【図解】ビジネスフォン(ビジネスホン)の仕組みを徹底解説！主装置の役割や家庭用電話機との違い

ビジネスフォン(ビジネスホン)とは「オフィス向けに設計された多機能電話システム」

ビジネスフォンは、 企業やオフィス向けに設計された多機能電話システムで、複数の外線や内線を効率的に管理できます。

音声通話の他、転送、保留、内線通話、会議通話など、業務に役立つ機能が豊富に備わっています。

ITインフラと統合し、クラウドやVoIP技術と連携することで、業務効率を大幅に向上させることも可能です。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い

ビジネスフォンは複数台の電話機を同時に発信・着信できる

家庭用電話は1台につき1通話しかできません。つまり、利用したい電話機と同じ数の電話回線が必要になります。

しかし、ビジネスフォンは複数チャネルを契約すれば、 複数台の電話機で同時に発着信が可能です。

電話回線1つと必要な数の電話機を揃えるだけで済むので、経済的かつ効率的に運用できます。

ビジネスフォンは1つの電話番号を複数の電話機で共用できる

家庭用電話は、発番された番号を特定の電話機1台でしか使用できません。

しかし、ビジネスフォンは複数チャネルを契約することで、 1つの番号を複数の電話機で共有でき、複数からの着信に応答可能です。

もし仮に、4つの回線を契約していれば、同時に4つの違う電話番号から電話がかかってきても、別の電話機で対応できます。

ビジネスフォンは転送機能でオフィスにかかってきた電話を別の担当者につなげられる

家庭用電話では、電話機同士の接続ができないため、別の電話機への転送ができず、担当者が受電した電話機まで移動しなければなりません。

ビジネスフォンを導入すれば、 保留転送でかかってきた電話を担当者の電話機に繋げられ、デスクから移動することなくスムーズに対応が可能です。

ビジネスフォンでは内線機能が使用できる

ビジネスフォンの特徴である内線機能は、主装置で各電話機に内線番号を割り振り、 同じ主装置に接続された電話機同士で手軽に呼び出しが可能です。

別の部屋にいるスタッフへの連絡や、外線電話の取次ぎもスムーズに行えます。

家庭用電話機にはないビジネスフォンならではの内線機能が、業務効率を大幅に向上させる要因となります。

ビジネスフォンはビジネスに便利な機能が盛りだくさん

ビジネスフォンには、 留守番電話や 転送電話の他にも 共通電話帳や 自動応答など、家庭用電話機には便利機能が揃っています。

例えば、自動通話録音機能では通話の内容をそのまま録音できるため、会話の食い違いやメモのし忘れを防ぐことが可能です。

スマホ連携機能では、スマホをビジネスフォンと連携させることができるため、外出先からも無料の内線通話が可能になります。

▶【さらに詳しく解説】ビジネスフォンの主な機能一覧・使い方

ビジネスフォンとPBXの違い

PBXとは、 電話交換機として機能する主装置のことです。

ビジネスフォンは、 このPBXと専用の電話機(端末機)を組み合わせたシステムを指します。

接続の規模

ビジネスフォンは中小規模のオフィスに適しており、PBXは大規模な企業や組織での利用を想定しています

ビジネスフォンは、 数台から数百台の電話機を接続できるシステムです。

一方で、PBX(構内交換機)は 数千台の電話機を接続でき、広範囲な接続と高い柔軟性を提供 するため、大規模なビジネス環境に対応しています。

拠点の内線化

ビジネスフォンもPBXも、 拠点の内線化が可能ですが、接続範囲に違いがあります。

PBXは広範囲な接続ができるため、複数拠点の内線化に向いています。

一方で、ビジネスフォンは広範囲の内線化には向いていないため、リモートワークや在宅勤務などの小規模の内線化におすすめです。

システムの安定性

PBXは、 非常に高い安定性と堅牢性を持っており、大規模なシステム構築に対応可能です。

冗長構成のサーバーや二重化されたCPUなど、障害発生リスクを最小限に抑える設計が施されており、通信の途切れを防ぎます。

これに対して、ビジネスフォンは中小規模のオフィス向けに設計されており、 安定性は高いものの、PBXほどの大規模な冗長化は行われていない傾向にあります。

導入費用

PBXは高耐久性や安定性、機能性が求められるため、導入費用が一般的に高くなります。一方、 ビジネスフォンはPBXと比べてコストが低め です。

ただし、どちらのシステムでもオンプレミス型の場合、構築費用やメンテナンス費用が別途必要となり、総コストがさらに高くなる可能性があります。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは、 「主装置」と 「専用電話機」の2つの要素から成り立っています。

主装置と専用電話機は、基本的に同一メーカーや同一機種で統一し、必要な台数をセットで揃える必要があります。

以下では、各部の役割とその仕組みを詳しく解説します。

主装置

主装置とは、 複数の外線を収容し、多数の内線電話に振り分ける役割を果たす箱型の機器です。

ビジネスフォンの機能の大部分は主装置が担っています。

主装置には複数のスロット(細長い差込口)があり、さまざまな機能を持つ「ユニット」を追加することで、自社に必要な機能や規模に合わせてカスタマイズできます。

▶【さらに詳しく解説】ビジネスフォンに必要な主装置の仕組み・役割・構造

ユニット

ユニットとは、 主装置に取り付けることでさまざまな機能を追加できる基板のことです。

自社のビジネスフォンの利用目的やニーズに応じて、必要なユニットを選びます。

クラス

主装置には、機種ごとに収容できる外線や内線の数に制限があります。

この上限や呼称はメーカーによって異なりますが、 NTTでは「クラス」と呼ばれ、次の3種類に分類されます。

外線数や内線数の上限を増やすには、増設や機種交換が必要となります。将来的に増員を予定している場合は、余裕のあるクラスを選びましょう。

専用電話機

ビジネスフォンでは「多機能電話機」がよく使われています。

多機能電話機は、家庭用電話機と比べてボタンが多く、外線や内線番号の割り当てや機能登録が可能です。

保留・転送、リダイヤル、発着信履歴の表示など、ビジネス向けの機能が使いやすく配置されています。

配線タイプ

ビジネスフォンの主装置と専用電話機の配線方法は 「スター配線」「バス配線」「LAN配線」の3種類があります。

▶【さらに詳しく解説】ビジネスフォンの配線方法

コードタイプ

ビジネスフォンの専用電話機には、 コードが付いた「多機能電話機」と コードがない「コードレス電話機」の2タイプがあります。

コードレス電話機は、移動しながら通話できるため、自由度が高いのが特徴です。

なお、コードレス電話機は「デジタルコードレス」「アナログコードレス」「カールコードレス」の3種類に分類されます。 

ビジネスフォンに必要な主装置の仕組み・役割・構造

主装置とは「ビジネスフォンの本体のようなもの」

主装置は、 ビジネスフォンの本体ともいえる重要な部分で、外線と電話機の接続や内線番号の割り振りなど、ほとんどの機能を担っています。

主装置は実際には箱型の機器で、各機能は「ユニット」と呼ばれる基板が搭載されています。

つまり、主装置は単体では使用できず、外線ユニットや内線ユニット、機能ユニットなどの追加ユニットを取り付けることで、ビジネスフォンとして機能を果たします。

主装置に搭載されたユニットの数だけビジネスフォンが使用できる

ビジネスフォンの機能は、 主装置のスロット(細長い差込口)に内蔵されたユニットの数と種類によって決まります。

ユニットの種類や数に応じて、接続できる電話機の台数や同時発着信可能な回線数も異なるため、ユニットの選択が重要です。

以下では、ビジネスフォンの主装置の代表的なユニットを紹介していきます。

外線ユニット

外線ユニットは、 ビジネスフォンで外部との発信・着信を行うために必要不可欠です。

不具合が発生すると通信が途絶えるため、慎重な管理が求められます。

以下のように、利用する電話回線には複数の種類があり、それぞれに対応するユニットが用意されています。

外線ユニット：アナログ回線ユニット

アナログ電話回線に対応する外線ユニットは、 1回線につき2通話が可能です。

単位としてCOIが使用され、1 COIで2通話、2 COIで4通話と、倍数に応じた通話数が確保できます。

外線ユニット：ISDN回線ユニット

ISDN電話回線に対応する外線ユニットは、 1回線で2通話が可能です。

単位としてBRIが使用され、アナログ回線ユニットと同様に2通話の機能を提供します。

外線ユニット：ひかり電話回線ユニット

LANケーブルをひかり電話ユニットに接続することで外線を利用できます。

単位はIPが用いられ、アナログ回線やISDN回線ユニットとは異なり、 1回線で1通話のみ対応しています。

内線ユニット

内線ユニットは、 ビジネスフォンの内線接続と制御を担当します。

基本単位として8内線や16内線があり、一度に制御できる数に限りがあります。内線数が超過するとユニットは機能しなくなります。

ビジネスフォンには必須の機能ですが、会社の規模拡大に備えて、将来を見越して多めの数を装備しておくのがおすすめです。

単独電話機ユニット

単独電話機ユニットは、 ビジネスフォンに家庭用電話機やファックスを接続するためのユニットです。

主装置に接続して利用するもので、総合受付などに設置されることが多いです。

基本的には、2台用と4台用のユニットがあり、接続可能台数に応じたモデルが選ばれます。

多機能電話機ユニット

多機能電話機ユニットは、 機能豊富な多機能電話機を接続するためのユニットです。

選択可能な機能は多様ですが、機能が増えるほど価格も高くなるため、予算と必要な機能を慎重に検討する必要があります。

また、単独電話機ユニットと多機能電話機ユニットは互換性がないため、接続の際には注意が必要です。

電源ユニット

電源ユニットは、 外部電源から電力を取り込み、主装置内の各パーツに必要な電力を供給します。

故障すると主装置やビジネスフォン本体に電力が供給できなくなり、正常に動作しなくなります。

部品交換は可能ですが、メーカー供給が終了している場合は、ビジネスフォン全体の交換が必要になるため注意が必要です。

CPUユニット

CPUユニットは 主装置の中心で、全ての情報処理と管理を担当します。

通常、主装置に初めから組み込まれており、別途用意する必要はありませんが、メーカーによっては別装着のタイプもあります。

主な役割はデータ処理、アプリケーション実行、メモリアクセスで、故障すると主装置の全機能が停止します。

拡張ユニット

拡張ユニットは、 ビジネスフォンに基本機能以外のさまざまな機能を追加するためのユニットです。

例えば、自動応答、留守番電話、通話録音、来客用ドアホン、外線電話のモバイル端末転送などがあります。

機能によっては拡張ユニットが必要

ビジネスフォンの便利な機能を活用するには、拡張ユニットの追加が必要です。

例えば、構内放送や留守番電話機能、通話録音など、 基本機能に加えてこれらの機能を利用するためには専用の拡張ユニットが必要です。

自社のニーズに応じて適切な拡張ユニットを選ぶことで、ビジネスフォンの機能を最大限に活用できますが、機能が増えるほどコストも上がるため注意が必要です。

ビジネスフォン主装置の機種によって最大スロット数が決まっている

ビジネスフォンの台数を増やすにはユニットを追加しますが、主装置の機種ごとに最大スロット数が決まっています。

スロットがいっぱいになると、それ以上の電話機や機能の追加はできません。スロット数の上限に達した場合は、スロット数の多い主装置への交換や増設が必要です。

ユニットの入れ替えや増設には工事が伴い、手間とコストがかかるため、将来の拡張計画を考慮して選定することが重要です。

ビジネスフォンの仕組みを応用してできること

部署ごとに電話番号を設定できる

ビジネスフォンでは、主装置を利用して部署ごとに異なる外線番号を設定することが可能です。

これにより、 各部署が専用の電話番号を持ち、業務内容に応じたスムーズな対応を実現できます。

例えば、営業部と総務部で異なる番号を使用することで、電話の取次ぎや顧客対応が効率化され、部門ごとの業務分担が明確になります。

台数を拡張できる

ビジネスフォンは、主装置にユニットを追加することで、電話機の台数を柔軟に拡張できます。

例えば、事業拡大やスタッフの増員に応じて、内線電話の台数を簡単に増やすことが可能です。

主装置のスロット数に余裕があれば、外線や内線の接続数も増やせるため、ニーズに応じたスケーラブルな電話システムの構築が可能です。

仕組みの複雑なビジネスフォンは専門業者の設置工事が必要

ビジネスフォンは、主装置や各種ユニットの組み合わせにより複雑な配線や設定が求められるため、 専門業者による設置工事が必要です。

特に、外線や内線の接続、拡張ユニットの追加などは、正確な配線と設定が求められ、誤操作が業務に支障をきたす可能性もあります。

専門業者が設置を行うことで、安定した運用とトラブル防止が保証されます。

ビジネスフォンの主な機能一覧・使い方

ビジネスフォンの基本機能

内線機能：社内通話可能

ビジネスフォンの内線機能は、 オフィス内での社内通話を無料で簡単に行える機能です。

内線番号をダイヤルするだけで、他の部署や同僚と即座に連絡が取れます。これにより、迅速な情報共有や業務連携が可能となり、業務効率の向上に寄与します。

また、内線通話は外線を使わないため、通話コストの削減にもつながります。

外線機能：1つの回線で同時通話可能

ビジネスフォンの外線機能は、 ひとつの回線で複数の通話を同時に処理できる点が特徴です。

代表番号に着信があった場合、空いている回線を自動的に選択し、複数の電話機で同時に通話を行うことが可能です。

これにより、複数の顧客対応や業務連絡が円滑に進み、効率的な電話業務が実現します。

保留転送：担当者の不在時に利用

ビジネスフォンの保留転送機能は、 担当者が不在の場合に非常に便利です。

通話中に保留ボタンを押して別の内線に転送することで、顧客を待たせずに対応を引き継げます。

また、転送先が不在の場合でも、別の担当者や部署に簡単に通話を繋げるため、顧客対応の効率が向上します。

鳴り分け機能：着信音を相手や発信元に応じて変えられる

ビジネスフォンの鳴り分け機能は、 着信音を相手や発信元に応じて変えることができる便利な機能です。

例えば、重要な顧客からの電話や社内連絡を異なる着信音で区別でき、即座に対応の優先順位を判断可能です。

業務の効率化や重要な連絡の見逃し防止が可能となり、ビジネスコミュニケーションの質が向上します。

短縮番号機能：頻繁に発信する番号を簡単に呼び出す

ビジネスフォンの短縮番号機能は、 頻繁に発信する番号を簡単に呼び出しできる機能です。

特定の内線番号や外線番号に対して、短縮キーを設定することで、長い番号を直接入力する手間を省けます。

これにより、迅速な発信が可能となり、業務の効率化や顧客対応のスピードアップが図れます。

​​​​​その他の便利機能

ビジネスフォンの使い方

発信方法

ビジネスフォンの発信方法は以下の通りです。

1. 受話器を取り、外線ボタンを押すと「プー」という音が聞こえます。通話中の外線ボタンにはランプが点灯しているため、その回線では発着信ができません。
2. 電話番号を入力して発信します。代表組の設定により、どの回線から発信しても、相手には会社の代表番号が表示されます。

着信方法

ビジネスフォンの着信をとる方法は以下の通りです。

1. 電話がかかってくると、着信音とともに外線ボタンが点滅します。
2. 受話器を取り、点滅しているボタンを押すと通話に応答できます。

ビジネスフォンの便利な周辺機器

通話録音装置

通話録音装置は、応対品質の向上やコンプライアンス強化、トラブル防止に役立ちます。

聞き逃しやメモ漏れを防ぎ 、教育資料としても活用できます。

構内放送システム

構内放送システムは、 広い施設内で大音量で情報を一斉伝達できるシステム です。

​​​​​​​大型店舗や工場、倉庫などで社員の呼び出しに活用されます。

ドアホン

ドアホンは、 呼び出しにデスクの電話機で応答できるシステム です。

​​​​​​​電話機から電気錠の解錠も可能で、来客対応の効率化とセキュリティ強化が図れます。

電話会議システム

電話会議システムは、 電話回線を使って複数の遠隔地の参加者と音声会議を行うシステム です。

​​​​​​​インターネット回線よりも音声が途切れにくく、安定した通信品質で快適に会議が進行できます。

​​​​​​​VPNルーター

VPNルーターは、 拠点間の内線化を実現する機器 で、本社と支店での電話受信や内線通話が可能です。

​​​​​​​これにより、生産性向上と通話コスト削減が期待できます。

​​​​​​​UPS

UPS(無停電電源装置)は、 停電時にも電力を供給 し、データ損失や作業中断、機器故障などのリスクを防ぎます。

​​​​​​​ビジネスフォンの安定運用に役立つ装置です。

ビジネスフォンの選び方

利用台数や同時接続数を把握する

ビジネスフォンを選ぶ際には、導入前に電話機の利用台数と同時接続数を正確に把握することが重要です。

​​​​​​​​​​​​​​ 電話機の利用台数は、通常デスクに常駐する従業員数に合わせて設定し、同時接続数は業種や業態に応じて必要な数を見積もります。

​​​​​​​​​​​​​​例えば、多くの外部とのやりとりがある業務では、複数の同時接続が可能なシステムを選ぶと、業務の効率化が図れます。

​​​​​​​回線の種類を選ぶ

ビジネスフォン選びでは、電話回線の種類も重要な要素です。主な回線には、 加入電話(アナログ電話)と IP電話の2種類があります。

•  加入電話 ：電話回線とインターネット回線の両方を必要とし、それぞれに別々の料金が発生します。​​​​​​​
•  IP電話 ：音声をデータ化し、インターネット回線を利用して通話を行うため、光回線1本で電話とインターネットの両方を利用できます。

加入電話(アナログ電話)とIP電話の違い

​​​​​​​必要な機能を選ぶ

ビジネスフォンを選ぶ際は、内線機能、転送機能、音声自動応答(IVR)などの必要な機能を検討することが重要です。

​​​​​​​​​​​​​​ 基本的な機能はほとんどのビジネスフォンに標準装備されていますが、応用的な機能や追加オプションは、価格とのバランスや業務での必要性を考慮して選ぶべきです。

​​​​​​​​​​​​​​さらに、将来的な拡張性も検討し、コストと機能の最適な組み合わせを見つけましょう。

​​​​​​​増設の可能性を考える

ビジネスフォンの導入時には、将来の拡張性も考慮することが重要です。

​​​​​​​​​​​​​​従業員数や拠点が増えると外線数や端末数も増加するため、 増設の際に大規模な配線工事が必要になるか、少しの回線追加で済むか検討しましょう。

​​​​​​​​​​​​​​拡張性のある主装置を選べば、少数の回線追加では工事が不要な場合もあります。会社や事業の成長を見越して、増設の可能性を事前に検討しておくと、コストと手間を最小限に抑えられます。

​​​​​​​購入・リース・レンタルなど利用形態を選ぶ

ビジネスフォンの導入方法には、「購入」「中古品購入」「リース」「レンタル」の選択肢があります。

​​​​​​​​​​​​​​ 初期費用を抑えたい場合は「リース」や「レンタル」が有効ですが、長期的にはコストが高くなることもあります。途中解約の条件も確認しておくべきです。

​​​​​​​​​​​​​​ 購入の場合は初期費用が高くてもランニングコストを低く抑えられるため、全体の費用を考慮して選ぶことが重要です。

​​​​​​​ビジネスフォンが家庭用電話機よりも高い理由

ビジネスフォンは電話機が多機能・高機能だから

ビジネスフォンが家庭用電話機よりも高価な理由は、その多機能性と高機能性にあります。

​​​​​​​ビジネスフォンは、 多数のボタンを備え 、操作性を向上させることで事務作業の効率化や生産性向上に貢献します。多機能さが初期投資の高さを正当化する要因です。

​​​​​​​また、コードレス電話やデザイン性に優れた受付電話など、 さまざまなニーズに応じた多様なラインナップがある ため、高機能な特性も価格を引き上げる要因となっています。

​​​​​​​ビジネスフォンの中核である主装置が高額だから

ビジネスフォンの主装置は、システム全体の機能を管理するため、最も高額な要素 です。

​​​​​​​主装置は接続できる端末数やサイズによって料金が変わり、内部に装着するユニットの種類や数もコストに影響を与えます。

​​​​​​​多機能を求めるほど費用が増大し、スロットに空きがない場合は主装置のアップグレードが必要となり、さらなる買い替えコストが発生します。

​​​​​​​このような理由から、ビジネスフォンは家庭用電話機よりも高価になります。

​​​​​​​主装置の設定や電話機の設置に工事が必要だから

ビジネスフォンの導入には、 専門業者による主装置の設置やデータ設定、電話機の設置・配線工事が必要 で、これが高額な初期費用の一因となっています。

​​​​​​​さらに、事務所移転やオフィスレイアウト変更時にも専門業者への依頼が必須で、その都度工事コストがかかります。

​​​​​​​工事費用の内訳には、導入台数や作業内容に応じてさまざまな項目が含まれ、業者によって料金が異なるため、2〜3社から相見積もりを取得するのがおすすめです。

​​​​​​​ビジネスフォンの導入費用・価格相場

ビジネスフォンを4台導入する場合の価格相場は20万円～40万円程度です。

​​​​​​​ビジネスフォンは、基本的に1台だけで導入することはないので、複数台での導入となります。

また、主装置以外にも、配線やネットワークを構築する工事費、電話機の購入、初期設定費用などで追加費用がかかると考えておくといいでしょう。

ビジネスフォンの価格・費用相場早見表

ビジネスフォンを安く導入するには？

中古機器を検討する

初期費用を抑える方法として「中古ビジネスフォン」の導入が有効です。

​​​​​​​型落ちや使用感があるものの、 動作確認やクリーニングが施されているため、機能面も問題なく 、コストパフォーマンスに優れた選択肢となります。

​​​​​​​キャンペーンを活用する

ビジネスフォンをお得に導入するためには、販売店のキャンペーンを活用することが効果的です。

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​​​​​​​相見積もりを取る

ビジネスフォンをお得に導入するためには、 2〜3社から相見積もりを取得することが重要 です。

​​​​​​​​​​​​​​相見積もりを取ることで、自社のニーズに対する適正価格を把握できるだけでなく、業者間の競争を活用してより有利な条件を引き出せる可能性も高まります。

​​​​​​​効率的な価格交渉を行い、理想的な契約を実現しましょう。

​​​​​​​ビジネスフォンの配線方法

スター配線

スター配線とは、 主装置から電話機に対して1本ずつ配線する仕様で、現状最もスタンダードな配線方法です。

​​​​​​​スター配線は各電話機に対して配線を行うことから、万が一、電話機の1つが故障しても、他の電話機に影響が及ぶことはありません。

​​​​​​​しかし、電話機の数だけ配線も必要なため、電話機の数が多いほど、どの電話機がどの配線なのか分からなくなってしまうなどの注意点があります。

​​​​​​​バス配線

バス回線とは、 主装置と電話機の間にローゼットと呼ばれる機器を経由させることで、複数の電話機への接続を可能にする配線方法です。

​​​​​​​バス配線はローゼットから電話機までを接続することで設置ができるので、増設が非常に簡単です。

​​​​​​​また、電話機と同じ数の回線が必要なスター配線に比べて、回線が少なく済むため見た目もスマートです。

​​​​​​​しかし、配線に問題が発生すると、接続しているすべての電話機に問題が起こります。問題の根幹を見つけづらいため、解決にも時間を要する恐れがあります。

​​​​​​​LAN配線

LAN配線とは、 LANケーブルを用いて配線する方法です。LAN配線は、一般的な電話機に対応しておらず、インターネット回線を利用するIP電話機のみで用いることができます。

​​​​​​​LANケーブルで配線を行うため、電話機の物理的な配線は必要ありません。パソコンをはじめとするインターネット回線をまとめて管理することができます。

​​​​​​​ただし、LAN配線は電力を用いるので、給電HUBや給電アダプタなどを用意する必要があります。

​​​​​​​ビジネスフォンの導入メリット

​​​​​​​コスト削減

​​​​​​​家庭用電話機をオフィスで使用すると、各電話機に個別の電話番号と回線が必要でコストが増大します。

​​​​​​​​​​​​​​しかし、ビジネスフォンを導入することで、 契約回線数を1回線にまとめ、社内通話を内線で行うことができるため、通話料金が不要になり、効率的にコストを削減できます。

​​​​​​​電話取次の効率性

ビジネスフォンの​ 内線機能を活用することで、社内の担当者への迅速な転送が可能となり、外部からの電話応対がスムーズに行えます。

​​​​​​​​​​​​​​また、保留機能や転送機能を駆使することで、通話中の対応や不在時の応答が効率化され、顧客への対応時間が短縮されます。

​​​​​​​同じ企業同士の内線通話が可能

ビジネスフォンを導入すると、同じ企業内での内線通話が可能になり、 社内のコミュニケーションが大幅に効率化されます。

​​​​​​​例えば、社内でも遠くの方に担当者などがいた場合、内線の電話を使用することで、簡単に要件を伝えることが可能です。

​​​​​​​​​​​​​​内線通話は通常の外線通話よりもコストがかからず、拠点間や部署間での連絡が迅速に行えるため、業務の進行がスムーズになります。

​​​​​​​入電した電話の内容を事前にある程度絞り込める

ビジネスフォンの導入により、入電時に電話内容を事前にある程度絞り込むことが可能です。

​​​​​​​​​​​​​​ 自動音声案内(IVR)や部門別の選択肢を提示することで、適切な担当者へ迅速に振り分けることができ、業務効率が向上します。

​​​​​​​​​​​​​​これにより、無駄な転送や誤った対応を防ぐことができます。

ビジネスフォンのメーカーごとの特徴

ビジネスフォン設置までの流れ

ビジネスフォンの設置には専門的な対応が必要です。

​​​​​​​家庭用電話機とは異なり、 複雑な機能を持つため、本体購入に加え、設置や設定の手続きも行います 。

​​​​​​​設置工事は、希望に沿った配置や設定を専門作業員が行い、増設や移設、設定変更も同じ手順で進められます。

家庭用電話はオフィスで使用できる？

家庭用電話をオフィスで使用することは可能ですが、ビジネスフォンと異なり、内線機能や外線の共有ができません。

​​​​​​​複数の電話機を効率的に管理できないため、社員間の連絡や外線の取次ぎが不便になることがあります。

​​​​​​​また、拡張性が低いため、業務規模の拡大に対応しにくい点もデメリットです。そのため オフィスにはビジネスフォンが適しています。

ビジネスフォンは家庭で使用できる？

ビジネスフォンは家庭でも使用可能ですが、 日常生活では不要な機能が多く、設置や運用が複雑になるため、敢えて一般家庭に導入する必要はないでしょう。

​​​​​​​内線や外線の管理機能、複数の電話機の接続などは、家庭では不要なことが多く、無駄なコストがかかってしまいます。

​​​​​​​家庭ではシンプルな操作性とコストパフォーマンスを考慮し、 家庭用電話機を選ぶのが無難です。

手軽に安く導入するなら「クラウドPBX」もおすすめ

​​​​​​​クラウドPBXとは

ビジネスフォン導入時の、 様々な機器にかかる費用を抑えたい場合は「クラウドPBX」の導入もおすすめです。

​​​​​​​クラウドPBXとは、インターネット回線上に交換機(PBX)を設置して利用するサービスで、設置工事も不要なので柔軟にビジネスフォンを利用することができます。

インターネットがつながる環境さえあれば、内線や外線、電話転送を利用でき、ビジネスフォンと比較して通話料金が安い点が魅力です。

さらに、ビジネスで信頼性の高い、市外局番を取得できるサービスもあるため、オフィスで使用する電話機として非常におすすめです。

​​​​​​​すでに持っているスマホやPCなどを業務用電話機として利用できる

クラウドPBXは、スマートフォンやタブレット、パソコンなど、 すでに持っている様々な端末を電話機として使えます。

​​​​​​​そのため、「外回り営業担当の社員にはスマートフォンを」「オフィスで電話を受ける事務担当の社員にはパソコンを」というように、状況に合わせて端末を割り振りできます。

​​​​​​​​​​​​​​最近では、クラウドPBXを導入したタブレットをオフィスの受付システムとして利用する企業も多く、コールセンターだけにとどまらず幅広いシーンで利用できます。

​​​​​​​個人の業務用端末から会社の代表番号で発信できる

クラウドPBXを利用すると、個人の業務用端末から会社の代表番号を使って発信が可能です。

​​​​​​​クラウド上で電話機能が管理されるため、物理的な制約がなく、 どこからでもビジネスの連絡が可能になります。

​​​​​​​これにより、リモートワーク時でも会社の一貫した電話対応が可能で、業務の効率化が図れます。

​​​​​​​多機能で業務効率化につながる

クラウドPBXは、ビジネスフォンの基本機能に加えて、 クラウドサービスならではの便利な機能も備えています。

​​​​​​​便利な機能の具体例には、通話録音機能やCTI機能、IVR機能などが挙げられます。

​​​​​​​お客様情報をスムーズに確認できたり、お客様の待機時間を短縮できたりするので、業務効率化と顧客満足度の向上を期待できます。

ビジネスフォンをクラウドPBXで活用するなら「CLOUD PHONE」

コストを抑えてビジネスフォンを導入するのであれば、今テレワークの推奨で大きく注目を集めているクラウドPBXの「CLOUD PHONE」がおすすめです。

​​​​​​​CLOUD PHONEは、 低コストで電話番号をスピード発番でき、 固定電話クラスの安定した音質品質が魅力です。

従来のビジネスフォンと比べて圧倒的に安価で利用できるため、できるだけコストを抑えてクラウドPBXを導入したい方におすすめです。

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ビジネスフォンに関するよくある質問

まとめ

ビジネスフォンの仕組みや主装置の役割を理解した上で、クラウドPBXへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。

​​​​​​​クラウドPBXなら、場所を選ばずに業務を行え、外出先からでも代表番号で発信できます。

​​​​​​​クラウドPBXは手軽に導入でき、将来的な拡張も柔軟に行えるため、効率的な通信環境を構築するのにおすすめです。