テレワークはデメリットばかり？デメリットを解消して働き方改革！【事例あり】

2020年4月に、働き方改革関連法が施行され、時間外労働規制の中小企業への拡大、大企業における同一労働同一賃金が適用されるタイミングとなりました。しかし今となっては、誰も予想しなかった新型コロナウイルスの影響により、新たな「働き方改革」が進展しています。
その中でも、時間や場所に関わらず働くことの出来る「テレワーク」は、政府からの要請があったこともあり、多くの企業が導入を検討しているのではないでしょうか。
今回は、テレワークのメリットやデメリットはもちろん、デメリットの解消方法についても解説していきます。緊急事態宣言の解除以降も自粛要請は続いているため、テレワークの導入を検討されている方は参考にしてみて下さい。

テレワークはデメリットが多い？

テレワークを検討中の企業にとって、導入後に生じるデメリットはなるだけ抑えたいところ。企業からは「生産性の向上を目指したいのに思うように効率が上がらない」という声も聞こえるようです。こちらでは、テレワークの導入により生まれるデメリットを紹介します。後述でデメリットの解決法もお伝えするので、合わせてチェックしてみてください。

従業員の勤怠管理が確認しにくい

勤怠管理とは、従業員がどれだけ業務を行っていたかを明確にし、管理することを示します。しかしテレワークの場合、従業員と顔をあわせる事がない為、どれだけの業務を行なっていたかを目で確認することは困難です。また、いつでもどこでも働ける環境が整う一方で、ビジネスとプライベートの境界が曖昧になりやすいテレワークでは、かえって長時間労働を招く可能性もあります。就業時間内で高いパフォーマンスを発揮するためには、従来よりも徹底した従業員の管理が求められるでしょう。

従業員とのコミュニケーションが取りにくい

組織として業務を行うために必要となるのが、コミュニケーションの構築です。対面であれば、相手の言葉だけでなく表情や声色など得られる情報が多いため、相手の理解度を判断することが可能です。しかしテレワークでは相手の姿が見えないことにより、情報を共有できているか、的確に内容が伝わっているかを確認するのは困難です。
またチャットツールでのコミュニケーションでは、テキストのみの表現だと同じ単語であっても強い印象を受けやすく、認識相違に繋がりやすいと言えます。例えば、ただ質問をしただけなのに相手には怒っていると受け取られてしまう事などがあります。テレワークでは対面と比べ、チームでのコミュニケーションが難しくなりがちです。

電話対応が難しい

メールやチャットでのコミュニケーションが発達したとは言え、電話は未だ重要な連絡手段です。テレワークでは、会社固定電話での電話対応ができなかったり、転送電話に料金がかさむというデメリットがあります。
代用としてスマートフォンを使用する場合、情報漏洩のリスクに繋がりやすく、また顧客は見慣れない番号だからと電話に応答せず営業の機会損失に繋がってしまうかもしれません。会社にとって電話でのやりとりは、切っても切れないものなので対策を講じる必要があります。
 

テレワークのデメリット解消方法

テレワーク導入後に起こりやすいデメリットとして「勤怠管理の難しさ」「コミュニケーションの取りにくさ」「電話対応の問題」の３つを取り上げました。
この３つのデメリットに対し、企業はどのような対策を行なっているのでしょうか。こちらでは企業で行われている対策を、具体例を交えて解説していきます。

従業員の勤務実態と作業内容を可視化して勤怠管理

テレワークでの勤怠管理の難しさは、申告された労働時間と仕事内容が合致しているかが把握出来ないという点があります。
解決策として、勤務の実態と作業内容を可視化するツール「MITERAS（ミテラス）仕事可視化」などを導入して、従業員をマネジメントする方法があります。
「ミテラス仕事可視化」は、リアルタイムで従業員が今何の作業しているかを把握することが出来るため、業務の進捗管理に役立つことはもちろん、マネジメントとしても有効なツールです。

ミュニケーション不足をオンライン会議ツールで解消

組織内のコミュニケーション不足は、従業員との連携不足や認識相違など大きなデメリットが生じやすいポイントです。
企業が導入している解決策として、無料オンライン会議ツールの「zoom（ズーム）」や「meet（ミート)」を使用する事で、顔を合わせたコミュニケーションを取れるようになります。またWEB会議としての使用だけでなく、常時接続することで通常業務のように質問しやすい環境をつくれるため、組織力が高まり円滑な業務に取り組むことが出来ます。

テキストでのコミュニケーションは対面よりも配慮をする

チャットツールでのコミュニケーションはテキストのみとなるため、ニュアンスが伝わらないのが難しいところ。しかし相手に理解されようと長文になってしまっては、チャットツールとしての本来の意味を成しえません。気軽に使えるチャットだからこそ冷静な対応が必要になったり、質問事項は箇条書きにしたり、図や表にまとめるなど、対面時よりも相手への配慮をする必要があります。

スマホから本社発信！クラウド型ビジネスフォンで受発信・転送・内線ができる

ビジネスにおいて、電話でのコミュニケーションがなくなることはないでしょう。しかしテレワークになってから、顧客との電話対応ができなくなってしまうことにより、携帯から発信する事がリスクになることもあります。

その解決策として、クラウド型の電話サービス「CLOUD PHONE（クラウドフォン）」を導入する方法があります。クラウドフォンは、置き場所にとらわれないクラウド型の電話サービスのため、インターネットが繋がる状況であればスマートフォンで会社番号の受発信ができます。また転送電話や内線も無料で使用できるため、テレワーク中の従業員が多くても安心です。

テレワークのメリット

今回の新型コロナウイルスの影響もあり、ますます普及が進むテレワーク。政府はテレワークの普及をKPIに掲げており、テレワーク制度などに基づく雇用型テレワーカーの割合を、2020年度には2016年度の2倍となる15.4％にすることを目指しています。よってアフターコロナ以降も、テレワークは推奨されることが予想できます。従来の働き方と比較し、テレワークには企業にとってどのようなメリットがあるのかを調査しました。

経費削減

従業員がテレワーカーとなれば、基本的に交通費が不要となります。また環境さえ整えば、全国で業務を行うことが可能なため、交通費だけでなく出張費などの従業員の移動費用を削減できます。

他にも、出社していた従業員がテレワークに切り替われば、これまでのオフィススペースは不要となり家賃の削減が見込めます。事実、日本総研が5月13日に「全就業者の1割がテレワークを続けた場合、オフィス空室率は15％近くまで上昇する見込み」と発表したこともあり、就業者が集まる都心部ではさらに空室率が高まりそうです。また使用している会議室や倉庫の固定費の見直しをすることも、コスト削減につながりますので、一度専門家に相談してみてはいかがでしょうか。

企業のイメージアップにつながる

時間や場所にとらわれない働き方であるテレワークは、従業員にとってワークライフバランスを実現するために欠かせない制度です。ワークライフバランスが重視される採用のブランディングとしても、テレワークは有効な手段と言えるでしょう。一般財団法人 日本次世代企業普及機構が主催するホワイト企業アワードでは、新たにテレワーク部門が設立されるなど、テレワークの導入がイメージ向上に一役買っていることがうかがえます。

離職率の低下

日本では結婚をすると、男性に比べ女性の方がキャリア変更の選択を迫られる場合が多いのが実情です。しかし、テレワークを導入することで時間や場所を選ばずに業務ができるため、出産や育児、介護といったライフイベントをきっかけに、退職していた人材を手放さずに済みます。従業員からは家庭と仕事との両立ができている満足感や、自宅で休憩や食事をとった後に仕事に向かえることから、テレワークをすることでプライベートの時間に対する満足度も上がり、仕事の生産性も上がると感じている社員の方が多いようです。
 

テレワーク導入の失敗事例

テレワークは導入に成功すれば、会社の業績向上などさまざまな利益を生み出します。しかし一歩間違えば、生産性を下げてしまうリスクがあることを念頭に置きましょう。他企業のテレワーク導入後に生まれた失敗事例を事前に知り、原因は何にあったのかがわかれば、いざ自社でテレワークが始まったという時に同じ経験をせずに済みます。今回はテレワークの導入で、失敗事例のあった企業を取り上げます。

米IBMのテレワーク失敗事例

米IBMは従来よりテレワークを許可しており、従業員の40％がテレワークを実施していましたが、2017年にテレワークを禁止しました。その大きな原因は、業務の質の低下にあったと言われています。ピーター・ドラッガー氏が著書「マネジメント　基本と原則」にて、マネジメントに必要な5つのスキルの内２つを「組織化力」と「コミュニケーション力」と示していることからも、企業にとってこの2つのスキルが重要であるかを理解できます。そしてテレワークでは、対面と比べ両者の質と量が低下してしまうことも明らかです。大きな会社で社員数も多い米IBM社は、メンバーの仕事場所が異なったことで、コミュニケーションをとるのに手間や苦労が発生してしまった、という失敗につながってしまったようです。

テレワーク導入の成功事例

上記のような大手海外企業のテレワーク失敗事例もありますが、日本では10年以上前から（働き方改革のもと）テレワークを推進し成功している企業もあります。従業員の多い企業であっても、テレワークが成功している企業はどのような取り組みを行っているのでしょうか。

日産のテレワーク成功事例

日本の自動車業界では、2006年に日産が初めて在宅勤務制度を導入しました。導入後も、従業員1人1人が使いやすい内容に制度を改定していき、2014年には最大月5日、30分単位での在宅勤務も可能としフレックスタイム制度勤務と併用するなど柔軟な働き方を実現しています。

在宅勤務制度の利用者数は、管理職を含む3400人程度まで増加しました。従業員からは、子育てと仕事との両立がしやすくなった・海外との早朝や夜遅いやり取りも自宅で行うことができるなど、在宅勤務を利用して良かったという声が上がっています。在宅勤務によって、家庭と仕事との両立ができている満足感や、充実感が生まれているようです。

日産のテレワーク導入成功のポイント

日産の在宅勤務時の就業規則はガイドラインで定められており、効率的に進められる業務・ 進められない業務と分類されています。資料作成や分析などは効率的に進められる業務として、不具合対応や複数のメンバーで相談するほうが効果的な業務は、在宅勤務では効率的に進められないとしています。また、従業員の時間当たりの業務内容の把握や、週1回はPDCAを回すなど、業務の可視化を行っています。
このように、ただ従業員のライフスタイルに合わせて在宅勤務を活用しているのではなく、会社の生産性向上にも繋がるようにルールとして設定されています。（参考：日産ホームページ）

失敗事例、成功事例から見るテレワーク導入のポイント

新型コロナウイルスの影響で、テレワークはどの企業も注目している働き方です。企業の失敗事例や成功事例から見えるテレワーク導入の重要なポイントは「従業員との接点を増やす」ことにあります。テレワークでは、従業員が今何をしているかが見えないため、従業員の働きぶりを評価しにくかったり、チームとして動きにくく生産性が下がってしまうという側面があります。しかしながら、業務を定量化して評価を行ないやすくしたり、オンライン通話アプリを用いてコミュニケーションを対面時の様にとりやすくすることで、テレワークは対面時よりもライフワークバランスを向上させ、おおきなメリットへ繋がります。

まとめ

テレワークは企業にとって、大きなメリットがあるだけでなくデメリットも存在します。しかしデメリットについては、政府の「働き方改革」の推進制度や失敗事例や成功事例の情報を蓄積することで、その会社にとって1番使いやすい制度へと整えることができます。デメリットをクリアした先には、優秀な人材の雇用を確保でき、働き手と企業にとってメリットとなりますので、今からでも遅くありません、この機会にぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

テレワークの導入には政府や自治体からの補助金も適用されるため、分からないことがあれば「はじめてのテレワーク」で無料相談をうけているので、お気軽にご相談ください。