クラウド上で契約締結が可能なクラウドスタンプとは?評判から導入事例まで

クラウド上で契約締結が可能なクラウドスタンプとは?評判から導入事例まで
新型コロナウイルスの感染拡大予防のため、多くの企業でテレワークが導入されています。在宅で仕事を行う方が増える中、企業間・社内でも対面せずにスムーズな書類のやり取りが可能となる「クラウドスタンプ」が注目を集めています。
これまで紙書類で、直筆・押印に時間を要していた契約関連のやり取りを、WEB上で電子署名を使って行い、締結した書類もクラウド上で保管できる「クラウドスタンプ」とは、どういったサービスなのでしょうか。
今回は、クラウドスタンプの概要とその導入方法までご紹介していきます。
 

クラウドスタンプとは?

「クラウドスタンプ」は、従来の紙ベースではなく、クラウド上で契約締結が可能な電子契約システムです。パソコンやタブレット上で契約を結ぶことができ、締結済みの契約書類もクラウド上に自動で保管・管理されます。
これによりペーパーレスで契約書管理ができるため、業務の効率化やコスト削減に繋げることが可能です。またクラウドスタンプでの契約には、法的効力がある電子署名が使われるため、紙の契約書と同等の法的効力を持ちます。

クラウドスタンプで何が変わる?

ではこれから「クラウドスタンプ」を使って契約締結を行うにあたり、どういった効果・メリットがあるのでしょうか。
 

ペーパーレスで締結スピードがアップ

「クラウドスタンプ」は、これまで紙でやりとりされていた契約書に代わって、電子契約書に電子証明書を付けることで、紙の契約書と同等の効力を持ちます。
クラウド化することで、これまで手間とコストがかかっていた紙契約書の印刷や製本、押印のために郵送しあう必要などもなくなります。WEB上で必要な契約書をアップロードして、契約に必要な署名をスピーディーに交わすことができます。
「クラウドスタンプ」になることで、紙契約書時にかかっていた印刷代・インク代・郵送代などを削減できるほか、たまった契約書の保管場所も確保する必要がなく、クラウド上にあるので必要な時に簡単に取り出すことができます。
 

電子署名による法令の適法性

本来、日本の法律では「契約方式の自由」が定められているため、書面以外の方法でも契約を締結することが可能です。ですので、口頭やメールであっても、実際は契約締結が認められますが、現状は書類での契約が主となっています。
「クラウドスタンプ」では、契約を結ぶ当事者同士がWEB上で契約を行い、WEB上の書面に電子署名を行っても、従来の書面契約と同等の効力を持つため、法的には問題ありません。
 

資料の改ざんを防止

これまでのように書類での契約を行い、そのデータを電子化して保存したファイルは、実のところ契約内容や日付を簡単に改ざんすることができており、さらに改ざんに気づくことが難しい部分がありました。
しかし「クラウドスタンプ」では、タイムスタンプ機能で改ざん防止が可能です。タイムスタンプとは、スタンプに刻まれた時刻以前に書類が存在していること、その時刻以降に書類が改ざんされていないことを証明する機能です。これにより、電子契約書の信憑性も高くなり、安心して契約締結を進めることができます。
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クラウドスタンプの機能

「クラウドスタンプ」には、主に以下の機能が備わっています。
 

契約締結

クラウドスタンプでの契約締結は、WEB上から最短1分ほどで完了でき、契約締結い必要な署名も電子署名で交わすことができます。さらに契約締結に向けて、進捗ステータスの確認や、相手先へのリマインド機能も備わっています。
 

契約書の保管

締結を行った契約書は、セキュリティレベルの高い環境で保管することが可能です。紙の契約書時のように、わざわざ1ページずつスキャンして取り込む必要もないので、面倒な手間がかかりません。
やりとりを行った契約書はクラウド上で保管されているので、必要あればすぐに検索して簡単に取り出すことができます。締結した契約書は、一覧で表示させることも可能です。
 

テンプレート化できる

保存したPDFファイルや、宛先などの情報を、テンプレートとして保存しておくことができます。同じ内容の契約を結ぶ場合や、定期的に契約書の発行を行う場合など、保存したテンプレートを送信時に呼び出すことができるので、都度作成する必要なく、業務効率化を図ることができます。

クラウドスタンプの評判

まだ広く馴染みのない「クラウドスタンプ」ですが、実際に使ってみると、その便利さに気づく方が多いようです。
紙の契約書では、印刷や収入印紙の手配など、アナログな手間がかかっていますが、クラウドスタンプであれば、データ送信で済むので効率よく契約を進めることができます。会社の中でも印鑑忘れによる手続きの遅延や、契約締結までの期間が空いてしまうことも起こりえないので、社外の契約時や社内の手続きなど、さまざまな手続きが迅速に効率よく行えます。
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クラウドスタンプ導入の流れ

クラウドスタンプの導入は、非常に簡単です。
まず申込書に必要事項を記入し、契約内容の確認が終わり次第、サービス開始の通知書が届きます。登録メールとパスワードの設定が完了したら、利用開始が可能です。
また導入方法や手順などがわからない場合、運用開始から導入サポートを行う「電話サポート」を設けています。さらに初期設定ができない方にも、専門スタッフが訪問して初期設定を行う「訪問設定サポート」などがあります。

クラウドスタンプ導入事例

ここではクラウドスタンプを導入した企業の事例を、一部ご紹介したいと思います。
 

金融業

金融業を営んでいたAさんの場合、事業資金提供に関する契約提携は、スピードが求められるものだったが、契約書の郵送などに時間がかかり締結に日数がかっていた。さらに取引ごとに収入印紙税がかかっていたり、契約書の印刷や郵送などの手間が問題となっていました。
クラウドスタンプ導入後は、契約書を郵送する手間が省けることにより、契約締結業務が数時間で完結できるようになりました。さらに郵送代や収入印紙代もかからず、1件あたり5,000円弱のコストを削減することができました。また書面での契約書保管が不要になったことで、書類の確認工数や検索が簡単になり業務効率がアップしました。
 

総合人材サービス業

総合人材サービス業のB社では、人材の選定や推薦を行う前、すみやかに契約を締結する必要があったが、契約の締結に時間がかかっているという問題がありました。さらに求人先企業などで記入不備などがあると、そこに時間を要したりして、人材派遣の機会損失も発生していました。
クラウドスタンプ導入後は、契約締結の7割以上が当日中に完了できるようになりました。複雑な記入も不要になったことで、契約の締結にかかる時間も短縮でき、そこにかかる人件費の削減も可能となりました。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大予防のため、多くの企業でテレワークが進んでいます。テレワークで在宅勤務をしている方が、わざわざ書類の押印のために出社したり、外出したりするのはリスクでもあり、不安にもなります。
こうした社会環境に、WEB上で契約が結べる「クラウドスタンプ」は、大きく役立つものと言えます。これからますますテレワークが増えていくため、クラウド上で契約書を交わせる「クラウドスタンプ」を取り入れておくのも有効です。
 
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