不在時の電話対応も自動音声が対応!費用対効果も規模ごとに解説!月額1万で導入する方法も!?

不在時の電話対応も自動音声が対応!費用対効果も規模ごとに解説!月額1万で導入する方法も!?

企業の印象を決める電話対応業務は、顧客満足度向上や売上を増やす上でとても大切な業務です。スムーズな電話対応業務のためにIVRを導入する企業も多いですが、コスト面や導入の煩雑さヲ考えると、簡単に導入できないという企業が多いのも実状です。 そこで今回はIVRの機能やメリットとともに、導入が簡単かつ、初期費用0円で導入できる「コンバージョンあがるくん(i-bot)」を業務改善事例も交えてご紹介します。

電話対応業務を効率化するIVRとは

IVRとはInteractive Voice Responseの略で、自動応答システムとも呼ばれます。コールセンターや電話受付部署にかかってきた電話を自動的に受電して応答する仕組み、あるいはコンピューターシステムのことを指します。 オペレーターや社員が電話を受ける前に、用件に応じて電話を繋げる部署や繋げるオペレーターを選択し、オペレーターの数が足りない状態でお待たせするお客様には折り返し電話する胸を案内するなど、IVRはコールセンターの業務効率化や電話対応業務の生産性向上に役立つシステムです。

IVRを導入するのはハードルが高い?

コールセンターや起業にとって魅力的な機能が多い為導入が進んでいるIVRですが、導入のハードルが高いと思われてしまいがちです。 巨大コールセンターにはコンピューターシステムと連携した大規模なIVRシステムもありますが、通常の電話対応業務でもIVRは導入可能で、導入ステップは複雑ではありません。ここでは、IVRシステム導入のステップを解説します。

初期システム導入

IVRを利用するには、お客様から受けた電話を振り分けるためのシステムなどの準備が必要です。受電した電話を振り分けるシステムやオペレーターが対応しない用件のためのコンピューターシステムを作り込むこともあります。

メニュー作成

コールセンターに電話をした際、用件に応じて「◯◯の用件の方は1番、◯◯の用件の方は2番……オペレーターとお話しする方は9番」という具合にプッシュボタンを押して頂いて用件を振り分けることがあります。

音声ガイダンス作成

お客様に流す音声ガイダンスを作成しなければいけません。お客様に最初に聞こえるガイダンスですので、企業の印象を決める大切なガイダンスです。

導入のハードルを極限まで下げたIVRシステム「コンバージョンあがるくん(i-bot)」

IVRシステムの導入によって得られる恩恵やコスト削減効果などが大きいのですが、これからIVRシステムを導入しようとする方には導入のハードルが高く感じられるのではないでしょうか。 もっと簡単にIVRを使いたいという方のために「コンバージョンあがるくん(i-bot)」をご紹介します。 本製品はIVRを手軽かつ低コストに使えることが特長のシステムで、導入のハードルを極限まで下げました。もちろんIVRとして必要な機能はちゃんと揃っています。
 

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コンバージョンあがるくん(I-bot)

電話でのご案内や、受付の負担を大きく軽減するIVR(音声自動応答)システム。I-botは、圧倒的低コストで高機能なIVR導入が可能です。

音声ガイダンスはテンプレートを用意

音声ガイダンスは顧客満足度を決める重要な要素です。長すぎたり聴き取りづらかったりすると、お客様の不満やクレームの原因となります。 「コンバージョンあがるくん(i-bot)」にはテンプレートの音声ガイダンスがついているため、テンプレートを使うことで、お客様に不満を抱かせない音声ガイダンスを流せます。 もちろん自前で用意した音声ガイダンスを流すこともできますし、音声ガイダンスを吹き込む(留守番電話感覚で録音する)ことも可能です。 「コンバージョンあがるくん(i-bot)」は音声ガイダンス作成に柔軟に対応します。

初期費用は驚きの0円

システムの導入というとコスト面で心配を抱きがちです。「コンバージョンあがるくん(i-bot)」は初期費用0円で導入できるIVRのため、すぐに簡単に安く使える点が特長です。 イニシャルコストが気がかりでIVRを導入できない方にもおすすめできます。

申し込み後すぐに使えるIVRシステム

「コンバージョンあがるくん(i-bot)」は初期費用0円、音声ガイダンステンプレート付きですから、申し込み後すぐに使えるIVRシステムとなっています。 導入のハードルが低いことから、「電話対応業務が急に増えた」、「チラシやキャンペーンで電話対応が追いつかない」という企業様も、とりあえず「コンバージョンあがるくん(i-bot)」を導入して急場をしのぐことも可能です。

「コンバージョンあがるくん(i-bot)」の主な機能

手軽に導入できるIVRシステム「コンバージョンあがるくん(i-bot)」の主な機能をご紹介します。

スキルベースルーティング

お客様からかかってきた電話に自動で対応し、用件によってプッシュボタンを押して頂きます。押された番号によって、繋げるオペレーター養父署を選ぶことが可能です。 よって難易度の高い用件はスキルが高いオペレーターに対応させて、新人オペレーターや忙しい部署には繋げない運用が可能です。 このような用件に求められるスキルに応じて電話を振り分ける機能をスキルベースルーティングと呼び、管理画面で簡単に設定できます。

有人対応・無人対応の切り分け

用件によってはオペレーターがわざわざ対応しなくても良い業務があります。簡単な照会業務や営業時間案内などは、無人対応としてコンピューターに応答させるようにすることもできます。

折り返し電話予約(コールバック機能)

オペレーターや社員が電話対応に出ていて、他のお客様の電話を受けられない状態(あふれ呼)が発生すると、お客様を長時間待たせることになってしまいます。 この状況はお客様の不満の増大やクレームを招くことになりかねませんので、コールセンターや企業にとって「あふれ呼」は大きな問題です。 「コンバージョンあがるくん(i-bot)」を利用すれば、あふれ呼の状況になるとお客様に折り返して電話する旨を案内し、折り返し電話する電話番号を登録して頂くことができます。 そして手が空いたオペレーターや社員が、業務に余裕ができた時に落ち着いてお客様に電話をかけ直す(コールバック)することで、お客様を電話口で長時間お待たせしてしまう事態を避けられます。 お客様からの貴重な問合せ電話を逃さない点でとても優れた機能です。

営業時間外対応

営業時間外にかかってきた電話はあらかじめ録音した音声ガイダンスで対応できます。 対応例としては、営業時間を案内してかけ直して頂く、あるいはホームページにある予約・注文フォームや問合せフォームに誘導するといったことが考えられます。 工夫次第でさまざまな利用法が考えられますが、営業時間外のお客様からの電話も購買機会や問合せ機会に繋げられる点で、「コンバージョンあがるくん(i-bot)」はとても優れたIVRシステムです。

「コンバージョンあがるくん(i-bot)」の業務改善事例

本製品を利用した業務改善事例を解説します。コスト削減や購買機会の損失防止といった事例があります。

新人オペレーターの離職が減った

スキルベースルーティングを利用することで、難しい用件やクレームに繋がりそうな用件を新人オペレーターに繋げないようにしました。 デリケートな用件は新人オペレーターにとってストレスになりやすく、最悪の場合、離職の原因にもなります。 新人オペレーターの離職は採用・教育コストが無駄になってしまうため、できる限り避けたいのではないでしょうか。 「コンバージョンあがるくん(i-bot)」を利用することで、スキルがある程度身につくまでは難易度の低い案件だけを繋げられるため、新人オペレーターの離職防止ができます。

コールセンターの生産性が上がった

難易度の低い案件、例えば単純な問合せ業務や説明業務にベテランオペレーターの時間を割くことは効率が良いとは言えません。 スキルベースルーティングを利用して、ベテランオペレーターは難易度の高い案件に集中できるようにすることで、コールセンター全体の生産性が向上します。

購買機会の損失が減った

「コンバージョンあがるくん(i-bot)」を導入して営業時間外に電話を受けられるようにしたことで、これまで受けきれなかった予約・注文や問合せを受けられるようになり、売上が増えたという事例もあります。

電話対応業務では必須のIVRシステム

電話対応は企業とお客様を繋ぐ大切な業務です。だからこそ、多少のコストをかけてでもIVRシステムを導入して、効率化と顧客満足度を低下させない施策が必要ではないでしょうか。 「コンバージョンあがるくん(i-bot)」は低コストで簡単に導入できる上、IVRシステムの機能が揃っていることから、お客様のビジネスに大きく貢献します。 電話対応業務に少しでも負担やお困りを感じていらっしゃる方は、ぜひ導入を検討して下さい。初期費用0円で用意された音声テンプレートを利用すれば、すぐに運用開始できます。

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コンバージョンあがるくん(I-bot)

電話でのご案内や、受付の負担を大きく軽減するIVR(音声自動応答)システム。I-botは、圧倒的低コストで高機能なIVR導入が可能です。

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