テレワークや在宅勤務の必要性が叫ばれている昨今、近ごろでは、契約書の押印のためだけに、出社を余儀なくされるというケースも非常によく聞くところではあります。 今回は、ペーパーレスの導入よるメリットとデメリットにスポットをあてながら、ペーパーレスを活用した会社のコスト削減施策などについても、なるべくわかりやすく解説を進めていきましょう。
そもそも「ペーパーレス」とは？
そもそも「ペーパーレス」とは、その名の通り、ビジネスなどに用いられる契約書などを、紙媒体に印刷することなく、PDFデータなどへ電子化させ、会社同士での契約の締結などを行うことを指します。2016年に実施された税制の改正によって、既存の「電子帳簿保存法」の要件が緩和されたことで、これまでは法律の観点から実用が局所的とされてきた契約書の電子化なども、ある程度の自由なやり取りが許されるようになりました。
近ごろでは、新型コロナウイルスの影響によってテレワークの需要が高まったこともあり、タブレットやスマートフォンなどのデジタルデバイスを既存の紙媒体として代替させようとする取り組みが活発化を始めているようです。
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ペーパーレスを実施するメリット
では、ペーパーレスを実施することによって一体どのようなメリットを見込むことができるのでしょうか。ここからは、ペーパーレスを実施することで得られる主なメリットについて、あわせて3つのポイントから解説を進めていきます。
印刷コストを節約できる
まず1つ目のメリットとしては「印刷コストを節約できる」という点が挙げられるでしょう。これは当然のことですが、書類の印刷自体が費用になるわけですから、それに伴う紙やインクなど、印刷に必要とされるコストを削減することができるようになります。
印刷コストは、オフィスにおける経費の中でも、特に項目の多い「4大コスト」と言われることもあるため、このうちの一つを削減することができれば、会社全体での大幅な経費削減を見込むことができます。
文書の検索が容易になる
続いて2つ目のメリットとしては「文書の検索が容易になる」という点が挙げられるでしょう。電子契約書はインターネットに設置されたクラウドサーバーに収納されるため、従来までは手間とされてきた検索作業などもストレスなく瞬時に行うことができます。
倉庫に保存された大量の文書の中から指定の書類を探すという面倒な作業を省くことができるため、とりわけ過去の文書検索作業の多い経理部門などにおいて、業務効率の改善や生産性の向上などを見込むことができます。
書類の保存場所に困らない
そして3つ目のメリットとしては「書類の保存場所に困らない」という点が挙げられるでしょう。物理的な質量を持たない電子契約書は、書類の保存場所についても、スペースを圧迫することなく、管理や維持の観点からも大きな利便性があると言うことができます。
特に、月々の契約数が多ければ多いほど、溜まっていく書類の保存場所をどうするかという問題が発生してしまうため、レンタルオフィスのスペース不足を感じている場合には、こちらも大きなメリットの一つと言えるでしょう。
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ペーパーレスを実施するデメリット
ペーパーレスには、上記のようなメリットが期待できる反面、注意しなければならないデメリットというものも、いくつか存在します。ここからは、ペーパーレスを実施する前に知っておきたいデメリットについて、あわせて3つのポイントから解説を進めていきます。
双方が電子契約を導入する必要がある
まず1つ目のデメリットとしては、自社と相手先の企業とで「双方が電子契約を導入する必要がある」という点が挙げられるでしょう。企業同士の契約に電子契約サービスを利用する場合には、自社だけが電子契約に対応しているだけでは意味がなく、取引先となる相手先の企業も同様に、電子契約サービスを導入しなければなりません。
外部による不正アクセスのリスクがある
続いて2つ目のデメリットとしては、ネットワークを介した「外部による不正アクセスのリスクがある」という点が挙げられるでしょう。電子契約書は、自社サーバーなどのオンラインストレージに格納される性質から、どうしてもネットワークを経由した不正アクセスなどのリスクが生じてしまいます。
もちろん、文書の偽装や改ざんを防止するためのセキュリティプログラムが施されているため、書類の内部を簡単に書き換えるということはできませんが、セキュリティの観点から言えば、どうしても多少のリスクは発生してしまいます。
全ての書類に対応しているわけではない
そして3つ目のデメリットとしては、電子契約サービスは「全ての書類に対応しているわけではない」という点が挙げられるでしょう。税制改正以前と比較すると、対応する契約書のバリエーションは増えているとはいえ、今なお完全に全ての契約書を電子化するということはできません。
とりわけ、「定期借地契約書」や「定期建物賃貸借契約書」、「特定継続役務提供等における契約前後の契約等書面」などは、法律によって紙媒体を用いた契約の締結が定められているため、取り扱う場合にはあらかじめの注意が必要です。
まとめ
今回は、ペーパーレスの導入よるメリットとデメリットにスポットをあてながら、ペーパーレスを活用した会社のコスト削減施策などについても、わかりやすく解説を進めていきました。既存の紙媒体を廃止し、電子契約サービスをはじめとしたペーパーレス化に取り組むことによって、印刷コストの削減はもちろんのこと、押印のための出社の回避や検索性の向上など、さまざまなメリットを見込むことができるでしょう。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
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