちらもご確認ください。

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この記事を書いたライター

Wiz Cloud編集部

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この記事の監修者

瀧 康臣

2017年から約5年間、固定電話のDX化事業に従事。主にクラウドPBXの導入を支援しており、累計申し込み数は3,000社に上ります。テレワーク導入中の企業様や外出の多い営業マンでも使いやすいクラウドPBXを、お客様のご利用状況に合わせて提案が可能です。