経理業務のIT化やアウトソーシングで効率化できる?違いや方法を紹介

経理業務のIT化は、経理業務の効率化が期待できる手段のひとつです。しかし、経理業務を効率化したいと感じても、なにから始めていいかわからないという担当者も少なくありません。 また、経理業務を効率化する方法についてはIT化だけでなく、「経理業務をアウトソーシングして外部に代行してもらう」という方法があるのをご存知でしょうか。 IT化ではツールやシステムを使って自動化することで効率化に繋がり、アウトソーシングでは、経理業務を外部に代行してもらうことで業務負担を軽減し、効率化を期待できます。 今回は経理業務を効率化する方法として、IT化やアウトソーシングについてご紹介します。どちらが自社に適しているのか確認するためにも、ぜひ最後までチェックしてみてください! 記事を最後まで読む時間がないという場合には、本文冒頭のバナーボタンにて経理業務を効率化できるアウトソーシングサービス「KANBEI」の資料をご用意しております!無料ですぐにダウンロードできますので、ぜひこちらもご活用ください!

                    

経理業務のIT化や効率化とは?

経理作業をする人

IT化とは

経理業務のIT化とは、手作業や書面でのアナログな対応ではなく、自動化やツールを使い進めていくことで業務の効率性を高めることを指します。

たとえば経理業務でもIT化できるシステムを使うことで、パソコン上で対応することができ、管理や確認の時間が短縮され、効率化されます。

効率化とは

経理業務を効率化するとは、膨大な経理業務に対して、各業務だけでなく人的リソースを効率的に使うことを指します。

効率化の方法は複数あり、IT化やアウトソーシングなども効率化の方法のひとつです。より広い意味で使われます。

経理業務のIT化や効率化が必要な理由

電球の画像

経営判断には迅速な対応必要だから

経営上の判断の際には、経理データや分析が必要です。また、リアルタイムなデータや状況など迅速な対応が必要となる場合もあるでしょう。

とくに財務分析では、決算資料やリアルタイムの財務状況が必要とされる場合もあるため、すぐに対応できることが求められます。

経理のIT化が進んでいれば、ツール上でデータを抽出したり、状況を分析することも可能であるため、経営判断の際にも役立ちます。

非効率な作業の改善が必要だから

経理業務では、非効率な作業の改善が必要とされます。アナログ作業に時間を取られていると、会社の成長や利益にも影響するからです。

日々のデータ入力や書類の確認等が必要であり、アナログ作業に多くの時間を費やすこともあるのではないでしょうか。

会社の成長や重要な経理上の数字分析等の時間を確保するためにも、膨大なアナログ作業を効率化する必要があると言えます。

品質の向上が必要だから

経理業務には、専門知識が必要な分野でもあるため、質の向上が求められます。人的ミスも極力おさえなくてはなりません。

たとえば専門家や有資格者の人材を確保することや、データ入力などにおいては、人的ミスを抑えることが大切です。

人材面での不足や人的ミスの課題がある場合、解消するために効率化やit化を進めていくことが必要と言えます。
                    

経理業務をIT化するメリット  

メリットと記載された画像

業務効率の改善が期待できる

経理業務をIT化することで、業務効率を改善できます。手入力で行っていたことを自動化できるようになることで効率化が図れるからです。

たとえば請求書発行や記帳作業を自動化でき、確認作業や依頼もツール上でできるようになるためです。

業務効率の改善ができる点は、IT化するメリットのひとつです。経理の人員不足や業務効率に課題がある場合は、効果が期待できるでしょう。

経理業務の質向上が期待できる

経理業務をIT化することで、経理業務の質向上にも繋がります。自動化できるようになることで人的ミスや確認ミスを防止できるからです。

ツールを使って自動化することで、機械がミスなく処理してくれるため手入力ミスや視覚的なミスを防ぐことができます。

経理業務をIT化することで、ミスを防止し、経理業務の質向上が期待できます。人的ミスが課題という場合には大きなメリットと言えるでしょう。

コスト削減ができる

経理業務をIT化することで、コスト削減に繋がる点もメリットのひとつです。とりわけ人件費の削減が期待できるからです。

手入力業務をツールで自動化したり、確認作業をインターネット上で完結できる場合、手入力や確認に割いていた時間を他業務に回せます。

経理業務をIT化することで、業務を効率化し、業務時間を有効活用できます。結果的に人件費の削減にもつながる点はIT化のメリットと言えます。

データの管理がしやすい

経理業務をIT化することで、各データの管理もしやすくなります。データや情報をツールやインターネット上で管理できるようになるためです。

また、データや情報がリアルタイムで更新されることで最新の情報を簡単に用いて活用することも可能となります。

IT化することでデータや情報の管理がしやすくなるため、経理担当者だけでなく経営者や管理職の立場からもメリットが大きいでしょう。

経理担当者の負担軽減に繋がる

経理業務をIT化することで、経理担当者の負担軽減にもつながります。業務効率の改善で、手入力作業などの負荷が減るからです。

たとえば手入力で行う記帳業務を自動化することで、単純にそのタスクを減らすことができるようになります。

IT化により、膨大な作業が必要な経理業務を自動化、効率化することで、経理担当者の業務負担を軽減することができる点もメリットと言えます。

経理担当者のビジネス視点が育つ

経理業務をIT化するなかで、経理担当者のビジネススキルがアップすることや問題解決能力の向上にも繋がります。

IT化する際にどのような課題をどうしたら解決できるかという視点を持つことになり、ITツールやIT関連の知識を習得することになるからです。

ツールの特性やIT関連の知識だけでなく、問題解決能力の習得も期待できるため、経理担当者のビジネス視点の成長を促すことができるでしょう。

経理業務をIT化するデメリット  

デメリット

コストがかかる

経理業務をIT化するうえで、コストがかかる点はデメリットにもなり得ます。IT化するためには各ツールやサービスを利用する費用がかかるからです。

ツールやサービスの費用がかかることはコストが増えますが、IT化することで人件費の削減に繋がるためどちらを尊重するべきか検討しましょう。

ITリテラシーの教育が必要

ITリテラシーの教育が必要になるという点はデメリットのひとつです。IT化する際に各ツールの理解やIT情報を習得しなくてはならないからです。

経理担当者がITリテラシーを習得することで新たな視点を持てるようになるものの、教育や研修が必要になるという点は理解しておきましょう。

コミュニケーションの機会が減る

コミュニケーションの機会が減ることもデメリットのひとつです。各業務が自動化され、インターネット上で完結することもあるからです。

接する機会が減ること自体はデメリットになりますが、別軸でコミュニケーションを取る方法を考えてみるとよいでしょう。

専門領域の社員育成が難しい場合がある

経理専門の社員育成が難しくなる可能性もあります。便利なITツールを使って自動化することで理解や実践に偏りができる可能性があるためです。

IT化することで経理専門領域の育成が難しくなる可能性があることを認識したうえで、専門領域の実務や研修等は怠らないようにしましょう。

経理の仕事はどのような内容がある? 

経理担当者のイメージ

経理の主な仕事内容

経理の主な仕事内容は、会社のお金を管理することです。最終的に会社の数字状況を報告するためにお金の流れや状況を数値化して管理します。

具体的には、売上管理、仕入管理、領収書整理、請求書作成、給与計算、税金計算、記帳業務、決算書作成などが挙げられます。

経理業務には様々な業務がありますが、すべて会社のお金の動きを管理し数値化し、記録するための仕事と言えます。

経理の日次業務

  具体的業務
日時業務
  • 現金出納管理
  • 経費精算
  • 伝票記帳/整理
  • 売掛金買掛金の管理
  • 請求書発行
  • 経費の仕訳/清算 等

経理の月次業務

  具体的業務
月次業務
  • 従業員の給与や社会保険料の計算
  • 月次決算書作成
  • 予算実績管理
  • 売上代金の請求/支払い
  • 税金納付 等

年次業務

  具体的業務
年次業務
  • 決算書作成
  • 減価償却
  • 税金の計算と納付
  • 賞与計算
  • 社会保険料計算
  • 年末調整
  • 株主総会の開催準備 等

会社規模や業種によっても異なる

経理業務の仕事内容は会社によって異なります。規模によって一人の担当者が対応する範囲、業種によってメインで必要な管理が異なるからです。

たとえば中小企業では独立した経理部署がなく、担当者が兼任で行う場合もあり、経理業務をすべてをひとり担当する場合もあるくらいです。

会社の規模や業種によっても経理の仕事内容は異なります。専任の経理担当者がいない場合こそ、IT化や効率化を試してみるとよいでしょう。

経理業務のIT化や効率化を阻害する要因   

バツ印を作るスーツ姿の男性

古い慣習から脱却しにくい

IT化を阻害する要因のひとつが、古くからある習慣から脱却しにくいことです。慣れ親しんだ作業の進め方を変えることが難しいためです。

たとえば経理業務では書面を使ったり目視での確認が多くあります。IT化や効率化するにはツールやIT知識が必要になり、進め方が大きく変わります。

新たな方法を取り入れること自体は心理的ハードルも物理的ハードルも高いことから、古い習慣から脱却しにくいのです。

業務が属人化している

経理業務の属人化もIT化を阻む理由のひとつです。属人化が進むと、業務内容が見えにくくなり課題や問題点の抽出がしにくくなるためです。

たとえば経理担当者がひとりの場合、業務のすべてを任せることになります。担当者以外は経理関連の知識もないため、問題に気が付けません。

業務の属人化が進むことで、経理業務の課題や問題点に気が付けないことから、IT化という判断にも至らず、IT化や効率化が進みにくくなるのです。

設備投資できない

設備投資する予算がないという点もIT化を阻む要因のひとつと言えます。IT化にはITツールやサービスの導入、費用が発生するためです。

たとえばツールを導入する場合、初期費用と月額費用が発生します。直接的な売上には繋がらないため、導入が進まないケースもあるでしょう。

このように、設備投資できないことはIT化が進まない要因であると言えます。IT化することで人件費を有効活用できる点を伝えるようにしましょう。

経理担当者は業務過多を感じてる?  

疑問を抱えてる女性経理担当者は業務過多を感じているケースがあります。膨大な業務量や事務処理作業が多いため、業務過多を感じるようです。

クラウド型経費精算ソフトを展開する株式会社ラクスが経理担当者852名に行った調査によると、仕事に不満を感じるときは「業務過多のとき30%」、業務内容で最も大変なことは「事務処理量が多い34%」という結果が出ています。

経理業務では物理的な事務作業も多く、業務過多と感じる担当者がいると言えます。事務作業を減らすためにも、IT化や効率化がおすすめです。

(参考:”プレスリリース”ラクス公式)

経理業務の効率化は2つの方法がある 

経理業務をIT化する二つの方法

IT化を促進する

ツールを使う

ツールでルーティンワークを自動化し、効率化を図れます。手入力作業や目視確認が必要だったものをツールで自動化できるためです。

毎日行う計算や集計、入力作業をツールを使うことで大幅な事務作業の軽減となり、経理業務の効率化が期待できるでしょう。

ツールを使うことでIT化を促進し、経理業務全体の効率化にもつながります。まずは自社の課題と、解決できるツールを探してみましょう。

ペーパーレス化を促進する

ペーパーレス化を促進することがIT化にもつながります。パソコンやインターネット上で管理することで物理的な処理や保管作業が減るからです。

電子帳簿保存法でも、ペーパーレス化を促進しています。データで管理することで、書類の発行や保存に関する業務の効率化が期待できます。

ペーパーレス化を進めることで、IT化が進み、経理業務の効率化にも繋がります。書類での管理が多い場合は、ペーパーレス化をおすすめします。

アウトソーシングする

全部をアウトソーシング

経理業務の効率化には、すべてアウトソーシングする方法もあります。すべてを依頼することで、兼務担当者の業務負担を減らせるからです。

他業務と兼任している担当者の業務負担を軽減することだけでなく、経理業務自体の人材確保が不要になります。

経理業務のすべてをアウトソーシングすることで効率化に繋がります。経理担当者が不在でも、プロに安心して任せることができるでしょう。

業務の一部をアウトソーシング

経理業務の一部をアウトソーシングすることも選択肢のひとつです。業務を分担することで効率化できるからです。

たとえば記帳業務や給与計算だけをアウトソーシングするだけでも、事務処理作業のタスクが大幅に軽減され、その他の業務に集中できます。

経理業務の一部を依頼することで、業務負担を減らせるため効率化に繋がります。とくに負担になりやすい業務を依頼するのもおすすめです。

▶「経理アウトソーシングのメリットデメリットは?費用やサービス比較」はこちら

経理業務の効率化ツール編 

ITツール

クラウド会計ソフト

経理業務効率化のツールとしては、クラウド会計ソフトがあります。細かい仕訳から決算書作成を自動化してくれるツールです。

必要な内容を入力して金額を選ぶだけで会計処理ができます。ツールへのログインさえできれば時間や場所を選ばずに作業を行えます。

経理業務のなかで膨大な事務処理が必要だからこそ、クラウド会計ソフトを使うことで大幅な効率化が可能になります。

電子契約システム

電子契約システムも経理業務効率化に役立ちます。電子契約システムなら、書面の確認や保管作業をなくし、システム上で管理できるためです。

たとえば契約書に関する目視確認や送付のやり取りを効率化し、契約書類保管も電子契約システム上で簡単に行えるようになります。

システム上で一括管理ができる電子契約システムを活用することで、経理業務の効率化が期待できるでしょう。

経費精算システム

効率化するためのツールとして、経費精算システムも挙げられます。システム上で経費申請から承認が完結できるため効率化に役立ちます。

領収書の写真をアップするだけ、各種カードとの連携、アプリとの連携など様々な入力サポートや機能で効率化が可能です。

経費精算システムを使うことで、入力~承認、経理処理までの効率化が期待できます。自社に合った入力サポート機能を探してみましょう。

クラウド型請求書発行システム

クラウド型請求書発行システムも、業務効率化に役立ちます。パソコン上で各書類を発行できるためです。

発行した書類は取引先企業に送付され、オンライン上で完結でき、請求書発行業務を効率化することができるようになります。

このように、クラウド型請求書発行システムを使うことで、経理業務のなかの請求書発行業務が効率化できるようになります。

チャット型ツール

経理業務を管理することのできるチャット型ツールも、効率化に役立ちます。チャット機能を使いながら、タスク管理を使えるためです。

SlackやChatworkでは、チャット機能のほかに、タスク設定やピン止め機能が使用できるため、タスク管理をやりやすくしてくれます。

タスク管理がうまくいってないという場合には、チャット機能を使いつつタスク管理ができるサービスを使うのもひとつの選択肢です。

債権管理システム

債権管理システムも効率化が期待できます。債権の一元管理や入金消し込み、債権回収サポートができるからです。

債権管理システムでは、正確な入金管理、回収率UP、人的ミスの防止を行い、自動化ができるようになります。

債権管理システムを使うことで、債権を一元管理できるようになるため、経理業務の効率化に役立つでしょう。

経理業務の効率化アウトソーシング編    

アウトソーシングのイメージ

代行サービス

経理をアウトソーシングできるサービスのひとつとして、代行サービスが挙げられます。

経理業務の全部もしくは一部を外部に代行してもらうことで業務負担を軽減し、効率化できます。

一部サービスを依頼するだけでも業務分担でき、経理業務の効率化に繋げることができます。

オンラインアシスタントサービス

経理業務のアウトソーシングとして、オンラインアシスタントサービスも挙げられます。

オンラインで実際の業務をサポートすることをサービス内容としています。

自社に代わってサポートしてくれる点は代行サービスとも似ていて、業務効率化に役立ちます。。

税理士事務所や会計事務所

税理士事務所でも、経理業務のアウトソーシングとして代行してもらうことが可能です。

たとえば税理士資格を持つ専門家が代行することで、質の高い作業を期待できます。

専門分野で代行をしてくれるため、安心して任せることができ、効率化に繋がります。
                    

経理業務のIT化や効率化を進めるポイント  

ポイント

課題や目的を抽出する

経理業務における自社の課題や目的を抽出することがポイントです。課題や目的によって、対応するべき方法が異なるからです。

たとえば給与計算業務に課題があるのに、関係ないツールや経理業務のすべてを代行してもらうサービスを選ぶ必要はありません。

自社の経理業務における課題や目的を抽出したうえで、適切な手段を取っていくことが、経理業務の効率化に繋がります。

業務フローを見直す

業務フローを見直すこともポイントです。経理業務のなかで、問題点や負担が重い部分を明確にすることで、適切な対策を取るためです。

業務フローのなかに、不要な作業や省略できる作業が入っている場合はそぎ落とすことでも効率化に繋がります。

まずは業務フローを見直して省略できるものがないかどうか、問題点がないかどうかを改めて確認することが効率化のポイントと言えます。

紙を使わない

紙ベースでの作業や確認が多い場合には、デジタル化することが重要です。紙ベースでの目視確認や、やり取りも時間がかかるからです。

紙ベースからExcelやシートを使って共有するだけでも、パソコン上で済み、連携もスムーズになるでしょう。

紙ベースで行っている作業をデジタル化することで、確認や連携の部分で効率化が図れます。少しずつでもシフトしていくことを検討しましょう。

経理担当者のITスキルを向上させる

経理担当者のITスキルを向上させることも効率化のポイントです。IT化するためにはツールやITシステムを理解している人が必要だからです。

たとえば、経理担当者のなかにITスキルを持つ人材がいれば、業務を効率化する際にもツールの説明や浸透がより早くできます。

経理業務の効率化にはツールやIT知識が必要になるため、まずは担当者のなかでITスキルを高めることが大切です。

将来経理業務がなくなる可能性もある?

仕事がAIに変わっていくイメージ

単純作業

経理業務における単純作業は、将来なくなる可能性もあります。単純作業なら、経理担当者以外でもできる場合があるからです。

たとえば情報入力などの単純作業は、自社リソースを使わずに、派遣社員や契約社員でも対応可能です。外注する方法もあるでしょう。

単純作業は将来なくなる可能性があります。今のうちに外注を使うなど効率化したうえで、複雑な業務に自社のリソースを使うのも有効です。

AIが変われる業務

AIが変われる業務も、将来なくなる可能性があると言えます。AIは機械学習などを通して、ミスなく作業できるからです。

たとえば単純作業や確認作業、データ分析等が挙げられます。給与計算ソフトや会計ソフトも一例と言えるでしょう。

AI技術が搭載されたサービスやシステムが増えることで、なくなる可能性がある業務は多数あると言えます。

経理業務の効率化ではアウトソーシングがおすすめ

おすすめを紹介する女性経理業務の効率化でおすすめなのは一部の業務をアウトソーシングすることです。一部を依頼することで、経理担当者の負担を減らしながらも、専門知識や経験を習得できるからです。

たとえば一部を依頼して、ほかの業務は自社で行うことで、経理担当者のリソースを有効活用できます。IT化するにも知識が必要になり、ツールに任せきりになると知識の習得に不安が残ります。

経理業務を効率化するためには、一部業務のアウトソーシングがおすすめです。自社の課題を抽出したうえで最適なアウトソーシングのサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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自社の経理課題に合った効率化を進めよう  

経理業務の効率化にはIT化やアウトソーシングの2つの方法が挙げられます。IT化はツールを使うことで自動化でき、アウトソーシングでは業務負担を物理的に減らせるため、効率化が図れます。

IT化では便利なシステムやクラウドソフトを導入すること、アウトソーシングでは一部もしくは全部の業務を依頼することで経理業務を効率化できることをご紹介しました。
    
とくに一部の経理業務をアウトソーシングする方法をおすすめします。一部業務を依頼して担当者の負担を軽減しながら、その他の業務に集中することで、人材育成にもつながるためです。

IT化やアウトソーシングによる効率化は、膨大な業務を抱える経理担当者にとっても負担軽減につながります。自社の課題や目的を明確化し、最適な方法を検討しましょう。

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この記事を書いたライター

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