「小規模オフィスにおすすめな電話サービスを知りたい」
オフィスの電話機は、顧客からの電話や取引先への連絡など、電話を利用する多くの企業に必須なサービスです。
しかし、オフィスに設置する電話機には、多くの種類があるためどれを選ぶべきか迷っている企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィスに導入する電話機の種類や選び方徹底解説しました。
小規模オフィス向けのおすすめサービスについても解説しているので、利用を考えている方に必見の内容です。
オフィス電話の種類
オフィス用ビジネスフォン
ビジネスフォンとは、PBXと呼ばれる交換機を搭載した電話機であり、複数の外線と内線を共有することが可能です。
外線を共有できることで、1つの外線電話番号に対して複数の着信があった場合でも、同時に対応することができます。
クラウドPBX
クラウドPBXは、クラウド（インターネット）にPBXを置くことで便利に利用できる電話サービスです。
物理的な従来のPBXの設置が不要であるため、オフィスの環境に左右されず、インターネット環境さえあればいつでもどこでもスマホやタブレットなどの端末で電話の受発信ができるようになります。
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IP-PBX
IP-PBXとは、オフィスに設置したPBXや専用のアプリから、インターネット回線を利用した電話対応を可能にするサービスです。
通常のPBXと異なり、複数のオフィスがある場合でも本部の一カ所に設置するだけで会社全体の電話を管理できます。
また、インターネットを利用したサービスのため専用アプリをダウンロードすることで、スマホやタブレットなどでも電話機能を利用できます。
家庭用の電話機
オフィスで電話を対応することがほとんどない場合や、自宅やマンションなどをオフィスとして利用する場合は、家庭用の電話機で代用する方法もあります。
しかし、家庭用の電話機は回線と電話機がセットになっているため。子機がある場合を除き同時に電話を対応することができません。
また、プライベートの電話と混同してしまう可能性もあるため、なるべく仕事用の電話番号を発行することをおすすめします。
オフィス用電話機の選び方
電話台数やチャネル数は最適か
オフィスの電話機を選ぶ際は、電話台数や同時電話対応のチャネル数が十分かどうかを確認しましょう。
例えば、同時に複数の電話があった場合、電話台数やチャネル数が不足していると電話に対応することができません。
オフィスの規模や電話がかかってくる頻度などから、最適なサービスを選ぶようにしましょう。
オフィスに必要な機能があるか
オフィスの電話機を選ぶ際は、オフィスに必要な機能が揃っているかどうか確認しておきましょう。
電話機の保留機能や内線の利用、転送機能や留守電機能などは、業態のよっては必須機能な場合もあります。
また、通話の録音やIVRなど、業務をさらに便利にしてくれる機能があると、オフィス環境がより快適になります。
電話時に必要な機能や、あったら便利な機能が搭載されているかどうかを比較して検討しましょう。
用途や働き方に合っているか
オフィスの電話機を選ぶ際は、用途や働き方に合った電話サービスを導入するようにしましょう。
例えば、コールセンターなどを想定した場合、PCなどでも電話対応が可能なサービスが適しています。
また、小規模のオフィスの場合、電話機などの費用を無くしてスマホで電話対応ができるサービスがいいでしょう。
電話サービス選びは、業種や働き方に合わせて使いやすいサービスを選ぶことが重要です。
サポート体制は充実しているか
オフィスの電話機を選ぶ際は、トラブルがあった際のサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。
オフィスの電話は、繋がらないなどのトラブルが起きると業務に影響してしまうだけでなく、顧客からの信用を失ってしまう原因になりかねません。
万が一の際に、電話やメールなどのサポート窓口があるか、対応してくれる時間はいつまでかなど、サポート体制をあらかじめ確認しておきましょう。
小規模オフィスにクラウドPBXがおすすめな理由
工事不要ですぐに利用できる
クラウド電話サービスは、固定電話に必要なPBXと呼ばれる主装置をクラウド上に設置するので、工事が必要ありません。
面倒な回線工事を行わないので、リスクなくスピーディーに電話を利用することができます。
また、工事費用やPBXの購入費用がかからないので、初期費用を抑えられるメリットがあります。
固定電話が不要で導入費用が安い
クラウドPBXは、スマートフォンやPCなどを利用して内線を利用することができるため、電話機購入が不要で安い費用で導入することができます。
企業の固定電話は、高性能なビジネスフォンだとリースや購入費用で、多くの費用が発生するケースも珍しくありません。
また、電話機を置かないことでオフィス内の配線をすっきりさせることができるのもメリットの一つです。
事業の成長に合わせた拡張性がある
クラウド電話サービスは、回線チャネルの増減や通話の設定を簡単に行うことが出来るため、事業の成長に合わせ機能を拡張することができます。
また、回線の増加や機能追加でも新たに工事を行う必要がないため、手間なく行うことができます。
通話における、着信や通話録音の検索、受電時のガイダンス設定など、ネットの管理画面を用いて簡単に行えることもメリットです。
多用な働き方に対応できる
クラウドPBXは、リモートワークや外回り中など、オフィスにいないときでも会社宛の電話を対応できるため、様々な業種や働き方に対応できます。
例えばスマホを使って電話対応ができるようにすれば、オフィス内に固定電話機を置かずにどこでも電話対応が可能になります。
オフィスの電話はCLOUD PHONEにお任せ！
「CLOUD PHONE（クラウドフォン）」は、会社や店舗へかかってくる代表電話を、スマホで受信・発信が可能になるクラウドPBXサービスです。
これまでオフィスに設置していたPBX（交換機）本体を、クラウドネットワーク上に設置することで、インターネット環境さえあればビジネスフォンを利用することができます。
交換機の設置が不要なため、オフィス内の省スペース化を可能にし、それに伴いビジネスフォンの管理コストや導入コストを抑えることができます。
「CLOUD PHONE」は、これまでオフィス内でしか受けることができなかった内線電話も、スマートフォンに転送することができます。
そのため、外出先でも会社へかかってきた電話を受けることができるほか、スマホへの着信も内線扱いになることから、転送通話料が無料になります。
まとめ
オフィスの電話機は、必要とする機能や用途に合わせて様々なサービスから選択することができます。
特に、オフィス以外でもスマホやPCで電話対応ができるクラウドPBXは、小規模なオフィスなどにおすすめです。
オフィス規模や働き方に適した電話機を導入して、快適な業務をサポートできるサービスを選びましょう。
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この記事を書いたライター
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