クラウド会計ソフトのセキュリティは安心？クラウド型とインストール型の違いから選び方まで解説！

クラウド会計ソフトのセキュリティは大丈夫なのか？

クラウド型会計ソフトのデータは、 強固なセキュリティで守れたデータセンターで保管されるため、暗号化通信によりハッキングや盗聴のリスクが低減 されています。

一方、自社サーバーやインストール型ソフトでは、適切な管理が難しい場合が多く、従業員数が多い企業などでは 機器の維持が負担となり、データ消失やセキュリティ上の問題が発生しやすくなります 。また、古いソフトウェアは十分な対策がされていない可能性もあります。

インストール型との違いは？

インストール型やエクセル管理は手動

インストール型会計ソフトやエクセルでの管理では、データのバックアップを自己責任で行う必要があります。 端末の故障やトラブル時にデータが消失するリスクを避けるため、USBメモリや外付けハードディスクへの保存が一般的 ですが、盗難や紛失など高いリスクも伴います。

一方、クラウド型会計ソフトはハードウェア管理やセキュリティ対策がサービス提供側で整備されており、特別な知識がなくても安全に利用できます。

適切なセキュリティ対策が施されたクラウド型ソフトを選ぶことで、安全性を高めた運用が可能になります。

クラウド型は提供元で対応

クラウド型会計ソフトは、サービス提供元が高度なセキュリティ対策を施しているため、利用者は安心して利用できます。 データのバックアップや暗号化、不正アクセス防止は専門技術者が24時間体制で管理しており、煩雑なセキュリティ作業から解放され、本業に集中できる 環境が整います。

また、定期的なセキュリティアップデートにより、常に最新の脅威に対応できる点も大きな利点です。災害時のデータ保護や複数拠点でのバックアップなど、個人や中小企業では難しい高度な対策も可能です。

ただし、完璧なセキュリティは存在しないため、利用者側もパスワード管理やアクセス権限の設定など、基本的なセキュリティ意識を持つことが必要です。

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セキュリティ万全のクラウド会計ソフトの選び方

通信の暗号化対応

クラウド会計ソフトは、通信の暗号化により高い安全性を実現しています。 多くのソフトがSSL/TLS暗号化技術を採用し、データの送受信を保護 しています。

例えば、freeeでは金融機関と同等の暗号通信を用い、情報漏洩リスクを最小限に抑えています。マネーフォワードクラウド会計は金融システム経験者がセキュリティ設計に関与し、高度な暗号化を実現。

これらの対策により、クラウド会計ソフトは高い安全性を持つサービスとして信頼されています。ただし、利用者側も適切なパスワード管理や定期的な更新など基本的なセキュリティ意識を持つことが重要です。

バックアップ体制が整っているか

クラウド会計ソフトのバックアップ体制は、セキュリティ対策の重要な要素です。多くのサービスでは、 過去のデータ消失事故を教訓に、複数の遠隔地でデータを分散管理 しています。

例えば、freeeは日次でバックアップを取得し、複数のデータセンターで安全に保管しています。マネーフォワードクラウド会計も、地理的に離れた拠点でデータを保護する体制を整えています。

これにより、災害や機器障害時のデータ損失リスクが大幅に軽減されます。ただし、クラウドサービスに依存しすぎるのではなく、利用者自身が定期的にデータをエクスポートし、自主的なバックアップを取ることも大切です。

プライバシーマークの取得

プライバシーマークの取得は、クラウド会計ソフトのセキュリティ対策を判断する上で重要な指標です。 プライバシーマークは、個人情報保護に関する体制が整備されていることを証明するもの です。取得企業は厳格な審査をクリアし、定期的な更新審査も受けています。

例えば、freeeやマネーフォワードなどの大手クラウド会計ソフト提供企業は、このマークを取得しています。これにより、情報管理体制の整備や従業員教育の徹底が保証され、安心してサービスを利用できます。

ただし、プライバシーマークだけでなく、暗号化やバックアップ体制など他のセキュリティ対策も確認することが重要です。利用者自身も個人情報の適切な管理を心掛け、提供企業と連携してセキュリティを向上させることが求められます。

クラウド会計ソフトのメリットとデメリット

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトの導入は、企業の業務効率化において重要な鍵となります。

運用コストと効率性の観点

クラウド会計ソフトの運用には、安定したインターネット環境が欠かせません。通信障害が発生すると業務に支障をきたす恐れがあり、事前の対策が重要です。また、 カスタマイズ性が低く、自社特有の会計処理に対応できない場合があるため、導入前に機能を十分に確認する必要 があります。

一方で、運用コストの削減は大きなメリットです。サーバー管理やソフトウェア更新を提供元が行うため、IT関連の人材や設備投資が不要になります。さらに、常に最新版を利用できるため、セキュリティ対策も迅速に施され、旧式システム使用のリスクを回避できます。

効率性の面でも優れており、データのバックアップや複数拠点での同時利用が容易です。これにより、業務の生産性向上が期待できます。クラウド会計ソフトは、利便性と安全性を兼ね備えた選択肢といえるでしょう。

クラウド会計ソフトを導入するポイント

導入目的を明確にする

会計ソフトを導入する際は、自社の課題を明確にし、業務改善を目的とすること が重要です。まず、現在の会計業務を見直し、具体的な課題を洗い出しましょう。例えば、請求書発行の効率化が必要であれば、その機能が充実したソフトを選ぶべきです。

目的が曖昧なままでは、期待する効果を得られません。会計ソフトは種類によって機能が異なるため、自社のニーズに最適なものを選定することが必要です。

導入目的を明確にすれば、本当に必要な機能を備えたソフトを選ぶことができ、結果として業務効率の向上が期待できます。

会社の口座情報が対応しているか

クラウド会計ソフトを選ぶ際には、自社が利用している銀行口座に対応しているかを確認しましょう 。

対応していれば、取引データの自動取り込みができ、入力作業を大幅に削減できます。例えば、freeeでは口座明細から自動で帳簿付けが可能です。対応していないソフトでも利用できますが、手動入力が必要になり、効率化の点では劣ります。

また、業務量削減を重視するなら、自社口座に対応したソフトを選ぶことをおすすめします。これにより、正確で迅速な会計処理が実現し、経営の意思決定にも役立ちます。

担当税理士が対応可能なソフトを選ぶ

現在は、 多くの税理士がクラウド会計ソフトを利用していますが、すべてのソフトに対応しているわけではありません 。

そのため、導入前に税理士と相談し、対応可能なソフトを確認することが大切です。税理士とのスムーズな連携は、正確な税務申告や効率的な会計処理を実現します。例えば、freeeでは、税理士とリアルタイムでデータを共有できる機能が充実しています。

しかし、税理士ごとに対応ソフトが異なるため、事前に確認しないと手間や時間がかかります。適切なソフトを選ぶことで、税理士との連携が円滑になり、会計業務全体の効率化が進みます。

利用者側のセキュリティ意識と対策

パスワード管理と定期的な変更

クラウド会計ソフトのセキュリティを守るためには、パスワード管理が非常に重要です。 強力なパスワードを設定し、適切に管理することが求められます 。

推測されにくく、覚えやすいパスワードを作成するためには、無関係な単語を組み合わせたり、数字を挟んだりする方法が効果的です。また、パスワードの使い回しは避け、サービスごとに異なるものを設定しましょう。最近では、定期的な変更よりも、流出時に速やかに変更することが推奨されています。

パスワード管理ツールを活用すれば、複雑なパスワードも安全に保管できます。さらに、多要素認証を導入することで、セキュリティを強化できます。これらの対策を組み合わせることで、クラウド会計ソフトのセキュリティを一層強化できます。

従業員教育とセキュリティポリシーの策定

クラウド会計ソフトの安全な利用には、まず、 情報資産を守るための行動指針を明確にしたセキュリティポリシーを策定しましょう 。このポリシーには、情報の取り扱いや問題発生時の対応手順を盛り込みます。

策定後は、全従業員に周知し、定期的な研修を実施することが重要です。研修では、パスワード管理やウイルス対策、データバックアップの重要性などを学びます。また、新入社員研修や役職変更時に合わせた教育も必要です。

従業員のセキュリティ意識を高め、適切な行動を徹底することで、クラウド会計ソフトの安全性が向上します。継続的な教育と意識改革が、強固なセキュリティ体制構築の鍵となります。

デバイス管理とセキュアなネットワーク環境

クラウド会計ソフトの安全性を高めるためには、 デバイス管理とセキュアなネットワーク環境の構築 が重要です。

まず、会社支給のデバイスにはウイルス対策ソフトを導入し、定期的にアップデートを行う必要があります。また、デバイスの紛失や盗難に備え、リモートでデータ消去できる機能を設定しておきましょう。

ネットワーク環境では、VPNの利用やファイアウォールの設置が推奨されます。公共Wi-Fiの使用は避け、社内LANを適切に設計することで、不正アクセスを防げます。さらに、IoTデバイスのセキュリティも確認するようにしましょう。

法規制対応とコンプライアンス

個人情報保護法と会計データの取り扱い

会計データには氏名や取引内容など、個人を識別できる情報が含まれます 。そのため、データの利用目的を明確にし、その範囲内で使用することが求められます。

また、データ漏えいや損失を防ぐために、アクセス権限の管理や暗号化などの安全管理措置が必要です。第三者提供時には本人の同意が基本ですが、法令に基づく例外もあります。

さらに、個人からの開示や訂正の請求に対応する手続きも整備しておかなくてはいけません。匿名加工情報として提供する場合は、法定手続きを遵守することが求められます。

クラウドサービスの利用と法的責任

クラウドサービスの利用には、法的責任が伴います。 契約時には、サービス提供者とユーザー企業の責任範囲を明確にすることが重要 です。例えば、データの消失や漏洩時の対応、サービス中断時の補償内容を具体的に定めておく必要があります。

また、サービスレベルアグリーメント（SLA）を確認し、稼働率や障害対応時間などの保証内容を把握することも大切です。ユーザー企業側も、セキュリティ対策や利用規約の遵守が求められます。

契約終了時のデータ移行や削除についても事前に取り決めておき、準拠法や管轄裁判所を確認するようにしましょう。これらの確認を通じて、安全にクラウドサービスを活用できます。

監査対応と証跡の保管

クラウド会計ソフトのセキュリティでは、監査対応と証跡の保管が重要 です。監査証跡は「いつ、誰が、どのような処理を行ったか」を記録し、業務の正当性を示します。多くの企業では1年間の保管が一般的ですが、PCIDSSなどでは12ヶ月間の保管が求められています。

証跡の管理はデータの完全性を保証する「データインテグリティ」の概念に基づき、ALCOA CCEAの原則を満たす必要があります。具体的には、記録の正確性、完全性、可用性を確保するために、日時や記録者を明記し、変更履歴の保存や改ざん防止策を講じます。

適切な監査証跡の管理は、企業の信頼性向上に貢献します。

【個人向け】会計ソフト(クラウド型)のおすすめ比較表一覧

やよいの青色申告オンライン

「やよいの青色申告オンライン」は初めて青色申告をする個人事業主やフリーランスに最適です。1年間無料で利用でき、使いやすさを体験できます。

年間費用は9,680円〜（税込）で、知識不要で申告書を作成できる他、 スキャンや撮影データの自動仕訳で手間を省くことが可能 です。

サポート体制も万全で、電話、メール、チャット、画面共有でのサポートがあります。大規模なコールセンターなので緊急時でも安心です。

マネーフォワード クラウド確定申告

「マネーフォワード クラウド確定申告」は、領収書の手作業入力が面倒だと感じる方に最適です。

クレジットカードや銀行口座と連携し、自動で取り込むので手間が省けます。AIが勘定科目を予測し、 ワンクリックで仕訳操作が完了するのも魅力 です。

e-Taxにも対応し、必要書類の作成から提出までサポートしてくれます。青色申告に挑戦したい個人事業主におすすめです。

freee会計

「freee会計」はクラウドベースの青色申告ソフトで、個人事業主から中小企業まで対応しています。

エクセルからのデータインポートも可能で、これまでエクセルで作業していた方も簡単に移行できます。

AIがレシートを読み取り経費を自動計算するので、初めての青色申告でも安心です。専用のスマートフォンアプリもあり、レシートをすぐに読み取れます。

HANJO会計

「HANJO会計」は機能が豊富なクラウド型青色申告ソフトの一つです。特に飲食店向けで、仕入れや売上の管理など、経営に必要な会計業務を自動化します。

スマホでレシートを撮影するだけで自動仕訳されるので、 簿記の知識がなくても利用可能 です。

初心者向けには「操作NAVI」「はじめてNAVI」「やることNAVI」といったガイド機能もあるので、確定申告初心者も安心して使えるでしょう。

クラウド円簿

「円簿青色申告」はMacでも使えるクラウド型の青色申告ソフトで、機能や利用期間に制限がない無料版があります。

基本機能はすべて含まれており、法改正にも即時対応しています。

データは無料でも自動バックアップされ、関東と関西の2拠点で二重保管されているため、 データ消失の心配はありません 。また、データ通信はSSL暗号化されているので、安心して利用できます。

まとめ

クラウド会計ソフトは、技術進歩により高いセキュリティを誇り、提供元が一元管理するため、インストール型より効率的です。選定時は、通信の暗号化、バックアップ体制、プライバシーマークの取得を確認しましょう。

導入の簡便さがメリットですが、安定した通信環境が必要です。目的の明確化、税理士との連携、パスワード管理、法規制遵守も重要です。セキュリティと利便性を両立したソフト選びが、効率的な経営を支えます。

クラウド会計ソフト導入に関するご質問は、お気軽にお問い合わせください。