経理業務効率化の方法と押さえるべきポイントを徹底解説

経理業務効率化の重要性と基本原則

経理業務とは？

経理業務とは、 企業の財務活動を記録・管理し、会計情報を提供するための業務 です。

主な内容には、伝票処理、支払業務、売上管理、決算業務などが含まれます。

これらは企業の財務状況を把握し、経営判断を支える重要な役割を担っています。

経理業務効率化の重要性

経理業務の効率化は、企業の成長と持続的な競争力の確保に直結しています。

経理業務は、企業の財務状況を正確に把握し、経営判断の基礎データを提供するために欠かせないものです。

しかし、経理業務には反復的な作業が多く、手作業によるミスや作業の属人化が発生しやすい課題があります。

効率化を図ることで、作業コストと時間が大幅に削減され、経営資源をより戦略的な分野に振り向けることが可能に なります。

また、業務効率化により、リアルタイムでの財務データの把握が容易になり、迅速な経営判断が可能となります。これにより、予算管理や経営計画の策定にも即応性が高まります。

さらに、効率化された経理体制は、監査対応や法令遵守にも役立ち、企業の信頼性向上にも寄与します。

経理業務効率化の基本原則

経理業務効率化の基本原則は 「自動化」「標準化」「一元化」 です。

具体的には、クラウド会計ソフトの導入による自動化や、作業手順の統一、データの集中管理が含まれます。

これにより、作業負担の軽減とミス削減が実現し、戦略的な業務に時間を割けるようになります。また、効率化を進めることで、経営の透明性向上や迅速な意思決定にもつながります。

経理業務効率化の手順｜経理業務フローの可視化と改善

1. 経理業務フローの整理と細分化
   ▶業務を「日次」「月次」「年次」に分類し、各タスクを細分化。（例えば、預金管理は「入金確認」「振込処理」などに分解）
2. 業務を時系列で並べ、担当者を明確にしたフロー図を作成
   ▶業務スケジュール、内容、担当者、目的、頻度、作業時間などを明確化し、業務の重複や非効率な部分を把握。
3. ECRSの原則に基づいて改善策を検討
   ▶不要な業務の排除と業務の統合を図る。
4. 分析結果に基づき、具体的な改善策を立案
   ▶業務の標準化やITツールの導入、業務の順序や担当者の変更、アウトソーシングの検討など。

ECRSの原則

ECRSの原則は、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（入替）、Simplify（簡素化）の頭文字を取ったものです。

まず不要な業務を排除し、次に業務の統合を図ります 。 この順序で改善を進めることで、効率的かつ効果的な経理業務の改革が実現できます。

【例】月次決算の作業を見直す場合 

不要なレポートを廃止（排除）→類似した作業を一括処理（結合）→作業順序を最適化（入替）→自動化ツールを導入する（簡素化）といったイメージです。

ECRSの原則	具体的な行動
Eliminate（排除）	不要な業務の廃止
Combine（結合）	類似業務の統合
Rearrange（入替）	業務順序の最適化、担当者変更
Simplify（簡素化）	ITツールの活用、自動化

経理業務を効率化するために押さえるべきポイント

請求書発行のデジタル化

従来の紙請求書発行では、印刷、封入、郵送などに手間とコストがかかり、取引先への到着に時間がかかるため、回収サイクルが遅れやすい課題がありました。

デジタル化によって、 電子メールやオンラインシステムを通じて即座に請求書を送付できるため、発行から回収までのスピードが向上 します。

デジタル請求書発行システムを導入することで、取引先ごとの請求書管理が容易になり、送信の自動化や支払期限の管理も可能となります。

また、発行記録が自動で保存され、検索や分析がしやすくなるため、透明性の向上とミス防止に役立ちます。

 POINT 
自社のニーズに合致する適切なツールを選定し、段階的に導入するのが効果的です。まず一部の部署で試験的に導入し、問題点を洗い出した後、全社展開へと移行することで、スムーズな導入が可能になります。

請求書受領のデジタル化

経理業務の効率化においては、請求書受領のデジタル化も重要なポイントです。

従来の紙による請求書処理は、開封・入力・ファイリングなど手間が多く、処理の遅延や人為的ミスが発生しやすいです。

請求書のデジタル化により、これらの作業を大幅に簡略化でき、経理担当者の業務負担を軽減できます。

デジタル化の具体的な方法

デジタル化の具体的な方法としては、 電子メールやオンラインシステムでの請求書受領、OCR（光学文字認識）技術の活用 があります。

これにより、請求書情報の自動取り込みや即時のデータ保存が可能となり、リアルタイムでの確認や共有が容易になります。デジタルデータは検索や分析がしやすく、経営判断にも役立ちます。

会計処理のデジタル化

会計処理のデジタル化は、経理業務の効率化において欠かせないポイントです。従来の手動処理では、伝票の作成やデータ入力に多くの時間がかかり、ミスも発生しやすい傾向にあります。

会計処理をデジタル化することで、こうした 手間やエラーを大幅に削減でき、経理担当者が戦略的な業務に集中できる ようになります。

デジタル化には、クラウド会計ソフトやERP（統合基幹業務システム）の導入が有効です.。

これらのシステムは、会計データの自動集計や経費の分類・集計を迅速に行い、リアルタイムでの財務状況の確認が可能です。

また、データが一元管理されることで、経理の透明性が向上し、監査対応もスムーズに行えます。

経理業務を効率化するメリット

経理担当者の負担軽減とリソースの創出

伝票処理やデータ入力などの手間を省くために、デジタルツールや自動化システムを導入すると、反復的な作業にかかる時間を削減でき、ミスも減らせます。

これにより、経理担当者はより少ない労力で、迅速かつ正確な処理が可能になります。

さらに、空いた時間や労力を他の戦略的な業務に振り向けられるようになり、データ分析や予算計画の策定といった企業の成長に寄与する業務にも集中できます。

効率化は単なる業務負担の軽減に留まらず、経営判断の質向上や企業全体の競争力強化にも直結 します。これにより、企業は限られたリソースを最大限に活用することが可能になります。

ヒューマンエラーを防止できる

経理では、伝票処理やデータ入力などの反復的作業が多く、手動で行うと入力ミスや計算ミスが生じやすい傾向にあります。

これらのミスは、決算や財務報告に大きな影響を与える可能性があり、企業の信頼性にも関わるため、防止が重要です。

効率化のために、 クラウド会計ソフトやOCR（光学文字認識）などを活用することで、データの入力・集計を自動化できるため、手作業によるヒューマンエラーのリスクを低減 できます。

また、確認や修正の手間も削減でき、リアルタイムでのデータ管理が可能になるため、経営判断に必要な正確な情報を提供できる点でもメリットが大きいです。

コストを削減できる

経理業務を効率化することで、多方面でのコスト削減が実現します。

• 紙の伝票や請求書の印刷、保管場所の確保、郵送など
  ▶業務をデジタル化・自動化することでコストが不要に
• 人件費
  ▶クラウド会計ソフトや自動化ツールを導入すると、業務効率が向上し、作業時間が短縮
• 修正作業や再チェックにかかるコスト
  ▶ミスの削減によって確認工数が減る

時間や場所にとらわれない、多様な働き方が実現できる

クラウド会計ソフトや経費精算システムなどのデジタルツールを導入することで、 業務をオンラインで完結できるため、オフィスに縛られずリモートワークが実現 します。

これにより、経理担当者は自宅や出張先からでも効率的に業務を行え、業務環境の自由度が高まります。

また、業務がリアルタイムで一元管理されるため、複数の担当者がいつでも最新の情報にアクセスでき、情報共有もスムーズに進みます。

こうした環境は、育児や介護などの事情を抱える従業員にも働きやすく、優秀な人材を引き留める効果があります。

経理業務を効率化する方法

クラウド会計ソフト・業務システムを導入する

クラウドシステムを活用し、経費精算や売上管理、決算作業をオンライン上で自動化・集約することで、 データの入力や集計作業にかかる時間が短縮され、ヒューマンエラーのリスクも軽減 されます。

さらに、クラウド型のソフトウェアはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークにも対応可能です。

複数の担当者がリアルタイムでデータを共有できるため、チーム内での情報共有や承認作業がスムーズになり、意思決定のスピードも向上します。

また、データのバックアップやセキュリティ対策が提供されている点も、クラウド会計ソフト導入のメリットです。これにより、経理部門全体の生産性が高まり、企業の経営効率も向上します。

キャッシュレス化を進める

キャッシュレス化によって、現金管理や銀行への入出金といった手間が減り、 経理担当者の業務負担が軽減されるほか、支払い履歴のデジタル記録でデータの入力や集計も自動化 できます。

また、取引の詳細がリアルタイムで確認できるため、支払いや入金の状況を随時把握でき、資金管理も効率化可能。

さらに、キャッシュレス化により現金取引に伴う紛失リスクや不正防止にも役立ち、経理データの透明性が高まるため、監査対応もスムーズになります。

加えて、経費精算システムとの連携で申請や承認フローが効率化され、経理業務の生産性が向上します。

会計関連書類のフォーマットを統一する

請求書や領収書、伝票など会計関連書類のフォーマットを統一することで、入 力項目や記載順序が統一され、スムーズなデータ入力や確認が可能 になります。

さらに、システムへの入力・デジタル化も効率化され、経理処理がスピーディーかつ正確に進むようになります。

フォーマットを統一することで、経理担当者が誰でも一貫した方法で業務を行えるようになり、作業の属人化を防ぐ効果もあります。結果として業務の精度向上と効率化が図られ、経理全体の生産性が高まります。

経理アウトソーシングを活用する

経理アウトソーシングは、専門知識を持つ外部の専門家に経理業務を委託する方法です。これにより、 社内リソースを本業に集中させることができます 。

例えば、月次決算や税務申告などの複雑な業務を外部に任せることで、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。

また、最新の会計基準や税制改正にも迅速に対応できるため、法令遵守のリスクも低減できます。

 

ペーパーレス化の推進

紙の書類は印刷・保管・検索・廃棄にコストや時間がかかるうえ、経理作業の進行が遅れがちなので、業務全体の効率を大幅に改善できます。

具体的には、請求書や領収書、伝票などを電子データとして保存・管理することで、 必要な情報を迅速に検索でき、情報の共有やアクセスも容易に なります。

また、電子化により書類の紛失リスクも防げ、セキュリティが強化されます。

さらに、クラウド上でデータ管理を行えば、リモートワークにも対応しやすくなり、柔軟な働き方も実現可能です。

経理業務効率化コンサルティングを導入する

経理業務効率化コンサルティングは、専門家の知見を活用して自社の経理プロセスを最適化する強力な手段です。

企業の現状を詳細に分析し、業界のベストプラクティスを踏まえた改善策を提案してくれます。

コンサルティングの利点は、客観的な視点で業務を見直せる ことです。社内では気づきにくい無駄や改善点を発見できる可能性が高まります。

また、最新のテクノロジーや業界動向に精通したコンサルタントのアドバイスは、将来を見据えた効率化戦略の立案に役立ちます。

小口現金を廃止して振込に変更

小口現金は、現金の受け渡しや管理、帳簿への記帳などに手間がかかり、管理ミスや紛失リスクもあります。また、現金残高の確認や不正防止のための定期監査も必要です。

これを振込に変更することで、こうした 手間を省き、記録の正確性や透明性が向上 します。

振込であれば支払い履歴がデジタルで残るため、経理システムと連携させることで自動記帳や経費精算が可能です。

また、支払い状況がリアルタイムで把握できるため、資金管理が効率化されます。

経理スタッフのスキルアップ

スタッフが新しいツールや最新の会計知識を習得することで、 業務のスピードと正確性が向上し、経理部門全体の効率化に貢献 できます。

たとえば、クラウド会計ソフトやデジタル精算ツールの操作スキルを身につけることで、手作業の減少やミスの防止にも繋がるでしょう。

また、Excelなどのデータ管理スキルや、財務分析の知識を深めることにより、日々の業務だけでなく戦略的な経営サポートにも役立つ人材へと成長します。

さらに、業務改善やIT活用のスキルを持つスタッフが増えることで、効率化に向けた提案や改善策も積極的に取り入れられるようになります。

経理業務が非効率な理由

紙ベースの書類が多い

請求書や領収書、帳簿など、書類を紙で管理すると時間と労力がかかり、ミスのリスクも高まります 。

これらの問題を解決するには、ペーパーレス化の推進が不可欠です。クラウド会計ソフトの導入により、書類のデジタル化と自動仕分けが可能になります。

さらに、電子帳簿保存法の改正により、スキャンした書類の原本廃棄が認められるようになりました。

 

専門的な知識が求められる業務が多い

経理業務には、会計基準や税法、法定の報告基準など、専門知識を要する業務が多く、経理業務の属人化と非効率化が課題になりがちです。

これらは正確に処理する必要があるため、新しい担当者が即戦力となるのが難しく、経験豊富なスタッフに負担が集中しがちです。

また、ミスが生じると大きな影響を与えるため、 複数のチェックや承認が必要な点も、業務全体のスピードが低下する原因 となります。

さらに、経理には頻繁な法改正や会計基準の変更が影響を与えるため、最新の知識を常に学び続ける必要があり、教育や研修のコストも発生します。

手作業の業務が多い

経理部門では、データ入力や伝票処理、帳簿記入などの業務が多く、これらを手作業で行うと時間と労力がかかります。

また、手作業による処理は ミスが発生しやすく、確認や修正に追加の手間がかかるため、全体の効率が低下 します。

さらに、手作業業務は属人化しやすく、特定のスタッフに業務が集中してしまうことで、作業が滞る原因にもなります。

また、手作業に依存する環境では、業務フローを改善することも難しく、効率化が進みにくい傾向にあります。

社内連携がスムーズにできていない

経理部門は、営業部門からの売上情報や購買部門からの仕入れ情報など、社内の他部門から提供されるデータに依存して業務を進めます。

​​​​​​​しかし、 各部門で情報の形式や伝達のタイミングが統一されていないと、経理側でのデータ確認や修正作業が必要となり、処理が遅延する 原因となります。

さらに、情報の伝達が遅れることで、経理部門が迅速に状況を把握できず、資金繰りや決算に影響が出ることもあります。

​​​​​​​これにより、関係者への確認や再度のデータ収集が必要となり、余計な手間が増加します。

慢性的に人材不足

多くの企業では、経理部門に必要な人材が不足しており、 業務の負担が一部のスタッフに集中してしまいがち です。

その結果、限られた人数で多岐にわたる業務をこなさなければならないため、業務の効率が低下します。

また、経理業務は正確性が求められるため、急いで処理を行うことでミスが発生しやすくなり、結果的に再処理や修正作業が必要となることもあります。

さらに、経理業務は専門的な知識やスキルが必要であるため、新たな人材を採用しても即戦力として活躍できるまでに時間がかかります。

【ケース別】経理業務を効率化する際の注意点

ツールを用いて経理業務を自動化する場合

経理業務の自動化ツールを導入する際は、慎重な選定が重要です。以下のようなポイントを確認しましょう。

• 自社の業務フローに適合するか
• 使いやすさやすい操作性かどうか
• セキュリティ水準に問題がないか
• 既存システムと柔軟位連携できるか

経理代行サービスを利用（アウトソーシング）する場合

経理代行サービスの選定時には、以下のようなポイントに注意しましょう。

• 自社の業務規模や特性に合ったサービスかどうか確認
• 料金体系や提供範囲を比較し、コストパフォーマンスを見極める
• データセキュリティに安全性があるか
• 自社との連携方法（スムーズな情報共有ができるか、緊急時の対応は十分か）

業務効率化システムを活用する際のポイント

既存のツールとの連携が可能か

新しいシステムを導入する際は、現在使用中のソフトウェアやデータベースとスムーズに連携できるかどうかを確認しましょう。

•  銀行口座やクレジットカードの取引データを自動で取り込める機能 
  ▶手入力の手間が大幅に削減できる
•  ERPシステムや人事管理システムとの連携 
  ▶データの二重入力を防ぎ、リアルタイムで情報を共有することで、他部門との連携もスムーズに
•  外部サービスとのAPI連携 
  ▶将来的な拡張性も確保できる

自社のニーズに合わせてカスタマイズできるか

業務効率化システムを導入する際は、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるものを選ぶことが重要です。

​​​​​​​業種や業務内容によって求められる機能は異なるため、 システムが自社独自のプロセスや要件に対応できるか確忍することが必要です。

標準機能だけでなく、柔軟な設定変更や追加開発が可能なシステムを選ぶことで、運用効率を最大化できます。

​​​​​​​また、カスタマイズが容易でない場合、導入後のメンテナンスや拡張に多くのコストと時間がかかる可能性があるため、長期的な視点での選定が求められます。

ユーザビリティは高いか

ユーザビリティとは、システムがどれだけ使いやすく、直感的に操作できるかを指します。

使いにくいシステムでは、ユーザーが習熟するまでに時間がかかったり、ミスが頻発したりして、かえって業務の効率を下げるリスクがあります。

そのため、 操作画面が分かりやすく、誰でもスムーズに使いこなせる製品を選ぶことが重要 です。

導入前にはデモやトライアルを通じて、実際の使用感を確認しましょう。また、サポート体制やマニュアルの充実度も考慮し、スムーズな運用が可能かを総合的に評価することが大切です

セキュリティは万全か

経理システムには、企業の重要なデータや個人情報が含まれており、セキュリティ対策が十分にできていないと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。

​​​​​​​そのため、 データの暗号化やアクセス制限、定期的なセキュリティ更新が確保されているか を確認する必要があります。

​​​​​​​また、システム提供者のセキュリティ対策や認証を評価し、万一のトラブル時の対応体制も重要な選定基準です。

さらに、従業員のセキュリティ意識向上も重要です。パスワード管理の徹底や、不審なメールへの対応など、人的要因によるリスクを最小限に抑える取り組みが求められます。

自社の利用状況に合う料金体系か

業務効率化システムを導入する際には、 自社の業務量や利用頻度を踏まえ、最適な料金プランを選択しましょう 。

例えば、従業員数や取引量に応じて段階的に料金が変わるプランなら、会社の成長に合わせて柔軟に対応できます。

​​​​​​​また、初期費用と月額費用のバランスも考慮しましょう。導入時のコストを抑えたい場合は、初期費用が低く月額料金が少し高いプランを選ぶなど、自社の財務状況に合わせた選択が重要です。

さらに、機能ごとのオプション料金の有無も確認が必要です。必要な機能だけを選んで利用できるプランなら、無駄な支出を抑えられます。

まとめ

専門性が高く、手作業が多い経理業務を効率化することで、リソースの最適化やコスト削減、ミス防止など様々なメリットが期待できます。

近年普及が進むクラウド会計ソフトは、経理担当者の負担軽減や経理部門の生産性向上に大きく貢献するでしょう。

​​​​​​​導入時は適切なツール選定や従業員教育を徹底することが重要です。ワイズクラウド では、会計ソフトに詳しいプロがツール選びを無料でサポート！導入検討中の方は是非お問い合わせください。

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