「どのような仕組みのサービス？」
クラウドサインは、 130万社以上が利用する電子契約サービスです。導入することで、契約書に関する業務をWeb上で全て完結できます。
しかし、「メリットだけでなくサービスの問題点も知りたい」「料金体系はどうなっているの？」といった疑問を抱く方も少なくありません。
今回は、電子契約サービスのクラウドサインをご紹介！機能や安全性、適法性、利用する流れなどを解説します。
クラウドサインとは何か
クラウドサインとは弁護士ドットコムが運用する電子契約システム
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運用する電子契約システムです。
弁護士監修のもと開発されているため、法律面でも安心して利用できます。
これまで 130万社以上の導入実績があり、大手上場企業や金融業、士業など、幅広い業界で利用されています。
そもそも電子契約（クラウド契約）とは
電子契約とは、 紙の契約書の代わりにPDFなどの電子文書ファイルを用いて契約を締結する形態です。
契約書における「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約業務を全てWeb上で完結 できます。
近年、政府や関係省庁をはじめ、流通・小売業、建設業、製造業、不動産業など幅広い業界で導入が進んでいます。
クラウドサインの仕組み
クラウドサインでは、契約書の送信者が契約書を作成し、クラウド上にアップロードします。
受信者側がアップロードされた契約書を承認すると、契約締結とみなされます。
なお、 クラウドサインでは、 受信者側がアカウントを持っていなくても契約締結することが可能 です。
契約書における証拠力の担保
システム上で合意締結された書類には、クラウドサインのみが発行可能な電子署名が付与されます。
電子署名の有無によって、真正な書類を判別できるという仕組みです。
なお、電子署名には、 暗号化が強固な「公開鍵暗号方式」に基づくデジタル署名 が採用されています 。
本人性の担保
クラウドサインは、 メール認証と2段階・2要素認証によって本人性が担保される仕組み です。
送信者が指定したメールアドレス宛てには、長大かつ一意的なワンタイムURLが送信されます。
また、2段階・2要素認証に関しては、「アクセスコードによる2段階認証」「アプリによる2要素認証」「IP制限」が設定できます。
非改ざん性の担保
弁護士ドットコムは、クラウドサイン上のPDFについて、「誰が・いつ」同意したかを記録します。
これらの情報は各ファイルに表示され、公開鍵暗号技術によって書類の非改ざん性が担保されるようになっています。
クラウドサインの機能
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| テンプレート設定 | 契約書の雛形をPDFファイルでテンプレートとして 保存し、書類の送信時に呼び出すことが可能。 |
| インポートデータ保管 | 紙で締結した契約書をPDF化し、クラウドサインにアップロードして一元管理が可能。 |
| 帳票作成 | アップロードしたPDFに、フリーテキスト欄やチェックボックス欄、押印欄を設定して帳票を作成できる機能。 |
| 検索機能 | 契約書名、受信者側の氏名、会社名、メールアドレスで、契約期間や金額などで書類を検索できる機能。 |
| ステータス確認 | 相手先の開封状況（開封したかどうか、開封時間）、誰まで承認 が終わっているかなどのステータス確認。 |
| アラート機能 | 解約通知期限などの年月日データを入力し、アラート設定することで、契約の更新漏れや解約漏れを防止。 |
| リマインド機能 | 承認していない相手先へのリマインドが可能。 （期限切れのURLの再発行にも使用可能） |
| 一括帳票作成/送信 | 特定の雛形契約書に、CSVデータを流し込むことで複数の書類を一括作成し、ワンクリックで一斉送信できる機能。 |
| 承認権限機能 | 社内の承認者を送信フローに含めないと送信できないようにすることで漏れを防ぐ機能。 |
| 権限設定 | 締結済み書類を閲覧する権限、メンバーを追加する権限など、各種権限を任意のメンバーのみに設定可能。 |
| IPアドレス制限 | 登録されていないIPアドレスからクラウドサインへのアクセスを制限できる機能。 |
| 複数部署管理機能 （エンタープライズプランのみ） |
複数の部署でクラウドサインを利用する際に、ユーザーの所属や書類の種別に応じたアクセスコントロールが可能。 |
| 高度な管理機能 (ビジネスプランのみ) |
法務などの管理部門が、別アカウント（社内の他事業部や管理する子会社）の締結書類などを閲覧可能。 |
| 二要素認証 | 送信者が設定したアクセスコードを、受信側が画面に入力してから書類 を閲覧できるようにする機能。 |
| SSO (シングルサインオン) |
SAML2.0の認証を用いたSSOを設定することで、IDプ ロバイダ（IdP)でメールアドレスとパスワードを一括管理し、セキュリティを強化。 |
| 転送機能 | 書類を受信した相手先担当者が、相手先社内の契約締結権限者に転送できる機能。 |
| AI契約書管理機能 | クラウドサインで締結した書類の締結先の企業名や契約期間などをAIが読み取り、自動で入力する機能。 |
| 受信者ファイル アップロード機能 |
書類への同意時に、身分証明書などの資料のアップロードを受信者に対して依頼できる機能。 |
クラウドサインでできること
スピーディな契約締結
クラウドサインを利用することで、契約締結までにかかる時間を大幅に短縮できます。
紙の契約書では、契約締結までに契約書の印刷や郵送、受理、押印、返送など多くの工程が発生します。
一方、 電子契約書であれば契約に関する業務をWeb上で一元管理できるため、スピーディな契約締結が可能 です。
コスト削減
クラウドサインを利用することで、契約締結や、契約書の管理にかかるコストを大幅に削減できます。
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用紙代
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印刷代
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郵送代
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印紙代
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文書管理システムの導入費用
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契約書の保管にかかるコスト
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紙の契約書を管理する人件費
契約書以外も電子化できる
クラウドサインは、企業間の契約書以外にも、様々な書類を電子化してクラウド上で管理できます。
たとえば、 雇用契約書や注文書、請求書、領収書などの管理にも活用でき、書類業務を全体的に効率化することが可能 です。
外部サービスとの連携
クラウドサインのコーポレートプラン以上を利用することで、複数の外部サービスとの連携が可能です。
具体的には、Slackやkintone、Teams、Salesforceなどが挙げられます。
情報共有やマーケティングなど、契約締結にとどまらない総合的な業務効率化が実現 します。
クラウドサインの使い方
クラウドサインの開き方
クラウドサインを利用する場合は、ブラウザからログイン する必要があります。
ログインはこちらから可能です。
クラウドサインの押印方法
クラウドサインでは、 「押印」箇所にてテキストを入力すると、擬似的な押印が生成されます 。
なお、「押印」は任意で、法的な証拠力と直接的な関係はないため、「押印」がなくても契約は成立します。
クラウドサインで契約書を締結する流れ
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STEP.1
契約書類の準備
第一に、送信側は契約書類を作成したうえでクラウドサインにアップロードします。
アップロードする方法は、「自社で用意したPDF」もしくは「テンプレートを利用する」の2通りです。
なお、業務委託基本契約書や雇用契約をはじめ「よく使われる契約書テンプレート」が10個ほど用意されており、記入事項等を自由にカスタマイズできます。
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STEP.2
送付順の設定・契約書類の送信
契約書類の準備ができたら取引先を送付先に設定し、メールで送信します。
送付先は複数設定でき、確認の順番も決められる ため、「上長が確認してからクライアントに送付する」といったフローをとることも可能です。
また、契約書の送信もクラウドサイン上で完結できるので、メールアプリで文章を作成してからファイル添付するといった手間も不要です。
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STEP.3
契約書類の受信・確認
受け取り側は、契約書類がメールで届き次第、内容を確認します。
なお、契約相手がクラウドサインを利用していない場合も、書類の受信や確認が可能です。
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STEP.4
契約書類の確認・同意
受け取り側が、必要事項を記入したうえで「書類の内容に同意」というボタンを押すと、契約が完了 します。
契約が締結すると、記入内容が反映された契約書のPDFデータが契約相手にメールで送信 されます。
また、送信側は締結済の契約書を、クラウドサイン上からいつでも確認可能です。
クラウドサインの料金プラン
| Light | Corporate | Enterprise | |
|---|---|---|---|
| 月額費用 | 11,000円（税込） | 30,800円（税込） | 要問い合わせ |
| 概要 | 電子契約を始めるために必要最低限の機能を備えたプラン | 書類管理・システム連携の機能を備えた標準プラン | 複数の部署での利用にも適した高度な内部統制機能を備えたプラン |
| 送信件数ごとの費用 | 220円（税込） | 220円（税込） | 要問い合わせ |
| ユーザー数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 送信件数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 利用できる機能 |
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クラウドサインの強み・選ばれる理由
最新のセキュリティ技術で安心して利用できる
クラウドサインは、弁護士監修のもと設計された万全のセキュリティ体制が強みです。
日本の法律に特化したシステムなので、あらゆる不測の事態にも柔軟に対応できます。
電子契約のセキュリティ面に不安がある方や、初めて電子契約を導入する場合も安心して利用可能です。
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電子署名・タイムスタンプ
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通信の暗号化
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ファイアウォール
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保存ファイルの暗号化
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自動バックアップ
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機密保持ポリシー
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アカウント保護
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IPアドレス制限
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ISO2700取得
契約相手がクラウドサインを利用していなくても契約締結できる
クラウドサインは、契約相手がアカウントを持っていなくても契約締結が可能です。
受信側は、メールで届いたリンクから契約書の確認や合意締結ができ、費用もかかりません 。
また、基本的に書類はPDFで管理するため、例外的に紙の契約書を用いた場合もPDF化して電子保管できます。
スピーディで充実したサポート体制
クラウドサインは、スピーディで充実したサポート体制も強みです。
管理画面からチャットで問い合わせでき、早ければ数分で回答を得られます 。
チャットサポートはメールよりも気軽に利用できるため、社内や契約先から質問があった際も迅速に対応できます。
使い勝手のいいUI
クラウドサインは、直感的なUIと操作性の高さも支持されています。
管理画面のレイアウトは見やすく、誰でも簡単に操作できるため、初めて電子契約システムを使う方でも安心 です。
業界シェアNo.1の知名度
クラウドサインは、 導入社数130万社以上、 1000万件超の累計送信件数を誇る、業界シェアNo.1の電子契約システム です。
知名度が高く、大手企業への導入実績も豊富なので、取引先からの理解も得やすいでしょう。
官公庁が認めているので安心して利用できる
クラウドサインは、官公庁によって公式に適法性が認められているため、法的効力において安心できるサービスです。
また、 各種認証制度をクリアした万全のセキュリティ体制を備えており、金融機関や官公庁でも利用されています 。
外部サービスの連携数が圧倒的
クラウドサインは、 100以上の外部サービスと連携可能 な点も魅力です。
Microsoft TeamsやKintone、slackといった既存システムと連携して利用することで、広範囲な業務効率化が実現します。
クラウドサインのセキュリティ機能
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 暗号化通信 | クラウドサインとの通信は SSL／TLS で常に暗号化され、通信における盗聴や傍受、改ざんやなりすましのリスクに対応。 |
| 保存ファイルの暗号化 | アップロードされたファイルは暗号化したうえで保存され、第三者によるデータの読み取りを防止。 |
| ファイアウォール | 外部からの攻撃や不正アクセスからデータの機密を保護するために、ファイアウォールによって機密情報をインターネットから隔離して保管。 |
| 保存データのバックアップ | 毎日保存データを自動バックアップすることで、クラウドサイン上の電子契約書が流出や紛失するのを防止。 |
| 機密保持ポリシー | 特定の事態を除き、クラウドサイン側が書類の内容やタイトル、取引先情報を閲覧することはありません。 |
| アカウント保護 | 脆弱なパスワードが登録できないよう、パスワード強度のチェックを実施。また、パスワード認証に加え、専用アプリで発行されるワンタイムパスワードを用いた2要素認証を設定することも可能。 |
| IPアドレス制限 （ビジネスプランのみ） |
クラウドサインにアクセスできるIPアドレスを制限することで第三者による不正利用を防止。 |
| ISO 27001取得 | 「ISO 27001（ISMS）」*の認証を取得し、情報の機密性・完全性・可用性の維持、改善に取り組んでいます。 |
クラウドサインに適法性はある？
経済産業省や国土交通省が公式に適法性を認めている
クラウドサインは、 「グレーゾーン解消制度」によって、官公庁から適法性を認められています 。
グレーゾーン解消制度とは、官公庁がサービスに問題点がないか確認したうえで、その適法性を判断する制度です。
経済産業省や国土交通省が公式に適法性を担保しているため、法的効力において安心して利用できます。
実際に多くの大企業がクラウドサインを導入している
クラウドサインは、 官公庁公認の適法性により安心して利用できるサービスなので、 大企業への導入実績も豊富 です。
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みずほ証券
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野村グループ
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東京海上日動
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トヨタ自動車
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YKK ap
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大和ハウス工業
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カルビー株式会社
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NTT ドコモ
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株式会社zozo
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株式会社 JTB
クラウドサインの導入メリット
スピーディに契約締結できる
クラウドサインを利用することで、契約締結までにかかる時間を大幅に短縮できます。
紙の契約書では、書類作成や製本、郵送、捺印、返送といった作業が発生するため、契約締結までに数日～数週間かかることもあります。
一方、電子契約書であれば 契約に関する業務をWeb上で一元管理できるため、スピーディな契約締結が可能 です。
コスト削減に繋がる
クラウドサインを導入することで、 「印紙税」「人件費」「その他諸コスト」を大幅に削減できます。
印紙税
クラウドサインを導入することで、印紙税のコストを削減できます。
紙の契約書には印紙税が発生するため、契約数が多い企業の場合、印紙税だけでも費用負担が大きくなりがちです。
一方、 電子契約の場合は印紙税が非課税なので、取り扱う契約書の数が多いほど大幅なコストダウンが実現 します。
人件費
クラウドサインを導入することで、契約書の作成や処理にかかる人件費も削減できます。
紙の契約書では、印刷、製本、署名捺印、封入、郵送、保管など、多くの手間が発生します。
一方、クラウドサインでは契約書の作成から締結、保管までをクラウド上で一括管理できるため、 無駄な作業が発生せず、人的コストの見直しにも有効 です。
その他諸コスト
紙の契約書では、郵送代や封筒代、紙代、インク代といった諸コストが発生します。
クラウドサインを活用すれば、これらの費用が一切不要になるので、大幅なコスト削減に繋がります。
コンプライアンス強化に繋がる
クラウドサインの導入によって、 契約書の紛失・外部流出リスクが低減され、コンプライアンス強化にも繋がります 。
書類のやり取りは、セキュリティ対策がなされたクラウド上で完結するため、第三者によって内容が改ざんされることはありません。
また、アップロードされたファイルは暗号化して保存されるので、情報が流出する心配も不要です。
クラウドサインのデメリット・問題点
クラウドサインは立会人型の電子署名方法
クラウドサインは、立会人型の電子署名方法のため、第三者である、弁護士ドットコムの電子署名が付与されます。
契約者本人の確認は、システム上のみになり、法的効力は当事者型の電子署名に劣ります。
とはいえ、弁護士ドットコムの電子署名は認証局で認証されたものなので、 なりすましリスクに注意しながら利用すれば基本的に問題ありません 。
メール認証という認証方式
クラウドサインを利用する際は、本人確認を「メール認証」で行う点にも注意が必要です。
万が一 メールアドレスが乗っ取られていた場合、不正に電子契約を締結されてしまうリスクがあります 。
ただし、クラウドサインには「通信の暗号化」「ワンタイムパスワードによる2段階認証」「IPアドレス制限」などが利用できるため、適切に対策すれば問題ありません。
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メール認証
- メール認証では、ランダムに生成された「契約締結用URL」をメールで契約相手に送付し、該当するURLからのみ契約が結べるようにする認証方法です。
契約書のファイル形式はPDFのみ
クラウドサインは、契約書のファイル形式がPDFに限定されています。
そのため、契約書を修正する場合、文書作成ソフトで契約書を作り直し、PDF化して再アップロードする手間が必要です。
導入する際は、 GoogleドキュメントやWordに対応していなくても使い勝手に問題がないか十分に検討しましょう。
契約種別ごとの権限設定ができない
クラウドサインは、契約単位で参照権限設定を付与できません。
そのため、 契約種別ごとに権限を設定したい場合は、部署ごとなどの単位でクラウドサインを導入する必要があります 。
権限設定単位でアカウントを保有すると、月額コストが増加してしまうので、予算を考慮しながら慎重に検討しましょう。
高度な内部統制機能は上位プランのみ
クラウドサインは、高度な内部統制機能が上位プランに限定されている点もデメリットです。
下位プランのアカウントで、社員が誰でもログインできる状態にある場合、上長の承認がないまま独断で契約を締結してしまうリスクがあります。
「IPアドレス制限」や「承認権限設定」などの 内部統制機能を利用したい場合は、上位プランを選びましょう 。
クラウドサインのよくある質問
A
クラウドサインのフリープランでは、契約書の送信、保管、検索といった基本的な機能のみ利用できます。
A
クラウドサインを利用中の方は、こちらからログイン可能です。
A
クラウドサインの受け取り側マニュアルはこちらからご確認いただけます。
A
クラウドサインで「押印」を設置することは任意です。
「押印」は一般的な商慣習にあわせた擬似的なものとして位置づけられるため、「押印」なしでも、送信者が送ったファイルに受信者が確認・同意をすることにより、合意締結が成立します。
A
法人として契約を締結する場合、原則として法人を代表する代表取締役を契約名義人として押印するのが一般的です。
A
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が運営しています。
まとめ
クラウドサインは、業界No.1シェアを誇る電子契約サービスです。
契約締結に関する業務をクラウド上で一元管理できるため、業務効率化やコンプライアンス強化が実現します。
また、契約書を電子化することで大幅なコスト削減に繋がるといったメリットもあります。
「契約書の管理をカンタンにしたい」「記入漏れ等のミスを減らしたい」という場合は、積極的に活用しましょう 。
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どんなことでもWiz cloudにご相談ください。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
WizCloud編集部メンバーが執筆・更新しています。 Web関連、デジタル関連の最新情報から、店舗やオフィスの問題解決に使えるノウハウまでわかりやすくご紹介します！
