「確定申告に必要な書類って何があるの？」
「自分の働き方に合わせた準備方法がわからない…」
確定申告は、働き方や収入形態によって必要な書類が異なります。
特に、「会社員で確定申告が必要なケースは？」「副業をしている場合はどうなる？」といった疑問を抱く方は多いはずです。
この記事では、個人事業主や副業をしている会社員、初めて確定申告をする方など、それぞれのケースに応じた必要書類を詳しく解説します。
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目次
確定申告とは？基本の流れと提出方法
確定申告が必要な人とは
確定申告が必要なのは、収入の種類や金額によって税金を自分で計算・申告する必要がある人です。
会社員は年末調整で完結することが多いですが、副業収入が年間20万円を超えた場合や、医療費控除・住宅ローン控除などを受けたい場合は確定申告が必要になります。
また、フリーランスや個人事業主は本業が自営業なので、毎年自ら確定申告を行わなければなりません。
収入や控除の内容によって申告義務が生じるため、まずは自分が対象かどうかを確認しましょう。
| 所得によって必要なケース | 控除や還付にあたって必要なケース | 公的支援金によって必要なケース |
|---|---|---|
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|
|
提出期間と提出方法（e-Tax、郵送、窓口）
確定申告の提出期間は 原則として毎年2月16日から3月15日まで です。ただし、年によってはカレンダーの都合により日付が前後する場合もあります。
税務署へ申告書を提出する方法は「e-Tax（電子申告）」「郵送」「税務署窓口での提出」の3つがあります。
- e-Tax：自宅からオンラインで完結する便利な方法で、マイナンバーカードとパソコンやスマホがあれば手続き可能です。
- 郵送：消印日が提出日として認められます。
- 窓口提出：直接相談できる利点がありますが、混雑するため注意が必要です。
【共通】確定申告に必要な基本書類
- 確定申告書（A・B）
- 本人確認書類（マイナンバーカード等）
- 銀行口座情報（還付金受取用）
- 各種控除証明書（医療費、保険料、寄附金など）
確定申告書（A・B）
確定申告の申告書には「A」と「B」の2種類があり、申告内容によって使い分けます。- 【A】給与所得者や年金受給者向けで、比較的シンプルな構成です。
- 【B】事業所得、不動産所得、雑所得などがある方向け。個人事業主やフリーランス、副業収入がある方は原則としてBを選択。
国税庁のホームページや税務署窓口、または会計ソフトから作成することもできるため、内容に応じて正しく選びましょう。
本人確認書類（マイナンバーカード等）
本人確認書類としては、 マイナンバーカードの両面コピー、または通知カードと本人確認ができる運転免許証などの組み合わせが必要 です。
マイナンバーカードがあれば1枚で完結しますが、通知カードを使う場合は補助書類も求められます。
これは不正申告を防ぐための措置であり、特にe-Taxを使う際にもマイナンバーの確認は必須です。 事前にコピーを準備しておくと、手続きがスムーズに進みます。
銀行口座情報（還付金受取用）
還付金を受け取るためには、銀行口座情報の記載が必要です。 通帳やキャッシュカードに記載されている口座番号や金融機関コードを正確に転記 しょう。
口座の名義人は必ず申告者本人でなければならないため、注意が必要です。
特にe-Taxを利用する場合、誤りがあると振り込みが遅れる可能性もあるため、十分な確認が求められます。
なお、還付金が発生する場合は、申告後1～2ヶ月程度で入金されます。
各種控除証明書（医療費、保険料、寄附金など）
控除を受けるためには、対象となる支出を証明する書類をそろえておく必要があります。
| 必要な書類 | |
|---|---|
| 医療費控除 | 医療費控除の明細書 |
| 生命保険料控除 | 控除証明書 |
| 寄附金控除 | 寄附金受領証明書 |
これらの書類がそろっていなければ控除は認められません。年末頃に届くことが多いため、大切に保管し、申告時にまとめて提出しましょう。
【個人事業主・フリーランス】必要な書類と準備
青色申告と白色申告の違い
個人事業主が確定申告を行う際は「青色申告」か「白色申告」のどちらかを選びます。
| 特徴 | 帳簿方式 | |
|---|---|---|
| 青色申告 | ○ 65万円または55万円の特別控除が受けられるなど節税効果が高い △ 複雑な帳簿が必要で、手白色申告と比べて続きも煩雑 |
複式簿記 |
| 白色申告 | ○ 届出不要で手続きが簡単 △ 控除額などの優遇はなく、節税効果は青色申告の劣る |
簡易帳簿 |
節税を重視するなら青色申告を選ぶのが有利ですが、事前の準備と領収書等の適切な管理が必要です。
青色申告に必要な書類（青色申告決算書、帳簿類）
青色申告をする場合は、 売上や経費、利益などを記載し、事業の年間の収支を明記した「青色申告決算書」と呼ばれる専用の書類を提出 する必要があります。
さらに、帳簿の保存も重要で、仕訳帳や総勘定元帳といった複式簿記による記録が求められます。
これらを正しく管理していないと、特別控除が受けられないリスクもあります。会計ソフトを使えば、帳簿の作成や決算書の出力がスムーズになり、申告も効率的に行えます。
白色申告に必要な書類（収支内訳書、帳簿類）
白色申告の場合でも、一定の帳簿の保存と提出が必要です。主に 必要なのは「収支内訳書」という書類で、事業収入や必要経費などを簡潔にまとめて記載 します。
また、日々の取引を記録するための現金出納帳や売上帳などの帳簿も整えておくことが求められます。
青色申告に比べると要件は緩やかですが、税務署に内容を説明できるようにするためにも、日頃から丁寧な記帳が必要です。
【副業をしている会社員】必要な書類と注意点
副業収入の種類（雑所得・事業所得）
副業で得た収入は、その内容によって「雑所得」か「事業所得」に分類されます。
- 雑所得：ブログやアフィリエイト収入、単発のライティングなど継続性が弱い場合
- 事業所得：継続的に営業活動を行い、事業として成立していると認められる場合
この分類によって、 必要な書類や適用される控除が変わる ため、最初に自分の副業がどちらに該当するのかを判断することが大切です。税務署への相談や税理士への確認も有効です。
必要な書類（収入の証明、経費の領収書など）
副業収入がある場合、収入を証明する書類や、経費を示す領収書をきちんと保管しておく必要があります。
たとえば、 報酬が銀行に振り込まれた場合は通帳の記録が証明になるほか、取引先からの支払明細やメールのやり取りも証拠になります 。
経費についても、打ち合わせに使ったカフェ代やパソコン購入費など、業務に必要な支出であれば控除対象となります。
ただし、私的利用と混同しないよう、用途を明確にして記録しておくことが大切です。
副業が会社にバレない方法（住民税の普通徴収）
副業が会社に知られたくない場合は、 確定申告の際に「住民税を自分で納付する（普通徴収）」を選択する ことが重要です。
通常、住民税は給与から自動で天引きされますが、副業収入まで合算されると給与に対する住民税が不自然に増え、会社に気づかれるリスクがあります。
申告書の該当欄にチェックを入れることで、会社の給与とは別に副業分の住民税が自宅に請求されます。こうすることで、副業の存在を会社に知らせずに申告が可能です。
【医療費控除・住宅購入・投資】特例ケースで必要な書類
医療費控除を受ける場合
1年間に支払った医療費が10万円を超えた場合、医療費控除を適用できますが、 確定申告で「医療費控除の明細書」を提出する必要があります 。
以前のようにレシートの提出は不要ですが、手元に保管しておく義務はあります。
家族全員の医療費を合算することも可能なので、通院費や薬代など細かく記録しておきましょう。
申告時には健康保険組合から届く「医療費通知」も活用でき、効率よく集計できます。
住宅ローン控除を受ける場合
住宅ローン控除（住宅借入金等特別控除）を受ける初年度には、以下のような書類の提出必要です。
- 住宅借入金等特別控除額の計算明細書
- 住宅ローンの年末残高証明書
- 登記事項証明書
- 売買契約書のコピー
これらは、住宅を購入したことやローンの状況を証明するための書類です。
2年目以降は会社の年末調整でも対応可能ですが、初年度だけは確定申告が必須です。控除額も大きいため、もれなく提出できるよう事前準備が重要です。
株式・FXなど投資の申告に必要な書類
株式やFXなどの投資で利益が出た場合、その所得に応じて確定申告が必要になります。
特定口座（源泉徴収なし）や一般口座を利用している人は、 証券会社が発行する「年間取引報告書（年間取引報告書）」を基に申告 します。
これには売却損益や配当金、手数料などが記載されており、正確な計算に不可欠です。
また、損失が出た場合も「損益通算」や「繰越控除」を申請すれば節税につながります。税制を正しく理解し、書類を整えておくことがポイントです。
ふるさと納税をした場合に必要な書類
ふるさと納税を行った場合、寄附金控除を受けるためには 「寄附金受領証明書」または「寄附金控除に関する証明書」が必要 です。
これらは自治体から送付され、申告時に添付または内容を転記します。5自治体以内かつワンストップ特例を利用していない場合、確定申告が必須です。
たとえば、医療費控除や副業収入で申告が必要な人は、ワンストップ特例が使えないため注意が必要です。控除額をきちんと反映させるためにも、書類は自治体ごとに保管しておきましょう。
会計ソフトを使った確定申告のメリット
-
書類作成が自動化されてミスが減る
-
税制改正にも自動対応できる
-
書類の保管・管理が簡単にできる
書類作成が自動化されてミスが減る
会計ソフトを使えば、 日々の取引を記録するだけで、確定申告に必要な書類が自動で作成 されます。
たとえば青色申告決算書や収支内訳書などの複雑な書類も、入力内容から自動で反映されるため、手計算によるミスや記載漏れのリスクを大幅に低減可能です。
特に簿記の知識が少ない人でも、質問形式で入力するだけで必要項目が完成する仕組みが整っており、申告作業のハードルがグンと下がるでしょう。
税制改正にも自動対応できる
税法は毎年のように改正されるため、古い情報のまま申告を行うと控除漏れや違反リスクにつながります。
その点、クラウド型の会計ソフトであれば、 税制改正にも自動でアップデート対応されるため、法令遵守が強化されて安心 です。
たとえば、電子帳簿保存法やインボイス制度など新しい制度が導入された場合も、ソフトが対応していれば面倒な確認作業を大幅に省けます。
こうした機能により、専門知識がなくても常に最新の制度に則った申告が可能となります。
書類の保管・管理が簡単にできる
確定申告では、申告書類だけでなく帳簿や領収書の保存も求められます。
会計ソフトを使えば、これらの 書類をクラウド上で一元管理でき、紛失のリスクも軽減 されます。
紙での保管が不要になり、必要なときにすぐ取り出せるため、税務調査や再提出が求められた際にも迅速に対応できます。
スマホからもアクセスできる機能があるソフトなら、外出先でも確認ができ、業務の柔軟性が向上します。
【個人向け】会計ソフト(クラウド型)のおすすめ比較表一覧
| サービス名 | おすすめ度 | 料金価格(税込) | 無料体験期間 | 無料プラン |
|---|---|---|---|---|
| クラウド ★やよいの青色申告オンライン |
★★★★★ シェアNO1 |
8,800円〜/年 | ★1年間無料！ | あり |
| クラウド マネーフォワード |
★★★★☆ | 10,560円〜/年 | 30日間 | あり |
| クラウド freee会計 |
★★★★☆ | 12,936円〜/年 | 30日間 | あり |
| クラウド HANJO会計 |
★★★☆☆ | 12,936円〜/年 | 30日間 | あり |
| クラウド クラウド円簿 |
★★★☆☆ | 基本無料 | 永年無料 | あり |
クラウド会計ソフト導入のステップ
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STEP.1
自分に合ったソフトを選ぶ
副業レベルの収入であれば、機能を絞った安価なプランでも十分ですが、青色申告で複式簿記が必要な場合は、帳簿作成に対応したソフトが必須です。
UIの使いやすさやサポート体制、料金体系なども比較しながら、自分にとって最も負担が少なく、使いやすいものを選ぶのが成功の第一歩です。
無料お試し期間を活用して感触を確かめるのも有効です。
-
STEP.2
初期設定と口座・クレカの連携
クラウド会計ソフトを導入したら、まずは事業情報の入力や口座、クレジットカードとの連携を行います。
これにより、入出金データが自動で取り込まれ、帳簿への記載作業が大幅に簡略化されます。
たとえば、事業用の口座やカードを使っていれば、経費の記録が自動で反映されるため、記帳ミスや漏れを防ぐことが可能です。
初期設定を丁寧に行っておくことで、日々の会計管理が格段にスムーズになります
-
STEP.3
取引の入力と自動仕訳の活用
取引が発生したら、会計ソフト上で入力または自動仕訳を活用して記録していきます。
自動仕訳とは、取り込んだ銀行データやクレジットカードの情報をもとに、ソフトが勘定科目などを自動で振り分けてくれる機能です。
たとえば「●●銀行から▲▲円が引き落とされた」という情報を「通信費」などに自動で分類します。
こうした機能を活用することで、面倒な入力作業が減り、会計にかかる時間を大きく短縮できます。
-
STEP.4
確定申告書の出力と提出
すべての取引を入力・仕訳し終えたら、確定申告書の作成に進みます。
クラウド会計ソフトでは、収支データをもとに必要な書類を自動で出力できます。
たとえば、青色申告決算書や収支内訳書も一括で作成され、国税庁のe-Taxとも連携可能なケースが多いです。
そのまま電子申告すれば、書類の郵送や税務署への持参も不要になります。
よくある質問（FAQ）
A
確定申告に関する書類は、基本的に申告した年の翌年から7年間の保存が義務付けられています。たとえば、2024年分の申告書類は2031年まで保管が必要です。これは税務調査が行われる可能性を考慮した期間であり、領収書や帳簿なども含まれます。ただし、青色申告者の一部の帳簿は10年間保存が求められるケースもありますので、特に注意しましょう。
A
e-Taxを利用するには、まずマイナンバーカードとカードリーダーが必要です。また、事前に「利用者識別番号」の取得や、専用のソフトウェアまたはウェブ環境の設定が求められます。初めての方は公式サイトの案内に沿って準備すると安心です。
A
申告期限を過ぎてしまった場合でも、できるだけ早く申告を行うことが大切です。遅延すると延滞税や無申告加算税が発生する恐れがありますが、期限後申告でも税金の計算や納付を正しく行えば、ペナルティを最小限に抑えられます。特に事情がある場合は、税務署に相談し事情説明をすることも可能です。なお、期限内に申告できなかった場合は、速やかに専門家へ相談し、適切な対応を取ることをおすすめします。
まとめ｜確定申告はクラウド会計ソフトで効率的に
確定申告に必要な書類は、働き方や控除の種類によって大きく異なります。そのため、必要なものを漏れなく準備するには、早めの情報収集と整理が欠かせません。
しかし、手作業での管理はミスや時間の浪費につながりやすく、特に副業やフリーランスの方にとっては負担となります。
そこでおすすめなのが、クラウド会計ソフトの活用です。日々の取引を記録するだけで、確定申告書類が自動で作成され、税制改正にも自動対応。領収書や帳簿の管理もクラウド上で完結するため、時間も手間も大幅に削減できます。
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この記事を書いたライター
Wiz Cloud編集部
WizCloud編集部メンバーが執筆・更新しています。 Web関連、デジタル関連の最新情報から、店舗やオフィスの問題解決に使えるノウハウまでわかりやすくご紹介します！
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