電子契約サービスとは？機能や種類、仕組み、費用相場を徹底解説！

電子契約サービスとは紙の代わりに電子文書ファイルを用いて契約締結する形態

電子契約サービスとは、電子契約を実現するためのシステムです。

電子契約サービスを導入することで、契約書の作成や締結を全てWeb上で完結できるようになります。

近年、政府や関係省庁をはじめ、流通・小売業、建設業、製造業、不動産業など、幅広い業界で電子契約の導入が進んでいます。​​​​​​

 

電子契約サービスの特徴

取引先がアカウントを持っていなくても契約締結できる

電子契約サービスは、取引先がそのサービスのアカウントを持っていなくても契約締結することが可能 です。

そのため、相手方にアカウント作成等の手間をかけることもありません。

相手を選ばずに利用できるため、取引先によって紙と電子を使い分ける必要がなく、汎用性が高い点が特徴です。

署名方法は「当事者型」と「立会人型」の2種類

電子契約サービスは、契約書の本人性を保証する「電子署名」は、大きく「当事者型」と「立会人型」2種類の方法に分けられます。

どちらの方法を用いても、有効性の担保に問題はありません。

 

電子契約は書面契約と同等の安全性・証拠力が担保されている

電子契約サービスは、電子契約と書面契約の証拠力には大差がなく、高い安全性が担保されています。

電子署名とタイムスタンプによる「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」がされた場合、 電子契約であっても法的証拠力を有する契約として認めてもらうことが可能 です。

万が一裁判等が発生した場合も、電子契約書は有効な証拠として利用できます。

電子契約サービスの選び方

自社の業種・業態にあったシステムか

電子契約サービスを導入する際は、法律面や商習慣において、自社のビジネスモデルに対応できるシステムを選びましょう。

契約書は、 基本的に10年の保管期限が定められていますが、業種・業態によって決められた保管期限は異なります 。

また、契約承認のステップも会社によってまちまちなので、カスタマイズの自由度も重視するのがおすすめです。

電子契約の種類

電子契約サービスは、大きく「立会人型」と「当事者型」の2種類に分けられます。

それぞれにメリットとデメリットがあるため、より自社に合った署名方法を選ぶようにしましょう。

   

セキュリティ機能

電子契約サービスを選ぶ際は、安全性も考慮し、自社が求めるセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。

特に、 企業間の契約では、システムのセキュリティ体制が双方の社内規程に合致しないと、締結に支障が出てしまいます。

サービスごとにセキュリティ機能は異なるため、それぞれの特徴を比較したうえで自社に適した仕様を見極めましょう。

契約件数あたりのコスト

電子契約サービスを検討する際は、自社の規模や契約件数を踏まえて、コストに見合ったシステムを選びましょう。

特に、 契約件数が比較的多い企業は、1件あたりの送信料が安いシステムを選ぶのがおすすめです。

また、過去分の契約書面を電子化したい場合は、その分の費用も含めたトータルコスト確認しましょう。

外部連携の自由度

電子契約サービスを導入する際は、外部システムと連携しやすいサービスを選ぶのがおすすめです。

外部連携（API連携）の自由度はシステムの運用効率を左右するため、自社の求める自由度に合ったサービスかどうかを事前に確認しましょう。

電子契約サービスの比較ポイント

 

電子契約サービスの導入目的とおすすめ機能

印紙税をなくしたい

紙の契約書は、契約金額に応じて印紙税がかかるほか、収入印紙を購入するといった手間も発生します。

一方、 電子契約の場合は非課税なので、印紙税を節約することが可能 です。

なお、印紙税は契約金額に比例して高くなるため、契約金額が大きい企業ほど電子契約の導入メリットが大きくなります。

契約締結の手間を減らして効率化を図りたい

紙の契約書では、「製本→捺印→取引先に郵送→返送してもらう」という流れが必要なので、契約締結までに手間と時間がかかります。

電子契約を利用した場合、全てのフローをシステム上で完結できるため、効率的に契約締結することが可能です。

契約締結までの煩雑な手続きを無くし、契約や売上をリアルタイムに管理したい場合は積極的に活用しましょう。

契約承認フローや社内承認稟議をシステム上で済ませたい

電子契約サービスを利用することで、 契約の承認や社内稟議をシステム上で完結できるため、約締結の承認フローが円滑化されます。

紙で稟議書を回覧する場合、全員が確認するまでに時間がかかってしまいがちです。

電子契約システムのワークフロー機能を活用することで、社内承認のスピードアップが図れます。

コンプライアンスを強化したい

電子契約サービスを導入することで、 契約の締結から締結後の契約書保管まで、一貫してセキュリティ対策のされたシステム上で管理できる ので、契約締結に関するコンプライアンスの強化にも繋がります。

また、電子署名とタイムスタンプで「いつ・誰が・何に」合意したのか記録されるため、締結後に内容を書き換えられる心配もありません。

契約書の文書作成を効率化したい

契約書のテンプレートを活用できる電子契約サービスを導入すれば、文書作成業務を効率化することも可能です。

特に、作成する契約書の種類が幅広い場合は、複数のテンプレートを登録できる電子契約システムを選ぶとよいでしょう。

おすすめ電子契約サービス一覧

 

DIGITALSIGN（デジタルサイン）

「DIGITALSIGN」は、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。

訪問や郵送の手間がないため、通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分に短縮されます。

初期費用無料かつ契約期間の縛りもないフリープランがあるので、手始めに使ってみたいという方におすすめです。

マネーフォワード クラウド契約

「マネーフォワード クラウド契約」は、電子契約の作成だけでなく、紙の契約書についても決裁のワークフローが利用できます。

電子契約と紙の契約書面を一元管理できるため、紙の契約書を管理しつつ、徐々に電子契約も導入していくことも可能です。

また、ワークフロー機能搭載で、 契約の申請や社内承認、契約締結までを一括管理できる 点も魅力です。

クラウドサイン

「クラウドサイン」には、契約書のテンプレートが10種類ほど用意されており、契約書の雛形が用意できていない企業におすすめのサービスです。

また、既に自社オリジナルの雛形がある場合も、PDFでアップロードして使用できます。

ただし、契約書の送信はPDF形式のみで、1回ごとの送信料が200円と少し高めの設定になっている点には注意しましょう。

freeeサイン

「freeeサイン」は、Googleドキュメントを使用することで、システム上でテンプレートやドラフトを編集できる機能が特徴的です。

また、書類の送信料が0円なので、送信件数が多い会社でも金額を気にせず利用できます。

ただし、無料プランで送信できるのは月に1通まで、Lightプランは1アカウントのみの利用料金という点には注意しましょう。

DocuSign

「DocuSign」は、国外でも使われている電子契約サービスで、 米国をはじめとする世界各国で文書の法的有効性を保証できます 。

契約書の締結フローに応じて通知設定などもできるため、返送された契約書の処理や締結先の連絡などを管理しやすい点が魅力です。

文書への署名機能のみ利用できる無料のドキュサインプランは、署名できる文書の数が無制限なので、最低限の機能で利用したい企業におすすめです。

電子印鑑GMOサイン

「電子印鑑GMOサイン」は、 2022年4月現在140万社以上が導入 している電子契約サービスです。

契約フローをワンストップで管理できるほか、各データを暗号化して保存されるため、セキュリティレベルの高さが評価されています。

無料で利用できる「お試しフリープラン」も用意されているので、1度使ってみてから導入を検討するとようでしょう。

Adobe Sign

「Adobe Sign」は、 年間80億回以上の取引処理件数を誇る、グローバル規模の電子契約サービス です。

月額費用は4,270円～と比較的安価なほか、書類の送信料も0円なので、機能性とコストパフォーマンスを両立させたい企業におすすめです。

法人版では、他システムとも柔軟に連携可能なので、営業活動や顧客管理の業務効率化にも活用できます。

Sign Time

「SignTime」は、日本語と英語両方に対応しているほか、手書きサインに近い電子署名を利用できる電子契約サービスです。

月額980円のプランでも、50通までは送信手数料無料で利用できるため、幅広い業種・業界で利用されています。

ただし、システム連携はエンタープライズプランのみに対応しているため、注意が必要です。

ContractS CLM

「ContractS CLM」は、契約書の作成や社内での相談・承認、契約の締結、更新管理など、あらゆるフローを1つのツールで完結することが可能です。

電子契約サービスの基本的な機能だけでなく、 Wordの編集機能やナレッジマネジメント機能も搭載 されています。

そのため、システムの導入によって契約プロセス全体を効率化したい企業におすすめです。

DX-Sign

「DX-Sign」は、弁護士監修のもと設計されているため、重要な契約書も安心して管理できます 。

機能が充実していながら、価格も低コストなので、機能性と費用面のバランスを重視したい企業におすすめです。

また、操作画面も分かりやすくなっており、 ITに慣れていない人でも使いやすい 点でも人気を集めています。

ジンジャーサイン

「ジンジャーサイン」は、使いやすいUIと充実したサポート体制を強みとしています。

搭載機能も充実しており、契約書の起案や作成から保管まで、契約に関する業務ワントップで行えるのも特徴です。

さらに、 他のjinjerシリーズとも連携して利用できる ため、問い合わせ先を1つのサービスに集約したい方に最適でしょう。

電子契約サービス導入のメリット

契約完了までの作業が簡単になる

電子契約サービスを利用することで、 契約完了までにかかる手間を大幅に削減することが可能です。

書面契約の場合、契約内容の合意後も、印刷や製本、郵送、保管といった事務作業が発生します。

一方、電子契約にすることでこれらの作業が効率化され、契約までのスピードも劇的に早くなります。

コスト削減

電子契約にすることで、人件費と利用料以外の費用が不要になる ため、契約締結にかかる費用を削減できます。

書面契約の場合は、1通あたり約3,000円～5,000円ほど費用かかるとも言われています。

また、内容変更があった場合もその都度印紙代が発生するため、電子契約にするだけで大幅なコストカットにつながります。

さらに、契約の種類ごとに印紙額を確認する時間的・作業的コストも削減できます。

保管場所の削減

電子契約サービスを導入することで、膨大な数の契約書を整理する手間やコストが不要になります。

会社法では、 契約書の保管期間が10年間と定められており、契約件数が多い企業は管理が煩雑になりがち です。

電子契約に切り替えることで、 契約書を全てデータで保管できるため、​​​​​保管場所や管理の手間を削減できます。

検索・閲覧が簡単

電子契約サービスでは、契約書を全てデータで管理できるため、手軽に過去の契約書を閲覧できます。

書面の契約書の場合、膨大な契約書の中から該当する文章を見つけるには時間や手間がかかります。

電子データであれば、検索機能を使ってすぐに必要な書類を探し出すことが可能 です。

コンプライアンス強化

電子契約にすることで、 契約書の改ざんや紛失リスクが低減され、コンプライアンスの強化につながります。

電子署名とタイムスタンプで「いつ・誰が・何に」合意したのか記録されるため、締結後に内容を書き換えられる心配がありません。

また、契約書はシステム上に保管されるため紛失するリスクもなく、情報が外部に漏れる心配もないです。

電子契約サービス導入の注意点

書面での締結が義務となっている契約がある

一部の契約書については、契約書の電子化が認められていないため、注意が必要です。

たとえば、 定期借地契約や定期建物賃貸借契約に関する契約書、訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売取引における契約書面などは電子契約ができません 。

自社の扱っている商材が、電子契約書に対応するかどうか確認したうえで、システムを導入しましょう。

自社社員への説明

電子契約サービスを導入すると、社内の業務フローが変化するため、社員への事前説明は必須です。

説明がしないままシステムを導入すると、社内の混乱や業務上のトラブルに発展する可能性があります。

導入後はきちんとしたフォローをするほか、必要に応じて研修なども実施しましょう 。

取引先への対応

電子契約の普及率は年々増加していますが、まだまだ馴染みのない企業も多いのが現状です。

そのため、​​​​​​電子契約サービスを導入する際は適宜取引先に対して説明を行い、理解を得る必要があります。

いきなり導入するのが不安な場合は、 簡単な契約書で験的に利用してみるのもおすすめ です。

サイバー攻撃に遭うリスク

電子契約サービスを利用する場合、サイバー攻撃される可能性があるというデメリットが挙げられます。

万が一 サーバーがサイバー攻撃されると、データやサイトの機能が停止するといったトラブルが想定されます 。

このようなリスクを避けるために、 データの保管やセキュリティ対策をしっかり行っているシステムを選びましょう 。

まとめ

電子契約とは、紙の代わりにPDFなどの電子文書ファイルを用いて契約を締結する形態です。

電子契約サービスを導入することで、契約書の作成や社内稟議、締結後の書類管理まで、Web上で一元管理できるようになります。

自社にシステムを導入する際は、コストだけでなく、搭載されている機能やセキュリティ対策、自社商材との整合性なども含めて総合的に比較検討しましょう。