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法人がIP電話を導入するメリット・デメリット|電話の転送におすすめのサービスは?

法人がIP電話を導入するメリット・デメリット|電話の転送におすすめのサービスは?
「どうせなら社員のスマホを有効に活用したい」 こう考える経営者の方も多いのではないでしょうか。スマホの性能がグッと高まった現在では、社員のデバイスを有効に活用して仕事に生かしていく仕組みが求められています。そして、電話機能を有効に活用するなら、IP電話を使うべきでしょう。

IP電話を使えば、従来の電話回線を使うより通話料を低く抑えることができます。ほかにもIP電話を使う利点は多いので、今回はメリット・デメリットの両方をお伝えしていきましょう。

法人でIP電話の普及が進んでいる背景

IP電話とは、従来の電話回線ではなくインターネット回線を利用して電話を行うシステムです。「050」から始まる電話番号が一般的となります。

固定電話やパソコンだけではなく、スマホでもIP電話サービスが利用できるため、社員用に用意する企業も多いでしょう。

少し前であれば、「050」からかかってくる電話に対して「怪しい」「怖い」といったマイナスのイメージが珍しくありませんでした。しかし、現在は企業でも積極的にIP電話の導入が進んでいます。

その背景として、BYODの活用が活発になってきていることが挙げられるでしょう。

BYOD(Bring Your Own Device)とは、社員が自分で所有している機器(スマホなど)をオフィスでも活用する試みです。

ここ最近でスマホの性能が格段に向上したこともあり、個人用デバイスでもスケジュール・タスク管理や、メールの送受信、電話、ファイル閲覧などができるようになりました。仕事に生かせる機能が多いことから、BYODの活用も進んでいます。

ただ、個人のスマホをそのままビジネスに活用してしまうと、公私混同や電話代金の裁量管理という観点で問題が発生しやすいといえるでしょう。そこで、IP電話を導入する企業が増えているわけです。

法人がIP電話を導入するメリット

法人がIP電話を導入すると次のようなメリットがあります。

  • 電話回線より料金が安くなる
  • プライベート用の電話番号と使い分けができる
IP電話があれば、社員が自分のスマホを通じて直接取引先とのやり取りができます。会社にかかってきた電話をスマホに転送する必要もありません。

ここからは、IP電話のメリットについて詳しくお伝えしていきましょう。

 

電話回線より料金が安くなる

IP電話はインターネット回線を利用した電話サービスです。一般的な電話回線に比べると通話料が安くなるケースも少なくありません。IP電話アプリによっては基本料無料という場合もあり、基本的には運用コストを下げることができます。

また、IP電話のスマホに電話をかける際も、1分あたり10円と通話料が安くなっています。

プライベート用の電話番号と使い分けができる

IP電話を利用する場合、「050」の新しい電話番号が発行されます。今までスマホで使っていた電話回線用の「090」や「080」の番号もそのまま使うことができるため、プライベート用と仕事用を使い分けることが可能です。

いくらスマホが便利とはいえ、取引先に対して個人用の電話番号を伝えるのに抵抗がある方も多いでしょう。しかし、IP電話を利用すれば、完全に仕事用の電話番号を伝えておくことができます。

法人がIP電話を導入するデメリット

法人がIP電話を導入するデメリットは次の通りです。

  • 電話回線の品質よりも劣る
  • パケット通信量を消費する
  • 緊急電話やフリーダイヤルに発信することができない
IP電話はインターネット回線を利用するため、一般的な電話回線とは勝手が違います。そのため、思わぬトラブルが発生することもあるので、以下の注意点をしっかりとご確認ください。

 

電話回線の品質よりも劣る

インターネット回線を利用した電話の品質は、電話回線のものよりも劣ります。

たとえば、IP電話の代表的なサービスとして「スカイプ」があります。一度は利用したことがある方も多いのではないでしょうか。スカイプは無料でビデオ通話や音声通話ができますが、時々音質が途切れたり、音声が聞こえにくくなったことも多いはずです。

このように、IP電話は周りのインターネット環境の影響を受けやすいため、通話品質が安定しにくいデメリットがあります。

ただ、インターネット回線による通話品質は徐々に改善が見られます。また、2020年より本格的に5Gサービスが開始されるため、通話品質の問題は解消されていくことでしょう。

パケット通信量を消費する

IP電話はインターネット回線を利用するため、当然ですがパケット代が発生します。つまり、通話中は常にデータ容量(GB)を使っていることになるので、気を付けていないとあっという間に月々の契約量を上回ってしまうでしょう。

対策としては、よくIP電話を利用する人ほど定額制のプランに切り替えることです。

緊急電話やフリーダイヤルに発信することができない

IP電話の「050」の番号から、緊急電話やフリーダイヤルに発信することはできません。IP電話のデメリットの一つといえます。その場合は、通常の電話回線を利用して発信する必要があります。

IP電話をより便利に有効的に活用するには?

IP電話をより便利に、そして有効的に活用するには「IP-PBX」をおすすめします。

PBXとは、1つの電話回線で複数の電話機を利用できるサービスのことです。ビジネスフォンと同じ役割を果たしますが、PBXは数千台を同時に接続できるため、大企業やコールセンターに向いています。

そのPBXにインターネット回線を活用したものがIP-PBXです。

PBXのように複数の電話機を連携させ、それぞれ内線として活用できます。ビジネスフォンやPBXと違いインターネット回線を利用するため、月々の通話料を抑えることに繋がるのです。

また、スマホに専用のアプリをインストールすることで、社員のスマホにIP電話の機能を持たせることもできます。それによりPBXの機能も付加されるため、非常に大きなメリットが生まれます。次の章で詳しくお伝えしていきましょう。

IP-PBXを導入するメリット

IP-PBXを導入することで次のようなメリットが生まれます。

  • 社員個人のスマホを内線化することが可能
  • 社内のパソコンと電話機を連動できる
IP-PBXは、従来のIP電話サービスとビジネスフォンを融合させたような形です。そのため、社員のスマホを単独でIP電話化させるよりも様々なメリットが生まれます。詳しくは以下でお伝えしています。

 

社員個人のスマホを内線化することが可能

IP-PBXを利用すれば、社員個人のスマホを内線化することができます。たとえば、社内のビジネスフォンで利用できる受発信、保留、転送といった機能をスマホでも利用できるため、電話機をそのまま社外に持ち出せるようなイメージです。

スマホで利用するには専用のアプリをインストールするだけで済みます。

社内のパソコンと電話機を連動できる

IP-PBXは、社内の電話機同士をインターネットによって繋げます。そのため、普段からネットに接続しているPCとの互換性も高いということが特徴です。パソコンと電話機を連動させてデータを管理したり、情報をやり取りすることもできます。

【まとめ】IP-PBXよりも固定費や通話料を削減するには「クラウドPBX」もおすすめ!

今回は、法人がIP電話を導入するメリットやデメリットをお伝えしてきました。社員のスマホを仕事にも活用できるIP電話だけでも十分に便利ですが、より効率的に、従業員の生産性を高めるならIP-PBXがおすすめです。

IP-PBXを利用することで、スマホをビジネスフォンのように使うことができます。保留や転送機能まで備えているため、IP電話より便利に活用できるでしょう。

また、IP-PBXよりもさらにコストを抑えたいという方はクラウドPBXを活用してみてください。クラウドPBXもスマホを内線化できますが、IP-PBXよりも固定費や通話料がお得になります。

当サイトでは、クラウドPBXについてより詳しい情報を紹介しています。ぜひ、そちらもご確認ください。

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