これまで会社内で使う報告書や文書、社外取引などで使う契約書といった書類は、紙を印刷してそこへ印鑑を押して手渡ししたり、郵送するということが当たり前のことでした。 しかし最近では、手間やコスト削減などの観点から、紙書類の代わりに電子データを使うことが増えてきました。電子データを使うことで、書類を印刷して印鑑を押し、それをスキャナで取り込んでデータ化する方法のほか、PDFなどのファイルに電子印影を押して対応する方法もあります。 そこで今回は、これからの電子データ対応に欠かせない「電子印影」について、電子署名の違いなどと併せて解説していきます。
電子印影とは？
そもそも「印影」とは、朱肉をつけた印鑑（印章）を紙に押して、その紙に残った朱い文字のことを言います。あまり「印影」と使うことはないですが、よく「ハンコを押す」と言いますが、正確には「ハンコを押して印影をもらう」になります。つまり「電子印影」とは、電子印鑑を押す際に残す印影のことです。実際に朱肉をつけて押すわけではなく、電子画像として印影を押すことです。
電子印影を付与する場合には、さまざまな方法があり、紙に押印してできた印影をスキャナなどで読み込み、その取り込んだ画像を透過処理して使う方法と、PDFを開くソフトのスタンプ機能を使う方法があります。
電子印影と電子印鑑・電子署名の違い
電子印影は、印鑑を押した際の朱い文字である「印影」の電子版ですが、電子データでの書類のやりとりを行う際には「電子印鑑」や「電子署名」なども活用されます。ここでは、それぞれの違いについて解説していきます。電子印鑑
「電子印鑑」は、いわゆるパソコン上・データ上で使用できる印鑑のことをさします。紙に本物の印鑑を捺印するのと同じように、パソコン上の文書データへ使用することができます。簡易的な認印から、会社で使う角印や社印など、その種類は豊富にあります。そのためビジネス書類から、公的書類などのほか、一般的なやり取りなどにも用いられます。
今や、多くの企業で電子印鑑の導入は進み、ペーパーレス化に伴う紙の削減、紙に印鑑を押してやり取りをする作業工数の削減に、電子印鑑は大きな効果をもたらせています。
電子署名
一方で「電子署名」は、電子認証局が厳しく本人確認を行って発行する電子証明書です。本人確認が済んでいる署名のため、本人性の確認が取れており、信頼度の高いサインになります。電子署名法に則り、証拠能力が非常に高く、企業間の電子契約において印章管理に対応できるためガバナンス規定にも適応しています。
電子印影のメリット
電子データでやり取りを行う際、電子印影を使うことでいくつかのメリットがあります。書類作成・送付の手間が省ける
電子印影を使うと、紙に印刷した書類に押印する従来の方法に比べ、手軽に押印が可能です。実際に印鑑を押して、それをスキャンしてデータ化するよりも、余計な手間がかからず作業にかかる時間も大幅に短縮できます。もちろん作成した書類は電子データになるので、取引先など相手にもメールで簡単に送付が可能。書類を郵送したり、手渡しする時間も省くことができます。
ペーパーレスが可能
電子印鑑を使うことで、電子データに関する文書の印刷作業がなくなります。これにより多くの企業が実施しようとしている、エコ環境の取り組みの根幹となる「ペーパーレス化」の実現に繋がります。ペーパーレス化が実現すれば、会社にこれまでかかっていた紙代やインクトナー代のコスト削減が可能なだけでなく、元も身近なペーパーレスから始めることで、企業全体のエコ習慣が根付くようになります。なお会社全体でのエコ活動は、社外へのブランディングにも効果的と言えます。
承認フローの効率化
これまで社内で行われていた決済関係や、書類の承認作業は、印刷された紙を各上長や部署に回してそれぞれの印鑑を押印してもらう必要がありました。パソコンで作成した書類も、一度プリントアウトして捺印し、それを再度スキャンして取り込むなど、手間のかかる行程がいくつもありました。しかし電子印影を使えば、パソコン上で書類作成・捺印という行程で済むため、印刷やスキャンの作業も必要なく、印鑑を持ち出すこともありません。
電子印影の注意点
電子印影は、ここまで紹介したように便利なツールではありますが、注意しておかなくてはいけないポイントもあります。電子印影は簡単に作成することができるため、元々のデータを複製してしまうと、同じ電子印影を第三者が利用できてしまうため、なりすましや不正利用も簡単にできてしまいます。データを渡す便利さがある反面、印影データを渡してしまうことになるので、注意が必要です。
また電子印鑑の効力を法的に認めさせるには、「電子証明書」を付与する必要があります。誰がいつ押印したのかを証明する「電子証明書」の付与をおろそかにすると、万が一不正利用されたとしても正しい判断ができなくなります。
電子印影の作成方法
電子印影を作成するには、いくつかの方法があります。無料で簡単にできる方法もあるので、代表的な方法をここでご紹介します。フリー(無料)
もっとも手軽で簡単な方法が、フリーソフトやExcel、無料のWEBサービスなどを使って作成する方法です。こうしたツールを使えば、レイアウトが済んだ印影や、パソコン内のフォントをもとにして電子印鑑を簡単に作成することができます。たとえば実際に手持ちを印鑑を紙に押印して、それをスマホなどで撮影。それをスキャンしてパソコンへ取り込み、編集ツールなどで大きさや明るさを調節します。最後に色みや透過処理などを施したら、印影の画像を保存して完了です。
ただしパソコンで作成した文字をそのまま印影にすると、誰でも同じように作られてしまうので、フリーソフトなどを使って作成する際は、画像を編集して実際に印鑑を押しているよう文字にゆがみを出してみるなどして、工夫するようにしましょう。
有料
また印影に情報が保存されている電子印鑑などは、有料ソフトや有料のWEBサービスなどで作成することが可能です。単純に印影を画像化したものと比べても、セキュリティレベルも高いため、安心して利用することができます。主なサービスには、以下があります。
Adobe Acrobat
PDFでの文書へ押印する際に活用でき、電子印鑑へID情報を設定したり、電子署名やコメントを記録することができます。使用できる印鑑も、一般的なものから日付印などテンプレートが豊富にダウンロードすることができます。パソコン決済
大手ハンコメーカーであるシヤチハタが運営しているWEBサービスで、個人認証＆セキュアにより電子印鑑の複製や改ざんといった不正利用を防ぐことができます。またオーダーメイドで電子印鑑を作成できるので、セキュリティ面はもちろんのこと、電子印鑑としての法的効力がしっかり保証されたサービスです。自作した電子印影の法的効力は？
電子印鑑を作成する中で、不安に感じる点として、作成した電子印影に法的効力はあるのか？という点だと思います。実際は、印影がどうあれ契約書自体の法的効力には、大きな違いはありません。2005年から施行されている「文書法」によると、契約書を含む一部の文書において電子化にすることは法律で認められています。そのため、紙で作成した契約書ではなく、電子化された文書で契約のやり取りを行ったとしても、その契約は有効となります。
こうした文書の電子化は、国内企業でも少しずつ広まってきており、企業だけでなく政府でも電子印鑑を推奨する動きが進んでいます。
まとめ
今回は、河野大臣の提案でも話題になった、電子印鑑を文書で使う際の電子印影について解説してきました。新型コロナウイルスなどをうけ、リモートワークが一般的になりだした今、書類へ印鑑を押すためにわざわざ出社するようなことがないよう、電子印鑑や電子署名を始める企業も増えてきています。
新しい働き方とともに、電子印影の作成・利用について、一度考えてみてもいいかもしれません。
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