デジタル署名と電子署名に違いはある？
デジタル署名は、公開鍵暗号方式を採用した強固なセキュリティ対策ができる電子署名サービスの一つです。
しかし、そもそもどんなことができるの？電子署名との違いは？など、疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、デジタル署名の仕組みやメリット、利用すべきシーンを徹底解説していきます。
電子署名サービスとの違いや利用時の注意点についても解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。
デジタル署名とは
デジタル署名は、高度なセキュリティ技術で、契約書などの 重要な書類をさまざまなリスクから守る技術 です。
公開鍵暗号基盤(PKI)やハッシュ関数などの強力な暗号技術を用いることで、 改ざんやなりすましがされていない証明 として、電子契約サービスなどで利用されています。
デジタル署名と電子署名の違い
デジタル署名は、高度な暗号による強固なセキュリティ技術そのものを指します。
一方で、電子署名は、電子契約などで用いられる署名自体を指すため、 厳密には異なる意味をもつ言葉となります。
つまり デジタル署名は、 電子署名の一種 で、署名する本人と非改ざん性をより強固に証明するための技術ということです。
デジタル署名に法的効力はある？
デジタル署名は、2001年に施行された電子署名法によって 法的効力が認められています。
公開鍵暗号技術でデジタル署名が導入されている電子契約サービスであれば、契約書などの公的文書でも 効力が法的に証明されます。
デジタル署名の仕組み
デジタル署名は、ハッシュ関数という特殊な関数で 文書のデータを暗号化して送信 します。
データの受け取り側は、送信時と受信時で文書データの関数が変わっていないか確認し、 改ざんやなりすましが起きていないことを証明する ことができます。
また、ハッシュ関数で算出されるハッシュ値は、公的な認証機関で作成される秘密鍵と公開鍵によって守られているため、 強力なセキュリティ を実現することができます。
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デジタル署名のメリット
セキュリティ対策の強化
デジタル署名は、契約書の改ざんや紛失といったリスクが低減されるため、 社内セキュリティの対策強化 につながります。
デジタル署名はセキュリティ対策が施されているほか、「いつ・誰が・何に」合意したのか、 電子署名とタイムスタンプで記録 されます。
そのため、締結後に内容を書き換えられる心配がなく、また、契約書はクラウド上に保管されるため 紛失するリスクもありません。
あらゆるコストを削減できる
デジタル署名は、人件費と利用料以外の費用が掛からなくなるため、 契約締結にかかるコストを削減できます。
| 電子契約サービスで削減できるコスト |
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書面契約の場合、 1通あたり約3,000～5,000円ほど費用がかかる ため、デジタル署名にするだけで大幅なコストカットにつながります。
また、契約書を電子化することで、契約の種類によって印紙額がいくらなのか確認する 時間的・作業的コストも削減 できます。
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契約手続きの手間が省ける
デジタル署名は、 契約手続きの手間が省き効率的な業務をサポートします。
デジタル署名対応のサービスを利用することで、契約締結までに必要な作業を 全てオンライン上で完結できる ため、契約完了までにかかる手間を大幅に削減できます。
書面契約の場合、印刷や郵送などの作業がありますが、電子契約はこれらの作業が効率化されて 契約までのスピードも劇的に早くなります。
文書の検索が容易になる
デジタル署名は、 文書の検索が容易 であるため、書類の保管を効率化し、後から必要になったときの管理コストも節約できます。
デジタル署名を利用した電子契約書は、インターネットに設置されたクラウドに収納されるため、従来までは手間とされてきた 検索作業もストレスなく行えます。
倉庫に保存された中から 書類を探す作業を省ける ため、過去の文書検索作業の多い経理部門などにおいて、業務効率の改善を見込めます。
書類の保存場所に困らない
デジタル署名は、 書類の保存場所に困りません。
物理的な質量を持たない電子契約書は、 スペースを圧迫することなく 、管理や維持の観点からも大きな利便性があるといえます。
特に、月々の契約数が多いほど、書類の保存場所の問題が発生するため、 オフィスのスペース不足 を感じている場合もメリットといえます。
デジタル署名のデメリット
契約する取引先も電子契約を導入する必要がある
デジタル署名を利用するデメリットの1つ目に、 契約する取引先も電子契約を導入する必要がある という点が挙げられます。
企業同士の契約に電子契約サービスを利用する場合には、 自社だけが電子契約に対応しているだけでは意味がありません。
取引先となる相手先の企業も同様に、電子契約サービスを導入しなければならないため、 相手先の企業の協力が必要になります。
電子契約サービスの普及まで時間がかかる
デジタル署名を利用するデメリットの2つ目に、 電子契約サービスの普及まで時間がかかる という点が挙げられます。
社内の業務フローが変化する ため、必ず社員への説明を行うのはもちろん、取引先にも説明を行い、理解を得る必要があります。
特に、初めて電子契約を利用する取引先の場合、 事前に操作方法などを説明する必要がある ため、サービスに使い慣れるまで、時間がかかることを認識しておきましょう。外部による不正アクセスのリスクがある
デジタル署名を利用するデメリットの3つ目に、 外部による不正アクセスのリスクがある という点が挙げられます。
電子契約書は、自社サーバーなどのオンラインストレージに格納されるため、 ネットを経由した不正アクセスのリスク が生じてしまいます。
もちろん、文書の偽装や改ざん防止のためのセキュリティが施されており、書類を簡単に書き換えられませんが、セキュリティの観点からいえば、 多少のリスクは発生 してしまいます。
電子契約できない書類もある
デジタル署名を利用するデメリット4つ目に、 電子契約できない書類もある という点が挙げられます。
税制改正以前と比較すると、対応する契約書のバリエーションは増えていますが、 完全に全ての契約書を電子化することはできません。
とりわけ、定期借地契約書や定期建物賃貸借契約書などは、 法律によって紙媒体を用いた契約の締結が定められている ため、取り扱う場合にはあらかじめの注意が必要です。
デジタル署名の活用例
デジタル署名の利用が必要な場合
デジタル署名は、 なりすましや改ざんがあってはならない重要な書類で必要 となります。
公開鍵暗号技術で 高い機密性が法的に認められている ため、トラブルが起きた際でも安心です。
デジタル署名の利用が不要な場合
デジタル署名は、特に重要な書類に用いられるため、 通常の契約書や書類であれば電子署名で十分 な場合もあります。
電子印鑑など活用するだけでも、 電子証明書の発行など公的な手続きは可能 です。
デジタル署名の注意点
公開鍵や秘密鍵の管理に注意
デジタル署名は、セキュリティに守られたデータを確認するために、 公開鍵や秘密鍵を発行して管理しておく 必要があります。
鍵を管理しているPCが 誰でも利用できる状態 であると、データの改ざんやなりすましが起きるリスクが高まります。
生成した鍵をしっかりと管理しておくことで、 デジタル署名の機密性 が守られます。
デジタル証明書は定期的な更新が必要
デジタル証明書は、 デジタル署名が正しく利用されているか を証明します。
例えば、印鑑が本物であることを証明する印鑑証明がありますが、同じようにデジタル署名が本物かを証明するため、 デジタル証明書を定期的に更新する 必要があります。
更新を忘れていると、デジタル署名を正しく利用できないため、 有効期限に注意 しておきましょう。
無料のサービスはセキュリティ対策に注意
無料で利用できるデジタル署名サービスは、タイムスタンプ機能が利用できないなどで、 重要な書類には向かない 場合があります。
また、PDF以外のファイル出力に対応していないなど、 企業によっては業務に支障がでる制限がある可能性 もあります。
企業で利用する場合は、 必要な機能を搭載している確認した上で デジタル署名サービスを利用しましょう。
まとめ
デジタル署名は、強力なセキュリティ技術を持つ、 電子署名の一種 です。
データの改ざんやなりすましを防ぐために、 デジタル署名を利用したサービスの導入 を検討してみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いたライター
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