本記事では、まさら聞けない「帳票」の種類や役割、保存期間などについて詳しく解説します！
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帳票とは？
「帳票」とは、経営に関係する書類を広く表す言葉で、証拠として使用する記録といった意味もあり、「帳簿」と「伝票」を指す会計用語となります。「帳簿」は、会社などで行われる取引を記録するもので、「伝票」は金銭の動きなどを記入するものとなります。帳票と伝票の言葉が似ているため、混同して使用している人もいて、実際には伝票の方が網羅する書類の範囲が狭いことが特徴です。日常のさまざまな取引を記録して取引が行われたことを証拠として示すのが帳票の役割となります。
帳票と伝票との違いって何？
伝票は、帳票の中でもお金にまつわる書類のみの名称であり、おもに入出金記録の管理のときに必要になる書類です。具体的には以下が挙げられます。
・売上伝票
・仕入伝票
・入金伝票
・出金伝票
・経費精算伝票
・振替伝票
一方で「帳簿」は、以下のような取引記録に分類されます。
・仕訳日記帳
・総勘定元帳
帳票と証憑（しょうひょう）書類との違い
次に、帳票と似ているのが「証憑(しょうひょう)」書類です。この定義は、取引の証拠となる書面、つまり取引中に発生した書類になります。具体的な例としては以下です。
・領収書
・レジペーパー
・納品書
・見積書
・履歴書
・健康診断書
帳票のおもな種類
次に帳票の種類についてみていきましょう。
帳簿
・仕訳日記帳
仕訳日記帳は、青色申告の手続きを行ったことがある場合に馴染み深い書類でしょう。日々の取引内容を記録したもので、複式簿記を行う上では必要な書類になります。取引において発生順に並べるところも特徴的といえるでしょう。
・総勘定元帳
上と同じように複式簿記の必須書類として有名な「総勘定元帳」。こちらは、勘定科目別に記録が分かれている点が特徴です。科目は幅広く、お金の動きごとの細かな振り分けが必要です。
補助簿
・現預金出納帳
現預金出納帳は、以下の２つを合わせた総称になります。
①現金出納帳・・現金の出入りをまとめた書類
②預金出納帳・・口座上の取引をまとめたもの
・固定資産台帳
固定資産台帳は、減価償却に必要とされる固定資産をまとめた書類となります。そもそも減価償却とは、使用期間や規模によって設備投資のための支出を費用配分する作業のことをいいます。正確に計算することで節税にもつなげることが可能です。
・経費帳
会社運営において発生する必要経費をまとめるものです。確定申告の際の負担軽減を考える場合にこの経費帳はとても重要なものとなります。節税にも関係するため、詳細と正しい記録は必要です。
伝票
・入出金伝票
入出金伝票は、入出金を記録したお金の動きを明確に表す書類です。お金の出入りが分かりやすく記録されているところが特徴といえます。後に見返すときに分かりやすいというメリットにもつながります。
・見積書
見積書は、取引における見込みの金額を記載した書類のことをさします。
・請求書
取引後に報酬を支払ってもらうために提示する書類を請求書といいます。
・納品書
納品書は、商品やサービスをしっかり届けたという記録を残す書類です。納品書があれば、商品を受け取っていないなどのトラブルになることも防ぐことができ納品を証明することもできます。また確定申告の際にも重要な書類となります。
・領収書
領収書は、カンタンに言うとレシートのような存在です。ただし、規模の大きいものや複雑なサービスについては、詳しい内容が記載された領収書が用いられます。支出を証明する際の重要な伝票書類の一つになります。
帳票書類の保存期間はどのくらい？
帳票は、法律のもと保存をしなければならいということが義務化されています。監査が入ったときに帳票を明示することができなければ支出の証明ができずに追徴課税の措置を課せられる可能性もあります。では、具体的に帳票書類の保存期間とは、どのくらいなのでしょうか。以下で解説します。
法人税法における保存期間
帳票の保存期間については、いくつかの法律に基づいて決められています。まず一つめに挙げられるのが法人税法における保存期間です。帳簿と伝票は保存期間が異なるため、それぞれ覚えておくようにしましょう。
一般的に帳簿は、7年間の保存が義務付けられています。しかし欠損金が発生した事業の年に限り9年の保存が必要になります。伝票に関しては、法人であれば帳簿と同じく7年、欠損金が生じた年は9年となり、個人であれば5年保存が必要になります。
会社法における保存期間
会社法で見た場合、保存の義務はさらに厳しくなります。上の法人税法であれば、欠損金が発生した年度あっても保存期間は9年ですが、会社法においては10年の保存期間が必須となります。
帳票書類の保存方法について
ここ数年において、あらゆるシーンでIT化が進んでいます。経理情報もデータとして扱うことにより、管理の負担を大きく軽減することが可能となります。データ化することで具体的には、「情報の出し入れがカンタンになる」「膨大な内容もコンパクトにまとめることができる」「手軽に多くの人と共有することができる」などのメリットが満載です。しかしながら帳票に関しては、原則として紙での保存が義務付けられているため、こうもいきません。パソコン上で作成しても問題はありませんが、最終的に紙への出力が必ず必要となります。
ただし、保存期間が6年目以降のデータで、かつ一定の条件を満たしているケースの場合は、マイクロフィルムでの保存が認められています。また自己において初めから電磁的記録上において情報を作成している場合も一定の要件を満たしていれば、電磁データとしての記録が認められています。
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帳票のIT化へ！今後は電子帳票が主流に
これまで、請求書などの帳票は、紙で印刷して郵送で発送するのが一般的でしたが、近年ではパソコンの普及により、経理手続きも紙ベースからソフトウエアへ移行しようという動きが活発化しています。電子帳票システムを利用し、請求書などの電子帳票を電子発行することで、これまで手間がかかっていた印刷や封入、郵便局への投函までの時間が削減される上、紙代や郵送代のコストの削減にもつながります。そのため、今後はさらに電子帳票が主流になるでしょう。
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まとめ
今回は、会社経営において重要な「帳票」の種類や役割、保存期間などについて詳しく解説しました。帳票は、経理業務のみならずどの業務でも日常的に必要となる書類です。クラウドサービスなどのシステムをうまく活用することで、業務効率化を図ることも可能となります。ぜひ今回の記事を参考にして、ビジネスに役立ててみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いたライター
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