ビジネスフォン導入のメリット・デメリットを徹底比較！失敗しないための選び方

ビジネスフォンのメリット

内線通話による効率化、コスト削減

ビジネスフォンの内線通話機能は、社内コミュニケーションを円滑にし、業務効率を大幅にアップさせます。

内線は外線と違って通話料がかからない他、複数の通話も同時に可能 なので、繁忙期でも社内の連絡がスムーズに行えます。

例えば、営業部門から経理部門への急な問い合わせも、内線番号をダイヤルするだけで即座に連絡が取ることが可能です。

また、転送機能と組み合わせれば、お客様をお待たせせず適切な担当者につなげられるため、顧客満足度の向上にもつながります。​​​​​

複数の電話機を1つの電話番号で利用可能

ビジネスフォンを導入すると、複数の電話機を1つの電話番号で利用できるようになります。

これにより、 社内の様々な場所で同じ電話番号で着信を受けることができ、お客様からの問い合わせに対応しやすくなります 。

代表番号への着信を部門ごとに振り分ければ、問合せへの的確な回答により、顧客対応の質を向上させることも可能です。

さまざまな機能（転送、保留、会議通話など）

ビジネスフォンは、 転送、保留、会議通話など、多彩な機能を備えた、まさにコミュニケーションのハブと言えるツール です。

例えば、お客様との通話中に専門部署に相談したい場合、会議通話機能を活用すれば、その場で3者間通話ができます。

さらに、録音機能による通話記録や、リモートワーク時の転送機能など、セキュリティ強化や柔軟な働き方にも対応することが可能です。

ビジネスフォンは、単なる電話機を超えて、企業のコミュニケーション基盤として、生産性向上と顧客満足度向上に貢献します。

拡張性が高く、事業拡大に対応可能

ビジネスフォンは、企業の成長に合わせて柔軟に拡張できるのが大きな魅力です。

新規の従業員が増えたり、新たな部署ができた場合でも、簡単に内線数を増やしたり、新しい電話番号を追加したりできます。

また、 拠点が増えた際には、複数の拠点を1つの電話システムで統合し、一元管理することも可能 です。

将来的な企業の成長を見据え、拡張性の高いビジネスフォンを導入すれば、結果として企業の競争力強化につながります。

ビジネスフォンのデメリットと対策

主装置の設置など初期費用がかかる

ビジネスフォン導入の際、避けて通れないのが初期費用の問題です。 主装置の設置や配線工事など、導入時にまとまった出費が必要 となります。

例えば、10台程度の小規模システムでも、50万円から100万円ほどの費用がかかることも珍しくありません。

しかし、この投資は長期的に見れば十分に回収可能です。通信コストの削減や業務効率の向上によって、数年で元が取れるケースも多いのです。

また、リースやレンタルを利用すれば、初期費用を抑えることも可能です。導入を検討する際は、長期的な視点でコストパフォーマンスを考えましょう。

システムが複雑で、導入・運用に手間がかかる場合がある

ビジネスフォンは、多機能で便利な反面、 システムの複雑さが課題となることがあります 。

特に中小企業では、専門的な知識を持つIT担当者がいないケースも多く、導入や運用に手間がかかる可能性が高いです。

しかし、最近では、クラウドPBXのような、より簡単に導入・運用できるサービスも登場しています。

クラウドPBXは、専門知識がなくても直感的に操作できるインターフェースを採用しており、運用の負担を大幅に軽減できます。

システムの複雑さを懸念する企業にとって、魅力的な選択肢となるでしょう。

家庭用電話機に比べて高価

ビジネスフォンは、家庭用電話機と比べると確かに高価ですが、その価格差は多機能性や耐久性、拡張性において家庭用を大きく上回るため です。

例えば、高品質な会議通話機能や、複数回線の同時使用など、ビジネスに特化した機能が充実しています。

長時間の使用に耐える設計で、故障のリスクを低減したり、企業の成長に合わせて柔軟にシステムを拡張できたりもします。

初期投資は高くても、長期的には業務効率の向上やコスト削減につながる可能性が高いのです。

ビジネスフォンと家庭用電話機の主な違い

そもそもビジネスフォンとは何か？

ビジネスフォンの基本理解

ビジネスフォンは、オフィスや事業所で使用される 業務用電話システム です。

家庭用電話機と異なり、複数の内線電話機を接続し、外線との通話を効率的に管理できます。

近年では、クラウドPBXのように、導入や運用が容易なサービスも登場しており、中小企業でも手軽に導入できるようになりました。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンは、大きく分けて「主装置・電話機・配線」の3つで構成されています。

この 主装置が外線と内線を制御 することで、複数の通話を同時に管理できるのです。

ビジネスフォンの構成

ビジネスフォンの仕組み​​​

•  1  外線着信 
  外線（例えば、お客様からの電話）が来ると、主装置がその信号を受け取ります。
•  2  内線への振り分け
  主装置は、事前に設定されたルールに基づいて、着信をどの内線電話機に振り分けるかを決めます。
•  3  内線通話
  内線電話機で電話に出ると、外線との通話が開始されます。
•  4  内線通話
  社内での通話も、主装置を経由して行われます。

ビジネスフォンが必要なケース・不要なケース

ビジネスフォンの必要性は、企業の規模や業務内容によって大きく異なります。

ビジネスフォンが必要なケース

• 〇 複数の内線電話機が必要な場合
  －部署間の連絡が頻繁に行われる
  －受付業務があり、複数の外線回線が必要
  －在宅勤務やリモートワークに対応したい
• 〇 多機能な電話システムを求める場合
  －顧客管理システムとの連携など、高度な機能を求める
  －会議通話、転送、保留、自動応答など、様々な機能を活用したい
• 〇 セキュリティを重視する場合
  －機密性の高い情報を取り扱う
  －電話回線の不正利用を防ぎたい
• 〇 安定した通話品質を求める場合
  －大量の電話を受ける必要がある
  －重要な商談などで、安定した通話品質が求められる 

ビジネスフォンが不要なケース​​​​​​

• ▲ 従業員数が極めて少ない場合
  －家庭用電話機で十分対応できる
• ▲ 電話の使用頻度が低い場合
  －スマートフォンやパソコンでの通話で十分
• ▲ コストを極力抑えたい場合
  －インターネット電話やIP電話で十分

ビジネスフォン導入の判断基準

ビジネスフォン導入の判断基準としては、以下の点が挙げられます。

ビジネスフォンの価格相場

ビジネスフォンを導入する際、 新品購入、中古購入、リース、レンタル の4つの方法があり、それぞれによって初期費用やランニングコストが大きく異なります。

新品購入

新品のビジネスフォンは、高機能で最新モデルが手に入りますが、初期費用が最も高額です。

• 電話機：1台あたり1〜4万円程度が相場です。
• 主装置：20万円〜と高額で、接続台数が増えるほど価格が上がります。

中古購入

中古のビジネスフォンは、新品に比べて大幅に費用を抑えられます。

• 電話機：1台あたり4,000円〜と、新品の1/5〜1/4程度で購入できます。
• 主装置：3〜5万円程度で購入できます。

リース

リースは、月額料金を支払うことでビジネスフォンを利用できる方法です。

• 月額料金：3,000〜12,000円程度が一般的です。
• 料金構成：電話機、主装置、回線数、設置費などを元に算出されます。

レンタル

レンタルは、短期的な利用に最適な方法です。

• 月額料金：電話機1台あたり1,500〜4,000円程度です。
• 料金構成：機種、回線数、設置工事費によって変動します。

ビジネスフォンの選び方

回線の種類

ビジネスフォンの回線を選ぶ際は、 加入電話とIP電話の2種類 から選ぶ必要があります。

•  1  加入電話
  従来の固定電話で、電話回線とインターネット回線の2本が必要。料金も別々にかかります。
•  2  IP電話
  インターネット回線1本で、電話とインターネットの両方が利用可能。音声データをインターネットでやり取りするため、料金を抑えられるケースが多いです。

IP電話は、インターネット環境さえあれば、オフィス移転やリモートワークにも柔軟に対応できます。企業の規模や利用状況に合わせて、最適な回線を選びましょう。

必要な機能

ビジネスフォンを選ぶ際は、 自社の業務内容に合わせて、必要な機能を見極めることが大切 です。

従来の外線・内線・保留・転送機能に加え、通話録音機能やスマートフォン連携機能など、さまざまなオプションがあります。

通話録音を活用すれば、顧客対応の品質向上につながり、スマートフォン連携なら外出先でも社内と同じように電話を利用できます。

企業によって必要な機能は異なるため、自社の業務効率化につながる機能を厳選し、ビジネスフォンを選びましょう。

利用台数と同時接続数

ビジネスフォンを選ぶ際は、 必要な電話機の台数と、同時に外線に接続する人数を考え、適切なものを選びましょう 。

ビジネスフォンには、利用できる電話機の台数や、同時に通話できる回線数に上限があります。これらの数が多ければ多いほど、料金も高くなります。

しかし、台数や回線を少なくしすぎると、電話がつながりにくいなどの問題が発生し、導入効果が薄まる可能性があります。

自社の従業員数や電話利用状況を考慮し、将来的な増加にも対応できるよう、余裕を持った台数と回線数を検討することが大切です。

ビジネスフォンの導入方法

ビジネスフォン導入の手順

ビジネスフォンの導入は、企業の規模や導入するシステムによって異なりますが、一般的な流れと所要時間をご紹介します。

全体的な 所要期間は、最短2週間程度、平均1か月～2か月程度 です。

ビジネスフォンの効果的な運用方法

ビジネスフォンを導入しただけでは、その真価を発揮することはできません。

効果的に運用し、業務効率化につなげるためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

•  1  綿密な計画
  導入前に、利用目的や目標を明確にし、具体的な計画を立てる
•  2  ルール作り
  内線番号の割り当てなど、利用ルールを明確化し、全社員に周知徹底する
•  3  研修の実施
  定期的な研修を行い、全社員が機能を使いこなせるようにする
•  4  データ分析
  通話データを分析し、業務効率化につながる改善点を洗い出す
•  5  クラウドPBXの活用
  リモートワークやテレワークに対応し、柔軟な働き方を支援する
•  6  スマホアプリとの連携
  外出先でも業務を行えるように、スマホアプリとの連携を検討する
•  7  定期的なメンテナンス
  常に最適な状態で利用できるよう、定期的なメンテナンスを実施する

ビジネスフォンによくあるトラブルと対処法

ビジネスフォンはオフィスワークに欠かせないツールですが、さまざまなトラブルが発生することがあります。

電話がまったくつながらない

トラブル「すべての電話機で外線・内線ともにまったくつながらない」

一部の電話機しかつながらない

トラブル「特定の電話機のみ、または一部のグループの電話機しかつながらない」

外線はつながるが、内線がつながらない

トラブル「外線は問題なくつながるが、内線通話ができない」

頻繁に音が途切れる

トラブル「通話中に頻繁に音が途切れる」

ビジネスフォン導入の成功事例

• 導入企業：マルナゲカンリ株式会社
• 事業内容：バックオフィス（管理業務）の代行

導入前の課題

• 人材不足による業務の遅延
• 専門家不足による業務の質の低下
• 複数の窓口への対応による手間とコストの増加
• 退職による人材の入れ替わりによる業務の停滞

導入までの道のり

複数のクラウドPBXサービスを比較検討し、マルナゲカンリのサービスが価格面で最も優位性があると判断し、導入を決定。

導入効果

• ​​​​​​電話業務がスムーズになり、業務効率が向上。
• 音声品質がクリアで、安定した通話環境が実現。
• 今後の事業拡大に合わせた柔軟な拡張ができる。
• 複数のサービスを契約する必要がなくなり、コスト削減につながった。

担当者の声​​​​​​

参考：マルナゲカンリ株式会社様 MOT/TEL導入事例

ビジネスフォンの代替にはクラウドPBXがおすすめ

ビジネスフォンの代替として注目を集めているのが、クラウドPBXです。

従来のビジネスフォンと比べ、 大幅なコスト削減と業務効率化を実現 できます。

初期費用を抑えられ、月額料金も安価なため、特に中小企業にとって導入のハードルが低いのが特徴です。

さらに、スマホやPCで利用できるため、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を可能にします。災害時のBCP対策としても有効です。

クラウドPBXは、ビジネスフォンの機能をほぼ踏襲しつつ、より使いやすく進化したコミュニケーションツールと言えるでしょう。

クラウドPBXとビジネスフォンの比較

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXは、 インターネットを活用した次世代型のビジネスフォン です。

社員はスマホを使って会社番号での発着信や内線通話が可能になり、外出先でも迅速な顧客対応ができます。

また、物理的な主装置が不要なため初期費用が安く、通話料のコストカットにもつながります。 

オフィスの増設や移転にも柔軟に対応でき、企業の成長に合わせてシステムを拡張できるのも大きなメリットです。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

クラウドPBXはインターネットでつながる新しい電話、ビジネスフォンはオフィスに設置する従来の電話 です。

クラウドPBXは、柔軟性が高く、コストパフォーマンスに優れているため、近年注目を集めています。

一方、ビジネスフォンは、安定した通話品質を求める企業や、大規模なオフィス環境に適しています。

クラウドPBXの導入メリット

クラウドPBXを導入することによって、企業は様々なメリットを享受できます。以下に、主なメリットをまとめました。

コスト削減​​​​​

• 初期費用が大幅に削減
  物理的なPBX機器の購入や設置工事などが不要となるため、初期投資を大幅に抑えることができます。
• 月額費用が固定化
  使用状況に応じて料金が変動しにくいため、予算計画が立てやすくなります。
• 通話料金の削減
  インターネット回線を利用するため、従来の電話回線に比べて通話料金を削減できる可能性があります。

柔軟性と拡張性​​​​​​​​​

• 場所を選ばない
  スマートフォンやパソコンなど、インターネットに接続できるデバイスがあれば、どこからでも会社番号で通話できます。
• 柔軟なスケーリング
  利用人数の増減に合わせて、簡単にシステムを拡張・縮小できます。
• 機能の追加が容易
  新しい機能を追加したい場合、ソフトウェアのアップデートで対応できることが多く、システムの変更が容易です。

高度な機能​​​​​

• ビデオ会議
  高画質・高音質のビデオ会議システムが標準搭載されている場合が多く、遠隔地とのコミュニケーションが円滑になります。
• チャット機能
  リアルタイムでメッセージのやり取りができ、コミュニケーションの効率化が図れます。
• CTI連携
  CRMや顧客管理システムとの連携により、顧客情報を確認しながら通話でき、営業活動の効率化が期待できます。
• AIによる通話分析
  AIを活用して通話内容を分析し、顧客対応の改善や営業戦略の立案に役立てることができます。

その他のメリット

• 災害対策
  クラウド上にシステムが構築されているため、オフィスが被災した場合でも、スマートフォンなどから業務を継続できます。
• 環境負荷の低減
  物理的な機器の削減により、環境負荷を低減できます。
• 最新の技術を活用
  クラウドPBXは、常に最新の技術が取り入れられているため、常に最新の機能を利用できます。

【厳選】おすすめのビジネスフォンメーカー3社

NTT

国内シェアNo.1のNTTビジネスフォンは、その 圧倒的なシェアと豊富な実績が最大の強み です。

中古部品の供給が安定しているため、長く安心して利用できる点が魅力です。

• ▶NTT東日本の公式サイト
• ▶NTT西日本の公式サイト

NTTビジネスフォンの特徴​​​​

• 導入実績No.1
  大規模導入もスムーズに対応可能。販売代理店が多く、サポート体制も万全です。
• 高機能＆大規模対応
  最大576台もの電話機を接続でき、大規模施設にも対応。
• スマホ連携で柔軟な働き方
  外出先でも社内と同じように電話を利用でき、テレワークにも最適です。

こんな企業におすすめ​​​​​​

• テレワークを導入したい
• 安定した通信環境を求めている
• 大規模なオフィス環境を構築したい
• 長く安心して使えるビジネスフォンを探している

NEC

NECのビジネスフォンは、 高い拡張性と多彩な機能 を備え、特にコールセンターなど、多くの電話対応が必要な企業に最適です。

クラウドとオンプレミスのハイブリッド化により、柔軟な働き方をサポートします。

NECビジネスフォンの特徴

• 高い拡張性
  小規模から大規模まで、柔軟に対応可能。
• スマートフォン連携
  場所を選ばず、いつでもどこでもスムーズなコミュニケーションを実現。
• コールセンター向け機能充実
  待機時間やスキルに基づいた自動ルーティングなど、オペレーターの負担を軽減し、業務効率を向上させます。

こんな企業におすすめ

• コールセンター運営企業
• 柔軟な働き方を導入したい企業
• 大規模なオフィス環境を構築したい企業

SAXA

SAXAのビジネスフォンは、 中小企業のニーズに応える柔軟性が魅力 です。

従来の電話回線だけでなく、インターネット回線を活用した低コストモデルも提供しています。

SAXAビジネスフォンの特徴

• セキュリティ機能
  赤外線センサーなど、オフィスをしっかり守る機能を搭載。
• スマートフォン連携
  場所を選ばず、いつでもどこでもスムーズなコミュニケーションを可能にします。
• ツインコール外線自動転送
  外線を2か所に転送し、重要な連絡を逃しません。外出が多い方におすすめです。
• コンパクトでスタイリッシュなデザイン
  デスクをすっきりさせ、快適なオフィス環境を実現します。

こんな方におすすめ

• 外出が多い方
• テレワークを導入したい方
• セキュリティを重視している方
• オフィスをすっきりさせたい方 ​​​​​​​

【厳選】おすすめのクラウドPBX5製品

料金比較一覧表

CLOUD PHONE│格安&スピード発番！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)は、  低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBX です。

従来のPBXと異なり、設備導入費用やメンテナンス費用が不要で、月額料金のみで利用できます。

導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも最適です。

【無料】お問い合わせはこちら

 

トビラフォンCloud｜低コストで導入実績が豊富！

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXを迅速に導入したい場合におすすめです。
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モバビジ｜導入時のコスト0円！

モバビジは、 初期費用0円で業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要です。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

機器が届いたらコールセンターに電話するだけで、すぐに利用できるのも魅力です。
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03plus（ゼロサンプラス）│10分かけ放題オプションあり！

03plus（ゼロサンプラス）は、株式会社グラントンが提供する、 コストパフォーマンス抜群のクラウドPBXサービス です。

1ユーザーあたり月額2,178円（税込）で、国内通話10分まで無料（かけ放題プラン）。頻繁に電話を利用する企業様にとって、大幅なコスト削減が期待できます。

30ID以上の法人・自治体には、より高度な機能が充実した「03plus エンタープライズ」が用意されています。

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ひかりクラウドPBX｜安心のNTT品質！

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。 導入実績10万件超え と、数多くの企業に選ばれています。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、クラウドPBXへの段階的な移行もスムーズに行うことが可能です。

大規模な組織での利用を想定したサービスですが、安定性と信頼性を重視する個人事業主の方にもおすすめです。
公式サイトはこちら

まとめ

ビジネスフォンは、企業の通信効率を高め、コスト削減に貢献する重要なツールです。内線通話や多彩な機能により、業務の効率化が図れます。

しかし、初期費用や運用の手間など、デメリットも存在します。そこで注目されているのが、クラウドPBXです。

低コストで柔軟な運用が可能なクラウドPBXは、ビジネスフォンの代替として、魅力的な選択肢となっています。

​​​​​​​通信環境の選択は、企業の規模や業務内容によって異なるため、専門家に相談専門家への相談をおすすめします。クラウドPBXの詳細を聞きたい場合は、Wiz Cloudへお気軽にお問い合わせください。

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