固定電話を無料で転送する方法は?携帯やスマホに対応で利便性 大!

会社にかかってきた電話をスマホや携帯電話へ転送したいと考えている企業や店舗、個人事業主も多いのではないでしょうか。普段から外出や出張が多い場合や、昨今のテレワーク推進に伴い、電話対応をスムーズに行う方法を検討しているケースも少なくないはずです。

そこですぐに思いつくのが、「転送電話サービス」でしょう。しかしこの転送電話サービスは基本的には有料で、毎月コストがかかります。できることなら、こうした転送電話に関する機能も、無料で使いたいものです。

実は、この転送電話の役割も果たし、さらに電話料金を安くすることのできる方法があるのをご存知でしょうか?しかも、転送電話の代金も無料にすることができるのです。今回は、カンタンに転送電話の料金を無料にする方法を詳しく解説していきますので、しっかり確認して電話料金削減の参考にしてください。

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固定電話にきた電話を携帯やスマホへ転送するメリット

様々な理由で固定電話の電話にかかってきた電話に出られないケースもあるでしょう。その際に便利なのが携帯電話やスマホへの転送を行うことです。ではなぜこうした転送機能がおすすめなのでしょうか。固定電話へかかってきた電話を携帯やスマホへ転送するメリットを以下でチェックしていきましょう。

外出中でも確認できる

ビジネスでは、営業先へ訪問するなど外出の機会は多いものです。外出中に会社の固定電話にかかってきた電話には当然ながら出ることはできません。

しかし携帯電話やスマホに転送する仕組みを利用することで、外出中でも電話に出たり着信の確認をすることが可能になります。そのため、随時電話があったかどうかを把握でき、顧客や取引先に対して臨機応変な対応を取ることができるようになるでしょう。

取次ミスを防ぐ

オフィスに不在で電話に出れない場合、電話対応をした方からの報告や取次が必要です。しかし、この報告を失念してしまったり誤った情報などを報告するなどというう人為ミスも起こりかねません。こうしたミスを防ぐためにも、携帯やスマホへ直接転送する機能があると安心でしょう。

テレワークでも安心

新型コロナウィルスの影響でテレワークへの移行を進める企業がふえているなか、ネックになるのが電話対応の問題です。会社の電話対応のために社員が出社したり、わざわざ在宅社員に報告・取次を行わなくてはなりません。携帯やスマホへ転送することで業務効率も改善するはずです。

折り返しも会社番号で発信可能

転送された際に出られない場合でも、折り返し電話をする際に会社の番号を利用することができるのも大きなポイントです。顧客や取引先にもすぐに理解して安心感を与えることができるでしょう。

機会損失を防ぐ

会社や担当者にかかってくる電話は、顧客や取引先からの電話が多いものの新たな契約や申込みに関する内容のケースもあります。仮にその電話に長時間対応できない場合、顧客や取引先からの印象に影響し、機会損失を招いてしまうこともあるでしょう。

こうした電話にもすぐに対応できるようにしておくことで、機会損失やビジネスチャンスを逃さない環境にすることができるはずです。

固定電話から携帯やスマホへ転送する方法

まず、固定電話にかかってきた電話をスマホなどに転送することができる3つの方法をご紹介します。

転送電話サービスを利用

これは電話回線事業者が提供するオプションサービスです。固定電話にかかってきた電話を、あらかじめ登録した指定のばんごうへと転送する内容で提供されています。「ボイスワープ」などと呼ばれることもあります。

転送の仕方については自動的に転送されるものや、自動ガイダンスが流れた後に転送されるものがあります。

企業や店舗の経営者などは、こうした付加サービスを電話サービスの契約に追加して、有料で利用しているケースも多いでしょう。しかし、転送する際も通話料が発生するため、全体的に電話代が高くなるという懸念点があります。

転送電話機能を使う

電話機自体に、転送電話の機能が付いている場合はこちらを活用できます。この場合、企業においては物理的なPBX(電話交換機)が設置されていて、その範囲内でのみ転送ができるという仕組みであるため、いつでもどこでも転送できるわけではない場合があるという点には注意が必要です。

クラウドPBXを使う

上記のPBXに関する懸念点を解決してくれるのが、クラウドPBXを活用した転送電話の方法です。クラウドOBXでは、物理的なPBXが不要で、インターネット上で管理を行えるサービスです。そのため、どこにいてもいつでもスマホなどのデバイスで電話を受信することが可能となっているのです。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、クラウド上(インターネット上)にPBXを置くことで便利に利用できる電話サービスです。物理的な従来のPBXの設置が不要であるため、オフィスの環境に左右されず、インターネット環境さえあればいつでもどこでもスマホやタブレットなどの端末で電話の受発信ができるようになります。

クラウドPBXに関する詳細は以下の記事をご参照ください。
》クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ
》PBX(電話交換機)とは?仕組みと機能やビジネスフォンとの違いも解説!
》クラウドPBXとは?PBXやビジネスフォンの価格や料金相場まで徹底解説!

固定電話からの転送を無料で利用する方法

社内から社外の社員へ転送電話を利用する場合には、どうしても転送中に料金が発生してしまいます。本来、受信の際は通話料がかからないものですが、転送を行うことで通話料が発生してしまうのです。

こうした転送電話サービスの利用による料金の発生を防ぎ転送電話の料金を無料にする方法としては、クラウド型のPBXサービスの導入がおすすめです。

なぜなら、クラウド型のPBXサービスをでは、電話交換機をインターネット上に設置しているため、インターネット回線を通して外出先の社員が使用しているスマホのアプリへ転送することが可能になります。

これにより従来の転送サービスにおける転送料金をなくし、外出先の社員へ会社にかかった電話をつなげることが可能になります。しかも、転送電話には料金がかからず無料となりますので、電話料金の削減につながります。

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クラウドPBXのメリットは?スマホへの転送が激変!

クラウドPBXは、一般的なPBXに比べて構内交換機が不要なため導入費用を抑えられます。また、転送電話の機能も備えていることもあり、導入するメリットは大きいといえるでしょう。

ここでは、クラウドPBXを利用するメリットを紹介していきます。

転送料金を無料にすることができる

クラウドPBXを使えば、スマホへの転送料金が無料になります。そもそもスマホで直接電話を受けることができるため、会社の電話機を中継する必要はありません。そのため、転送という概念すらないのです。

特に、個人事業主の方であれば、会社に電話機を用意する必要すらありません。スマホを持っておけば、社内・社外問わずいつでも電話応対ができます。

転送サービスはより広範囲に

クラウドPBXはスマホで直接電話を受けられますが、転送の機能も備えています。もちろん、会社の電話機にかかってきた電話を、社外にいる人のスマホに転送することが可能です。

また、一般的な転送電話は1台のスマホにしか転送ができません。しかし、クラウドPBXなら、一度に複数のスマホに転送することができるため、1人が電話に出れなくても、別の人が対応できる可能性が高くなります。

「会社宛て」と「個人宛て」の着信が分かりやすい

クラウドPBXの場合、会社用にかかってきた番号もスマホの画面内に表示されます。そのため、「会社宛て」か「個人宛て」かという判別が付きやすいのです。表示された電話番号に対して、一言目の応対メッセージも変えることができるでしょう。

会社用の固定電話番号から折り返しが可能

クラウドPBXは、スマホから折り返しの電話をする際でも会社用の電話番号で発信ができます。プライベート用と会社用、両方の電話番号を使い分けできるということです。電話をかけてきた相手にもどこから発信があったかが分かりやすいため、ビジネスには最適といえるでしょう。

固定電話転送の流れと通常の料金体系

転送電話とは、会社にかかってきた電話をそのままほかの機器へ転送する電話サービスの一つです。固定電話同士だけでなく、スマホにも転送することができるため、普段家を空けることの多い方や会社などでよく利用されています。

ここでは、基本的な固定電話転送の流れと、転送電話にかかる料金について解説していきます。
 

固定電話の転送設定フロー

転送電話は、基本的に契約している電話会社に転送先電話番号などを設定して利用します。ただし転送方法は選択することができ、基本的にかかってきた電話は指定の番号へ転送するようにしたり、不在時のみ転送や話中だった場合に設定した番号へ転送するなど、用途に応じて設定が可能です。

設定できる電話番号は、電話会社によっても違うので必ず確認しておきましょう。1つの番号しか登録できないところもあれば、5件までOKなどのように複数の電話番号を優先度順に設定することもできます。

では基本的な転送設定の流れを、NTTのボイスワープを例にご紹介します。

1.ボイスワープに申込み
NTTなどの固定電話を契約している会社から、転送電話機能のオプションなどを申込みます。
2.転送先番号を登録
ボイスワープの申し込みが完了したら、提供された電話番号を転送先番号として登録していきます。自身の電話を使って、専用の番号へダイヤルし、指示にしたがって設定していきます。転送設定以外にも、他のオプション設定もお電話で設定可能です。
3.転送設定のオン・オフ切り替え
 転送開始や、停止の設定も、音声ガイダンスで簡単にできます。転送設定の種類は、無条件転送のほか無応答転送、さらに転送設定を常に解放した状態にしておくことも可能です。

転送電話の料金体系例

NTTが提供する転送電話サービスは「ボイスワープ」と呼ばれており、基本的に電話回線の種類(アナログ・INS・光)がどれであれ利用することができます。

ただし契約回線が住宅用なのか、業務用などの法人契約かによって利用料金が異なります。なおフレッツ光を契約して転送電話サービスを利用する際は、光回線のプランに転送電話サービスが含まれている場合がありますので、重複して契約しないようしっかり確認が必要です。

またNTTは、東日本と西日本でプランや料金も変わる場合があるので、お住まいの地域がどちらの管轄になるのか確認するようにしましょう。

  回線の種類 料金
NTT東日本 アナログ・INS 月額500円(住宅用)
月額800円(業務用)
光回線(フレッツ光) 月額500円
NTT西日本 アナログ・INS 月額500円(住宅用)
月額800円(業務用)
光回線(フレッツ光) 月額500円

 

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固定電話を携帯やスマホに転送するデメリットと解決方法

転送電話は、会社にかかってきた電話をスマホに転送してくれるという、非常に便利な機能であるものの、デメリットがあるのも事実です。転送電話におけるデメリットやその解消方法についてチェックしてみましょう。

転送電話のデメリット4選

転送電話のデメリットとして代表的なものを4点に絞ってご紹介します。

たとえ営業電話でも通話料が発生する

会社にかかってくる電話は自分の求める内容ばかりではありません。たとえ営業電話やテレアポであっても、すべてスマホに転送しようとするため、その度に通話料が発生してしまいます。

つまり、転送電話は通話料が高くなりやすいデメリットを抱えているのです。

電話に出れない場合でも通話料が発生する

忙しい個人事業主の方であれば、商談や面談、電車のなかなどで電話に出れない機会も多いでしょう。しかし転送電話は自分の都合にお構いなしに、会社に電話があった時点でスマホに発信を行います。そのため、たとえ電話に出れない場合でも、会社の電話から発信を行っているため通話料が発生してしまうのです。こちらも料金が高くなりやすい原因といえるでしょう。

「会社宛て」と「個人宛て」の着信を区別できない

転送電話の欠点は、スマホに着信番号が表示されないことです。もちろんスマホにはプライベート用の着信もあるため、「会社宛て(転送)」か「個人宛て」の電話かを区別できないデメリットがあります。

たとえば、得意先からの転送電話だった場合でも、いきなり「もしもし」と言って電話に出るのは相手に失礼ですよね。反対に、プライベート用の電話に対して、「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます」と反応してしまっても変です。

このように、転送電話は着信への一言目の対応が難しくなります。

発信はスマホの携帯電話番号扱いとなる

転送電話に出れなかったときは、折り返しスマホから電話をかけ直すこともあります。

ただ、その場合はスマホの携帯電話番号から発信していることになるので、相手にもその番号が通知されます。相手もスマホを使っている場合、「誰からだろう」と不安に感じることもあるでしょう。

このように、転送電話の場合、折り返しに会社用の電話番号が使えないというデメリットがあります。

転送電話のデメリット解消方法

これまで紹介してきました転送電話のデメリットですが、そのデメリットを解消するおすすめの方法はクラウド型のPBXを導入することです。

クラウド型のPBXでは、転送電話による通話料金が発生しないため、コストの削減につながります。また、営業電話による無駄な通話料を支払うことも無くなります。

その他、会社用の電話番号と個人用の電話番号を使い分けることも可能ですので、おすすめです。

ただし、すべてのクラウド型のPBXが同じ機能を提供しているわけではありません。また、ご希望の条件や機能によっておすすめのクラウド型のPBXは異なることもございます。

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転送電話サービスとクラウドPBXの比較

便利な転送電話サービスですが、抱えるデメリットを解決できる方法としてご紹介したクラウドPBX。両者の違いにはどのような差があるのかもチェックしてみましょう。

転送電話サービスの場合

転送電話を利用するには、各電話サービスで転送電話のオプションに加入することが一般的です。利用している電話会社によって、オプションの金額や使える機能はさまざまです。その金額は、基本的に500円のところが多く、会社によっては無料でついているところもあります。

転送電話を単体としたサービス以外にもナンバーディスプレイなどのオプションをいくつかセットで展開している会社もあるでしょう。

クラウドPBXの場合は月額料金

一方のクラウドPBXの場合は、電話の仕組み自体をクラウド上のシステムに置いて使うことになります。そのため、社員や指定のスマホに転送することができるのはもちろんのこと、受信だけでなく発信も会社の番号として行えるようになります。
また事務所移転や引越しの際にも、従来の固定電話とは異なり電話の設定もインターネット上で行えるでしょう。

転送電話だけじゃない!便利な電話関連サービス

ここでは、クラウドPBXとその他電話対応を効率化していくために便利な関連サービスをいくつかご紹介していきます。

CLOUD PHONE

「CLOUD PHONE」は、会社や店舗へかかってくる代表電話を、スマホで受信・発信が可能になるクラウドPBXサービスです。これまでオフィスに設置していたPBX(交換機)本体を、クラウドネットワーク上に設置することで、インターネット環境さえあればビジネスフォンを利用することができます。
交換機の設置が不要なため、オフィス内の省スペース化を可能にし、それに伴いビジネスフォンの管理コストや導入コストを抑えることができます。

「CLOUD PHONE」は、これまでオフィス内でしか受けることができなかった内線電話も、スマートフォンに転送することができます。そのため、外出先でも会社へかかってきた電話を受けることができるほか、スマホへの着信も内線扱いになることから、転送通話料が無料になります。

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法人用モバイル

IP電話やクラウドPBXを利用して、社外でも内線電話や転送電話を可能にする場合、社員の個人スマホに転送するのは躊躇する部分が大きいと思います。そこで社員に持たせる社用スマホを、会社でまとめて準備することで、個人携帯を使わずに仕事とプライベートを分けて電話対応が可能になります。
従業員に持たせることで、社内のビジネスフォンが不要にもなるうえ、全体の通信費を抑えることも可能です。法人用モバイルは、電話がかけ放題で月額2,480円から利用ができるので、格安SIMにするより低コストとなるメリットもあります。

 
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スマートデスク

電話応対に多くの時間を取られ、本来やるべき作業ができない会社もあると思います。そこに「スマートデスク」を導入することで、オペレーターが代行して電話対応を行います。
「スマートデスク」の導入には、専用の機材も必要なく、普段から利用しているSNS(slickやチャットワークなど)と連携が可能です。そのため、現在の環境を維持した状態で「スマートデスク」が利用でき、オペレーターが受電した内容は、リアルタイムで通知されるので、お客様への折り返し対応の遅延なども発生しません。
》Smartdeskの電話代行サービス詳細はこちら

IVR

電話での問い合わせ対応に多くの時間を使う会社は、かかってくる電話の中にも関係ない電話の割合も多いです。その場合は、自動音声応答サービスを使って、電話対応業務を効率化する方法があります。会社へかかってくる電話を、自動音声サービス(IVR)で振り分けることで、間違い電話や不要な電話を削減することができます。
「IVR」では、電話の用件を自動音声でヒアリングし、お客様の要望や目的にあった担当や部署に繋ぐことができるため、効率のよい顧客対応が可能です。また入電時に間違い電話などを切り分けるので、直接入ってくる電話の数も減らせるため、電話応対にかけていた人件費を削減することもできます。

 
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まとめ

個人事業主や外出社員の多い企業を中心に、転送電話が人気を集めています。たとえ外出中でもスマホに転送してくれるため、いつでも会社への電話に対応することが可能です。

ただ、転送電話はどんな着信に対しても転送するため、どうしても料金が高くなりがちです。この料金が発生していること自体知らないという方も少なくありません。

そのため、少しでも料金を節約できるようクラウドPBXをおすすめします。クラウドPBXであれば、直接スマホで着信ができるため、余計な転送料金が発生しません。個人事業主の方にとっても使いやすいサービスといえるでしょう。

当サイトでは、クラウドPBXについて便利なサービスや情報を紹介しています。いまなら月額5,000円程度の料金だけでクラウドPBXを使えるものもあるため、ぜひそちらもご確認ください。

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