電子印鑑の作成方法を解説！Excelやフリーソフトを使えば無料作成可能

電子印鑑(デジタル印鑑)とは？

電子印鑑(デジタル印鑑)とは、 電子的データとして作成・管理される印鑑のことを指し、デジタル署名技術を利用して文書の正当性や本人確認を行います。

条件を満たせば法的効力を持ち、紙の印鑑と比べて利便性が高く、セキュリティも向上します。

昨今では、ビジネスのデジタル化推進やペーパーレス化に伴い、利用が拡大しています。

電子印鑑がもつ法的効力

電子印鑑がもつ法的効力は、 2001年に施行された電子署名法に基づいて認められています。

電子署名法では、適切な技術を用いた電子署名であれば、手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つと定められています。

これにより、契約書や公文書の電子化が進み、手続きの迅速化やコスト削減が実現しました。

法的効力が担保されるための条件

法的効力が担保されるための条件には、 電子署名法で規定された要件を満たすことが求められます。

以下の条件を満たすことで、電子印鑑の法的効力と信頼性が保証されます。

電子印鑑と電子署名の違い

電子印鑑と電子署名の違いは、主に 使用目的と技術的な側面 にあります。

電子印鑑は従来の印鑑をデジタル化したもので、主に承認を示すために使われます。一方、電子署名は高度な暗号技術を用いて文書の真正性と署名者の本人確認を行うものです。

法的には、電子署名が文書の改ざん防止と法的効力を確実に担保します。

電子印鑑と電子契約の違い

電子印鑑と電子契約の違いは、 使用範囲と目的 にあります。電子印鑑は従来の印鑑をデジタル化したもので、書類の承認や証明に使われます。

一方、電子契約は契約締結をオンラインで行うためのプロセス全体を指し、電子署名やタイムスタンプなどを含む法的に有効な契約手段です。

電子契約は契約の作成、署名、保管を一貫してデジタルで管理します。

電子印鑑は実印として使える？

電子印鑑は実印として使用可能ですが、条件があります。

日本では、電子署名法に基づき、適切な認証局が発行する電子証明書を伴う電子印鑑は法的に認められます。これにより、実印と同等の効力を持つことができます。

ただし、 特定の行政手続きや法的文書では、依然として紙の実印が必要とされる場合があるため、用途に応じた確認が必要です。

請求書や契約書に電子印鑑を使用できる？

請求書や契約書に電子印鑑を使用することは可能であり、法的にも有効です。

電子署名法に基づき、適切な電子証明書を伴う電子印鑑は、手書きの署名や押印と同等の効力を持ちます。これにより、ビジネスプロセスの効率化やコスト削減が図れます。

ただし、 取引先や業界の慣習により、紙の署名や印鑑が求められる場合があるため、事前の確認が必要です。

電子帳簿保存法改正に伴う電子印鑑の重要性

電子帳簿保存法改正により、電子印鑑の重要性はさらに増しています。

改正法により、電子的な帳簿や書類の保存が容易になったことで、 適法な電子記録として認められるためには信頼性の高い電子印鑑が不可欠です。

これにより、企業はペーパーレス化を推進し、業務効率化とコスト削減を図ることが可能です。電子印鑑は、文書の改ざん防止と信頼性の確保に重要な役割を果たします。

電子印鑑のメリット

決裁フローの効率化につながる

電子印鑑のメリットに、決裁フローの効率化が挙げられます。

電子印鑑を利用することで、 印刷、発送、FAXの手間が省け、ビジネス文書のスピーディーな処理が可能です。

これにより、承認プロセスが迅速化され、業務の生産性が向上します。

どこからでも捺印できる

電子印鑑のメリットとして、在宅勤務などオフィス以外の場所からでも捺印できる点が挙げられます。

物理的な印鑑や書類のやり取りが不要なため、リモートワーク環境でもスムーズに決裁や承認を行うことが可能です。

これにより、業務の柔軟性が向上し、社員の生産性が高まります。また、在宅勤務でもリアルタイムでの承認が可能なため、迅速な意思決定を実現します。

印刷代や紙代、郵送代などコストを削減できる

電子印鑑のメリットとして、印刷代や紙代、郵送代などのコスト削減が挙げられます。

デジタル化により、物理的な書類の印刷や郵送が不要となり、関連するコストが大幅に削減されます。

また、電子文書の管理や保存も効率的で、 スペースや保管コストも削減可能です。これにより、企業は経済的負担を軽減し、資源の有効活用を実現できます。

書類管理を円滑化できる

電子印鑑のメリットとして、書類管理の円滑化が挙げられます。電子化された文書は、 デジタルデータとして保存されるため、書類の検索や閲覧が簡単に行えます。

例えば、キーワード検索やタグ付けにより、必要な情報を迅速に見つけ出せるため、業務の効率が大幅に向上します。

巨大な書類保管庫から目的の書類を探す必要もないため、文書管理の手間を軽減することが可能です。

電子文書に印影を残せる

電子印鑑のメリットの一つは、電子文書に印影を残せる点です。これにより、 デジタル文書上でも実際の印鑑と同様に、承認や証明の痕跡を明確に示すことが可能です。

電子印鑑は文書に直接挿入され、電子署名とともに文書の真正性と改ざん防止を担保します。

この機能により、デジタル取引においても信頼性を保ちつつ、紙の印鑑と同等の証明力を持つことができます。

誰でも容易にすぐ作成できる

電子印鑑のメリットとして、誰でも簡単にすぐ作成できる点が挙げられます。

電子印鑑は、専用のソフトウェアやオンラインサービスを利用することで、 直感的な操作で迅速に作成可能です。

多くのサービスは、印鑑のデザインや設定をカスタマイズでき、煩雑な手続きや専門知識を必要とせず、短時間で作成が完了します。

電子印鑑のデメリット

なりすましや不正使用の懸念

電子印鑑のデメリットとして、セキュリティ面に不安がある点が挙げられます。電子印鑑はデジタルデータであるため、 なりすましや不正使用といった悪用のリスクが伴います。

適切なセキュリティ対策が施されていないと、 第三者による不正アクセスや改ざんの可能性があります。

そのため、電子印鑑の信頼性を確保するためには、強固な暗号化技術や認証システムの導入が不可欠です。

証拠能力が低い

電子印鑑のデメリットとして、証拠能力が低い点が挙げられます。特に、電子印鑑が 適切なセキュリティ措置や認証機関でなければ、法的な証拠力が弱まることがあります。

また、電子印鑑単独では文書の真正性を完全に保証することが難しく、他の証拠や確認手続きと組み合わせる必要があります。

そのため、法的効力を確保するためには、電子署名やタイムスタンプといった追加のセキュリティ対策が不可欠です。

取引先の同意が求められる

電子印鑑の導入には、取引先の合意が必要です。取引先が電子印鑑の利用に対して抵抗感を持つ場合、 契約や承認手続きに遅延が生じる可能性があります。

また、全ての取引先が電子印鑑の認識や取り扱いに精通しているわけではなく、 教育や承認フローの調整が必要となる場合もあります。

そのため、契約や手続きがストップするなど、業務の進行に影響がでることを想定し、取引先が電子契約に対応可能か確認して柔軟に対応できる体制に整えておくことが大切です。

トレーニングや導入コストが必要な場合がある

電子印鑑のデメリットとして、使いこなすためのトレーニングや導入コストが必要な場合がある点が挙げられます。

電子印鑑の導入には、 専用ソフトウェアやハードウェアの購入、設定、管理が必要で、これに伴うコストが発生します。

また、利用者が電子印鑑の操作やセキュリティ対策に関する知識を持つことが不可欠なため、教育やトレーニングが必要です。

OSによって制限がかかる場合もある

特定の電子印鑑ソフトウェアやシステムは、特定のオペレーティングシステム(OS)に依存していることがあります。これにより、 異なるOS間での互換性問題が生じることがあります。

例えば、Windows専用のソフトウェアがMacやLinuxでは使用できない場合があり、システムの統一が難しくなるでしょう。

OSに依存している電子印鑑サービスを導入すると、業務の柔軟性を制限する要因となるため、異なるOS間で互換性のあるサービスを選ぶことが重要です。

普及率・認知度が低いため、利用可能範囲が制限される可能性がある

電子印鑑は、普及率・認知度が低いため、利用可能範囲が制限される可能性があります。

特に、電子印鑑が広く採用されていない業界や取引先では、 「電子印鑑は信用できない」と思われる可能性も少なくありません。

電子印鑑は徐々に普及していくと思われますが、全ての関係者や取引先が対応できないケースも想定しておきましょう。

電子印鑑を使用する際の注意点

セキュリティと安全性の担保

電子印鑑を使用する際は、セキュリティと安全性の担保が重要です。

電子印鑑の信頼性を確保するためには、 暗号化技術を用いた不正アクセス防止や改ざん検出が必須です。 認証システムや二要素認証の導入により、なりすましを防ぎましょう。

さらに、適切なセキュリティポリシーの策定と定期的な監査を実施し、安全性を維持することが求められます。

2種類の電子印鑑の使い分け

電子印鑑を使用する際の注意点として、2種類の電子印鑑の使い分けが重要です。

電子印鑑は 「印影を画像化したタイプ」と 「印影に識別情報が保存されたタイプ」の2種類があります。

用途に応じて適切なタイプを選びましょう。

印影を画像化したタイプ

印影を画像化したタイプは、 一般的な日常業務や軽度の文書承認に使用される、認証なしの電子印鑑です。

印影を画像化した電子印鑑は、日常業務の効率化やペーパーレス化を推進するための便利なツールですが、重要な文書や取引には使えないため注意しましょう。

印影に識別情報が保存されたタイプ

印影に識別情報が保存されたタイプは、 電子署名技術を用いて作成され、特に信頼性とセキュリティを重視した電子印鑑です。

印影に識別情報が保存された電子印鑑を導入することで、企業は業務プロセスの効率化を図ると同時に、文書の真正性と法的効力を確保することができます。

そのため、契約書や重要文書に適しています。

無料の電子印鑑は悪用されるリスクがあり、意思決定の根拠として不十分

無料の電子印鑑は、 セキュリティ対策が不十分な場合が多く、なりすましや不正使用といった悪用リスクが高いです。

そのため意思決定の根拠としては不十分と言えます。また、信頼性が低いため、重要な契約や法的文書には適していません。

​​​​​​​信頼性と安全性を確保するためには、印影に識別情報が保存された電子印鑑を使用するのがおすすめです。

​​​​​​​電子印鑑を使える書類と使えない書類がある

電子印鑑を使用する際は、電子印鑑を使える書類と使えない書類がある点にも注意しましょう。

​​​​​​​特定の法律や規定により、実印や手書きの署名が必須とされる書類、例えば、不動産取引や公証役場での文書などでは電子印鑑は認められません。

​​​​​​​ただし、 e‐文書法に定められた要件を満たしている文書には、電子印鑑を使用できます。

▶関連記事：電子化できる契約書とできない契約書を徹底解説！契約書を電子化するメリットとは？

​​​​​​​無料でできる電子印鑑の作り方

​​​​​​​ExcelやWordで電子印鑑を作成する

​​​​​​​Excel(エクセル)で作成する方法

電子印鑑は、 Excel(エクセル)の図形の挿入機能を用いて作ることができます。

​​​​​​​Word(ワード)で作成する方法

電子印鑑は、​​​​​​​ Word(ワード)のワードアート機能を用いて作ることができます。

​​​​​​​PDFで作成する方法(Adobe Acrobat Reader)

電子印鑑は、​​​​PDFで作ることができます。

今回は、 Adobe Acrobat Readerを用いた方法を解説していきます。

実際の印影をスキャンする

Windowsで作成する場合

Windowsで実際の印影をスキャンする際、 Excel(エクセル)と ペイントの2つを使います。

​​​​​​​Macで作成する場合

​​​​​​​Macで実際の印影をスキャンする際、デフォルトで搭載されている Keynoteを使います。​​​​​​​

​​​​​​​フリーソフトで電子印鑑を作成する

電子印鑑は、専用のフリーソフトを使って作成できます。WordやExcelと同様に印影を生成できますが、実質的には「三文判」を購入するのと変わりません。

​​​​​​​つまり「誰がいつ押したか」の確認ができず、「非同一性」の確保も困難です。同じ名前の人が同じソフトで作ると、同じ印影になってしまいます。

​​​​​​​各ソフトの方法は異なりますが、 デザイン選択や社名入力で簡単に作成可能です。

​​​​​​​アプリで電子印鑑を作成する

スマホアプリを利用すれば、無料で電子印鑑を簡単に作成できます。

​​​​​​​専用のアプリでは、 印鑑のデザインや設定を直感的に操作でき、短時間で完成します。

​​​​​​​これにより、パソコンが開けない電車内などでも書類の承認が可能となり、モバイルでの業務効率が向上します。

​​​​​​​電子印鑑の貼り付け方

​​​​​​​Excel(エクセル)に貼り付ける方法

​​​​​​​Word(ワード)に貼り付ける方法

​​​​​​​PDFに貼り付ける方法

フリーソフトやExcel(エクセル)、Word(ワード)で自作した電子印鑑をPDFに貼り付けることはできません。

​​​​​​​​​​​​​​PDFに電子印鑑を押す場合は、先述したAdobe Acrobat Readerのスタンプ機能で電子印鑑を作成することで押印できます。

電子印鑑を無料で作成できるおすすめフリーソフト8選

クリップスタンプ

クリップスタンプは、 WordやExcelで作成した書類に簡単に印影を追加できるフリーソフトです。

​​​​​​​通常の丸印や角印に加え、パソコンの日付と連動する日付印も作成可能で、手動での日付設定が不要です。

​​​​​​​これにより、日付の自動更新が実現し、業務の効率化と正確な文書管理が可能になります。

​​​​​​​クリックスタンパー

クリックスタンパーは、おまかせレイアウトで 美しいスタンプ画像を簡単に作成できる電子印鑑ソフトです。

​​​​​​​文字を入力するだけでバランスの良いスタンプが生成され、日付印も自動設定されるため、効率的な業務が実現します。

​​​​​​​複数行の丸印や角印も作成可能で、画像はクリップボードにコピーして他のソフトに活用でき、PNGやJPEGなど5種類のファイル形式で出力できます。

​​​​​​​Excel電子印鑑

Excel電子印鑑は、 Microsoft Excelのシートに簡単に判子を追加できるアドインです。

丸型・小判型の「認印」、角型の「角印」、日付入りの「データネーム印」に対応しています。

さらに、重要・社外秘などのビジネスシーンでよく使われる「ビジネス印」、自分でデザインした画像を判子として挿入できる「ユーザー印」も使えて便利です。

​​​​​​​電子三文判

電子三文判は、 「承認はんこ」の無料版として提供されているソフトです。

​​​​​​​一般的な200種類の名字に対応し、登録された名字の印鑑を簡単に作成できます。

​​​​​​​有料版のように押印者の特定機能はないものの、基本的な電子印鑑の作成が可能です。

​​​​​​​おまかせ電子印鑑２ Free

おまかせ電子印鑑2 Freeは、誰でも簡単に無料で電子印鑑を作成できるソフトです。

​​​​​​​ 認印、データネーム印、ビジネス印、ユーザー印の4種類の印鑑が作成可能で、フォントや色、かすれ具合などを指定できます。

​​​​​​​作成した印鑑はクリップボードにコピー、または画像として保存可能で、見積書や請求書などに活用できます。

​​​​​​​電子印影

​​​​​​​電子印影は、Web上で簡単に電子印鑑を作成し、印影画像を即ダウンロードできるサイトです。

​​​​​​​フリーソフトのインストール不要で、手軽に利用可能です。書体を選んで内容を入力するとプレビューで確認できます。

​​​​​​​特に 「新正楷書」での認印作成に適しており、 かわいらしい「UD新丸ゴ」も選択できます。認印の作成におすすめのサービスです。

​​​​​​​印鑑透過

印鑑透過は、インターネット上で印鑑のデジタル画像化と背景透過が簡単にできる便利なサイトです。

​​​​​​​背景を透明にすることで、Excelの請求書やWordの見積書にも自然に使用できます。

​​​​​​​自動トリミングや色補正、ノイズ抑制などにより、 高品質な印鑑画像が簡単に作成でき、請求管理ソフトにも対応しています。

​​​​​​​電子印鑑素材

電子印鑑素材は、印鑑データを無料で配布するサイトです。誰でも自由にダウンロードでき、すぐに使用できます。

​​​​​​​ 複数の書体とサイズ、JIS規格に準拠したカラーの印鑑データを提供しています。

​​​​​​​データ形式はPNG・PDF・SVGの3種類で、様々なシーンで利用しやすく編集も簡単です。

電子印鑑を無料で作成できるおすすめアプリ3選

電子印鑑

電子印鑑は、 無料の電子印鑑アプリの中でも評価が高く、リモートワークやグループチャットのアイコン作成に最適です。

​​​​​​​6種類の印鑑から選び、文字やフォント、サイズを設定するだけで簡単に作成可能です。作成した印鑑は画像として保存したり、クリップボードにコピーしたりできます。

​​​​​​​さらに、印鑑情報を保存して次回利用時に継続できる便利な機能も搭載しています。

​​​​​​​▶iPhoneの方はこちらからダウンロード！

​​​​​​​▶Androidの方はこちらからダウンロード！

​​​​​​​StampMaster

StampMasterは、簡単に印鑑画像を作成できるアプリです。テキスト情報を入力するだけで印鑑画像が生成され、PNG形式で保存可能です。

​​​​​​​ 作成した印鑑はAirDropやメール、LINEで手軽に送信できます。

​​​​​​​FileMaker iOS App SDK(FIAS)を使用したアプリですが、FileMaker Goのインストールも不要で、ネイティブアプリとして手軽に利用できる点が特徴です。

​​​​​​​​​​​​​​▶iPhoneの方はこちらからダウンロード！

Photo印鑑

Photo印鑑は、実物の印鑑をもとに本格的な電子印鑑を作成できるアプリです。

​​​​​​​ 印鑑を白紙に押印し、アプリで撮影するだけで背景透過のPNG画像を生成します。カラー選択も可能で、ExcelやWordに簡単に貼り付けられます。

​​​​​​​メール添付やSNS共有もワンタップででき、AR技術を使って仕上がりを確認する機能も備えています。

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​▶iPhoneの方はこちらからダウンロード！

有料のおすすめ電子印鑑作成ツール3選

KANBEI SIGN

KANBEI SIGNは、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。

​​​​​​​電子契約でも、 いつも利用している印影での押印が可能です。 紙の契約書と同じような見た目を再現できます。

​​​​​​​また、契約書の郵送や、締結のための訪問が不要なため、印紙税や郵送費が削減できるほか、通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分に短縮可能です。

【無料】KANBEI SIGN導入お問い合わせはこちら

 

​​​​​​​電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、 政府機関や大手企業との取引実績があり、GMOグローバルサインと連携する電子契約サービスです。

​​​​​​​契約印と実印タイプの電子署名を提供し、手書きサインにも対応しています。

​​​​​​​書面契約書の見た目を再現する印影登録機能もあり、セキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できます。

​​​​​​​Shachihata Cloud

Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営する電子決済サービスです。現在の印鑑を忠実に再現し、認印、角印、日付印などを作成できます。

​​​​​​​ ユーザー認証で不正使用を防ぎ、捺印履歴の一元管理も可能です。

​​​​​​​初期費用無料、月額110円(税込)で基本機能を利用でき、月額550円(税込)で電子署名も付与できます。

​​​​​​​電子印鑑作成ツールにおける有料と無料の違い

電子印鑑作成ツールの有料版と無料版では、 機能や サポートに顕著な違いがあります。

​​​​​​​無料版は基本的な印鑑作成機能に限定される一方、有料版はセキュリティ強化、カスタマイズ性、より多様な印鑑形式やフォント、専門的なサポートが提供されます。

​​​​​​​特に、有料版は電子署名機能や業務用の高度な印鑑管理機能を持ち、法的な証拠能力や信頼性が高い点が大きな違いです。

電子印鑑に関するよくある質問

​​​​​​​まとめ

電子印鑑はExcelやフリーソフトを使って無料で作成可能ですが、機能やセキュリティ面で差が出ることがあります。

​​​​​​​特に、KANBEI SIGNは高い信頼性とセキュリティを提供し、ビジネスシーンでの使い勝手も抜群です。

​​​​​​​信頼性の高い電子印鑑を求めるなら、KANBEI SIGNの導入がおすすめです。