電子印鑑の作り方｜Excel(エクセル)やツールを使って無料で作成する方法を紹介

電子印鑑(デジタル印影)とは

電子印鑑(デジタル印鑑)とは、 電子データとして作成・管理される印鑑のことを指し、デジタル署名技術を利用して文書の正当性や本人確認を行います。

条件を満たせば法的効力を持ち、紙の印鑑と比べて利便性が高く、セキュリティも向上します。

昨今では、ビジネスのデジタル化推進やペーパーレス化に伴い、利用が拡大しています。

電子署名や電子契約との違い

電子印鑑と電子署名の違い

電子印鑑と電子署名の違いは、主に 使用目的と技術的な側面 にあります。

電子印鑑は従来の印鑑をデジタル化したもので、主に承認を示すために使われます。一方、電子署名は高度な暗号技術を用いて文書の真正性と署名者の本人確認を行うものです。

法的には、電子署名が文書の改ざん防止と法的効力を確実に担保します。

電子印鑑と電子契約の違い

電子印鑑は従来の印鑑をデジタル化したもので、書類の承認や証明に使われます。

一方、電子契約は契約締結をオンラインで行うためのプロセス全体を指し、電子署名やタイムスタンプなどを含む法的に有効な契約手段です。

電子契約は契約の作成、署名、保管を一貫してデジタルで管理します。

つまり、 電子印鑑は、電子契約という一連のプロセスにおいて使われる意思表示や事実証明の手段 という位置づけです。

電子印鑑がもつ法的効力

電子印鑑がもつ法的効力は、 2001年に施行された電子署名法に基づいて認められています。

電子署名法では、適切な技術を用いた電子署名であれば、手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つと定められています。

これにより、契約書や公文書の電子化が進み、手続きの迅速化やコスト削減が実現しました。

電子印鑑は実印として使える？

電子印鑑は実印として使用可能ですが、条件があります。

日本では、電子署名法に基づき、適切な認証局が発行する電子証明書を伴う電子印鑑は法的に認められます。これにより、実印と同等の効力を持つことができます。

ただし、 特定の行政手続きや法的文書では、依然として紙の実印が必要とされる場合があるため、用途に応じた確認が必要です。

電子帳簿保存法改正に伴う電子印鑑の重要性

電子帳簿保存法改正により、電子印鑑の重要性はさらに増しています。

改正法により、電子的な帳簿や書類の保存が容易になったことで、 適法な電子記録として認められるためには信頼性の高い電子印鑑が不可欠です。

これにより、企業はペーパーレス化を推進し、業務効率化とコスト削減を図ることが可能です。電子印鑑は、文書の改ざん防止と信頼性の確保に重要な役割を果たします。

有料と無料の電子印鑑の特徴・違い

自作や無料ツールで作成した電子印鑑の特徴

無料ツールで作成した電子印鑑は、コストがかからず手軽な反面、複製や悪用が容易でリスクが高いです。

特に、印鑑のスキャンは偽造リスクを伴うため、重要な書類への使用は避け、社内回覧や請求書への押印に限定するべきです。

有料ツールで作成した電子印鑑の特徴

有料ツールでは、 法的効力を持つ電子署名を組み込んだ電子印鑑の作成が可能で、 各種法令に準拠した電子契約をスムーズに行える点が特徴です。

また、高度なセキュリティ機能を搭載しているツールも多く、なりすましといった行為をシステム全体で防ぐことができます。

電子印鑑作成ツールにおける無料と有料の違い

電子印鑑作成ツールの有料版と無料版では、機能や サポートに顕著な違いがあります。

無料版は基本的な印鑑作成機能に限定される一方、有料版は高水準のセキュリティ、柔軟なカスタマイズ性、豊富な印鑑形式やフォント、専門的なサポートが提供されます。

特に、電子署名機能や業務用の高度な印鑑管理機能を持つ点において、 有料版は法的な証拠能力や信頼性が高い です。

電子印鑑の作り方は無料・有料どちらを選ぶべき？

無料で電子印鑑を作るのがおすすめな人

無料の電子印鑑は、重要度の低い書類確認や荷物受け取りなど、 シャチハタ代わりとして利用したい方に最適です。

短時間で作成できるため、急ぎで電子印鑑が必要な場合や初めて試してみたい人、コストを抑えたい方にもおすすめです。

有料で電子印鑑を作るのがおすすめな人

有料の電子印鑑は、取引や契約など、 重要な社外書類に法的効力を持つ電子印鑑を使いたい場合におすすめです。

有料の電子印鑑はデザインや機能が優れており、安全性も高く、実物の印鑑と同様に信頼できるため、重要な場面での利用を希望する方に最適です。

無料でもできる電子印鑑の作り方

Excel(エクセル)やWord(ワード)で電子印鑑を作成する

Excel(エクセル)で作成する方法

電子印鑑は、 Excel(エクセル)の図形の挿入機能を用いて作ることができます。

Word(ワード)で作成する方法

電子印鑑は、 Word(ワード)のワードアート機能を用いて作ることができます。

PDFの電子印鑑機能で押印する(Adobe Acrobat Reade)

電子印鑑は、​​​​PDFで作ることができます。

今回は、 Adobe Acrobat Readerを用いた方法を解説していきます。

実印の印影をスキャンして自作する

Windowsで作成する場合

Windowsで実際の印影をスキャンする際、 Excel(エクセル)と ペイントの2つを使います。

Macで作成する場合

Macで実際の印影をスキャンする際、デフォルトで搭載されている Keynoteを使います。

フリーソフト・無料ツールで電子印鑑を作成する

電子印鑑は、専用のフリーソフトを使って作成できます。WordやExcelと同様に印影を生成できますが、実質的には「三文判」を購入するのと変わりません。

つまり「誰がいつ押したか」の確認ができず、「非同一性」の確保も困難です。同じ名前の人が同じソフトで作ると、同じ印影になってしまいます。

各ソフトの方法は異なりますが、 デザイン選択や社名入力で簡単に作成可能です。

アプリで電子印鑑を作成する

スマホアプリを利用すれば、無料で電子印鑑を簡単に作成できます。

専用のアプリでは、 印鑑のデザインや設定を直感的に操作でき、短時間で完成します。

これにより、パソコンが開けない電車内などでも書類の承認が可能となり、モバイルでの業務効率が向上します。

電子印鑑のメリット

どこにいても捺印できる

電子印鑑のメリットとして、在宅勤務などオフィス以外の場所からでも捺印できる点が挙げられます。

物理的な印鑑や書類のやり取りが不要なため、リモートワーク環境でもスムーズに決裁や承認を行うことが可能です。

これにより、業務の柔軟性が向上し、社員の生産性が高まります。また、在宅勤務でもリアルタイムでの承認が可能なため、迅速な意思決定を実現します。

​​​​​​​電子文書へ直に印影を残せる

電子印鑑のメリットの一つは、電子文書に印影を残せる点です。これにより、 デジタル文書上でも実際の印鑑と同様に、承認や証明の痕跡を明確に示すことが可能です。

電子印鑑は文書に直接挿入され、電子署名とともに文書の真正性と改ざん防止を担保します。

この機能により、デジタル取引においても信頼性を保ちつつ、紙の印鑑と同等の証明力を持つことができます。

​​​​​​​印刷代や紙代などコストが抑えられる

電子印鑑のメリットとして、印刷代や紙代、郵送代などのコスト削減が挙げられます。

デジタル化により、物理的な書類の印刷や郵送が不要となり、周辺コストが大幅に削減されます。

また、電子文書の管理や保存も効率的で、 スペースや保管コストも削減可能です。これにより、企業は経済的負担を軽減し、資源の有効活用を実現できます。

​​​​​​​決裁フロー・決済業務の効率化につながる

電子印鑑のメリットに、決裁フロー・決済業務の効率化が挙げられます。

電子印鑑を利用することで、 印刷、発送、FAXの手間が省け、ビジネス文書のスピーディーな処理が可能です。

これにより、承認プロセスが迅速化され、業務の生産性が向上します。

​​​​​​​書類管理を円滑化できる

電子印鑑のメリットとして、書類管理の円滑化が挙げられます。電子化された文書は、 デジタルデータとして保存されるため、書類の検索や閲覧が簡単に行えます。

例えば、キーワード検索やタグ付けにより、必要な情報を迅速に見つけ出せるため、業務の効率が大幅に向上します。

巨大な書類保管庫から目的の書類を探す必要もないため、文書管理の手間を軽減することが可能です。

​​​​​​​誰でも容易にすぐ作成できる

電子印鑑のメリットとして、誰でも簡単にすぐ作成できる点が挙げられます。

電子印鑑は、専用のソフトウェアやオンラインサービスを利用することで、 直感的な操作で迅速に作成可能です。

多くのサービスは、印鑑のデザインや設定をカスタマイズでき、煩雑な手続きや専門知識を必要とせず、短時間で作成が完了します。

​​​​​​​電子印鑑のデメリット

​​​​​​​なりすましや不正使用、偽造など悪用のリスクがある

電子印鑑のデメリットとして、セキュリティ面での懸念が挙げられます。電子印鑑はデジタルデータであるため、 なりすましや不正使用といった悪用のリスクが伴います。

適切なセキュリティ対策が施されていないと、 第三者による不正アクセスや改ざんの可能性があります。

そのため、電子印鑑の信頼性を確保するためには、強固な暗号化技術や認証システムの導入が不可欠です。

​​​​​​​取引先の同意が求められる

電子印鑑の導入には、取引先の合意が必要です。取引先が電子印鑑の利用に対して抵抗感を持つ場合、 契約や承認手続きに遅延が生じる可能性があります。

また、全ての取引先が電子印鑑の認識や取り扱いに精通しているわけではなく、 教育や承認フローの調整が必要となる場合もあります。

そのため、契約や手続きがストップするなど、業務の進行に影響がでることを想定し、取引先が電子契約に対応可能か確認して柔軟に対応できる体制に整えておくことが大切です。

​​​​​​​トレーニングや導入コストが必要な場合がある

電子印鑑のデメリットとして、使いこなすためのトレーニングや導入コストが必要な場合がある点が挙げられます。

具体的には、 専用ソフトウェアやハードウェアの購入、設定、管理が必要となり、費用や労力がかかります。

また、利用者が電子印鑑の操作やセキュリティ対策に関する知識を持つための教育やトレーニングも欠かせません。

電子印鑑を使用する際の注意点

セキュリティ面の担保

電子印鑑を使用する際は、セキュリティと安全性の担保が重要です。

電子印鑑の信頼性を確保するためには、 暗号化技術を用いた不正アクセス防止や改ざん検出が必須です。 認証システムや二要素認証の導入により、なりすましを防ぎましょう。

さらに、適切なセキュリティポリシーの策定と定期的な監査を実施し、安全性を維持することが求められます。

​​​​​​​2種類の電子印鑑の使い分け

電子印鑑を使用する際の注意点として、2種類の電子印鑑の使い分けが重要です。

電子印鑑は 「ハンコの印影を画像に変換した電子印鑑」と 「使用者の識別情報も含めてデータ化された電子印鑑」の2種類があります。

用途に応じて適切なタイプを選びましょう。

タイプ1：​​ハンコの印影を画像に変換した電子印鑑

ハンコの印影を画像に変換したタイプは、 一般的な日常業務や軽度の文書承認に使用される、認証なしの電子印鑑です。

印影を画像化した電子印鑑は、日常業務の効率化やペーパーレス化を推進するための便利なツールですが、重要な文書や取引には使えないため注意しましょう。

タイプ​​​​​​​2：使用者の識別情報も含めてデータ化された電子印鑑

使用者の識別情報も含めてデータ化されたタイプは、 電子署名技術を用いて作成され、特に信頼性とセキュリティを重視した電子印鑑です。

印影に識別情報が保存された電子印鑑を導入することで、企業は業務プロセスの効率化を図ると同時に、文書の真正性と法的効力を確保することができます。

そのため、契約書や重要文書に適しています。

​​​​​​​電子印鑑を使えない書類がある

電子印鑑を使用する際は、電子印鑑を使える書類と使えない書類がある点にも注意しましょう。

​​​​​​​特定の法律や規定により、実印や手書きの署名が必須とされる書類、例えば、不動産取引や公証役場での文書などでは電子印鑑は認められません。

​​​​​​​ただし、 e‐文書法に定められた要件を満たしている文書には、電子印鑑を使用できます。

▶関連記事：電子化できる契約書とできない契約書を徹底解説！契約書を電子化するメリットとは？

​​​​​​​無料の電子印鑑を使用する際の注意点

​​​​​​​無料の電子印鑑では意思決定の根拠として不十分

無料の電子印鑑は、 セキュリティ対策が不十分な場合が多く、なりすましや不正使用といった悪用リスクが高いです。

そのため意思決定の根拠としては不十分と言えます。また、信頼性が低いため、重要な契約や法的文書には適していません。

​​​​​​​信頼性と安全性を確保するためには、印影に識別情報が保存された電子印鑑を使用するのがおすすめです。

​​​​​​​取引上の書類や実印として利用できない

無料の電子印鑑は、社内の回覧文書などに使用するには十分ですが、 取引書類や実印として使用するのはリスクが高くおすすめできません。

​​​​​​​ビジネスでの利用には、安全性や改ざん防止の機能を備えた有料の電子印鑑が適しています。

​​​​​​​重要な書類には、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。

​​​​​​​証拠能力が低い

無料の電子印鑑は、証拠能力が低いです。特に、電子印鑑が 適切なセキュリティ措置や認証機関でなければ、法的な証拠力が弱まることがあります。

また、電子印鑑単独では文書の真正性を完全に保証することが難しく、他の証拠や確認手続きと組み合わせる必要があります。

そのため、法的効力を確保するためには、電子署名やタイムスタンプといった追加のセキュリティ対策が不可欠です。

​​​​​​​凝ったデザインにするにはスキルやツールが必要

ExcelやWord、PDFなどで作った無料の電子印鑑は、 デザインの自由度が限られています。

​​​​​​​特殊な書体や細部にこだわったオリジナルデザインを実現するには、有料ツールや専門的なツールスキルが必要です。

​​​​​​​ビジネスでは電子帳簿保存法への対応も必要

​​​​​​​電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、 国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電磁的記録(電子データ)で保存することを可能とする法律です。

​​​​​​​電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来まで紙で保管していた帳簿や書類を電子データとして保存することができます。

​​​​​​​つまり、電子帳簿保存法によって経理のデジタル化が実現できることで、業務の効率化とペーパーレス化を図ることができます。

​​​​​​​電子帳簿保存法に対応した書類の保存方法

​​​​​​​紙で発行された書類

紙で発行された請求書や領収書は、 「紙のまま保存する方法」と 「スキャナー等で電子データとして保存する方法」2つの保存方法があります。

​​​​​​​紙で発行された書類は、会計処理後に従来通りファイルに保管します。一方、電子データとして保存する場合は、スキャナーでデータ化し、システム上で一定期間保存します。

​​​​​​​改ざん防止のため、データ受領後2ヵ月以内にタイムスタンプを付与する必要があります。

​​​​​​​電子で発行された書類

電子データで発行された請求書や書類は、 そのままシステム上で保存します。

​​​​​​​電子データで受領した書類を紙に印刷して保存することは、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降は認められなくなったため注意が必要です。​​​​​​​

電子帳簿保存法と電子印鑑の関係

法律上、請求書などの書類に印鑑を押す義務はありませんが、 印鑑は日本の商習慣として書類の真正性を保証する手段です。

​​​​​​​電子帳簿保存法でも押印の要件はありませんが、文書の訂正・削除履歴を記録し、真正性を確保する必要があります。

​​​​​​​そのため、電子データでも、法律に定められた真正性確保機能を持つシステムを利用するのがおすすめです。

​​​​​​​企業で使うなら法的に信頼度の高いクラウド型電子印鑑サービスがおすすめ

企業で使うなら、 法的に信頼度の高いクラウド型電子印鑑サービスの利用がおすすめです。

​​​​​​​​​​​​​​クラウド型電子印鑑サービスで作成する電子印鑑は、下記のような特徴・メリットがあります。

​​​​​​​識別情報が付いている

クラウド型電子印鑑サービスで作成される電子印鑑は、識別情報を付与できるため、 印鑑の真正性と使用履歴を確保できます。

​​​​​​​これにより、印鑑の偽造や不正使用のリスクを低減し、法的な信頼性を向上させることが可能です。

​​​​​​​また、識別情報により、印鑑の使用者や変更履歴を追跡でき、管理の透明性が高まります。

​​​​​​​タイムスタンプ機能が付いている

クラウド型電子印鑑サービスは、タイムスタンプ機能を提供し、 電子印鑑が押された日時を正確に記録します。

​​​​​​​これにより、文書の作成・承認時期が証明され、改ざんや後からの編集の証拠となります。

​​​​​​​タイムスタンプ機能により、法的な証拠力が強化され、トラブル防止やコンプライアンス遵守を図れます。

​​​​​​​ユーザー認証機能が付いている

クラウド型電子印鑑サービスは、ユーザー認証機能を備えており、印鑑の使用者を厳格に確認します。

​​​​​​​具体的には、 ID・パスワードやQRコードなどのユーザー認証機能が搭載されています。

​​​​​​​これにより、2要素以上の認証を通じてユーザーを厳格に識別し、不正利用を防ぐことが可能です。

​​​​​​​デザインや書体のバリエーションが豊富

クラウド型電子印鑑サービスは、多彩なデザインや書体を選べるため、企業や個人のニーズに応じた印鑑を作成できます。

​​​​​​​これにより、 印鑑のデザインに対する自由度が高まり、ブランドイメージや個別の要求に応じたカスタマイズが可能です。

​​​​​​​また、普段使用している印鑑とまったく同じ印影を忠実に再現することもできるため、精巧な印影を表現するのにおすすめです。

​​​​​​​電子帳簿保存法にも対応している

多くのクラウド型電子印鑑サービスは、電子帳簿保存法に対応しており、法的に有効な電子データの保存を実現します。

クラウド型電子印鑑サービスでは、改ざん防止機能やタイムスタンプの付与、正確なデータ保存が提供され、 法令に準拠した文書管理が可能です。

​​​​​​​これにより、 電子帳簿保存法に基づく信頼性の高い書類保存が確保され、コンプライアンスの遵守を実現できます。

電子印鑑を無料で作成できるフリーソフト6選

クリップスタンプ

クリップスタンプは、 WordやExcelで作成した書類に簡単に印影を追加できるフリーソフトです。

​​​​​​​通常の丸印や角印に加え、パソコンの日付と連動する日付印も作成可能で、手動での日付設定が不要です。

​​​​​​​これにより、日付の自動更新が実現し、業務の効率化と正確な文書管理が可能になります。

​​​​​​​クリックスタンパー

クリックスタンパーは、おまかせレイアウトで 美しいスタンプ画像を簡単に作成できる電子印鑑ソフトです。

​​​​​​​文字を入力するだけでバランスの良いスタンプが生成され、日付印も自動設定されるため、効率的な業務が実現します。

​​​​​​​複数行の丸印や角印も作成可能で、画像はクリップボードにコピーして他のソフトに活用でき、PNGやJPEGなど5種類のファイル形式で出力できます。

​​​​​​​Excel電子印鑑

Excel電子印鑑は、 Microsoft Excelのシートに簡単に判子を追加できるアドインです。

丸型・小判型の「認印」、角型の「角印」、日付入りの「データネーム印」に対応しています。

さらに、重要・社外秘などのビジネスシーンでよく使われる「ビジネス印」、自分でデザインした画像を判子として挿入できる「ユーザー印」も使えて便利です。

​​​​​​​電子三文判

電子三文判は、 「承認はんこ」の無料版として提供されているソフトです。

​​​​​​​一般的な200種類の名字に対応し、登録された名字の印鑑を簡単に作成できます。

​​​​​​​有料版のように押印者の特定機能はないものの、基本的な電子印鑑の作成が可能です。

​​​​​​​おまかせ電子印鑑２ Free

おまかせ電子印鑑2 Freeは、誰でも簡単に無料で電子印鑑を作成できるソフトです。

​​​​​​​ 認印、データネーム印、ビジネス印、ユーザー印の4種類の印鑑が作成可能で、フォントや色、かすれ具合などを指定できます。

​​​​​​​作成した印鑑はクリップボードにコピー、または画像として保存可能で、見積書や請求書などに活用できます。

​​​​​​​電子印影

​​​​​​​電子印影は、Web上で簡単に電子印鑑を作成し、印影画像を即ダウンロードできるサイトです。

​​​​​​​フリーソフトのインストール不要で、手軽に利用可能です。書体を選んで内容を入力するとプレビューで確認できます。

​​​​​​​特に 「新正楷書」での認印作成に適しており、 かわいらしい「UD新丸ゴ」も選択できます。認印の作成におすすめのサービスです。

​​​​​​​有料の電子印鑑作成ツール4選

KANBEI SIGN

KANBEI SIGNは、契約書作成から締結・管理までオンラインで完結できる電子契約サービスです。

​​​​​​​電子契約でも、 いつも利用している印影での押印が可能です。 紙の契約書と同じような見た目を再現できます。

​​​​​​​また、契約書の郵送や、締結のための訪問が不要なため、印紙税や郵送費が削減できるほか、通常1週間以上かかっていた契約締結を最短3分に短縮可能です。

【無料】お問い合わせはこちら

 

​​​​​​​電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、 政府機関や大手企業との取引実績があり、GMOグローバルサインと連携する電子契約サービスです。

​​​​​​​契約印と実印タイプの電子署名を提供し、手書きサインにも対応しています。

​​​​​​​書面契約書の見た目を再現する印影登録機能もあり、セキュリティ対策も充実しているため、安心して利用できます。

​​​​​​​Shachihata Cloud(シャチハタクラウド)

Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営する電子決済サービスです。現在の印鑑を忠実に再現し、認印、角印、日付印などを作成できます。

​​​​​​​ ユーザー認証で不正使用を防ぎ、捺印履歴の一元管理も可能です。

​​​​​​​初期費用無料、月額110円(税込)で基本機能を利用でき、月額550円(税込)で電子署名も付与できます。

​​​​​​​パパッと電子印鑑4 Pro

パパッと電子印鑑4 Proは、印章用フォントを使って本格的な電子印鑑画像を簡単に作成できるソフトです。

​​​​​​​9種類の印鑑を作成でき、PDFへの直接押印や編集機能も搭載しています。

​​​​​​​12書体のフォントが用意されており、印鑑らしいデザインを自由に選べるため、プロフェッショナルな印鑑作成が可能です。

​​​​​​​電子印鑑の貼り付け方

​​​​​​​電子印鑑をExcel(エクセル)に貼り付ける方法

​​​​​​​電子印鑑をWord(ワード)に貼り付ける方法

​​​​​​​電子印鑑をPDFに貼り付ける方法

フリーソフトやExcel(エクセル)、Word(ワード)で自作した電子印鑑をPDFに貼り付けることはできません。

​​​​​​​​​​​​​​PDFに電子印鑑を押す場合は、先述したAdobe Acrobat Readerのスタンプ機能で電子印鑑を作成することで押印できます。

電子印鑑に関するよくある質問

まとめ

今回は、Excelや無料ツールを使った電子印鑑の作成方法をご紹介しました。

​​​​​​​簡単に始められる無料の方法も便利ですが、ビジネスでの信頼性やセキュリティを高めるためには、有料のクラウド型電子印鑑サービスの導入もおすすめです。

信頼性の高い電子印鑑を使って業務を効率化し、安心して利用できる環境を整えましょう。​​​​​​​