請求書とは？役割や書き方、送り方などわかりやすく解説！

請求書とは？

請求書の意味

請求書とは、 仕事のやり取りをする中で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書です。

取引先に提供した商品やサービスの料金を文書で確定するために発行します。

請求書には、法的ルールが定められていないため、決まった書き方などはありません。

請求書の必要性と役割

請求書の発行は、 受領した商品やサービスを明確にするために必要です。

商品やサービスに対する料金は口頭でも請求できますが、書面に残しておくことで、取引先と認識違いや支払い忘れを防げます。

請求書の発行は義務？

請求書の発行は、法律上、義務ではありません。料金の支払いが口約束やかんたんなメモで行われることもあります。

しかし口約束やかんたんなメモでのやり取りは、トラブルの原因になりやすいため、請求書でやり取りするのが一般的です。

請求書があることで、取引内容や取引日、料金が明確になり、スムーズに料金を回収できます。

請求書に記載すべき必須項目

請求書の形式にルールはありませんが、 下記のような項目を記載しておくことで、わかりやすい請求書になります。

請求書と見積書・納品書・領収書との違い

見積書と請求書の違い

見積書とは、商品やサービスのやり取りが検討中のものについて、実際に契約をした場合にかかってくる料金が示された文書です。

​​​​ ​​​見積書は契約前に発行する書類であるのに対して、請求書は契約完了後に発行する書類です。 

つまり、見積書の段階では料金が確定となっていませんが、請求書では料金が確定されています。

納品書と請求書の違い

納品書とは、企業が取引先に対して、商品やサービスである納品物を納める際に発行される文書です。 

​​​ ​​​​納品書は納品内容を確認するための書類であるのに対して、請求書は納品された商品やサービスの支払いを請求するための書類です。

つまり、納品書は納品物と一緒に同封しますが、請求書は納品の数日後に発行し、取引先に送ります。

領収書と請求書の違い

領収書とは、商品やサービスの提供側が、金銭を受け取ったという事実を証明する文書です。

​​​ ​​​​領収書は料金を支払ったことを証明するための書類であるのに対して、請求書は支払いを請求するための書類です。

つまり企業は、納品後に請求書を発行し、取引先から料金が支払われると、領収書を発行しなければなりません。

発注書と請求書の違い

発注書とは、商品やサービスを発注するとき発行する文書です。

請求書と発注書の大きな違いは、発注者が異なることです。 請求書は受注者が発行しますが、発注書は発注者が発行します。

請求書を作成する際に準備すべきもの

請求書のテンプレート

請求書を作成する際、発行するたびに書式を作成していると手間がかかるため、テンプレートを準備しておくと便利です。

​​​ ​​​​請求書の書式は、発注者によって決まっている場合もあるため、指定のテンプレートがあればそちらを利用しましょう。

書式が決まっていない場合は、市販やダウンロードできるサービスを利用するのがおすすめです。

印鑑

請求書作成では、必ず押印しなければならないというルールはありませんが、 会社の文書であることを証明するために押印するケースが多いです。

また請求書を偽造されにくくなるメリットもあるため、印鑑を押すのが一般的です。なお、法人の場合は角印、個人の場合は認印を使用します。

ロゴデータ(電子請求書の場合)

電子請求書を発行する場合はロゴデータを添付でき、 信用できる取引先であるという印象付けのためにも、請求書に載せるのがおすすめです。

また、ロゴデータがあることで請求書の改ざんを防げます。

ロゴデータの添付は必須ではありませんが、プラスαのメリットを期待できるので、迷ったら設置しましょう。

請求書の書き方ポイント

請求書の「文書」に記載すべき項目

1.請求書のタイトル

請求書のタイトルは、用紙の上部中央に大きめの文字で、「請求書」と記載します。

扱う書類が多い中で、何の書類か一目でわかるようにするため、タイトルは重要です。

2.請求書を受け取る事業者の氏名または名称

請求書では、左上に請求先の企業名または氏名を記載します。氏名の場合、所属部署まで書くと親切です。

企業名は略称ではなく、正式名称を書きましょう。とくに、株式会社○○なのか○○株式会社なのか間違いのないよう注意が必要です。

3.発行年月日

請求書の発行年月日は、用紙の右上に記載するのが一般的です。

発行年月日は、発注者の経理の処理月に影響するため、 実際に書類を作成した日付ではなく、発注者に事前に確認した日付を記載しましょう。

4.請求書番号

請求書番号は、発行した請求書を管理するための番号で、記載必須項目ではありません。

あると便利な番号です。請求書番号を入れる場合は、発行年月日と並べて記載しましょう。

5.請求書を作成する事業者の氏名または名称、および登録番号

誰からの請求なのか明らかにするため、請求書を作成した企業名または氏名を、日付の下部分に記載します。

部署名や担当者名、連絡先も記載し、最後に押印するのが一般的です。

また、 インボイス制度開始後は適格請求書発行事業者の登録番号も併記する必要があります。

6.合計請求金額

消費税などを含めた総額の金額を、少し大きめの文字でわかりやすく記載します。

7.振込先

請求書では、振込先を記載しておくと親切です。支払い方法として、自社の銀行口座情報などを記載します。

8.支払期限

請求金額を支払ってもらう期日を記載します。期限は、自社の判断で勝手に決めず、取引先と事前に確認してから記載しましょう。

なお、期限は契約を交わした時点で決まっているのが一般的です。

9.振込手数料の負担者

振込手数料は、振り込む側が負担する場合が多いです。この項目も必須項目ではありませんが、記載しておくことで請求の詳細を明確にできます。

10.取引年月日

請求書では、どの商品やサービスに対する請求なのか明確にする必要があるため、取引が実際に行われた日付を正確に記載しましょう。

取引年月日を記載することで、同様の商品やサービスとの勘違いや、支払い済みという誤解が生じるリスクを回避できます。

11.取引内容(軽減税率の対象品目である場合はその旨)

請求書の取引内容では、商品名や数量、単価、金額に分けて記載します。

下段には、小計と消費税、小計に消費税を加えた合計の金額も記載します。

また、 取引内容に軽減税率(8％)の対象品目がある場合は、注釈をつけて軽減税率対象品目である旨を明示しましょう。

12.税率ごとに区分して合計した対価の額、および消費税金額

税率10％と8％に区分して合計金額と消費税金額を記載します。

この項目は、2023年10月のインボイス制度開始後に記載する必要があるので、対応できるように準備しておきましょう。

請求書の「封筒」に記載すべき項目

請求書を送付する際に、封筒の表面や裏面に記載すべき項目は以下のとおりです。

請求書を受け取る事業者の宛先が、 会社や部署の場合は「御中」、個人名の場合は「様」を付け、略称ではなく正式な名称を記載しましょう。

また、「請求書在中」は手書きはもちろん、印鑑やスタンプでも問題ありません。

 上記の内容を記載した後、 封をした場所へ封じ目として「〆」を記載します。切手の貼り付けも忘れずに行いましょう。

請求書の送り方ポイント

「紙の請求書」の送り方

請求書を紙で出力して送る場合は、 郵送と FAXの、2種類の方法があります。

FAXで送る場合は、いきなり送信せずに、事前に取引先に伝えてから送信しましょう。

「電子請求書」の送り方

請求書を電子媒体で送る場合は、 メールと システムの、2種類の方法があります。

メールで送る場合は、WordやExcelで作成したテンプレートに必要項目を入力してPDF化するのが一般的です。

また最近では、電子請求書システムや会計ソフトで請求書を作成する企業も増えています。

​​サービスによっては自動配信機能がついており、​​​​​配信日時を指定できるため、誤送信や送信忘れのリスクを防げる利点があります。

請求書の保管方法・保存期間

請求書の保存期間

請求書の保存期間は、法人と個人で異なるため、注意が必要です。

また請求書の保存は、発注者と受注者ともに保存の義務があるため、他の書類と混ざらないように大切に保管しておきましょう。

請求書の保存方法

請求書の保存方法は、 紙媒体と 電子媒体の、2種類の方法があります。

紙媒体でも電子媒体でも、保存期間は同じです。

ただし電子媒体で保存する場合は、電子帳簿保存法の対応が必要になるため注意しましょう。

▶関連記事：【わかりやすく解説】電子帳簿保存法とは？基礎知識から改正後の変更点まで徹底網羅！

請求書を作成する際の注意点

請求書は迅速に発行・送付を行う

請求書は、商品やサービスの納品時に発行して送付しますが、 送付が遅れてしまうと発注者の経理の処理に影響が出るため、遅れないようにしましょう。

また、単発で取引する場合はその都度請求書を発行しますが、1ヶ月に何度も取引する場合は1ヶ月分をまとめて請求書を発行することが多いです。

発行日を間違えないようにする

請求書の発行年月日は、 実際に請求書を作成した日付ではなく、発注者の締め日に合わせるのが一般的です。

例えば、6月19日に納品した商品の請求書を7月2日に送る場合、発注者が「月末締め」であれば、請求書の発行日は6月30日と記載します。

請求書の発行年月日のルールは、発注者によって異なるため、事前に確認しておくことが重要です。

押印の仕方に注意する

請求書を作成する際は、 署名の文字に少しかかるように押印します。

押印が署名の文字に全くかかっていないと、請求書が無効になる可能性があるため注意しましょう。

通し番号やファイル名をつけて管理しやすくする

請求書は、件名と取引先名だけで管理していると、他の書類に紛れてしまって、経理処理のミスにつながりやすくなります。

会計業務の作業効率を上げるために、請求書用の通し番号を用意し、ファイル別に分けて管理するのがおすすめです。

管理体制を整えることで、 請求書を確認したい際にも、素早く目的の請求書を探せて便利です。

請求書のサイズを統一する

請求書は、B4サイズやA5サイズなどもありますが、自社で特別な規定やこだわりがないようであればA4サイズで作成するのがおすすめです。

多くの企業が採用しているA4サイズと揃えておけば、 発注先も請求書を管理しやすくなります。

電子帳簿保存法やインボイス制度導入対応は余裕をもって進めておく

電子帳簿保存法の要件を満たす電子請求書の導入や、インボイス制度対応の請求書にしようと考えている方も多いのではないでしょうか。

対応を後回しにしてしまうと、のちに慌てて対応することになり、請求書発行にミスが起きる自体になりかねません。

​​ ​​​​​相手側にも迷惑がかかってしまうため、余裕をもって準備しておきましょう。

インボイス制度が始まったらどうなる？

インボイス制度とは？

インボイス(適格請求書)とは、 取引における消費税額や適用税率などが詳細に記載された請求書の形式です。

現行制度では、発行者、取引年月日、取引金額などが記載された「区分記載請求書」を用いて仕入税額控除が受けられます。

新制度の施行後は、請求書に記載すべき項目が追加された「適格請求書」の発行・保存が義務となります。

なお、適格請求書を発行できるのは、事前に申請を行った「適格請求書発行事業者」のみです。

▶関連記事：【図解】2023年10月から始まるインボイス制度とは？世界イチわかりやすく解説！

インボイス制度の目的

インボイス制度の目的は、 「異なる税率を区別し、正確な消費税額を把握する」ことです。

現行の「区分請求書」は、2種類の消費税率(10％と8％)を区別する決まりがないため、「税率8％で仕入れた品物を10％で計上して不当利益を得る」といった不正が発生してしまいます。

インボイス制度によって、消費税に関する情報をより詳細に記載することで、上記のような不正や経理のミスなどを防止する効果が期待できます。

▶関連記事：インボイス制度の目的をわかりやすく解説！メリット・デメリットや「ひどい」と言われる理由は？

2023年10月インボイス制度開始に伴う請求書関連業務の変更点

区分請求書から適格請求書へ書式が変わる

インボイス制度の導入後は、仕入税額控除に必要な請求書が現行の「区分請求書」から「適格請求書」に切り替わります。

取引において対価を受け取る側の事業者(受注者)は、取引の際に相手(発注者)に対して 適格請求書を発行する義務が発生します。

なお、適格請求書発行事業者ではない事業者が、適格請求書と誤解される可能性がある請求書や書類を交付することは禁止されており、違反した場合は罰則が科せられます。

請求書の記載事項の変更

インボイス制度の導入後、 請求書に記載すべき項目が追加され、取引に関する情報をより詳細に書き残せるようになりました。

下記の赤字部分が、適格請求書で新たに追加された項目です。

適格請求書の要件を確認する手間が増える

インボイス制度の施行後は、 請求書の処理負担が増え、請求関連業務が煩雑化すると考えましょう。

受け取った請求書の種類をその都度確認し、「適格請求書」と「その他の請求書」で異なる処理を行う必要があります。

また、記帳に際して、請求書の記載漏れがないかチェックしたり、発行元が適格請求書発行事業者かどうか確認したりする手間も発生します。

請求書を発行する側の業務の流れ

請求書を受け取る側の業務の流れ

請求書の電子化には請求書発行システムの利用がおすすめ

請求書を電子化するメリット

コスト削減

請求書を電子化することで、 紙代や取引完了までに発生する人件費、請求書の保管にかかる費用など、あらゆるコストを削減できます。

内容変更があった場合もその都度紙代が発生するため、電子化するだけで大幅なコストカットにつながります。

業務効率・正確性の向上

請求書を電子化することで、 印刷や郵送、保管といった作業をオンラインででき、取引完了までにかかる手間を大幅に削減できます。

また、電子請求書発行システムを導入すれば、フォーマットの項目に入力していくだけで作成できるため、ミス削減にもつながります。

 一括で管理・保存できる

請求書を電子化することで、請求書を全てデータで保管できるため、​​​​​ 保管場所や管理の手間を削減できます。

また検索機能を使えば、 すぐに必要な書類を探し出すことが可能で、簡単に過去の請求書を閲覧できます。

電子請求書発行システムの選び方

電子帳簿保存法への対応は必須

電子帳簿保存法に対応する電子請求書発行システムを選ぶ際は、 JIIMAの認証を受けているシステムであるか確認しましょう。

電子帳簿保存法への対応レベルはシステムごとに異なるため、 どこまで対応しているかは事前に確認するように しましょう。

インボイス制度への対応可否も要確認

インボイス制度に対応する電子請求書発行システムかも確認することが重要です。

​ ​​​​​​適格請求書発行事業者の登録番号や 適用税率、 消費税額の項目がある電子請求書発行システムを選びましょう。

既存の業務フローに組み込めるか

電子請求書発行システムを導入する際は、自社のビジネスモデルに対応できるシステムを選びましょう。

請求書承認のステップも会社によってまちまちなので、 カスタマイズの自由度も重視するのがおすすめです。

請求書に関するよくある質問

まとめ

今回は、請求書の役割や必要性といった基礎知識を踏まえて、書き方や送り方などわかりやすく解説していきました。

請求書は発行の義務がなく、法的に定められている記載項目もありませんが、経理上、最低限の項目の記載は必要です。

請求書の書き方ポイントを参考にして、十分な内容で、正確な請求書を作成するようにしましょう。