オフィス電話を選ぶ際のポイントを紹介！クラウドPBXがおすすめ？メリット・デメリットも解説

オフィス電話(ビジネスフォン)とは

オフィス電話とは、企業やオフィスで利用される電話システムの総称です。家庭用の電話機とは異なり、 企業の業務効率を高める機能が豊富に搭載されています。

具体的には、ビジネスフォンやIP電話、クラウドPBXなどが含まれ、外線通話や内線機能、転送、保留、会議通話などが可能です。

オフィス電話は、社員間のスムーズなコミュニケーションを支援し、顧客対応や業務連絡の円滑化に貢献します。

オフィス電話の特徴

PBX(主装置)を介して通話を行えるオフィス電話は、家庭用電話機と異なり、同一の電話番号を用いて、複数の電話機で同時に受発信が可能 です。

これにより、通話中の電話機がある状態で他の番号から着信があった場合も、他の社員が別の電話機から対応できます。さらに、転送や録音、自動音声など業務効率化をサポートする機能が充実しています。

導入時には電話機だけでなく主装置や回線工事が必要なため、家庭用に比べ費用が高い点も特徴です。

オフィス電話を導入するメリット

オフィス電話の導入により、 内線・外線の使い分けが可能 となり、社内外のスムーズな電話対応が実現します。迅速で的確な対応により、顧客や取引先の信頼を高められるでしょう。

また、固定電話番号は会社の社会的信用を裏付ける要素となり、取引や金融機関との信頼関係構築にも役立ちます。

さらに、個人電話と分けて使用できるため、個人事業主の場合はプライベートと仕事の線引きが明確になり、プライバシーのリスク軽減にもつながります。

オフィス電話の種類

家庭用電話機

家庭用電話機は、 少人数のオフィスや電話利用が少ない企業におすすめのオフィス電話 です。

広いオフィスでも子機を活用すれば複数台の運用が可能ですが、1台に1つの番号しか割り当てられない点には注意が必要です。

転送や内線が不要な場合、コストを抑えながら業務に対応できます。

ビジネスフォン

ビジネスフォンは、 主装置を介して内線・外線を制御するオフィス専用の電話機 です。

自社内で電話設備を構築するため、セキュリティが高く、要件に合わせたカスタマイズが可能です。

一方で、設置スペースやメンテナンスが必要となり、電話回線の工事が発生する場合もあります。

とはいえ、近年ではスマートフォンやパソコンと連携可能なモデルも増え、利便性が向上しています。

レガシーPBX

レガシーPBXは、 オフィスに専用機器を設置して利用する従来型の電話システム です。家庭用電話機に似ており、1890年代に登場した歴史ある技術です。

導入には数百万円以上の費用がかかり、工事が必要なため拡張性に欠けますが、インターネット回線を使用しないため、停電時でも内線や外線が利用できる点が特徴です。

IP-PBX

IP-PBXは、 IPネットワークを利用したPBX で、社内LANを内線化できる通信システムです。

最大数千台の内線電話機を制御可能で、専用機器を設置するハードウェアタイプとソフトを導入するソフトウェアタイプがあります。

ハードウェアタイプは高い信頼性とセキュリティを備えていますが、初期費用が高額になりがちです。

一方、ソフトウェアタイプはコストを抑えられる反面、セキュリティ面の課題があります。

クラウドPBX

クラウドPBXは、 クラウド上のPBXをインターネット経由で利用するサービス です。

物理的な主装置の設置が不要で、インターネット回線があれば導入可能な手軽さから、近年急速に普及しています。

ビジネスフォンの機能に加え、チャットやWeb会議などのツールが利用できる点が特徴です。

初期費用が抑えられるため、起業時や短期利用を検討する企業におすすめです。

オフィス電話を選ぶポイント

予算

オフィス電話の費用は 「主装置」 「電話機端末」 「工事費」 で構成され、メーカーや導入数で大きく異なります。

予算を踏まえた適切に選定しましょう。コストを抑えるには、リース契約やクラウド型の導入が有効です。

なお、クラウド型は主装置や工事が不要で、初期費用を大幅に削減できる点がメリットです。

台数・チャネル数

オフィスの電話機を選ぶ際は、 電話台数や同時電話対応のチャネル数が十分かどうかを確認 しましょう。

例えば、同時に複数の電話があった場合、電話台数やチャネル数が不足していると電話に対応することができません。

オフィスの規模や電話がかかってくる頻度などから、最適なサービスを選びましょう。

機能

オフィスの電話機を選ぶ際は、オフィスに必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。

特に、保留機能や内線機能、転送機能や留守電機能などは、業態によって必須となります。

また、通話の録音やIVRなど、業務をさらに便利にしてくれる機能があると、オフィス環境がより快適になります。

電話時に必要な機能や、あったら便利な機能を見極め、それらが搭載されているかどうかを比較 することが重要です。

オフィス電話機に必要な機能

多くのオフィス電話機は基本機能のみを備え 、追加の機能はオプションで拡張できる仕様となっています。

働き方・利用環境

オフィスの電話機を選ぶ際は、 働き方や利用環境に合った電話サービスを導入しましょう。

例えば、コールセンターなどを想定した場合、パソコンなどでも電話対応が可能なサービスが適しています。

また、小規模のオフィスの場合、電話機などの費用を無くしてスマホで電話対応ができるサービスが最適でしょう。

電話サービス選びは、働き方や利用環境に合わせて使いやすいサービスを選ぶことが重要です。

社員数の増減

オフィスの電話機を選ぶ際は、 社員数の増減に対応できる柔軟性も重視すべき です。

例えば、ビジネスフォンではPBXの対応可能台数内でユニットや配線を追加しますが、超過時にはPBXの交換が必要です。

一方、IP-PBXでは管理画面からスマホやパソコンで簡単に内線を追加可能で、工事費用を抑えられます。

クラウドPBXは機器の管理が不要で、プラン変更のみで増設が可能なため、手軽さとコスト面で優れています。

サポート体制

オフィスの電話機を選ぶ際は、トラブル時のサポート体制が充実しているか確認しましょう。

必要な時に電話が繋がらない、といったトラブルが起きると、業務に影響してしまうだけでなく、顧客からの信用を失ってしまう原因になりかねません。

万が一の際に、 電話やメールなどのサポート窓口があるか 、 対応してくれる時間はいつまでか など、サポート体制をあらかじめ確認しておきましょう。

オフィス電話の使い方

発信方法

1. 受話器を取り、外線ボタンを押すと「プー」という音が聞こえます。通話中の外線ボタンにはランプが点灯しているため、その回線では発着信ができません。
2. 電話番号を入力して発信します。代表組の設定により、どの回線から発信しても、相手には会社の代表番号が表示されます。

着信方法

1. 電話がかかってくると、着信音とともに外線ボタンが点滅します。
2. 受話器を取り、点滅しているボタンを押すと通話に応答できます。

固定電話を設置しないオフィスが増加中

昨今、コミュニケーション手段の多様化により、固定電話を設置しないオフィスが増えています。

電話やメールが主流だったビジネスコミュニケーションは、チャットやビデオ会議の普及で変化しています。

例えば、チャットはリアルタイムで手軽にやりとりでき、履歴が残るため便利です。また、ビデオ会議は遠隔でも対面に近い交流が可能です。

上記のような選択肢の多様化を受け、 固定電話の数は最小限にし、より利便性の高い連絡手段を採用している企業も少なくありません 。

オフィス電話をクラウド化するメリット

業務効率化・利便性向上につながる

オフィス電話をクラウド化することで、 スマホやパソコンからでも会社の電話番号を利用できるようになる ため、業務効率の向上が期待できます。

​​​​​​​例えば、外出先やリモートワーク中でも、会社にかかってきた電話に直接対応できるため、取り次ぎの手間が軽減されます。

​​​​​​​また、録音や文字起こし、通話内容の分析機能を備えたサービスもあり、業務効率化と利便性向上にも繋がるでしょう。

​​​​​​​初期コストを削減できる

オフィス電話をクラウド化することで、 主装置費用や設置費用が不要 になり、初期コストを大幅に削減可能です。

​​​​​​​さらに、普段使用するパソコンやスマートフォンを活用できるため、端末費用の削除にも繋がるでしょう。

​​​​​​​​​​​​​​パソコンで簡単に設定でき、拡張性が高い

従来のオフィス電話では、回線の増減や設定変更を専門業者に依頼する必要がありました。一方、クラウド型電話はパソコンやWeb端末を使って簡単に行えます。

従来、設定変更に際して生じていた工事なども不要になるため、オフィス電話の拡張性が高まるでしょう。

また、専門的な知識がなくても、受電ガイダンスの設定や通話録音の管理を行えるため、​​​​​​​従業員の増加やオフィス拡大時にも手間なく柔軟に対応可能です。

外出先でも内線対応が可能​​​​​​​

クラウド型オフィス電話は、インターネット接続があればどこでも利用可能です。

​​​​​​​ 外出先や自宅から内線通話や保留転送ができる ため、通話料削減や業務効率化が期待できます。

​​​​​​​テレワーク導入を検討している企業にも最適です。

​​​​​​​テレワークなど多様な働き方に対応できる

オフィス電話をクラウド化することで、リモートワーク中でも会社の固定電話番号を使って通話が可能になります。

​​​​​​​電話対応のための出社が不要 となり、サテライトオフィスやワーケーションなど多様な働き方を支援し、従業員の働きやすさ向上に貢献します。

オフィス電話をクラウド化する注意点とデメリット

通話品質への影響

クラウド型オフィス電話はインターネットを通じて通話するため、 ネット環境が悪かったり、複数の端末が接続されていたりすると、通話品質が低下する 可能性があります。

​​​​​​​具体的には、音声の途切れや通信の遅れ、通話の切断といったリスクがあるため、顧客対応時には、通話品質が高いクラウドPBXサービスやアプリを選ぶことが重要です。

​​​​​​​データ通信量の増加

クラウド型オフィス電話は、外出時など、 モバイルデータ通信を使ってクラウド型オフィス電話を利用すると、データ通信量がかかります 。

​​​​​​​例えば、SkypeやLINEを使った通話は56時間で1GBを消費します。

​​​​​​​長時間の通話を外出先で行う場合、データ量が多いプランや無制限プランへの加入が必要になるかもしれません。

​​​​​​​セキュリティ対策の重要性

クラウド型オフィス電話は、インターネット通信を利用するため、 セキュリティ対策が不十分だと通話内容の盗聴や個人情報漏洩のリスクがあります 。

​​​​​​​セキュリティ対策においては、オフィスだけでなく、テレワーク中の自宅のインターネット環境も整備する必要があるため注意しましょう。

​​​​​​​また、クラウドPBXやアプリではIDとパスワードでログインするため、流出を防ぐために従業員への教育や管理を徹底しなければなりません。

オフィス電話をクラウド化してスマホで利用する方法

VoIPアプリ・ソフトフォンアプリ

VoIPアプリやソフトフォンアプリは、 IP電話機能を提供するスマホ用の通話アプリ です。

​​​​​​​これにより、インターネット回線を通じて音声通話を行い、アナログ回線は不要となります。

​​​​​​​通話アプリは050番号に加え、0ABJ番号(03、05など)も使用可能です。

​​​​​​​クラウドPBX

クラウドPBXは、 PBXシステムをクラウド上で提供し 、インターネット接続があれば自宅やサテライトオフィスなどどこでもオフィス電話が利用できるサービスです。

​​​​​​​クラウドPBXもスマホにも対応しており、内線通話や0ABJ番号(03、05など)を使用できるサービスも多数存在します。

​​​​​​​なお、VoIPアプリ・ソフトフォンアプリと比較した際、インターネットを通じて通信する点は同じですが、クラウドPBXは内線システム交換機をクラウド上で提供する点はクラウドPBXならではの特徴です。

従来の固定電話の代わりにクラウドPBXを導入するケースが増加​​​​​​​

ビジネスにおける電話利用の機会は減少しているものの、完全に南無なることはないでしょう。

そこで近年、 従来の固定電話の代わりにクラウドPBXを導入する企業が増加 しています。

​​​​​​​以下では、クラウド型オフィス電話の中でも、クラウドPBXが選ばれる理由を解説していきます！

クラウドPBXとは?

クラウドPBXは、 従来の電話交換機(PBX)の機能をクラウド上で提供する電話システム です。

​​​​​​​従来のオフィス電話では、物理的な主装置が必要でしたが、クラウドPBXはインターネット回線を使用して接続され、機器の設置が不要になります。

​​​​​​​これにより、企業代表番号から内線接続、転送機能などが可能となり、より柔軟で利便性の高い電話システムを構築できます。

​​​​​​​クラウドPBXの普及で主装置(PBX)やIP-PBXが不要に

昨今、 オフィスにPBXを設置し電話機と物理的に接続するシステムは減少 しています。

​​​​​​​インターネットの普及によりIP-PBXが登場し、物理的な装置こそ必要ではあるものの、パソコンやスマホでもオフィス電話が利用可能となりました。

​​​​​​​その後、主装置の機能がクラウド上で提供されるクラウドPBXが登場した結果、従来のビジネスフォンやIP-PBXのような物理的機器の設置が不要となり、より柔軟で効率的なシステムが実現しました。

オフィス電話にクラウドPBXを導入するメリット

​​​​​​​クラウドPBXでスマホやパソコンがビジネスフォンになる

クラウドPBXは、既存のパソコンやスマホだけでサービスを利用でき、専用機器などの追加が不要です。

​​​​​​​インターネット接続さえあれば、様々なデバイスを内線電話として利用でき、 ビジネスフォンと同様の使い勝手を実感できます 。

​​​​​​​また、録音機能や顧客電話帳の共有など便利な機能が標準装備されており、急なトラブルにも対応でき、業務効率化を図れます。

​​​​​​​​​​​​​​申し込み後、短期間で利用可能

クラウドPBXは、クラウド上のサーバーにアクセスするだけで利用可能です。

​​​​​​​一般的に、申し込み後 数日から1週間以内にサービスが利用でき 、迅速に内線環境を構築できます。

​​​​​​​新しい電話番号を取得する場合は約2週間かかりますが、既存の番号を使用する場合は最短2日で運用開始できるサービスもあります。

​​​​​​​オフィス外でも会社番号で受発信できる

クラウドPBXのメリットは、スマホとインターネット環境があれば、 自宅や外出先、出張中でも会社の番号で受発信できる ことです。

​​​​​​​これにより、電話の取り次ぎの手間が省かれ、どこにいても業務通話が可能となるため、業務効率化や機会損失の防止による生産性の向上が期待できます。

​​​​​​​ビジネスフォン+αの機能を利用できる

クラウドPBXでは、従来のビジネスフォンの機能に加え、 独自の便利な機能も搭載されています。

​​​​​​​例えば、スマホやパソコンでFAXの送受信ができるインターネットFAXや、着信時に取引先情報を自動で表示するCTI機能などが利用可能です。

​​​​​​​各クラウドPBX提供会社によって利用できる機能は異なるため、選定時には必要な機能を確認することが重要です。

​​​​​​​増設やレイアウト変更が簡単にできる

クラウドPBXは、端末数の変更もWebから簡単に対応可能で、工事などは発生しません。

​​​​​​​また、専用機器の設置が不要なため、オフィスのレイアウト変更や席替えもスムーズに行えます。

​​​​​​​ 設定変更や機器設置の手間がかからない ため、コストや手間を削減できるほか、オフィス移転時の通信停止期間も短縮できます。

オフィスの電話は「CLOUD PHONE(クラウドフォン)」にお任せ！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)とは、株式会社Wizが運営している、 低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBX です。

従来までのPBXサービスと違い、設備導入費や維持・メンテナンス費も不要な点が魅力です。

余計な設備がいらないうえ、導入後に発生しがちな移転や電話機の増設といった追加費用も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも対応できます。

【無料】お問い合わせはこちら

オフィス電話に関するよくある質問

まとめ

オフィスの電話機は、必要とする機能や用途に合わせて様々なサービスから選択することができます。

特に、オフィス以外でもスマホやPCで電話対応ができるクラウドPBXは、小規模なオフィスなどにおすすめです。

オフィス規模や働き方に適した電話機を導入して、快適な業務をサポートできるサービスを選びましょう。