電子契約とは？おすすめシステム15選からメリット、注意点までわかりやすく解説！

電子契約とは？

電子データを用いて契約締結する形態

電子契約とは、紙の契約書の代わりに PDFなどの電子データを用いて、Web上で契約を締結させる契約方法のことを指します。

電子契約を締結する際には、電子署名やタイムスタンプを付与することで、押印・署名したとみなされます。

書面契約と電子契約の違い

契約は法的に有効？証拠力はある？

電子契約は法的に有効に成立する

電子契約は、民法522条2項の契約方式の自由により、 有効に成立します。

また、電子契約はデータ上の書面に「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することで、文書の真正性が認められます。

しかしこの2つがなければ、契約書に誰が署名したのかが分からず、改ざんされたかどうかを確かめることができません。

電子契約は書面契約と同等の安全性・証拠力が担保されている

電子契約と書面契約の証拠力には大差がなく、高い安全性が担保されています。

電子署名とタイムスタンプによる「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」がされた場合、 電子契約であっても法的証拠力を有する契約として認めてもらうことが可能です。

万が一裁判等が発生した場合も、電子契約書は有効な証拠として利用できます。

電子契約のメリット

契約業務の効率化が可能

電子化することで、 契約締結までに必要な作業を全てオンライン上で完結できるため、契約完了までにかかる手間を大幅に削減できます。

書面契約の場合、印刷や郵送などの作業がありますが、電子契約はこれらの作業が効率化されて契約締結までのスピードも劇的に早くなります。

コスト削減ができる

電子契約では、 収入印紙や保管費用、印紙税、郵送代、人件費など、契約締結にかかるコストを削減できます。

書面契約の場合、1通あたり約3,000～5,000円ほど費用がかかるため、電子契約にするだけで大幅なコストカットにつながります。

また、契約の種類によって印紙額がいくらなのか確認する時間的・作業的コストも削減できます。

契約の締結・更新・解約漏れを防げる

電子契約の導入にあたり、 システムを導入することで、契約の締結・更新・解約漏れを防げます。

電子契約書に期日を設定すると、期日に迫るとお知らせしてくれるため、余裕を持って契約書を提出できます。

文書の検索が容易になる

電子契約書はインターネットに設置されたクラウドに収納されるため、従来までは手間とされてきた検索作業もストレスなく行えます。

倉庫に保存された中から書類を探す作業を省けるため、過去の文書検索作業の多い経理部門などにおいて、業務効率の改善を見込めます。

保存・管理場所に困らない

電子契約書は物理的な質量を持たないため、スペースを圧迫することなく、管理や維持の観点からも利便性があります。

特に、月々の契約数が多いほど、書類の保存場所の問題が発生するため、オフィスのスペース不足を感じている場合にもおすすめです。

コンプライアンスの強化

電子契約を導入することで、契約書の改ざんや紛失といったリスクを低減でき、コンプライアンスの強化が可能です。

電子契約はセキュリティ対策が施されているほか、 「いつ・誰が・何に」合意したのか、電子署名とタイムスタンプで記録されます。

そのため、締結後に内容が書き換えられる心配がなく、また電子契約書はクラウド上に保管されるため紛失するリスクもありません。

電子契約の2つの種類

電子サイン

電子サインは、電子契約において意思表示するための手段全般を指します。

本人確認に第三者機関を通さないため、 見積書・請求書、領収書などの日常的な業務に使用します。

電子署名

電子署名は、紙の契約書における 「実印」に位置づけられます。「電子署名と電子証明書」は「印鑑(実印)と印鑑証明書」と同等の関係です。

電子認証局や時刻認証局といった第三者機関を通じて行うため、 紙の契約書において実印を押印するような重要な契約書に使用します。

また電子署名は、大きく「当事者型」と「立会人型」2種類の方法に分けられます。

立会人型(契約印タイプ)｜導入しやすいタイプ

当事者型(実印タイプ)｜法的効力が高いタイプ

電子契約の導入にあたり注意すべき法律

電子契約に関する法律は、2000年前後に制定されているものが多く、IT技術の発展と共に変更されています。

そのため、最新情報を抑え、法律に則った電子契約書を作成することが重要です。

電子署名法

2001年決定したのが、電子署名及び認証業務に関する法律、通称「電子署名法」です。

電子署名法では、 電子契約書に本人確認と改ざんされていない証明があることで、法的な効力があると定めています。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、 国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを可能とする法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来まで紙で保管していた帳簿や書類を電子データとして保存することができます。

そのため、電子契約を導入する際には、 電子帳簿保存法に対応したシステムかを確認することも重要です。

​​​​​​​▶関連記事：【わかりやすく解説】電子帳簿保存法とは？基礎知識から改正後の変更点まで徹底網羅！

電子契約の導入における注意点

業務フローの変更が必要

電子契約を導入する場合は、 業務フローが変わるケースがほとんどです。

紙の契約書の場合は、営業部が作成した契約書を文書管理部と法務部が確認するというように、複数回のプロセスを踏む必要があります。

その点電子契約では、電子データでの管理になり、複数部署がWeb上で同時に確認できるため、それに適した業務フローに変更する必要があります。

自社社員への説明と社内研修の実施

電子契約を導入すると、社内の業務フローが変化するため、社員への事前説明は必須です。

説明しないままシステムを導入すると、社内の混乱や業務上のトラブルに発展する可能性があります。

導入後はきちんとしたフォローをするほか、 必要に応じて研修なども実施しましょう。

取引先の合意が必要

電子契約の普及率は年々増加していますが、まだまだ馴染みのない企業も多いのが現状です。

そのため、​​​​​​ 電子契約を導入する際は適宜取引先に対して説明を行い、理解を得る必要があります。

いきなり導入するのが不安な場合は、簡単な契約書で験的に利用してみるのもおすすめです。

すべての契約書を電子契約化できない

税制改正以前と比較すると、対応する契約書のバリエーションは増えていますが、完全にすべての契約書を電子化することはできません。

とりわけ、定期借地契約書や定期建物賃貸借契約書などは、法律によって紙媒体を用いた契約の締結が定められているため、取り扱う場合にはあらかじめの注意が必要です。

​​​​​​​▶関連記事：電子化できる契約書とできない契約書を徹底解説！契約書を電子化するメリットとは？

電子契約システムとは？

電子契約システムとは、 電子契約を実現するためのシステムです。

電子契約システムを導入することで、契約書の作成や締結を全てWeb上で完結できるようになります。

​​​​​​​近年、政府や関係省庁をはじめ、流通・小売業、建設業、製造業、不動産業など、幅広い業界で電子契約の導入が進んでいます。​​​​​​

電子契約システムの主な機能

ワークフロー

ワークフローとは、 契約締結までの承認フローもシステム上で管理できるようになる機能です。

​​​​​​​また、各プロセスを記録できるため、社内稟議や承認フローの円滑化はもちろん、不正行為やミスの防止が可能です。

​​​​​​​特に大企業では、複数人が稟議や承認に関わることも多いため、送受信設定だけでなく、承認者や押印者の指定ができるとスムーズに進められます。

テンプレート

テンプレートとは、​ 契約書作成に活用できるテンプレートのストック機能です。

​​​​​​​文章を定型化しておくことで、契約書の作成業務を大幅に効率化できるほか、テンプレートから契約書ファイルを呼び出すことで、アップロードの手間も省くことが可能です。

紙とデータの一元管理

紙とデータの一元管理は、 システム導入前に締結した紙の契約書をスキャンし取り込み、データ化して管理できる機能です。

​​​​​​​過去の契約書も含めてシステム上で一元管理することで、書類が検索しやすくなったり、保管場所が削減できるといったメリットがあります。

電子契約システムの選び方

サービス内容がマッチしているか

電子契約システムのサービス内容が、法律面や商習慣において、自社のビジネスモデルに対応できるかどうかを確認しましょう。

​​​​​​​一般的な契約書は、会社法によって10年の保管期限が定められていますが、業種・業態によっては法律で決められた保管期限が異なる場合もあります。

​​​​​​​また、契約承認のステップも、会社によってまちまちなので、汎用的な機能だけでなく、 カスタマイズの自由度も重視するのがおすすめです。

導入コストが見合っているか

電子契約サービスを検討する際は、 自社の規模や契約件数を踏まえて、コストに見合ったシステムを選びましょう。

​​​​​​​たとえば、契約件数が比較的多い企業は、1件あたりの送信料が安いシステムを選ぶのがおすすめです。

​​​​​​​また、過去分の契約書面を電子化したい場合は、その分の費用も含めたトータルコスト確認しましょう。

セキュリティ対策は充実しているか

電子契約サービスを選ぶ際は、安全性も考慮し、自社が求めるセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。

​​​​​​​特に、企業間で契約をする場合、システムのセキュリティ体制が社内規程に合致しない場合、締結に支障が出る可能性もあります。

​​​​​​​サービスによって実装されているセキュリティ機能は異なるため、 各システムの特徴を比較したうえで自社に適した仕様を見極めることが重要です。

既存のシステムと連携できるか

導入する電子契約サービスが、既存システムと連携しやすいかどうかも重要です。

​​​​​​​たとえば、契約書作成の際にテンプレートが活用できたり、AI契約書レビューサービスと連携できるシステムを選ぶことで、作成業務を効率化することが可能です。

​​​​​​​外部連携(API連携)の自由度によってシステムを効率的に運用できるかが変わってくるため、 自社の求める自由度に合ったサービスかどうかを事前に確認しましょう。

電子契約システムの比較ポイント

電子契約システムの導入方法

無料で使える電子契約システム9選を比較

DIGITALSIGN

「DIGITALSIGN」は、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。

印紙税や郵送費が削減できるほか、すべてオンラインで手続きをするため何度も訪問に行ったり、郵送したりする手間もありません。通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分で完了できます。

また、初期費用無料かつ契約期間のしばりもなく、月額0円のフリープランから気軽に始められるので、手始めに使ってみたいという方におすすめできます。

【無料】DIGITALSIGN導入のご相談はこちら

 

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、これまで140万社以上が導入している電子契約サービスです。

契約の締結から、その後の管理までワンストップで行えるうえに、契約データごとに暗号化して保存できるため、 セキュリティレベルの高さなどが評価されています。

無料で利用できる「お試しフリープラン」も用意されているので、1度使ってみてから導入を検討するとようでしょう。

クラウドサイン

「クラウドサイン」は、 弁護士監修で設計されたシステムならではの安心感が特徴です。

これまで10万社以上の導入実績があり、大手上場企業や金融業、士業など、幅広い業界で利用されています。

フリープランでは、契約書の送信・保管・検索といった基本機能のみ利用でき、作成できるアカウント数は1名、ひと月の送信件数は5件までとなっています。

【無料】クラウドサイン導入のご相談はこちら

 

freeeサイン

「freeeサイン」は、Googleドキュメントを使用することで、 システム上でテンプレートやドラフトを編集できる機能が特徴です。

また、書類の送信料が0円なので、送信件数が多い会社でも金額を気にせず利用できます。

ただし、無料プランで送信できるのは月に1通まで、Lightプランは1アカウントのみの利用料金という点には注意しましょう。

BtoBプラットフォーム 契約書

「BtoBプラットフォーム契約書」のフリープランでは、 ワークフロー機能が利用できるのが特徴です。

契約締結の起案や承認まで、社内稟議の全工程をクラウド上で一括管理できるため、業務フローの効率化を重視したい企業におすすめです。

また、アカウント数無制限で使え、電子契約書の保管もひと月3件までとなっているので、無料版でも様々な機能を試すことができます。

みんなの電子署名

「みんなの電子署名」は、1年間オプションサービスを含めて完全無料で利用できるため、 機能制限なしで電子契約サービスを試してみたい場合におすすめです。

セキュリティ水準も高く、SSLによる暗号化通信の確立やファイアウォールによる通信ポートの制限、IDS/IPSによる不正侵入の検知・防御などの機能によって、安全性も保障されています。

さらに、署名した文書は暗号化してから保存されるため、万一流出した際のリスクにも備えられます。

WAN-Sign

「WAN-Sign」は、 本人性や原本性、締結における認証レベルの高さが特徴的な電子契約サービスです。無料プランでは、一ヶ月あたり3件の契約まで対応しています。

運営会社であるワンビシアーカイブズは、これまで4,000社以上の機密書類を管理した実績があり、50年間で培った契約管理ノウハウをもとに、強固なセキュリティと内部統制を実現します。

また、電子証明書とメール認証を組み合わせたハイブリッド署名にも対応しており、契約レベルに合わせて最適な締結方法を選べるため、あらゆる業態の企業で導入可能です。

DocuSign

「DocuSign」は、国外でも使われている電子契約サービスで、米国をはじめとする世界各国で文書の法的有効性を保証できます。

契約書の締結フローに応じて通知設定もできるため、 返送された契約書の処理や締結先の連絡などを管理しやすい点が魅力です。

文書への署名機能のみ利用できる無料のドキュサインプランは、署名できる文書の数に制限がないため、最低限の機能で利用したい企業におすすめです。

リーテックスデジタル契約

「リーテックスデジタル契約」は、法人間での契約締結に適した電子契約サービスで、月5契約まで無料で利用できます。

国の指定機関による厳重な本人確認など、法的安定性の高さが最大の特徴で、契約書としての法的証拠力を重視したい企業におすすめです。 

おすすめの電子契約システム6選を比較

マネーフォワード クラウド契約

「マネーフォワード クラウド契約」は、電子契約の作成だけでなく、紙の契約書についても決裁のワークフローが利用できます。

電子契約と紙の契約書面を一元管理できるため、紙の契約書を管理しつつ、徐々に電子契約も導入していくことも可能です。

また、ワークフロー機能搭載で、 契約の申請や社内承認、契約締結までを一括管理できる 点も魅力です。

Adobe Sign

「Adobe Sign」は、 年間80億回以上の取引処理件数を誇る、グローバル規模の電子契約サービス です。

月額費用は4,270円～と比較的安価なほか、書類の送信料も0円なので、機能性とコストパフォーマンスを両立させたい企業におすすめです。

法人版では、他システムとも柔軟に連携可能なので、営業活動や顧客管理の業務効率化にも活用できます。

Sign Time

「SignTime」は、日本語と英語両方に対応しているほか、 手書きサインに近い電子署名を利用できる電子契約サービスです。

月額980円のプランでも、50通までは送信手数料無料で利用できるため、幅広い業種・業界で利用されています。

ただし、システム連携はエンタープライズプランのみに対応しているため、注意が必要です。

ContractS CLM

「ContractS CLM」は、契約書の作成や社内での相談・承認、契約の締結、更新管理など、あらゆるフローを1つのツールで完結することが可能です。

電子契約サービスの基本的な機能だけでなく、 Wordの編集機能やナレッジマネジメント機能も搭載 されています。

そのため、システムの導入によって契約プロセス全体を効率化したい企業におすすめです。

DX-Sign

「DX-Sign」は、弁護士監修のもと設計されているため、重要な契約書も安心して管理できます 。

機能が充実していながら、価格も低コストなので、機能性と費用面のバランスを重視したい企業におすすめです。

また、操作画面も分かりやすくなっており、 ITに慣れていない人でも使いやすい 点でも人気を集めています。

​​​​​ジンジャーサイン

「ジンジャーサイン」は、使いやすいUIと充実したサポート体制を強みとしており、 電子契約サービスを初めて導入する企業でも利用しやすいサービスです。

また、搭載機能も充実しており、契約書の起案や作成、レビュー、契約締結、保管など、契約に関する業務一気通貫で行えるのも特徴です。

さらに、他のjinjerシリーズとも連携できるため、問い合わせ先を1つのサービスに集約したい方に最適でしょう。

電子契約システムを無料で利用する際の注意点

契約できる件数が少ない

電子契約サービスの無料プランでは、 ほとんどの場合1ヶ月に利用できる電子契約の件数が制限されているため、契約書に関する業務をすべて無料版でカバーするのは難しいです。

​​​​​​​無料サービスでは、ひと月に送信できる契約書が5文書程度なので、それよりも契約締結数が多い場合は、有料プランに切り替える必要があります。

​​​​​​​そのため、電子契約サービスの無料プランは、あくまで導入前のお試しとして利用し、使用感を確かめたうえで有料プランに移行していくのがおすすめです。

ワークフローなどの便利機能が使えない

電子契約サービスの無料プランでは、基本的に利用できる機能が制限されています。

​​​​​​​たとえば、契約保管期限の管理機能やワークフロー機能などが使えなかったり、登録できるアカウント数が少なかったりなど、有料プランと比べて使いやすさが劣る場合が多いです。

​​​​​​​このような制限をなくし、 より利便性の高いサービスを利用したい場合は、有料プランへの移行を前提にしておくのがベターです。

電子契約書の作り方

電子契約書を作成する方法は、大きく 「電子契約サービスのテンプレートを利用して作成する方法」と 「WordやExcelで契約書を作成し、PDF版に変換する方法」の2種類です。

​​​​​​​電子契約サービスを利用することで、作成後の社内承認や契約締結、関連書類の保管までを一元管理できます。

​​​​​​​一方、WordやExcelで作成した場合、取引先などとのトラブルが訴訟に発展した際に、契約書が一定の要件を満たしていなければ証拠として認められない可能性があるため注意が必要です。

​​​​​​​ビジネスにおいて、電子契約書の法的に有効性を確保するためにも、電子契約システムを利用するのがよいでしょう。

電子契約に関するよくある質問

まとめ

今回は、電子契約について、おすすめシステム15選からメリット、注意点までわかりやすく解説していきました。

​​​​​​​電子契約サービスを導入することで、契約書の作成や社内稟議、締結後の書類管理まで、Web上で一元管理できるようになります。

​​​​​​​契約書の電子化によって、さまざまなメリットを見込むことができるため、ぜひ、電子契約サービスの導入を検討してみてください。