24時間予約受付も可能！クラウド化した「IVR」でコスト削減＆業務効率化！！

2019/05/29（公開：2018/05/24）

現代のビジネスシーンにおいて、コスト削減は常に考えておかなければいけない問題と言えます。オフィスにおけるさまざまな管理システムで、コスト削減を可能にするものが数多く登場しています。中でも今注目されているのが、電話対応の業務効率化です。電話対応に追われて業務が滞ったり、オペレーターの人手不足により入電を取れずにロスしてしまったりと、企業が頭を抱える悩みは尽きません。
そこで電話対応業務の効率化をはかるため、多くの企業で導入が進んでいるのが、自動音声応答ツールである「IVR」です。

IVRとは

「IVR」は、みなさんがカスタマーセンターなどに電話した際、問い合わせ内容に合致するボタンを押すようなアナウンスを聞いたことがあるのではないでしょうか。これが「IVR」の動作の1つとなります。
主にコールセンターなどで多く利用される「IVR」は、営業やアンケート調査といったアウトバウンド業務から、受電漏れ対策などインバウンド業務まで、さまざまな場面で活用されています。企業の規模や業種に左右されず、電話を利用する業務全てが対象であり、それらの作業効率の向上とコスト削減を可能にするシステムです。

IVRを導入するメリット

大企業から中小規模のオフィスまで、あらゆる企業で導入が進んでいる「IVR」。どういった点が、企業に必要とされているのでしょうか。

①「IVR」は、低コストで導入可能

「IVR」は、インターネット回線を経由して、クラウド上にデータを保存するため、高いサーバーやソフト、機器などを揃える必要がありません。そのため導入に必要な初期費用などを、最小限におさえることが可能なため、手軽に導入することができます。

②24時間対応の予約受付システムも実現可能

企業だけでなく、飲食店を始めとした店舗での利用も可能な「IVR」は、プッシュボタンと音声が24時間自動で対応します。これにより、予約受付を24時間行うことができるため、飲食店や病院の予約受付、通信販売やチケットなどの請求を受け付けることも可能です。最近ではパソコンやスマホで予約を行うことが多くなりましたが、こうしたツールを使いこなせない方でも予約をすることができるため、サービスの向上にもつながります。
コールセンターで使う場合も、受電可能数を超えてしまった際に、自動音声が代わりに受け付けてくれるので、予約漏れや受電漏れも減らします。

③迷惑な営業電話を撲滅

「IVR」では、電話を受ける以外にもさまざまな機能があります。サポートセンターへ電話をした際に耳にするような、自動音声による各担当部署への割り振りや、留守電応答機能などが設定可能。お客さまをスムーズに誘導できるほか、わずらわしい営業電話を抑止することもできるため、人的コストとなる電話のやりとりを減らして、業務効率を上げることが可能になります。

IoTでんわとの組み合わせで導入費も削減

いくらIVRを導入しようと思っても、開業を考えている人や、既設の電話機から切り替えようとしている人などは、どうしてもビジネスフォンのシステム導入から必要となってきます。そこで従来のビジネスフォンシステムを導入すると、電話交換機の設置費用などの初期費用が大きく発生してしまいます。
そこでクラウド対応型ビジネスフォン「IoTでんわ」と組み合わせることで、初期の設備投資をグッと抑えることが可能です。これまでのビジネスフォンと違い、クラウド上に電話交換機を備えた「IoTでんわ」であれば、設置費用などもかからないため、案内業務の効率化がスピーディーかつ低コストで実現できます。

まとめ

これまで、電話対応に追われてしまうことで、就業時間を過ぎてやっと自身の仕事に着手できるようになり、遅くまで働かなくてはいけませんでした。しかしIVRを導入し、電話対応を一部まかなってくれることで、自信の業務に早くから着手することができるので、従業員の業務の効率化に大きく貢献してくれるでしょう。
大がかりなシステム構築なども必要ないため、導入にかかる費用も抑えることができる「IVR」は、今電話対応で仕事を圧迫して困っているという企業や店舗には、ピッタリのサービスと言えるのではないでしょうか。これからビジネスフォンを導入検討している方は、携帯への内線転送も可能になる「IoTでんわ」と組み合わせて考えてみると良いかもしれません。

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