ビジネスフォン(ビジネスホン)とは？家庭用電話機との違いや使い方など知っておきたい基礎知識

ビジネスフォン(ビジネスホン)とは「オフィス向けに設計された多機能電話システム」

ビジネスフォンは、 企業やオフィス向けに設計された多機能電話システムで、複数の外線や内線を効率的に管理できます。

音声通話の他、転送、保留、内線通話、会議通話など、業務に役立つ機能が豊富に備わっています。

ITインフラと統合し、クラウドやVoIP技術と連携することで、業務効率を大幅に向上させることも可能です。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは、電話機単体ではなく 「PBX(構内交換機)である主装置」と「専用電話機(端末機)」が組み合わさって構成されている仕組みです。

そして、PBX(構内交換機)を中心に、外部回線と内部内線を効率的に接続・管理しています。

また、最近ではVoIP技術を活用し、インターネット経由で音声データを送受信することで、通信コストの削減と柔軟な拡張性が実現されています。

オフィスで家庭用電話機を使用するデメリット

オフィスで家庭用電話機を使用すると、 外線・内線の管理が困難で、 転送、保留、会議通話などの業務に欠かせない機能が不足します。

また、複数回線を同時に利用できないため、業務効率が低下するリスクがあります。

さらに、セキュリティ機能が乏しいため、企業情報の保護が難しく、業務に適した信頼性が確保できません。

ビジネスフォンの必要性

ビジネスフォンは、オフィスの効率的なコミュニケーションを支える重要なツールです。

複数の外線・内線の管理、転送、保留、会議通話など、 業務に必要な機能を搭載し、業務の円滑な進行をサポートします。

さらに、PBXやVoIPと連携し、柔軟な拡張性やコスト削減を実現し、企業の生産性向上や情報セキュリティの強化にも寄与します。

家庭用電話機とビジネスフォンの違い

機能が違う

ビジネスフォンは複数台の電話機を同時に発信・着信できる

家庭用電話は1台につき1通話しかできません。つまり、利用したい電話機と同じ数の電話回線が必要になります。

しかし、ビジネスフォンは複数チャネルを契約すれば、 複数台の電話機で同時に発着信が可能です。

電話回線1つと必要な数の電話機を揃えるだけで済むので、経済的かつ効率的に運用できます。

ビジネスフォンは1つの電話番号を複数の電話機で共用できる

家庭用電話は特定の電話機でしか通話できません。

しかし、ビジネスフォンは複数チャネルを契約することで、 1つの番号を複数の電話機で共有でき、複数からの着信に応答可能です。

もし仮に、4つの回線を契約していれば、同時に4つの違う電話番号から電話がかかってきても、別の電話機で対応できます。

ビジネスフォンは着信を保留転送で担当者に繋げられる

家庭用電話では、電話機同士の接続ができないため、別の電話機への転送ができず、担当者が受電した電話まで移動しなければなりません。

ビジネスフォンを導入すれば、 保留転送でかかってきた電話を担当者の電話機に繋げられ、デスクから移動することなくスムーズに対応が可能です。

購入方法が違う

家庭用電話とビジネスフォンは、 製造メーカーや 販売チャネルが異なります。

家庭用電話は家電メーカーが製造し、家電量販店で購入できます。

一方、ビジネスフォンはオフィス向けに専門メーカーが製造し、オフィス機器専門店やビジネスフォン販売業者を通じて導入されるため、購入時には専門的なサポートが受けられます。

設置方法が違う

家庭用電話とビジネスフォンは、 設置方法と その難易度が大きく異なります。

家庭用電話は配線を本体に接続するだけで簡単に設置でき、多機能な製品も取扱説明書に従えばすぐに使用可能です。

一方、ビジネスフォンは主装置と呼ばれる交換機に接続し、システムをカスタマイズする必要があり、専門的な知識が求められるため、設置は通常専門業者に依頼されます。

PBXとビジネスフォンの違い

PBXとは、 電話交換機として機能する主装置のことです。

ビジネスフォンは、 このPBXと専用の電話機(端末機)を組み合わせたシステムを指します。

接続の規模

ビジネスフォンは、 数台から数百台の電話機を接続できるシステムです。一方で、PBX(構内交換機)は 数千台の電話機を接続できる大規模なシステムです。

ビジネスフォンは中小規模のオフィスに適しており、PBXは大規模な企業や組織での利用を想定しています。

つまり、PBXはより広範囲な接続と高い柔軟性を提供するため、大規模なビジネス環境に対応しています。

拠点の内線化の可否

ビジネスフォンは、 複数拠点間での内線通話が可能です。特に、スマートフォンとの連携が可能なシステムではスマートフォンも内線化できます。

このため、リモートワークや在宅勤務など、オフィス以外の場所からでも会社の電話回線を柔軟に利用できる環境を提供します。

一方、PBXは 大規模な内線ネットワークを構築でき、地理的に離れた複数の拠点を統合し、広範囲にわたる通信環境を整えることが可能です。

システムの安定性

PBXは、 非常に高い安定性と堅牢性を持っており、大規模なシステム構築に対応可能です。

冗長構成のサーバーや二重化されたCPUなど、障害発生リスクを最小限に抑える設計が施されており、通信の途切れを防ぎます。

これに対して、ビジネスフォンは中小規模のオフィス向けに設計されており、 安定性は高いものの、PBXほどの大規模な冗長化は行われていない傾向にあります。

導入費用

PBXは高耐久性や安定性、機能性が求められるため、 導入費用が一般的に高くなります。一方、ビジネスフォンは 比較的コストが低めです。

ただし、どちらのシステムでもオンプレミス型の場合、構築費用やメンテナンス費用が別途必要となり、総コストがさらに高くなる可能性があります。

ビジネスフォンに必要な主装置とは「外線と内線をつなぐ小型の交換機のこと」

主装置は、 外線と内線を接続する小型の交換機です。

ビジネスフォンでは主装置の種類によって、接続できる電話機の台数や同時発着信可能な回線数が異なります。

主装置は単体では使用できず、外線ユニットや内線ユニット、機能ユニットなどの追加ユニットを取り付ける必要があります。

また、大規模な接続が必要な場合は、PBX(構内交換機)などのより大規模なシステムを導入するのが適しています。

ビジネスフォンのボタン・名称

1. 大型着信ランプ：外線・内線からの着信時に点滅します
2. オートダイヤルボタン/外線ボタン/ファンクションキー：外線の通話状態を表示したり、機能を登録したりできます
3. 十字キー/マルチファンクション(MF)キー：電話帳検索や、機能操作、受話音量の調整に使います
4. 保留ボタン：通話を保留にするときに利用します
5. 発信ボタン：外線に発信するときに使います

その他、受話器を置いたまま電話を掛ける時に使う 「スピーカーボタン」や、外線着信時に一時保留にしログイン済みのオペレータを呼び出して会議を行う 「会議通話ボタン」などがあります。

ビジネスフォンの基本機能と使い方

ビジネスフォンの基本機能

内線機能：社内通話可能

ビジネスフォンの内線機能は、 オフィス内での社内通話を無料で簡単に行える機能です。

内線番号をダイヤルするだけで、他の部署や同僚と即座に連絡が取れます。これにより、迅速な情報共有や業務連携が可能となり、業務効率の向上に寄与します。

また、内線通話は外線を使わないため、通話コストの削減にもつながります。

外線機能：ひとつの回線で同時通話可能

ビジネスフォンの外線機能は、 ひとつの回線で複数の通話を同時に処理できる点が特徴です。

代表番号に着信があった場合、空いている回線を自動的に選択し、複数の電話機で同時に通話を行うことが可能です。

これにより、複数の顧客対応や業務連絡が円滑に進み、効率的な電話業務が実現します。

保留転送：担当者の不在時に便利

ビジネスフォンの保留転送機能は、 担当者が不在の場合に非常に便利です。

通話中に保留ボタンを押して別の内線に転送することで、顧客を待たせずに対応を引き継げます。

また、転送先が不在の場合でも、別の担当者や部署に簡単に通話を繋げるため、顧客対応の効率が向上します。

鳴り分け機能：着信音を相手や発信元に応じて変えられる

ビジネスフォンの鳴り分け機能は、 着信音を相手や発信元に応じて変えることができる便利な機能です。

例えば、重要な顧客からの電話や社内連絡を異なる着信音で区別でき、即座に対応の優先順位を判断可能です。

業務の効率化や重要な連絡の見逃し防止が可能となり、ビジネスコミュニケーションの質が向上します。

再ダイヤル(リダイヤル発信)：直近に発信した電話番号を簡単に再呼び出しする

ビジネスフォンの再ダイヤル(リダイヤル発信)機能は、 過去の発信・着信履歴から電話番号を選んで簡単に再呼び出しできる機能です。

通話後に相手が不在だった場合や、重要な通話の再確認が必要な際に、履歴からすぐに番号を選んで再発信できます。

この機能により、迅速なフォローアップや効率的なコミュニケーションが実現し、業務のスムーズな進行が支援されます。

短縮番号：頻繁に発信する番号を簡単に呼び出す

ビジネスフォンの短縮番号機能は、 頻繁に発信する番号を簡単に呼び出しできる機能です。

特定の内線番号や外線番号に対して、短縮キーを設定することで、長い番号を直接入力する手間を省けます。

これにより、迅速な発信が可能となり、業務の効率化や顧客対応のスピードアップが図れます。

ワンタッチ発信(ワンタッチリダイヤル)：頻繁に連絡を取る番号へ迅速に発信できる

ビジネスフォンのワンタッチ発信(ワンタッチリダイヤル)機能は、 頻繁に連絡を取る相手や部門への電話を迅速にかけられる機能です。

指定した番号をショートカットキーに登録に登録すると、ボタン一つでその番号に発信されるため、長い番号を毎回手動で入力する必要がなくなり、通話開始までの時間を短縮できます。

電話帳編集：連絡先の登録や削除を行う

ビジネスフォンの電話帳編集機能は、 連絡先の登録や削除を行う機能です。

電話帳に新しい番号や名前を追加することで、頻繁に連絡する相手を簡単に管理できます。

​​​​​​​逆に、不要になった番号や古くなった情報は削除することで、電話帳を整理整頓できます。

​​​​​その他の便利機能

ビジネスフォンの使い方

発信方法

ビジネスフォンの発信方法は以下の通りです。

1. 受話器を取り、外線ボタンを押すと「プー」という音が聞こえます。通話中の外線ボタンにはランプが点灯しているため、その回線では発着信ができません。
2. 電話番号を入力して発信します。代表組の設定により、どの回線から発信しても、相手には会社の代表番号が表示されます。

着信方法

ビジネスフォンの着信をとる方法は以下の通りです。

1. 電話がかかってくると、着信音とともに外線ボタンが点滅します。
2. 受話器を取り、点滅しているボタンを押すと通話に応答できます。

​​​​​​​失敗しないビジネスフォンの選び方

​​​​​​​利用台数や同時接続数を把握する

ビジネスフォンを選ぶ際には、導入前に電話機の利用台数と同時接続数を正確に把握することが重要です。

​​​​​​​電話機の利用台数は、通常デスクに常駐する従業員数に合わせて設定し、同時接続数は業種や業態に応じて必要な数を見積もります。

​​​​​​​例えば、多くの外部とのやりとりがある業務では、複数の同時接続が可能なシステムを選ぶと、業務の効率化が図れます。

​​​​​​​回線の種類を選ぶ

ビジネスフォン選びでは、電話回線の種類も重要な要素です。主な回線には、 加入電話(アナログ電話)と IP電話の2種類があります。

• 加入電話：電話回線とインターネット回線の両方を必要とし、それぞれに別々の料金が発生します。​​​​​​​
• IP電話：音声をデータ化し、インターネット回線を利用して通話を行うため、光回線1本で電話とインターネットの両方を利用できます。

加入電話(アナログ電話)とIP電話の違い

​​​​​​​必要な機能を選ぶ

ビジネスフォンを選ぶ際は、内線機能、転送機能、音声自動応答(IVR)などの必要な機能を検討することが重要です。

​​​​​​​基本的な機能はほとんどのビジネスフォンに標準装備されていますが、応用的な機能や追加オプションは、価格とのバランスや業務での必要性を考慮して選ぶべきです。

​​​​​​​さらに、将来的な拡張性も検討し、コストと機能の最適な組み合わせを見つけましょう。

​​​​​​​増設の可能性を考える

ビジネスフォンの導入時には、将来の拡張性も考慮することが重要です。

​​​​​​​従業員数や拠点が増えると外線数や端末数も増加するため、 増設の際に大規模な配線工事が必要になるか、少しの回線追加で済むか検討しましょう。

​​​​​​​拡張性のある主装置を選べば、少数の回線追加では工事が不要な場合もあります。会社や事業の成長を見越して、増設の可能性を事前に検討しておくと、コストと手間を最小限に抑えられます。

​​​​​​​購入・リース・レンタルなど利用形態を選ぶ

ビジネスフォンの導入方法には、「購入」「中古品購入」「リース」「レンタル」の選択肢があります。

​​​​​​​ 初期費用を抑えたい場合は「リース」や「レンタル」が有効ですが、長期的にはコストが高くなることもあります。途中解約の条件も確認しておくべきです。

​​​​​​​ 購入の場合は初期費用が高くてもランニングコストを低く抑えられるため、全体の費用を考慮して選ぶことが重要です。

​​​​​​​納期を確認する

ビジネスフォンを選ぶ際は、納期の確認が不可欠です。特に増設時は、 配線工事の規模によって納期が大きく変動する可能性があります。

​​​​​​​大規模な増設には長期間の工事が必要な場合があり、これにより業務運営に影響を及ぼすこともあります。

​​​​​​​導入前に、機器の納期や工事の詳細、増設時の対応可能性を確認し、スムーズな運用を確保するための計画を立てることが重要です。

ビジネスフォンの導入費用・価格相場

ビジネスフォンを4台ほど導入する場合、 価格相場は20万円～40万円ほどが目安となります。

​​​​​​​ビジネスフォンは、基本的に1台だけで導入することはないので、複数台での導入となります。

また、主装置以外にも、配線やネットワークを構築する工事費、電話機の購入、初期設定費用などで追加費用がかかると考えておくといいでしょう。

ビジネスフォンの価格・費用相場早見表

ビジネスフォンの耐用年数は6年

ビジネスフォンの法的耐用年数は6年で、これは機器の減価償却資産の法定上で定められている使用可能な期間です。

​​​​​​​しかし、実際の耐用年数はシステムや使用状況により異なり、通常は約10〜15年とされています。

​​​​​​​中には15年以上使用されることもあり、実際の寿命は状況によって変わるため、明確な耐用年数を設けるのは難しいです。

ビジネスフォンの主装置の配置方法

ビジネスフォンの主装置には 「床置き」と 「壁掛け」の2種類の配置方法があります。

• 床置き：主装置を床に設置し、電話機を接続します。主装置床置き用品を準備する必要があります。
• 壁掛け：主装置を壁に取り付けた後、床下の配線で電話機を接続します。壁掛け用のユニットが必要です。

ビジネスフォンの配線方法

スター配線

スター配線とは、 主装置から電話機に対して1本ずつ配線する仕様で、現状最もスタンダードな配線方法です。

​​​​​​​スター配線は各電話機に対して配線を行うことから、万が一、電話機の1つが故障しても、他の電話機に影響が及ぶことはありません。

​​​​​​​しかし、電話機の数だけ配線も必要なため、電話機の数が多いほど、どの電話機がどの配線なのか分からなくなってしまうなどの注意点があります。

​​​​​​​バス配線

バス回線とは、 主装置と電話機の間にローゼットと呼ばれる機器を経由させることで、複数の電話機への接続を可能にする配線方法です。

​​​​​​​バス配線はローゼットから電話機までを接続することで設置ができるので、増設が非常に簡単です。

​​​​​​​また、電話機と同じ数の回線が必要なスター配線に比べて、回線が少なく済むため見た目もスマートです。

​​​​​​​しかし、配線に問題が発生すると、接続しているすべての電話機に問題が起こります。問題の根幹を見つけづらいため、解決にも時間を要する恐れがあります。

​​​​​​​LAN配線

LAN配線とは、 LANケーブルを用いて配線する方法です。LAN配線は、一般的な電話機に対応しておらず、インターネット回線を利用するIP電話機のみで用いることができます。

​​​​​​​LANケーブルで配線を行うため、電話機の物理的な配線は必要ありません。パソコンをはじめとするインターネット回線をまとめて管理することができます。

​​​​​​​ただし、LAN配線は電力を用いるので、給電HUBや給電アダプタなどを用意する必要があります。

​​​​​​​ビジネスフォンの導入メリット

​​​​​​​コスト削減

​​​​​​​家庭用電話機をオフィスで使用すると、各電話機に個別の電話番号と回線が必要でコストが増大します。

​​​​​​​しかし、ビジネスフォンを導入することで、 契約回線数を1回線にまとめ、社内通話を内線で行うことができるため、通話料金が不要になり、効率的にコストを削減できます。

​​​​​​​電話取次の効率性

ビジネスフォンの​内線機能を活用することで、社内の担当者への迅速な転送が可能となり、外部からの電話応対がスムーズに行えます。

​​​​​​​また、保留機能や転送機能を駆使することで、通話中の対応や不在時の応答が効率化され、顧客への対応時間が短縮されます。

​​​​​​​同じ企業同士の内線通話が可能

ビジネスフォンを導入すると、同じ企業内での内線通話が可能になり、 社内のコミュニケーションが大幅に効率化されます。

例えば、社内でも遠くの方に担当者などがいた場合、内線の電話を使用することで、簡単に要件を伝えることが可能です。

​​​​​​​内線通話は通常の外線通話よりもコストがかからず、拠点間や部署間での連絡が迅速に行えるため、業務の進行がスムーズになります。

​​​​​​​入電した電話の内容を事前にある程度絞り込める

ビジネスフォンの導入により、入電時に電話内容を事前にある程度絞り込むことが可能です。

​​​​​​​ 自動音声案内(IVR)や部門別の選択肢を提示することで、適切な担当者へ迅速に振り分けることができ、業務効率が向上します。

​​​​​​​これにより、無駄な転送や誤った対応を防ぐことができます。

ビジネスフォンの導入デメリット

ビジネスフォンの導入は、 初期費用やメンテナンスコストが高くなる点がデメリットです。

​​​​​​​​​​​​​​また、システムの設定や運用には専門的な知識が必要で、導入後の操作やトラブル対応には時間とリソースが求められます。

​​​​​​​さらに、拡張性やカスタマイズ性に制限がある場合があり、将来的なニーズの変化に対応する際に再構築が必要になることもあります。

手軽に安く導入するなら「クラウドPBX」もおすすめ

ビジネスフォン導入時の、 様々な機器にかかる費用を抑えたい場合は「クラウドPBX」の導入もおすすめです。

​​​​​​​クラウドPBXとは、インターネット回線上に交換機(PBX)を設置して利用するサービスで、設置工事も不要なので柔軟にビジネスフォンを利用することができます。

​​​​​​​また、クラウドPBXはスマートフォンやタブレット、パソコンなど、すでに持っている様々な端末を電話機として使えます。

「外回り営業担当の社員にはスマートフォンを」「オフィスで電話を受ける事務担当の社員にはパソコンを」というように、状況に合わせた端末の割り振りが可能です。

ビジネスフォンをクラウドPBXで活用するなら「CLOUD PHONE」

コストを抑えてビジネスフォンを導入するのであれば、今テレワークの推奨で大きく注目を集めているクラウドPBXの「CLOUD PHONE」がおすすめです。

​​​​​​​CLOUD PHONEは、 低コストで電話番号をスピード発番でき、 固定電話クラスの安定した音質品質が魅力です。

従来のビジネスフォンと比べて圧倒的に安価で利用できるため、できるだけコストを抑えてクラウドPBXを導入したい方におすすめです。

【無料】導入のお問い合わせはこちら

 

​​​​​​​ビジネスフォンのメーカーごとの特徴

​​​​​​​ビジネスフォンに関するよくある質問

まとめ

ビジネスフォンは、業務の効率化とコスト削減に貢献します。家庭用電話機と比べて、内線通話や多機能性でビジネスシーンに最適です。

​​​​​​​特にクラウドPBXの導入は、設置工事も不要なので柔軟にビジネスフォンを利用でき、すでに持っている様々な端末を電話機として使えるのでコストも抑えられます。

​​​​​​​手軽に安く導入できるクラウドPBXで、さらに業務の最適化を図りましょう。