迷惑な営業電話を撃退する方法10選！断り方や会社でできる対策を紹介

企業が迷惑電話対策をすべき理由

対応を終えるまでに時間がかかり、業務効率が低下するから

迷惑電話の対応にかかる時間は、業務効率の低下に直結します。特に、営業電話や勧誘電話に対して社員が丁寧に対応したり、相手が強引な態度をとったりすると、通話が長引いてしまいがちです。

このような状況は、 社員が本来行うべき業務から時間を奪う形になり、仕事の効率が悪化します。

また、迷惑電話対策が不十分であると、繰り返し同じ業者から電話がかかってくることもあります。このような状況を避けるために、迷惑電話対策を実施することが重要です。

集中力が途切れるから

迷惑電話がかかってくると、社員の集中力が途切れてしまいます。

仕事に集中しているときに突然の着信が入ると、 ワークフローが中断されるだけでなく、その後の業務にも悪影響を及ぼすことがあります。

例えば、プロジェクトの進捗管理や情報共有に集中しているときに、迷惑電話がかかってくると、気持ちが切り替わるまでに時間がかかり、結果として業務効率が低下します。

ストレス・精神的苦痛になるから

迷惑電話によって、社内の雰囲気が悪化してしまうリスクもあります。

迷惑電話に対するストレスにより、 対応する担当者がイライラし始め、その態度が周囲に影響を与えることで、全体の働きぶりが低下しまうでしょう。

さらに個人の精神衛生上も、ストレスが溜まることで、抑うつや不眠症など体調不良が引き起こされる場合があります。

機密情報の流出につながる恐れがあるから

迷惑電話によるストレスや精神的苦痛が原因で、機密情報の流出につながる恐れがあります。

精神的に疲弊した状況では、相手がどのような目的で電話をかけてきたのか把握しきれないまま、うっかり情報を漏らしてしまいかねません。

会社にかかってくる迷惑電話とは

しつこい営業電話

特定の会社が、新規取引の依頼や商品・サービスの勧誘など、営業目的で繰り返し電話をかけてくるケースは少なくありません。

このような電話は、受け取る側の業務の進行を妨げたり、無用なストレスを与えたりするため、迷惑電話と言えるでしょう。

しつこい営業電話を回避するためには、 まずは相手の名前や会社名、電話番号を確認し、電話を受ける必要があるかどうかを判断 した上で、無駄な時間をかけずに、お断りする言葉や理由を用意しておくことが重要です。

悪質なクレーム

悪質なクレームは、企業にとって非常にストレスの原因となる一方で、 クレーム対応の仕方は企業の評価に直結するため注意が必要です。

まずは、悪質なクレームに対処するための社内マニュアルを整備し、担当者が対応方法を理解できるようにしておくことが有効です。また、ベテランの担当者がすぐに対応できるようにもしておきましょう。

なお、クレーム対応の負担がかなり大きい場合は、クレーム対応のセンターやサービスを利用することもおすすめです。

いたずら電話

いたずら電話も企業にとって大きな迷惑となるため、対策を講じる必要があります。まず、 いたずら電話のある特定の時間帯や着信番号を把握し、社内の対策を練りましょう。

また、いたずら電話対策のソフトウェアやサービスを利用し、事前に不審な電話をブロックするのも効果的です。さらに、担当者に対する研修を実施し、対応方法を周知させることも大切です。

場合によっては、いたずら電話が業務に悪影響を及ぼすことがあるため、そのような場合は警察に相談することも検討しましょう。

営業電話・迷惑電話への基本の対応方法

会社名・担当者名・用件を聞く

営業電話や迷惑電話を受けた際には、まず相手の会社名、担当者名、用件を聞くことが基本の対応方法となります。

これにより、 相手が誠実な取引先か、いたずら電話や迷惑電話であるかを判断することができます。

​​​​​​​ただし、大切な取引先からの電話である可能性も考えられるため、忙しい業務中にかかってきた電話であっても、丁寧な言葉遣いで対応することが大切です。

電話ができない場所にいることを伝える

電話ができない場所にいることを伝える方法として、まず相手に自分の状況を説明し、その理由を根拠や具体例とともに提示することが有効です。

​​​​​​​例えば、病院や図書館などの静かな場所にいる場合や、電話で話すことが難しい状況にある場合を挙げましょう。

​​​​​​​このような理由を明示することで、 電話対応できないことを納得してもらいやすくなります。

早い段階でお断りする

営業電話では、 相手のセールストークのペースにはまってしまうと断りにくくなるので、なるべく早い段階で電話を切ることが重要です。

​​​​​​​ただし電話を切る際は、明確にこちらの意向をはっきりと伝えなければ再度迷惑電話がかかってきてしまう可能性があるので、簡潔に断り文句を伝えるようにしましょう。

丁寧に・きっぱりと断る

営業電話を撃退する電話応対のポイントは、丁寧かつきっぱりとお断りすることです。

​​​​​​​営業電話を長引かせてしまうと、 本来の業務に支障が出てしまい、業務に集中できない状態になりかねません。

​​​​​​​電話対応は企業のイメージにもつながるため、営業電話と判断できた段階で、落ち着いてお断りしましょう。

強引な営業電話に対する良くない断り方

あいまいに断る

強引な営業電話に対する良くない断り方は、あいまいに断ることです。

​​​​​​​「あいまいな断り方」は、 相手にはっきり拒否されていないため、逆にしつこくされることがあります。

​​​​​​​例えば「今忙しいから…」や「また後でかけてほしい」など、断り方が曖昧であると、相手は再度連絡を試みる可能性が高まります。

担当者の名前や連絡先を教える

強引な営業電話に対する良くない断り方は、担当者の名前や連絡先を教えることです。

​​​​​​​担当者の名前や連絡先を教えてしまうことで、あたかも取引先を装って何度もしつこく連絡してくるリスクが高まります。

​​​​​​​また、後々追跡される可能性もあり、 他の営業担当者に引き継がれて新たなアプローチを受けることがあるので注意が必要です。

強引な営業電話を断る際に使えるフレーズの例

有益ではない営業電話や迷惑電話の可能性がある場合

有益ではない営業電話や迷惑電話の可能性がある場合に使えるフレーズとしては、「現在、そのようなサービスは必要ありません」というフレーズが効果的です。

​​​​​​​このフレーズは、相手が提案している内容に関心がないことを伝えつつ、 他の機会に提案があれば検討する意思を示すことができます。

​​​​​​​また、「私たちの業務内容や取引に関しては、適切な判断ができる担当者がいますので、そちらに連絡していただけますか？」というフレーズも効果的です。

​​​​​​​このフレーズは、自分が適切な対応ができないことを示すと同時に、 相手に適切な対応を求めていることをアピールできます。

はっきり断りたい場合

はっきり断りたい場合には、まず相手が営業であることを確認し、迷惑であることを伝えましょう。

​​​​​​​具体的には、「お話はありがたいですが、今後のお取引は不要です」という言葉を使って明確に伝えます。これにより、 相手に迷惑であることを理解させることができます。

​​​​​​​また、相手が再度連絡をかけてくることを防ぐために、相手の会社名や担当者名を確認し、連絡先番号を着信拒否設定しておくことも有効です。

こちらから連絡する旨を伝える場合

こちらから連絡する旨を伝える場合は、まず相手に「今はお話を伺う時間がありませんが、後ほどこちらから連絡させていただきます」と伝ましょう。これにより、 相手はしつこく電話をかけてこなくなるでしょう。

​​​​​​​また、電話がかかってくる時間帯を確認し、その時間帯に対応できる担当者を指定することも効果的です。これにより、相手は自社の担当者と直接話せることから、無駄な営業電話が減るでしょう。

営業電話・迷惑電話を撃退する方法10選

着信拒否設定する

営業電話・迷惑電話の撃退方法に、着信拒否設定にするというものが挙げられます。

​​​​​​​多くの営業電話は、1回で終わらずに、何度もかかってくることが多いです。 2回目以降の営業電話には、着信拒否設定がおすすめです。

​​​​​​​新規の営業電話に関しては、かかってくるごとに着信拒否設定をするのが大変ですが、コストがかからずに営業電話対策を行えます。

取引先の電話番号を登録し、知らない番号や非通知は取らない

営業電話・迷惑電話を撃退するには、取引先の電話番号を登録し、知らない番号や非通知は取らないという方法が有効です。

​​​​​​​取引先の電話番号を登録することで、顧客の問い合わせや契約の相談など、ビジネスに直結する重要な電話を見逃さず確実に対応できます。

​​​​​​​同時に、 登録していない番号や非通知からかかってきた電話は取らないことで、営業電話・迷惑電話を受けずに済みます。

電話対応時間を設定する

営業電話・迷惑電話を撃退するには、電話対応時間を設定し、指定した時間帯の着信には自動音声で対応する方法が有効です。

​​​​​​​早朝や夜などの営業時間外にかかってくる着信を拒否できるため、 残業中の社員にしつこい営業電話対応をさせることを避けられます。

​​​​​​​また、電話対応時間を設定後は、会社のサイトや資料、案内等にその時間を明記し、取引先や顧客に理解を求めることも重要です。

社内対応マニュアルを策定する

営業電話・迷惑電話の撃退方法に、社内対応マニュアルを用意するというものが挙げられます。

​​​​​​​営業電話の着信に出てしまった際に、落ち着いて対応するために、電話の断り方や言葉遣いを記載したマニュアルを用意しましょう。

​​​​​​​マニュアルを用意した後、実際に営業電話がかかってくることに備えて、ロープレを行いましょう。より落ち着いて対応しやすくなります。

営業電話の断り文句を覚え、対応スキルを向上させる

営業電話・迷惑電話を撃退するには、営業電話の断り文句を覚え、対応スキルを向上させる方法が有効です。

​​​​​​​営業電話の断り文句を覚えることで、 誰にかけても同じ文言で断られることになり、相手も諦めざるを得なくなります。

通話録音を実施する

録音する旨を自動案内で伝え、通話録音を実施することで、 悪質な営業担当者は「履歴として残したくない」と思うので、営業電話の発生を抑止できる可能性があります。

​​​​​​​実際に被害が生じた場合、提出すれば有力な証拠としても利用できるので、企業は不快な営業電話から身を守りながら、万が一の際には法的に有利な立場を確立できます。

​​​​​​​なお全通話の録音が難しい場合は、いつでもすぐに録音を開始できるようにしておくのがおすすめです。

IVR(自動音声応答)を導入する

営業電話・迷惑電話を撃退するには、IVR(自動音声応答)の導入もおすすめです。担当者につながるまでに自動応答を挟むことで迷惑電話の削減が可能だからです。

​​​​​​​営業電話の場合、ガイダンスの最後に案内される「担当者に繋ぐ」のボタンを押すことが多く、実際に担当者に繋がるまでに長い時間と手間が発生します。

​​​​​​​そのように、時間的コストが発生し業務効率も悪いことから、 営業電話をかけている側は音声ガイダンスが流れた時点で営業電話を切るケースが多いのです。

​​​​​​​また、一度かかってきた営業電話の番号を着信拒否登録できることからも、IVRは営業電話対策におすすめといえます。

​​​​​​​▶関連記事：電話に自動で応答！？自動音声対応システム（IVR）の比較とおすすめ10選

迷惑電話対応サービスを導入する    

営業電話・迷惑電話の撃退方法に、迷惑電話対応サービスを導入するというものが挙げられます。

​​​​​​​迷惑電話対策を専門として様々なサービスを提供する企業もあり、 サービスを利用することで、確実に営業電話対策を行えます。

「トビラフォン Biz」や「迷惑電話自動ブロック」などのサービスがあり、効率的に営業電話を減らしたい場合におすすめです。

電話代行サービスで対応してもらう

営業電話・迷惑電話の撃退方法に、電話代行サービスを利用するというものが挙げられます。

​​​​​​​電話代行サービスとは、 電話の一次対応を外注化して、営業電話と問い合わせとを振り分けてくれるサービスです。

​​​​​​​電話代行サービスを利用することで、営業電話をブロックしながら、1件1件電話対応業務に集中することができます。

警察に相談する

迷惑電話や営業電話が過度に多い場合は、内容によっては警察に相談することも検討すべきです。

特に、 個人情報を詮索するような電話や脅迫まがいの言動がある場合は、警察に通報したほうが良いでしょう。

​​​​​​​警察は、発信者の特定や警告、場合によっては捜査や摘発など、相談者の情報をもとに迷惑電話対策を行ってくれます。

​​​​​​​迷惑電話対策のみならず、警察に相談することで、他の被害者が減るという社会的な貢献も期待できるので、状況を見て相談するのも対策の一つです。

営業電話が多い場合、訴えることはできる？

特定商取引法で違法とされている行為

営業電話や訪問販売など、事業者から勧誘や営業を行う取引においては、特定商取引法の適用を受けます。

​​​​​​​具体的な違法行為の例としては、 事業者の社名・氏名を名乗らずに行う営業活動や、 断わられた相手に何度も行う勧誘が挙げられます。

これらの行為は、特定商取引法に基づいて制限されており、違反した場合には罰則が科せられることがあります。

事業者の社名・氏名を名乗らない

事業者の社名・氏名を名乗らない行為は、特定商取引法で違法とされています。

​​​​​​​これは、 消費者が取引を行う事業者を特定できないまま、商品やサービスを購入させられることを防ぐための規定であり、消費者の権利を守ることを目的としています。

​​​​​​​事業者が社名・氏名を名乗らずに営業活動を行うことは、顧客に対して不信感を抱かせるだけでなく、法令遵守の観点からも問題があるため、適切な対応が求められます。

断わられた相手に何度も勧誘を行う

断わられた相手に何度も勧誘を行う行為も、特定商取引法で違法とされています。

​​​​​​​これは、 消費者の意思に反して無理やり商品やサービスを販売しようとする行為を防ぐための規定であり、顧客の権利を保護することを目的としています。

​​​​​​​事業者は、顧客からの断りを尊重し、無理な勧誘を控えることが求められます。

刑法に該当するケース

刑法に該当するケースとしては、詐欺や恐喝などの犯罪行為が考えられます。

​​​​​​​これらの行為は、 直接的に危害を加えられた場合に限らず、営業電話においても同じで、法令違反や犯罪行為は厳しく罰せられます。

脅迫

脅迫は、相手に対し不利益を及ぼす言動で恐怖感や危機感を抱かせる行為です。

​​​​​​​具体的な例としては、 個人情報の漏洩や 機密情報の暴露、 違法行為の告発などが挙げられます。

​​​​​​​脅迫行為は、法律で禁止されており、加害者には罰則が科せられる可能性があります。

信用棄損

信用棄損は、他人の評判や信用を損なうことを目的とした行為です。

​​​​​​​具体例としては、 噂話や 誹謗中傷、 偽の情報を流布して相手の信用を失わせることが挙げられます。

​​​​​​​信用棄損は法律で禁止されており、被害者は損害賠償請求を行うことができます。

営業電話が多い場合に通報できる？

営業電話が多くて迷惑を感じる場合、電話の相手が違法な手段を使っている場合、勧誘内容が悪質である場合は、消費者センターや警察に通報することができます。

​​​​​​​ただし、 一般的な営業電話である場合、通報を行うことは難しいです。

​​​​​​​そのため営業電話対策として、着信拒否機能を利用したり電話対応マニュアルを作成したりし、社内での対応ルールを徹底させることが効果的です。

​​​​​​​また、外部サービスを利用して迷惑電話の発信元を特定し、ブロックすることも有効です。

会社への営業電話・迷惑電話の原因

名刺の交換や紛失

名刺の交換や紛失が営業電話・迷惑電話の原因の一つとなっています。 名刺に記載されている連絡先が第三者に渡り、悪質な営業や勧誘の電話がかかってくることがあります。

​​​​​​​特に、名刺交換時に相手の名前や会社名などの情報を確認しなければ、名刺が悪用される可能性があります。

​​​​​​​この問題に対処するためには、名刺交換時に相手の情報を確認し、信頼できる人物であることを確かめてから名刺を渡すことが重要です。

社員リストの流出

社内のたくさんの人に迷惑電話がかかってきている場合には、社員リストの流出が考えられます。

​​​​​​​企業情報や社員情報をまとめて売買している業者もあるので、 同じ内容の営業電話がかかってきている場合は、社員リストが流出していないか調査が必要です。

ランダムな発信

ランダムな発信は、 相手の反応を見ることや 場当たり的な行動を楽しむ愉快犯の場合が多いです。

​​​​​​​ランダムな発信は、企業側には落ち度がないため、事前に防ぐことが難しいです。

​​​​​​​そのため、自動応答システムやコールフィルタリング機能を持つ電話機を導入し、着信を電話システムでワンクッション挟むのがおすすめです。

個人的な怨恨

個人的な怨恨による迷惑電話は、特定の人物に対してのみ発生し、対策が困難なケースといえます。

​​​​​​​迷惑電話の相手が会社に乗り込んで来る可能性もゼロではないため、まず怨恨の原因を特定し、それに対して対処することが必要です。

​​​​​​​また「相手が誰であるか」「目的は何か」を特定するために、通話内容や通知履歴を確認し、芳製造の対策を立てることも大切です。

まとめ：迷惑電話対策で効率的な業務運営へ

迷惑電話対策を行うことは、効率的な業務運営に向けて重要なステップです。適切な対策を講じることで、社員のストレス軽減や業務効率の向上が期待できます。

​​​​​​​今回解説した対策は、リストの流出やランダム発信等、様々な状況に対応するためのものです。

​​​​​​​さらに詳しく知りたい方は、迷惑電話対策センターや専門家に相談するのがおすすめです。効果的な迷惑電話対策を行い、業務効率の向上に努めましょう。