転送電話とは？スマホへの転送方法や設定方法、利便性を解説

1.転送電話の基本と仕組み

1-1.転送電話とは何か？

転送電話とは、 着信を別の電話番号に自動的に転送する機能 です。外出中でも大切な連絡を逃さず、ビジネスチャンスを逃さないための強力な味方となります。

例えば、オフィスの固定電話に来た電話を、外出先のスマートフォンに転送できます。これにより、どこにいても顧客からの連絡に即座に対応することが可能です。

ビジネスの世界では、一本の電話が大きな取引につながるケースもあります。転送電話を活用すれば、そんな重要な機会を逃すことなく、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

編集部

転送電話の設定は、通信キャリアのサービスを利用したり、専用のアプリを使用したりと、様々な方法があります。

1-2.転送電話のニーズが高まっている背景

近年、転送電話のニーズが急速に高まっています。その背景には、働き方の多様化があります。

在宅勤務やリモートワークの普及により、 オフィスの固定電話だけでは対応しきれない状況が増えている のです。

また、スマートフォンの普及も大きな要因です。いつでもどこでも連絡が取れる環境が当たり前となり、顧客からの期待も高まっています。

ビジネス環境の変化に対応するため、多くの企業が転送電話を導入し、顧客との円滑なコミュニケーションを図っています。

1-3.転送電話の種類と機能

転送電話には、様々な種類と機能があります。 最も一般的なのは、固定電話からスマートフォンへの転送で、外出先でも重要な連絡を逃しません 。

内線転送も便利で、社内の別の部署や担当者に直接つなぐことができる他、時間帯や曜日によって転送先を変更する機能もあります。

例えば、営業時間外は自動応答システムに転送したり、複数の転送先を順番に呼び出したりするなど、柔軟な対応が可能です。

転送時に発信者番号を通知する機能も駆使すれば、まるでオフィスにいるかのように、どこからでも効率的な電話対応ができるようになります。

1-4.転送電話の仕組み

転送電話の仕組みは、実は簡単な原理に基づいています。 着信があると、電話会社のシステムが設定された転送先に自動的に接続する のです。

転送には主に二つの方式があり、「無条件転送」はすべての着信を転送先に送る一方、「条件付き転送」は話中や応答がない場合のみ転送を行います。

転送時には音声データを圧縮し、効率よく伝送する技術が使われているため、クリアな音声での会話を実現することが可能です。

2.転送電話を導入するメリット

2-1.電話を逃さない

転送電話を活用すれば、外出先や会議中でも、 指定した番号に自動的に転送されるため、ビジネスチャンスを逃す心配がありません 。

スマートフォンアプリを利用すれば、時間帯や曜日によって転送先を変更したり、特定の番号からの着信のみを転送するなど、細かなカスタマイズが可能です。

また、転送電話は複数の番号を一元管理できる点も魅力です。個人用と仕事用の番号を使い分けつつ、必要に応じて一つの端末で受けられるため、効率的な電話対応が実現します。

営業職の方々にとって、転送電話は強力な味方

営業職の方々にとって、転送電話は強力な味方となります。 重要な商談中でも、別の顧客からの緊急連絡を逃さないようにできる のです。

具体的には、商談前に会社の代表番号を自分のスマートフォンに転送設定しておくことで、オフィスに届いた電話も直接受けられます。

また、複数の取引先ごとに異なる転送番号を設定すれば、着信音で相手を判別できるため、優先度の高い連絡にすぐに対応することが可能です。

編集部

顧客との大切な会話を逃さず、ビジネスの機会を最大化しましょう。

2-2.仕事とプライベートの時間を区別できる

転送電話を活用すれば、仕事とプライベートの時間を明確に区別できます。

例えば、営業職の方なら、就業時間外は顧客からの電話を留守番電話に転送し、緊急時のみ携帯電話に転送するといった柔軟な設定がすることが可能です。

常に仕事モードになることなく、適切な休息時間を確保できる 転送電話は、ワークライフバランスを向上させる強力なツールとも言えます。

2-3.電話対応にかかるコストを削減できる

転送電話を導入することで、電話対応にかかるコストを大幅に削減できます。

例えば、専任の受付担当者を置く代わりに、 転送電話システムを利用すれば人件費を抑えることが可能 です。

自動転送によってコールバックの手間や機会損失が減少するため、ビジネスの効率化にもつながります。

3.転送電話を導入する際に注意すべきデメリット

3-1.転送先の電話番号がわからないと、相手に迷惑をかける可能性がある

転送先の電話番号を正確に把握していないと、思わぬトラブルを招く可能性があります。

例えば、取引先への重要な連絡が誤って別の部署に転送されてしまうことで、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、相手に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

リスクを避けるためには、 転送先の番号を定期的に確認し、適切な時間帯や状況に応じて転送設定を変更することが重要 です。

3-2.転送料がかかる場合がある

転送電話を利用する際、料金面での注意も必要です。多くの場合、 転送にかかる通話料は発信者ではなく、転送設定者が負担する ことになります。

例えば、海外出張中に国内の固定電話から携帯電話に転送すると、国際通話料が発生する可能性があるのです。

転送料金を抑えるコツとしては、転送先を慎重に選ぶことが挙げられます。例えば、同一事業者内での転送なら料金が安くなることが多いでしょう。

転送電話は便利な機能ですが、使い方次第では思わぬ出費につながる可能性があるため、自社のニーズに合わせて最適なサービスを選択することが重要です。

編集部

クラウドPBXサービスを利用すれば、インターネット経由で通話をルーティングできるため、大幅なコスト削減が可能になります。

3-3.セキュリティ対策が必要

転送電話は便利な機能ですが、セキュリティ面での配慮も欠かせません。 重要な顧客情報を含む通話が、安全でない回線を通じて転送されるリスク があります。

そこで、暗号化技術を用いた通信の確保が重要になります。最新のクラウドPBXサービスでは、エンドツーエンドの暗号化が標準装備されていることが多いです。

また、転送先の認証も重要です。例えば、CLOUD PHONEのような先進的なサービスでは、二段階認証を導入し、不正アクセスのリスクを大幅に低減しています。

編集部

セキュリティ対策は面倒に感じるかもしれませんが、情報漏洩のリスクを考えれば、必要不可欠な投資と言えるでしょう。

4.固定電話の着信をスマホに転送する方法

4-1.固定電話の着信を転送する方法は5つ

転送方法１：固定電話(ビジネスフォン)の外線転送

ビジネスフォンなどの固定電話には 内線・外線転送機能が搭載 されています。

内線は社内の従業員への転送に、外線は外出中や異なる番号の電話に転送する際に使います。

外線転送が自動転送の場合は特定の社員に集中しないように、複数の転送先を設定できるサービスを利用しましょう。

転送方法２：クラウドPBX

電話転送は、 電話交換機をクラウド上に設置 している「クラウドPBX」で受けることも可能です。

拠点が離れていてもスマホで同じ番号を使えるため、外出先でも内線機能で電話転送ができます。

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転送方法３：固定電話回線の転送サービスを利用

電話転送には、 NTT東日本、ソフトバンク、KDDIなどが提供する転送サービス を利用する方法もあります。

下記サービスであればiPhoneなどのスマホでも着信を受けることが可能です。

転送方法４：IP電話を使用する

IP電話は、 インターネットプロトコルを使った音声通話サービス で、デジタル化された音声がネット回線を通じて伝わります。

無条件転送や通話中転送などの転送サービスも利用可能です。

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転送方法５：電話転送アプリを使用する

電話転送アプリは、 AppStoreやGooglePlayで入手 でき、アプリ内の自動転送機能を利用できます。

機能に制限はありますが、無料の電話転送アプリもあります。

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5.NTT東日本・西日本「ボイスワープ」の設定方法

6.ソフトバンク「多機能転送サービス」の設定方法​​​​​​

7.KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」の設定方法​​​​​​

【番外編】携帯電話の転送サービス

​​​​​携帯電話の転送サービスを利用する際は、 各キャリアのWebページから設定できます。

細かい設定方法はキャリアごとに異なるので、下記からお使いのキャリアのWebページをご確認ください。

8.電話転送設定時の注意点

転送電話を利用する際は、いくつかの注意点があります。

まず、転送先の電話番号を正確に設定することが重要 です。間違った番号を設定すると、大切な連絡を逃す可能性があります。

また、転送設定を忘れずにオン・オフすることも大切です。常時オンにしていると、プライベートな時間に仕事の電話が入ってしまう恐れがあります。

さらに、転送先での通話品質にも注意が必要です。電波の弱い場所では、通話が途切れる可能性があるため、重要な商談中は安定した通信環境を確保しましょう。

編集部

より柔軟な対応をするには、「スケジュール機能付きの転送サービス」を利用するのが便利です。時間帯や曜日ごとに転送先を自動で切り替えられます。

9.転送電話の費用相場と節約方法

9-1.転送電話の費用相場

転送電話の費用相場は、利用するサービスや契約内容によって大きく異なります。 一般的に、固定電話の転送サービスは月額500円〜2,000円程度 で利用できます。

一方、クラウドPBXを利用した転送サービスは、基本料金に加えて通話料金が発生するケースが多く、月額3,000円〜10,000円程度が相場です。

ただし、これらの費用は利用頻度や転送先の数によって変動し、例えば海外への転送や複数の転送先を設定する場合は、追加料金が発生することがあります。

9-2.転送電話料金の節約方法

転送電話の料金を節約するには、いくつかの効果的な方法があります。

10.クラウドPBXと転送電話サービスの比較

10-1.クラウドPBXとは何か？

クラウドPBXとは、 インターネットを介して提供される最新の電話システム です。

従来の固定電話のように物理的な機器を必要とせず、クラウド上で電話機能を実現します。

外出先からでも内線番号で連絡可能なため、営業職の方にとっては非常に便利で、オフィスにいるかのように顧客対応ができます。

編集部

通話料金の大幅削減や、セキュリティ対策が万全なデータセンターの利用など、コストと安全性の両面でメリットがあります。

10-2.クラウドPBXと転送電話サービスの違い

クラウドPBXは、転送電話の機能を含みつつ、より包括的なソリューションを提供します。

例えば、複数の電話番号の一元管理や、柔軟な機能拡張による通話録音やCRM連携などができ、業務の効率化を図れます。

さらに、初期投資を抑えられ、必要な機能のみを選択できるため、無駄な支出を削減することも可能です。

編集部

転送電話サービスの場合、それぞれの固定電話サービスで転送機能オプションに加入する必要があります。

• クラウドPBXのメリットとデメリットを徹底解説！PBXの種類や仕組みまで紹介
• クラウドPBXの失敗例7選！導入成功のための事前確認ポイントを解説

10-3.オススメのクラウドPBXサービス『CLOUD PHONE』(クラウドフォン)

クラウドPBXサービスの中でも、『CLOUD PHONE』は特に注目を集めており、4,600社以上が導入しています。

CLOUD PHONEとは、 場所や端末に縛られずどこからでも受発信できる固定電話サービス で、どこでもオフィスにいるかのように顧客対応ができます。

通常のビジネスフォンで負担となる、高額な初期工事費や毎月の保守費用もすべて不要なので、リスクなく導入することも可能です。

• CLOUD PHONE(クラウドフォン)とは？機能や料金、導入におすすめな企業を徹底解説！
• クラウドPBXおすすめ20選を比較！機能や失敗しない選び方も解説

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11.転送電話だけじゃない！便利な電話関連サービス

11-1.法人用モバイル

IP電話やクラウドPBXを利用して、社外でも内線電話や転送電話を可能にする場合、社員の個人スマホに転送するのは躊躇する部分が大きいと思います。

そこで社員に持たせる社用スマホを、 会社でまとめて準備することで、個人携帯を使わずに仕事とプライベートを分けて電話対応が可能になります。

従業員に持たせることで、社内のビジネスフォンが不要にもなるうえ、全体の通信費を抑えることも可能です。

法人用モバイルは、電話がかけ放題で月額2,480円から利用ができるので、格安SIMにするより低コストとなるメリットもあります。

11-2.Smart desk W

電話応対に多くの時間を取られ、本来やるべき作業ができない会社もあると思います。

そこにSmart desk Wを導入することで、オペレーターが代行して電話対応を行います。

Smart desk Wの導入には、 専用の機材も必要なく、普段から利用しているSNS(Slackやチャットワークなど)と連携が可能です。

そのため、現在の環境を維持した状態でスマートデスクが利用でき、オペレーターが受電した内容はリアルタイムで通知されるので、お客様への折り返し対応の遅延なども発生しません。

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11-3.IVR

電話での問い合わせ対応に多くの時間を使う会社は、かかってくる電話の中にも関係ない電話の割合も多いです。

自動音声サービス(IVR)は、 会社へかかってくる電話を振り分けられるので、間違い電話や不要な電話を削減できます。

IVRでは、電話の用件を自動音声でヒアリングし、お客様の要望や目的にあった担当や部署に繋げるため、効率のよい顧客対応が可能です。

また、入電時に間違い電話などを切り分けるので、直接入ってくる電話の数も減らせるため、電話応対にかけていた人件費も削減できます。

12.まとめ

転送電話は、ビジネスパーソンにとって顧客との大切な接点を守る強力な味方です。

外出先でも着信を受けられる利便性や、プライベートと仕事の境界線を引けるメリットがありますが、転送料や相手への配慮など、注意点も忘れずにいることも重要です。

ビジネス環境は常に変化しています。顧客との絆を深めるツールとして、転送電話やクラウドPBXの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

編集部

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