「バックオフィスって具体的にどんな業務のこと？」
「バックオフィスを効率化するメリットや方法は？」
バックオフィスとは、顧客と直接的な関わりがない業務を担当する部署や組織のことです。
近ごろでは、働き方改革の促進やテレワークの普及によって、バックオフィスの業務効率化に注目が集まっています。
しかし、バックオフィスを効率化しようと考えると「何から手をつけていいのか...」と悩んでしまう担当者も多いことでしょう。
本記事では、バックオフィスの基礎知識はもちろん、効率化するメリットや具体的な方法などについても徹底的に解説していきます。
「バックオフィスを効率化するメリットや方法は？」
バックオフィスとは、顧客と直接的な関わりがない業務を担当する部署や組織のことです。
近ごろでは、働き方改革の促進やテレワークの普及によって、バックオフィスの業務効率化に注目が集まっています。
しかし、バックオフィスを効率化しようと考えると「何から手をつけていいのか...」と悩んでしまう担当者も多いことでしょう。
本記事では、バックオフィスの基礎知識はもちろん、効率化するメリットや具体的な方法などについても徹底的に解説していきます。
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目次
バックオフィスとは？
バックオフィスとは、顧客と直接的な関わりがない仕事全般を指す言葉です。部署や組織を指すこともあれば、業務そのものを指すこともあります。
日本語では後方支援と訳され、一般的な企業においては、経理・財務・人事・総務・法務・事務・監査などの部門がバックヤードの職種に該当します。
製品を開発したり、営業活動を実施したりといった花形の仕事ではないものの、経営の根幹を担っているため、企業にとっては必要不可欠な存在であるといえます。
バックオフィスの言い換え
バックオフィスの言い換えは次の通りです。
- バックヤード
- 間接部門
- 管理部門 など
会社や業界によって呼び方は異なりますが、いずれも似たような意味合いで用いられています。
バックオフィスの対義語
バックオフィスの対義語は次の通りです。
- フロントオフィス
- 直接部門
- 営業部門 など
こちらも会社や業界によって呼び方は異なりますが、いずれも似たような意味合いで用いられています。
バックオフィスにあたる職種
経理業務
バックオフィスの中でも経理は、企業のお金の出入りについて正確に把握し決算するのが主な業務です。経理では、貸借対照表や法人税申告業務などお金に関する知識が必要なため、高い専門性が求められます。
また、締め日までに処理業務を完了するために、担当者の1日あたりの拘束時間が長くなりやすく、業務効率化をしたいものの目の前の業務に追われて仕組みづくりに時間を割けないという企業もあります。
財務業務
バックオフィスの中でも財務は、資金調達やM&A、予算管理するのが主な業務です。経理は企業が使ったお金を管理するのに対し、財務は企業がこれから使っていくお金を管理します。財務は、融資を受けるために銀行と交渉をしたり、M&Aのために企業の経営層と話し合ったりすることも多いため、専門知識だけでなく、交渉力や提案力が求められる業務です。
従業員数の少ない企業では、経理と財務を兼任しているところも多く、1人あたりの業務負担が高くなりやすいという課題があります。
人事業務
バックオフィスの中でも人事は、社員の採用・教育・退職など、人に関わる業務を担当しています。選考者の日程管理や合否の連絡、求人サイトへの掲載、SNSの更新など細かなタスクの多さから、分刻みのスケジュールを求められる職種です。
しかし、人事は業務上、多くの個人情報を扱うため、情報漏洩に対するリスク管理能力も求められます。
総務
バックオフィスの中でも総務は、社内環境を整え、社員が働きやすくなる環境を作ることが主な業務です。備品管理や社内規則の整備をしたり、社内行事を運営したり細かな業務が中心なので、業務量が多いのに目標の明確化がしにくいという課題を抱えています。
また、最近では企業の業務効率化を推進する力を求められることもあるため、総務の業務量が増えています。
法務
バックオフィスの中でも法務は、お客様や取引先企業との契約を取りまとめるのが主な業務です。契約書に法的に問題がないかリーガルチェックをしたり、顧客とのトラブルがあったときに訴訟手続きをしたり、法律関連の高い専門性が求められます。
また、法改正が起こるたびに最新の知識が求められるため、業務が属人化しやすいのが課題です。
一般事務
バックオフィスの中でも一般事務は、データ入力や書類の発送、来客対応などを担当しています。企業によって一般事務が担当する業務には差があるものの、専門知識が不要で未経験者でも働きやすいのが特徴です。
しかし、一般事務職は、コスト削減の観点から人員を減らす動きが大きくなっており、企業によっては一般事務がいないという企業もあります。
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バックオフィスはDXによってなくなる？今重要視されている理由
バックオフィスが減少している理由
バックオフィスの人員は、AIやデジタルツールなどのDXを進めていくことによって、次第に減少していきます。すでに野村総研の調査では、2030年までにバックオフィスで働く143万人の人員が削減される可能性があると報告しています。
また、バックオフィス業務は、営業職のように直接的に利益を生み出しにくいため、コスト削減を図るためにバックオフィスの人員を縮小する企業も増加中です。
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DXについて詳しくみる
- DXとは、デジタルを活用することで、ビジネスや私生活を取り巻く環境がより豊かになることを指します。
DXに取り組むことで、働き方改革の実現/人材不足の解消/業務効率化につながります。
バックオフィスが今注目される理由
バックオフィスの人員縮小は、大企業でも大々的実施されていますが、バックオフィスがなければ企業運営することは不可能なため、新しいバックオフィスの形が注目されています。例えば、経理業務で収集したデータをもとに、新しい業務効率化ツールを入れてコスト削減を目指したり、従業員が働きやすい環境を積極的に作る「攻めのバックオフィス」は、ビジネストレンドのひとつです。
バックオフィスの人員はこれからどんどん減っていくという調査結果もあるため、少ない人員でいかにバックオフィス業務を円滑に進められるかがポイントです。
生産機能の担保のため
バックオフィスが注目されるのは、バックオフィスを強化することで、高い生産性を保ち業務効率化へつなげられるためです。例えば、会計ソフトを導入して業務時間を減らしたり、総務主体によるペーパーレス化の促進で業務効率をアップできます。
バックオフィスは、企業の根幹であるヒト・モノ・カネ・情報を管理する部門であるため、バックオフィスの業務効率化が進めば企業の生産性アップに効果があります。
販売機能促進のため
バックオフィスが注目されるのは、バックオフィスを効率化することで、フロントオフィスの販売促進につなげられるためです。例えば、経費申請の際に領収書をスマホで撮影して、そのままスマホから提出ができれば、営業部は本業の営業活動に集中できます。
また、RPAシステムで顧客の契約状況をパソコンで瞬時に検索できれば、紙の契約書フォルダから書類を探す必要も不要になり業務効率化につながります。
事務・会計の効率化のため
バックオフィスが注目されるのは、ITの力を利用すれば、事務や会計業務の効率化につながるためです。例えば会計ソフトを利用すれば、会計業務にかける時間を短縮させ、従業員1人あたりの業務量を減らせます。
ほかにも、勤怠管理ソフトで給与計算がかんたんになったり、電子契約によってM&Aの契約や提携までの時間を短縮できたりと、ITツールを導入することでバックオフィス全体の効率化に成功します。
企業がバックオフィス業務で抱えている悩み
人員の配置
バックオフィス業務は繁忙期と閑散期の業務量の差が大きいため、適切な人員を配置しにくいのが課題です。経理では、1月から3月の決裁時期と、12月から1月の年末調整の時期が繁忙期となるため、深刻な人員不足が発生しますが、あらかじめ繁忙期に合わせた人員配置すれば、閑散期に人が余ってしまいます。
そのため、人員の再配置せずに、担当者1人あたりの業務量が改善されないまま放置しているという企業も多く存在します。
業務の属人化
バックオフィス業務は、経理や財務など専門知識が必要になるので、業務の属人が起こりやすいという課題があります。例えば、とある業務に対する知識を企業の中で1人しか持ち合わせていない場合、その人物が有給を取得したり退職したりすると業務がストップしてしまいます。
知識や情報を共有して、決まった人材に業務や知識が偏らないように労働環境を整えるのが大切です。
アナログ管理が残っている
バックオフィス業務は、フロントオフィスに比べてデジタル化が進まず、いまだにアナログ管理が多く残っているという課題があります。稟議書を通すために印鑑が必要だったり、請求書のやり取りがFAXだったりと、アナログ業務は会社に出社しないと仕事を進められないのが特徴です。
新型コロナウイルスによるテレワークが進められている最近では、バックオフィスのデジタル化は早急に取り組まなければなりません。
他部署との連携が多い
バックオフィス業務は、営業部やマーケティング部など多くの部署から問い合わせがくるのも課題の一つです。問い合わせ対応中は、本業の手を止めなければならず、労働時間が長引く原因になります。
バックオフィスの生産性を上げるなら、よくある質問は社内チャットボットシステムで自動化するなど、業務改善する必要があります。
バックオフィス業務を効率化するときに使えるツール
情報管理系ツール
- ビジネスチャットツール
- スケジュール管理ツール
- オンラインストレージ
- 顧客管理システム
情報が散乱することがなく、この場所を見れば欲しい情報が得られるという共通認識も与えられるため、無駄な業務を省き業務効率化につながります。
基幹システム
- 会計システム
- 受発注管理システム
- 経理システム
特に、会計業務に関しては毎日、毎月、毎年発生する作業に、うんざりしている方も多いでしょう。それらの煩雑になりがちな業務を一元管理し、効率化できるため、経理関係の業務を効率化したい方は導入必須のサービスです。
社内向けチャットボット
社内向けチャットボットとは、その名の通り、従業員が困ったことがあった場合にチャットで問い合わせができるシステムのことです。問い合わせに対して自動で応答できるので、従業員の質問に対して一問一答すべてに答える必要がなく、バックヤード業務の効率化につながります。社員数が多い企業や、制度の変更等が頻繁にある企業におすすめです。
アウトソーシング
アウトソーシングとは、経理業務や会計業務等の業務を、丸ごと外部に委託できるサービスのことです。社内に、知識を有した人材がいない場合や、全社的なテレワーク移行を検討している企業におすすめできます。
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バックオフィスを効率化するメリット
各所のコストを削減できる
バックオフィスを効率化することで、コストを削減できます。例えば、会計ソフトを導入することで、記帳にかけていた時間を減らすことができれば、人件費の削減が可能です。
また、クラウドシステムを導入してレーパーレス化に成功すれば、紙やインクのコスト削減にも効果があるなど、会社の出費を少なくできます。
属人化を防ぐことができる
バックオフィスを効率化すれば、業務の属人化を防ぐことが可能です。例えば、マニュアルをオンラインストレージに格納しておけば、現場でスマホからマニュアルを確認しながら作業を進めることができます。
業務を誰でも対応できるよう標準化することで、業務スピードをアップにつながるというメリットもあります。
ヒューマンエラーの対策ができる
バックオフィスを効率化すると、ヒューマンエラー対策に効果的です。バックオフィス業務は、数字の手入力や目視によるダブルチェックなど単純作業が多いため、デジタルツールで自動化した方がミスが少なくなります。
人的ミスをゼロにすることは簡単ではありませんので、積極的に自動化していきましょう。
データ消失対策になる
バックオフィス業務を効率化すると、データ消失対策ができるというのもメリットのひとつです。クラウドストレージを使えば、オンライン上にファイルがあるためデータを失うことがありません。
日本は地震や台風などの自然災害による打撃を受けることが多いため、万が一に備えたデータ消失対策が重要です。
生産性の向上につながる
バックオフィスを効率化できると、従業員の生産性向上につながります。例えば、経理が繁忙期を迎える2ヶ月間だけクラウドソーシングで人員を補充できれば、社員の業務負担を増やさずに業務を進めることが可能です。
また、従業員は過重労働によるストレスを受けないため、業務中も集中力を途切れさせずに正確な業務を実施できます。
組織全体の改善につながる
バックオフィスを効率化させることで、バックオフィスをはじめとする組織全体の業務改善につながります。例えば、バックオフィスが作成したデータをもとに、無駄を洗い出したり、業務のシステム化を進めたり、新しい施策を検討する時間を確保できます。
人手が足りないと目の前の業務に対応することで手一杯となってしまい、仕組みづくりを考える余裕がなくなるので、従業員全員が働きやすい会社を作るためにも、まずはバックオフィスの改善から着手しましょう。
バックオフィス業務を見直すべきポイント
ペーパーレス化できる業務がないか
バックオフィスの効率化を目指すなら、ペーパーレス化できる業務がないか確認しましょう。ペーパーレス化を実施することで、印刷費・紙代などの経費を削減できたり、クラウド上にデータを保管することでデータを一元化できたりメリットが豊富です。
また、紙の契約書を保管するための倉庫も必要なくなるため、業務効率化とコスト削減を同時に実現できます。
自動化できる業務がないか
バックオフィスの効率化を目指すなら、自動化できる業務がないか見直すのが大切です。例えば、単純業務を繰り返す請求書業務や仕訳業務は、自動化ロボットが得意な領域です。
自動化ツールを導入すれば、作業時間を短縮して他の業務に注力できます。
自社で行う必要がない業務がないか
バックオフィスの効率化をすすめるなら、自社で行わなくても良い業務がないか洗い出してみましょう。例えば、取引先へ訪れたときの経費計算が複雑であれば、他の業務を進めることができず生産性の低下につながります。
自分でしなくてもいい重要度の低い業務は、アウトソーシングや自動化ツールを使って効率化させるべきです。
バックオフィス業務の改善支援ならおまかせはたラクサポート
おまかせはたラクサポートとは
おまかせはたラクサポートとは、NTT東日本が提供する経理や人事労務など、バックオフィスの課題を丸ごと解決してくれるクラウドサービスです。勤怠ソフト・給与計算ソフト・会計ソフトを一括導入できるので、複数部署の業務時間を一気に短縮してくれます。
また、初期設定もNTT東日本側で代行してくれるため、導入後の手間がなく、かんたんにサービスを利用できるのが魅力です。
おまかせはたラクサポートでできること
| 業務 | クラウドソフト |
|---|---|
| 勤怠管理・シフト管理 | KING OF TIME |
| 給与計算・年末調整 | freee人事労務 |
| 帳簿作成・見積書作成・決算 | freee会計 |
| 経費精算・会計連携 | freee経費精算 |
| 取引契約書・雇用契約書作成 | クラウドサイン |
複数のソフトをまとめて利用することで、各部署の業務時間が短縮され、業務効率化とコスト削減を実現可能です。
また、万が一トラブルがあった際は、月20回の電話サポートサービスに加え、専用ツールを利用した遠隔サポートで対応してくれます。
おまかせはたラクサポートの料金
| クラウドソフト | 月額料金 |
|---|---|
| KING OF TIME | 3,850円 |
| freee人事労務 | |
| freee会計 | |
| freee経費精算 | |
| クラウドサイン |
おまかせはたラクサポートは、5つのサービスを月額料金3,850円で利用できるお得なサービスです。
各ソフトを1本ずつ導入した場合、月額料金は合計2万円以上となるため、1本ずつ契約するよりもまとめて契約した方が圧倒的にコストを抑えられます。
そのため、業務効率化ツールを検討しているけれど価格が気になるという方におすすめです。
おまかせはたラクサポートをおすすめする人
|
数あるクラウドサービスの中から、NTT東日本が厳選した業務改善ソフトを一括導入できるので、どのツールを導入していいか迷う必要がありません。
月額4,000円以下と低価格ながらも、初期設定の代行や遠隔サポートにも対応しているため、コストパフォーマンスの高さが魅力です。
バックオフィス業務に関するよくある質問
Q
金融業界のバックオフィス業務効率化のポイントを教えてほしいです
A
金融業界のバックオフィス業務を効率化するときには、社内外とのコミュニケーションを自動化し、業務時間を短縮させることが大切です。
例えば、チャットボットを導入して電話問い合わせにかける時間を減らせれば、コア業務に注力できます。
また、クラウイアントに提出する資料を自動作成するツールによって、資料作成に欠けていた時間を0にすることも可能です。
Q
バックオフィス業務効率化をしたいですがITツールの導入に不安があります
A
バックオフィス業務効率化を成功させるなら、何のためにITツールを導入するのか目的の明確化が大切です。
例えば、経費計算を自動化させたいのか、経費申請をデジタルでできるようにしたいのかによって、選ぶツールは異なります。
従業員に聞き取り調査を実施し、どんな業務を負担に感じているのか洗い出すことで、改善箇所の優先順位をつけることができるのでおすすめです。
Q
アパレル業界のバックオフィス業務効率化はどのようなことができますか？
A
アパレル業界ではバックオフィスを業務効率化することで、受発注業務の自動化ができます。
レジと在庫管理システムを同期させるツールを導入すれば、商品の売上に応じて自動的に在庫の発注が可能です。
接客などの本来の業務に時間をかけられるようにするためにも、積極的に効率化ツールを導入しましょう。
Q
コールセンターの業務効率化はどのようなサービスがオススメですか？
A
コールセンターの業務効率化を成功させるなら、顧客情報をするに検索できるRPAシステムがおすすめです。
RPAシステムを利用することで、電話問い合わせがあった番号から顧客情報を調べることができたり、過去に購入した商品情報をもとにクレーム対応ができたりと業務効率化につながります。
1件あたりの電話対応時間の短縮にもつながるため、コールセンターを所有する企業であればRPAシステムを検討しましょう。
まとめ
バックオフィスは、企業を運営するために欠かせませんが、まだまだ業務効率化が進んでいないのが現状です。バックオフィスを業務効率化させるためには、アウトソーシングやクラウドサービスを導入して、1人あたりの業務負担を改善する必要があります。
自社のバックオフィスがどんな課題を抱えているか明確にして、優先順位をつけて解決策を探すことが大切です。
無料ご相談フォーム
商品に関するお問い合わせや、
業務改善のお困りごとがあれば
どんなことでもWiz cloudにご相談ください。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
WizCloud編集部メンバーが執筆・更新しています。 Web関連、デジタル関連の最新情報から、店舗やオフィスの問題解決に使えるノウハウまでわかりやすくご紹介します！
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