電子化できる契約書とできない契約書を徹底解説！契約書を電子化するメリットとは？

紙の契約書を電子化するとは？

紙の契約書の電子化とは、紙の契約書の代わりに、PDFなどの電子文書ファイルを用いて、契約を締結する形態のことです。

電子署名やタイムスタンプで、押印・署名したと見なされるため、契約書の作成から締結まですべてWeb上で完結できます。

なお、保管方法は、企業のサーバやクラウドストレージなどに電子データを保管する契約方式となります。

近年、政府や関係省庁をはじめ、流通・小売業、製造業、不動産業、個人事業主などBtoBからBtoCまで幅広い業界で導入が進んでいます。

電子契約書と紙契約書の違い

電子契約書と紙契約書の違いは、それほど大きな差はありません。つまり、電子契約書と紙契約書による書面契約の証拠力についても、大きな差はないということです。

紙文書の契約では、契約書に押印することで「いつどこで誰が契約を交わした」ということを証明し、契約書の本人性や原本性を担保としていました。

その一方で、電子契約では、「電子署名」「電子スタンプ」の組み合わせにより、改ざんしていないかを証明し、信頼を担保とする仕組みとなっています。

つまり、以下がイコールとなるような効力を発揮します。このため、双方の契約の証拠力には大差はないといえるのです。

• 電子署名＝押印・署名
• タイムスタンプ＝消印

法律にみる電子化契約書の法的効力・正統性

電子契約書は、紙契約書に比べるとデジタルデータを編集することができるため、改ざんが容易であるというリスクがあります。

このリスクをなくすため、紙文書と同レベルの法的効果を発揮する要件として完全性が求められます。

この完全性の要件を満たすために必要となるものが、前章でも述べた「電子署名」と「タイムスタンプ」です。

電子署名は、電子契約書の誰が何を作成したかを証明するものです。一方でタイムスタンプは、電子契約書のいつ何を証明するものです。

電子化できる契約書の一例

• 取引基本契約書
• 業務委託契約書
• 秘密保持契約書
• 顧問契約書
• 代理店契約書
• 下請法第3条書面
• 賃貸借契約書
• 売買契約書
• 業務請負契約書
• 注文書・注文請書
• 工事請負契約書
• 宅地建物売買等媒介契約書
• 委任契約書・準委任契約書
• 雇用契約書
• 保証契約書

電子化できない契約書の一例

• 定期借地契約書・定期借家契約書  
• 宅建業者の媒介契約書 
• 不動産売買における重要事項証明書
• マンション管理等の委託契約書        
• 農地の賃貸借契約書
•  任意後見契約書
• 訪問販売等で交付する書面

契約書を電子化 するメリット

あらゆるコストを削減できる

契約書を電子化するメリットの1つ目は、人件費と利用料以外の費用が掛からなくなるため、契約締結にかかるコストを削減できる点です。

 

書面契約の場合、1通あたり約3,000～5,000円ほど費用がかかるため、電子契約にするだけで大幅なコストカットにつながります。

また、契約書を電子化することで、契約の種類によって印紙額がいくらなのか確認する時間的・作業的コストも削減できます。

契約手続きの手間が省ける

契約書を電子化するメリットの2つ目に、契約手続きの手間が省けるという点が挙げられます。

電子化することで、契約締結までに必要な作業を全てオンライン上で完結できるため、契約完了までにかかる手間を大幅に削減できます。

書面契約の場合、印刷や郵送などの作業がありますが、電子契約はこれらの作業が効率化されて契約までのスピードも劇的に早くなります。

文書の検索が容易になる

契約書を電子化するメリットの3つ目に、文書の検索が容易になるという点が挙げられます。

電子契約書はインターネットに設置されたクラウドに収納されるため、従来までは手間とされてきた検索作業もストレスなく行えます。

倉庫に保存された中から書類を探す作業を省けるため、過去の文書検索作業の多い経理部門などにおいて、業務効率の改善を見込めます。

書類の保存場所に困らない

契約書を電子化するメリットの4つ目に、書類の保存場所に困らないという点が挙げられます。

物理的な質量を持たない電子契約書は、スペースを圧迫することなく、管理や維持の観点からも大きな利便性があるといえます。

特に、月々の契約数が多いほど、書類の保存場所の問題が発生するため、オフィスのスペース不足を感じている場合もメリットといえます。

コンプライアンスの強化

契約書を電子化するメリットの5つ目は、契約書の改ざんや紛失といったリスクが低減され、コンプライアンスの強化につながる点です。

電子契約はセキュリティ対策が施されているほか、「いつ・誰が・何に」合意したのか、電子署名とタイムスタンプで記録されます。

そのため、締結後に内容を書き換えられる心配がなく、また、契約書はクラウド上に保管されるため紛失するリスクもありません。

契約書を電子化するデメリット

契約する取引先も電子契約を導入する必要がある

契約書を電子化するデメリットの1つ目に、契約する取引先も電子契約を導入する必要があるという点が挙げられます。

企業同士の契約に電子契約サービスを利用する場合には、自社だけが電子契約に対応しているだけでは意味がありません。

取引先となる相手先の企業も同様に、電子契約サービスを導入しなければならないため、相手先の企業の協力が必要になります。

電子契約サービスの普及まで時間がかかる

契約書を電子化するデメリットのつ目に、電子契約サービスの普及まで時間がかかるという点が挙げられます。

社内の業務フローが変化するため、必ず社員への説明を行うのはもちろん、取引先にも説明を行い、理解を得る必要があります。

特に、初めて電子契約を利用する取引先の場合、事前に操作方法などを説明する必要があるため、サービスに使い慣れるまで、時間がかかることを認識しておきましょう。

外部による不正アクセスのリスクがある

契約書を電子化するデメリットのつ目に、外部による不正アクセスのリスクがあるという点が挙げられます。

電子契約書は、自社サーバーなどのオンラインストレージに格納されるため、ネットを経由した不正アクセスのリスクが生じてしまいます。

もちろん、文書の偽装や改ざん防止のためのセキュリティが施されており、書類を簡単に書き換えられませんが、セキュリティの観点からいえば、多少のリスクは発生してしまいます。

電子契約できない書類もある

契約書を電子化するデメリットのつ目に、電子契約できない書類もあるという点が挙げられます。

税制改正以前と比較すると、対応する契約書のバリエーションは増えていますが、完全に全ての契約書を電子化することはできません。

とりわけ、定期借地契約書や定期建物賃貸借契約書などは、法律によって紙媒体を用いた契約の締結が定められているため、取り扱う場合にはあらかじめの注意が必要です。

契約書を電子化するおすすめ電子契約サービス10選

 

DIGITALSIGN（デジタルサイン）

「DIGITALSIGN」は、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。

印紙税や郵送費が削減できるほか、すべてオンラインで手続きをするため何度も訪問に行ったり、郵送したりする手間もありません。通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分で完了させることも可能です。

また、初期費用無料かつ契約期間のしばりもなく、月額0円のフリープランから気軽に始められるので、手始めに使ってみたいという方におすすめできます。  

マネーフォワード クラウド契約

マネーフォワード クラウド契約は、電子契約の作成だけでなく、紙の契約書についても決裁のワークフローが利用できます。

電子契約と紙の契約書面を一元管理できるため、紙の契約書を管理しつつ、徐々に電子契約も導入していくことも可能です。

また、ワークフロー機能も標準装備されており、契約の申請や社内承認、契約締結までを一つの画面内で完結できる点も魅力の一つです。

クラウドサイン

クラウドサインには、「よく使われる契約書テンプレート」が10種類ほど用意されているため、契約書の雛形が用意できていない企業におすすめのサービスです。

また、既に自社オリジナルの雛形がある場合も、PDFでアップロードして使用できます。実装されている機能も充実しており、幅広いニーズに対応可能な点も魅力です。

ただし、契約書の送信はPDF形式のみで、1回ごとの送信料が200円と少し高めの設定になっている点には注意しましょう。

freeeサイン

freeeサインは、Googleドキュメントを使用することで、システム上でテンプレートやドラフトを編集できる機能が特徴的です。

また、書類の送信料が0円なので、送信件数が多い会社でも金額を気にせず利用できます。

ただし、無料プランで送信できるのは月に1通まで、Lightプランは1アカウントのみの利用料金という点には注意しましょう。

DocuSign

DocuSignは、国外でも使われている電子契約サービスで、米国をはじめとする世界各国で文書の法的有効性を保証できます。

契約書の締結フローに応じて通知設定などもできるため、返送された契約書の処理や締結先の連絡などを管理しやすい点が魅力です。

文書への署名機能のみ利用できる無料のドキュサインプランは、署名できる文書の数に制限がないため、最低限の機能で利用したい企業におすすめです。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、2022年4月現在140万社以上が導入している電子契約サービスです。

契約の締結から、その後の管理までワンストップで行えるうえに、契約データごとに暗号化して保存できるため、セキュリティレベルの高さなどが評価されています。

無料で利用できる「お試しフリープラン」も用意されているので、1度使ってみてから導入を検討するとようでしょう。

 Adobe Sign

Adobe Signは、年間80億回以上の取引処理件数を誇る、グローバル規模の電子契約サービスです。

月額費用は4,270円～と比較的安価なほか、書類の送信料も0円なので、機能性とコストパフォーマンスを両立させたい企業におすすめです。

法人版では、Microsoft製品とのシームレスな連携をはじめ、Salesforceやkintoneといった他システムとの連携も可能なので、営業活動や顧客管理の業務効率化にも活用できます。

Sign Time

SignTimeは、日本語と英語両方に対応しているほか、手書きサインに近い電子署名を利用できる電子契約サービスです。

月額980円のプランでも、50通までは送信手数料無料で利用できるため、幅広い業種・業界で利用されています。

ただし、システム連携はエンタープライズプランのみに対応しているため、注意が必要です。

ContractS CLM

ContractS CLMは、電子契約締結だけでなく、契約書の作成や社内での相談・承認、契約の締結、更新管理など、あらゆるフローを1つのツールで完結できる点が特徴です。

電子契約サービスの基本的な機能だけでなく、Wordの編集機能やナレッジマネジメント機能も搭載されています。

そのため、「紙と電子の契約書をまとめて管理したい」「システム導入によって契約関連業務すべてを効率化したい」など、契約プロセス全体をまとめて効率化したい企業におすすめです。

DX-Sign

DX-Signは、セキュリティ面や操作性を重視した電子契約サービスです。弁護士監修のもと設計されているため、重要な契約書も安心して管理できます。

電子契約に必要な基本機能と、プラスアルファの便利な機能が充実しており、価格も低コストで利用できるため、機能性と費用面のバランスを重視したい企業におすすめです。

また、操作画面も分かりやすくなっており、ITに慣れていない人でも使いやすい点でも人気を集めています。

ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、使いやすいUIと充実したサポート体制を強みとしており、電子契約サービスを初めて導入する企業でも利用しやすいサービスです。

また、搭載機能も充実しており、契約書の起案や作成、レビュー、契約締結、保管など、契約に関する業務一気通貫で行えるのも特徴です。

さらに、他のjinjerシリーズとも連携して利用できるため、一つのシリーズで自社の総合的なDX化を実現したい企業に最適でしょう。

契約書を電子化するサービスの導入方法

電子契約サービスの選び方

自社の業種・業態にあったシステムか

電子契約サービスを導入する際は、法律面や商習慣において、自社のビジネスモデルに対応できるシステムかどうかを確認しましょう。

一般的な契約書は、会社法によって10年の保管期限が定められていますが、業種・業態によっては法律で決められた保管期限が異なる場合もあります。

また、契約承認のステップも、会社によってまちまちなので、汎用的な機能だけでなく、カスタマイズの自由度も重視するのがおすすめです。

電子契約の種類

電子契約システムは、大きく「立会人型」と「当事者型」の2種類に分けられます。

それぞれにメリットとデメリットがあるため、より自社に合った署名方法を選ぶようにしましょう。

セキュリティ機能は十分か

電子契約サービスを選ぶ際は、安全性も考慮し、自社が求めるセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。

特に、企業間で契約をする場合、システムのセキュリティ体制が社内規程に合致しない場合、締結に支障が出る可能性もあります。

サービスによって実装されているセキュリティ機能は異なるため、各システムの特徴を比較したうえで自社に適した仕様を見極めることが重要です。

契約件数あたりのコスト

電子契約サービスを検討する際は、自社の規模や契約件数を踏まえて、コストに見合ったシステムを選びましょう。

たとえば、契約件数が比較的多い企業は、1件あたりの送信料が安いシステムを選ぶのがおすすめです。

また、過去分の契約書面を電子化したい場合は、その分のコストも含めてどのくらい費用がかかるのか確認するしましょう。

既存システムとの連携の自由度

電子契約サービスを導入する際は、既存システムと連携しやすいサービスを選ぶのがおすすめです。

たとえば、契約書作成の際にテンプレートが活用できたり、AI契約書レビューサービスと連携できるシステムを選ぶことで、作成業務を効率化することが可能です。

外部連携（API連携）の自由度によってシステムを効率的に運用できるかが変わってくるため、自社の求める自由度に合ったサービスかどうかを事前に確認しましょう。

契約書を電子化する際の注意点

契約書を電子化する際の注意点は、スキャナーでPDF化することです。スキャナーでPDF化することで、電子契約サービス導入費用なしで、契約書を電子化できます。

しかし、スキャナーでPDF化することで、タイムスタンプを付与できないため、電子帳簿保存法の要件を満たすことができず、無効な電子契約書になってしまいます。

電子署名とタイムスタンプによる「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」がされた場合、電子契約であっても法的証拠力を有する契約として認めてもらうことが可能なのです。

そのため、紙の契約書をスキャナーでPDF化するだけでは証拠力として不十分であることから、電子契約サービスを導入することがおすすめです。

まとめ：契約書の電子化でコスト削減&業務効率UP

今回は、電子化できる契約書とできない契約書を徹底解説し、契約書を電子化するメリットを紹介していきました。

紙の契約書を廃止し、電子契約サービスをはじめとした契約書の電子化に移行することで、印刷コストの削減はもちろん、契約締結の簡略化や検索性の向上などが期待できます。

近ごろでは、新型コロナウイルスの影響によってテレワークの需要が高まっている中で、契約書を電子化することで、契約書のためにわざわざ出勤する必要がなくなります。

契約書の電子化によって、さまざまなメリットを見込むことができるため、ぜひ、電子契約サービスの導入を検討してみてください。