【完全保存版】IP電話とは?デメリットを解決する方法まで解説!メリット・アプリ・費用・仕組み・導入方法を徹底解説

個人事業主、中小企業では、法人の固定電話がアナログ回線のところも多いのではないでしょうか?そういった方の中には、IP電話へ移行することで、通話にかかる費用を削減しようと考えている方もいるでしょう。

IP電話とはInternet Protocol・インターネットプロトコルという通信方法を利用したいわゆるインターネットに接続して音声を届ける電話サービスのことです。このIP電話を使えば、従来の電話回線を使うより通話料を低く抑えることができます。しかし、通話品質などデメリットを耳にし、移行を行えていない方もすくなくないはずです。

そこで、今回は法人でIP電話を導入するメリットはもちろん、デメリットやその解決策まで徹底解説。また、最後にはリモートワークでも会社の電話をスマホで受電できるIP-PBXについてもご紹介させていただいておりますので是非、コスト削減や業務効率化の手段として検討してみてはいかがでしょうか。

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IP電話を法人で導入するメリット

法人でIP電話を導入するメリットとして大きく以下の2点がございます。

  • 通話料金が安くなる
  • システムとの連携がしやすくなる
IP電話は従来までのアナログ電話とは異なり、通話料金が一律料金のところが多く、割安です。発信を頻繁に行う方であれば、通話コストの削減につながります。

 

IP電話にすると通話料金が安くなる

IP電話はインターネット回線を利用した電話サービスですので、一般的な電話回線の通話サービスに比べると通話料金が安くなるケースが多いです。

また、これまで受け取った電話を社外に出ている社員へ転送して電話をつなぐことが発生していた場合、転送電話の料金なども発生していました。

しかし、IP電話ではスマートフォンを内線化する仕組みがあるサービスを利用することで、社外の社員が直接電話を受けることも可能です。このスマートフォンを内線かする仕組みを利用すれば転送料金などもかからず、さらに業務効率化にもつながります。
 

システムとの連携がしやすくなる

インターネット回線を利用するIP電話では、さまざまシステムやアプリケーションとの連携が容易になります。

例えば、通話内容を録音するシステムと連携することで、カンタンに録音ができたり、社内の電話帳をWEBで一括管理し、カンタンな操作で発信するようにするなど、さまざま仕組みが実現できます。

法人での電話導入やIP電話への移行なら、CLOUD PHONE(クラウドフォン)がおすすめです。クラウドフォンなら1台からでもクラウドPBXによるIP電話が利用できます。

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法人でIP電話を導入する際のデメリットは?

一般的にIP電話を導入するデメリットは次のとおりです。

  • インターネット回線の環境を考慮する必要がある
  • 停電のときに利用ができない
  • フリーダイヤルや緊急電話にかけることができない
IP電話は通話にインターネット回線を利用する仕組みのため、一般的な電話回線とは勝手が違います。そのため、法人でIP電話を導入する際のデメリットをしっかり把握し、最善の対処を行うことでIP電話のデメリットを軽減することが可能です。

 

インターネット回線の環境を考慮する必要がある

法人の電話導入で最も考慮するべきことは、やはり品質や安定性ではないでしょうか?コストが安いというだけで導入をした結果、使用することができなければ意味がありません。

インターネット回線を利用した電話であるIP電話の品質は、インターネット回線の速度に影響されます。

そのため、社内でIP電話を導入するためには、社内のインターネット環境はもちろん、サービスを提供する企業が安定した環境を構築できているのかをしっかり把握する必要があります。
 

停電のときに利用ができない

IP電話はインターネット回線を利用するため、停電が発生すると電気の供給ができなくなり。ネットワークに接続する機器が動作しなくなります。

そのため、停電が発生すると電話も利用ができない状態になりますので、注意が必要です。

特に電話が利用できないことで、機会損失が発生することが予想されるのであれば、しっかりと対策を行うのが良いでしょう。
 

フリーダイヤルや緊急電話にかけることができない

IP電話の「050」の番号から、緊急電話(110、119など)やフリーダイヤル(0120)に発信することはできません。

取引先の電話番号がフリーダイヤルということもあるでしょうから、対処方法を確認しておきましょう。

法人でIP電話を導入する際のデメリットの解決方法

インターネット回線を見直す

法人でIP電話を導入する際の、デメリットとしてあげられる音声品質の解決方法としては、インターネット回線を見直すという方法があります。

ADSLなど遅い回線の場合は、光回線に切り替える。光回線の場合は速度が安定していると定評があるプロバイダに乗り換えるなど、費用対効果にあわせた見直しを実施すると良いでしょう。

IP電話の提供企業をしっかり選ぶ

また、IP電話の提供企業をしっかり選ぶのも音声品質を安定・確保する上で重要です。どのような仕組みでIP電話を提供しているのか、品質への対応や評判はどうなのかなど、しっかり確認した上で申し込みを行いましょう。

なお、ご自身で調査・確認が難しいようであれば、専門家に相談するのもありでしょう。

UPS(無停電電源装置)の導入など停電対策を検討する

IP電話のデメリットである、停電時の対策を考慮しておくことも重要です。電話が不通になることで、大きな機会損失が予想されるのであれば、UPS(無停電電源装置)を導入することも検討しましょう。

なお、電話の重要度がそれほど高くない場合は、停電時などは携帯電話やスマートフォンで対処するなどマニュアルやルールを事前に準備しておくと良いでしょう。

アナログ回線も準備しておく

アナログ回線であれば、フリーダイヤルや緊急電話への発信や停電時にも利用できるため、万が一の場合だけ利用するためにアナログ回線を準備しておくというのもありでしょう。

法人電話ならCLOUD PHONE(クラウドフォン)がおすすめ!

法人でIP電話の普及が進んでいる背景

IP電話とは、従来の電話回線ではなくインターネット回線を利用して電話を行うシステムです。「050」から始まる電話番号が一般的となります。

固定電話やパソコンだけではなく、スマホでもIP電話サービスが利用できるため、社員用に用意する企業も多いでしょう。

少し前であれば、「050」からかかってくる電話に対して「怪しい」「怖い」といったマイナスのイメージが珍しくありませんでした。しかし、現在は企業でも積極的にIP電話の導入が進んでいます。

その背景として、BYODの活用が活発になってきていることが挙げられるでしょう。

BYOD(Bring Your Own Device)とは、社員が自分で所有している機器(スマホなど)をオフィスでも活用する試みです。

ここ最近でスマホの性能が格段に向上したこともあり、個人用デバイスでもスケジュール・タスク管理や、メールの送受信、電話、ファイル閲覧などができるようになりました。仕事に生かせる機能が多いことから、BYODの活用も進んでいます。

ただ、個人のスマホをそのままビジネスに活用してしまうと、公私混同や電話代金の裁量管理という観点で問題が発生しやすいといえるでしょう。そこで、IP電話を導入する企業が増えているわけです。
 

法人でIP電話導入はどうやって行えばいい?

法人でIP電話を導入するには、現在の環境や最適なサービスの選定が必要になります。そこで近年では、PBXをクラウド上に置き、どこからでもカンタンに設定・管理ができるクラウドPBXが主流になりつつあります。

クラウドPBXでおすすめなのが、CLOUD PHONE(クラウドフォン)です。クラウドフォンであれば、1台からの導入も可能です。

しかも、月額6,500円から利用が可能ですので、PBX構築などの初期費用が不要でさまざま機能も利用が可能ですので、まずはお気軽にお問い合わせくださいね。

法人でIP電話をより便利に有効的に活用するには?

法人でIP電話をより便利に、そして有効的に活用するには「IP-PBX」をおすすめします。

PBXとは、1つの電話回線で複数の電話機を利用できるサービスのことです。ビジネスフォンと同じ役割を果たしますが、PBXは数千台を同時に接続できるため、大企業やコールセンターに向いています。

そのPBXにインターネット回線を活用したものがIP-PBXです。

PBXのように複数の電話機を連携させ、それぞれ内線として活用できます。ビジネスフォンやPBXと違いインターネット回線を利用するため、月々の通話料を抑えることに繋がるのです。

また、スマホに専用のアプリをインストールすることで、社員のスマホにIP電話の機能を持たせることもできます。それによりPBXの機能も付加されるため、非常に大きなメリットが生まれます。次の章で詳しくお伝えしていきましょう。

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IP-PBXを導入するメリット

IP-PBXを導入することで次のようなメリットが生まれます。

  • 社員個人のスマホを内線化することが可能
  • 社内のパソコンと電話機を連動できる
IP-PBXは、従来のIP電話サービスとビジネスフォンを融合させたような形です。そのため、社員のスマホを単独でIP電話化させるよりも様々なメリットが生まれます。詳しくは以下で解説いたしますので、しっかり確認してくださいね。

 

社員個人のスマホを内線化することが可能

IP-PBXを利用すれば、社員個人のスマホを内線化することができます。たとえば、社内のビジネスフォンで利用できる受発信、保留、転送といった機能をスマホでも利用できるため、電話機をそのまま社外に持ち出せるようなイメージです。

スマホで利用するには専用のアプリをインストールするだけで済みます。

社内のパソコンと電話機を連動できる

IP-PBXは、社内の電話機同士をインターネットによって繋げます。そのため、普段からネットに接続しているPCとの互換性も高いということが特徴です。パソコンと電話機を連動させてデータを管理したり、情報をやり取りすることもできます。

IP電話関連サービス

ここでは、IP電話を活用していくために便利な関連サービスをいくつかご紹介していきます。

CLOUD PHONE

スマホで固定電話の内線・外線通話が可能な「CLOUD PHONE」は、会社や店舗、事務所の代表電話をスマホでも着信・発信が可能なクラウドPBXサービスです。これまでオフィスに設置していたPBX(交換機)本体を、クラウドネットワーク上に設置し、インターネット環境があれば手軽にビジネスフォンを利用できます。
交換機の設置が不要なことで、オフィス内の省スペース化や、ビジネスフォンの管理コストや導入コストを抑えることが可能です。

オフィス内でしか受けることができなかった内線電話も、スマートフォンに転送することもできるため、外出先でも会社へかかってきた電話を受けることができます。またスマホへの転送電話も、内線扱いになることから、転送通話料が無料になります。

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法人用モバイル

IP電話やクラウドPBXを利用して、社外でも内線電話や転送電話を可能にする場合、社員に持たせるスマホを会社でまとめて準備することで、個人携帯とのすみわけが可能になります。
全社員に持たせることで、社内のビジネスフォンが不要になるほか、トータルの通信費を抑えることも可能です。電話かけ放題で、月額2,480円~利用ができるので、格安SIMにするよりも低コストで利用することもできます。

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スマートデスク

会社によって、電話応対に多くの時間を取られ、本来やるべき作業ができないこともあると思います。そんな時に「スマートデスク」を導入すれば、お客様の代わりに弊社オペレーターが電話対応を行います。
専用の機材も必要なく、普段利用しているサービス(slickやチャットワークなど)と連携できるため、現在の環境を維持したまま「スマートデスク」が利用できます。オペレーターが受電した内容は、リアルタイムで通知されるので、対応の遅延なども発生しません。
初期費用0円で、導入コストに懸念がある方も、安心して始めることが可能です。

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IVR

電話での問い合わせが多く、不要な電話の割合も多い場合は、自動音声応答サービスを使って電話対応業務を効率化する方法があります。かかってきた電話の一次対応を、自動音声サービス(IVR)にすることで、間違い電話や不要な電話をふるいにかけることができます。
電話の用件を自動音声でヒアリングするため、お客様のニーズにあった担当や部署に繋ぐことができ、効率よくスムーズな顧客対応が可能です。また直接入ってくる電話の数も減らせるため、電話応対にかける人件費の削減も見込めます。
「IVR」は月額3,000円から利用できるので、会社内にコールセンター業務を手軽に組み込むこともでき、最終的には電話対応ゼロの実現も可能です。

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まとめ

今回は、法人がIP電話を導入するメリットやデメリットをお伝えしてきました。社員のスマホを仕事にも活用できるIP電話だけでも十分に便利ですが、より効率的に、従業員の生産性を高めるならIP-PBXがおすすめです。

IP-PBXを利用することで、スマホをビジネスフォンのように使うことができます。保留や転送機能まで備えているため、IP電話より便利に活用できるでしょう。

また、IP-PBXよりもさらにコストを抑えたいという方はクラウドPBXを活用してみてください。クラウドPBXもスマホを内線化できますが、IP-PBXよりも固定費や通話料がお得になります。

当サイトでは、クラウドPBXについてより詳しい情報を紹介しています。ぜひ、そちらもご確認ください。

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