オフィスの電話移転手続きを解説!電話番号を引き継ぐ方法も紹介

固定電話を利用している際は、オフィスの引っ越しに伴って電話も移転する必要があります。 オフィスの引っ越し時は、さまざまな引継ぎ作業に追われ、電話の移転も時間や手間がかかるので、早めの準備や予備知識を持っておきましょう。 当記事では、電話の移転時に必要な手続きや電話番号を引き継いで使う方法をご紹介します。
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電話の移転が必要になるケース

電話の移転が必要になるケース
電話の移転が必要になるのは、オフィスの引っ越しを検討していて、かつ会社の電話を固定回線で利用しているケースです。

引っ越しをしたことで、回線の管轄の基地局が変わるため、電話の移転が必要になります。

会社の電話で、クラウドPBXやIP電話サービスを利用している場合は、電話番号の変更はありません。

オフィスの引っ越しには電話の移転手続きが必要

オフィスの引っ越しには電話の移転手続きが必要

電話の移転が必要な理由

オフィスの引っ越しの際に電話の移転が必要となる理由は、地域ごとにNTTの基地局が異なるからです。

管轄の基地局が変わることによって、電話番号の変更が必要になります。

基地局の管轄は市区町村で同じとは限りません。NTT以外の電話回線を使用している場合も、同様に基地局が変われば電話の移転を行います。  

オフィスの引っ越しにおいて電話移転関係で行うこと

オフィスの引っ越しにおいて電話移転関係で行うこと

契約中の電話回線を確認する

オフィスに引っ越しが決まったら、まずは現在契約している回線を確認しましょう。

回線の種類はアナログ回線とデジタル回線があり、それぞれで移転手続きが異なるため、あらかじめ認識をしておく必要があります。

契約内容を確認する際は、お手持ちの契約書もしくは電話料金の請求書などを確認してください。

電話番号の移転が必要か確認する

現在の電話番号を移転する必要があるかは、契約会社へ問い合わせをして確認ができます。NTTの場合は「116」にダイヤルします。

NTT以外で固定電話を契約している場合は、企業のホームページに掲載されているお問い合わせ窓口やカスタマーサポートを参照しましょう。

移転が必要かによって工事の申し込みが必要になってくるので、オフィスの引っ越しが決まったタイミングで確認が必要です。

電話の移転の申し込み時期を確認する

電話の移転手続きは、引っ越し予定日の2週間前までに申し込みを行いましょう。

電話の移転担当スタッフによって順次対応するため、申し込み完了から、担当者の連絡があるまでに日数がかかる場合があります。

引っ越しが決まってから、最低でも2週間前には申し込みを済ませるように心がけましょう。

電話移転の申し込みを行う

電話の移転の申し込みは、116(NTTの総合受付ダイヤル)に電話をかけるか、web116.jp(NTTの公式サイト)を参照するかの2つの方法があります。

NTTの総合受付ダイヤルの受付時間は9時から17時(年末年始を除く)ですが、NTTの公式サイトからの申し込みは24時間いつでも行うことができます。

いずれの方法でも、担当者からの折り返しに時間がかかる場合があるので、引っ越しまでに最低2週間の猶予をもって申し込みを済ませましょう。

電話の移転手続きに必要な情報を揃える

  • 現在使っている電話番号
  • 契約者の氏名
  • 現在の住所と引っ越し先の住所
  • 工事希望日
  • 支払い方法
電話移転手続きに必要な情報は、移転の申し込みの際の連絡で、電話で担当者に口頭で伝えます。あらかじめ情報をまとめておきましょう。

工事希望日は、順次予約が埋まっていくので、必ずしも希望日時に添えない可能性があります。候補日をいくつか用意しておくのがおすすめです。

PBX(電話交換機)の確認をする


PBX(電話回線の構内交換機)の多くは、サーバールームやビルの回線引き込み場所付近に設置されています。

移転先での回線の変更や電話機の設置台数の変更がある場合、影響があるので必ず確認しましょう。  

電話の移転手続き

電話の移転手続き
  1. STEP.1

    工事会社を決める

    工事会社を決めて工事の申し込みを行います。工事会社を選ぶ際はNTTに直接依頼するか代理店に依頼するかを選択する必要があります。

    また、オフィスの専門業者に移転を依頼している場合は、電話の移転も一緒にお願いすると良いでしょう。
    工事会社は複数候補を出すことがおすすめです。

  2. STEP.2

    主装置の設置場所を決める

    ビジネスフォンを利用している場合は、PBX(電話交換機)を設置する場所を決めます。

    設置場所を決める際は、電源を滞りなく供給でき、かつ直射日光や高温多湿の場所を避ける場所に設置しましょう。
     

  3. STEP.3

    引っ越し先のオフィスを下見する

    オフィスの引っ越しを行う際は、引っ越し先の下見を行う必要があります。工事会社にも同行してもらい、工事の実施までに2週間ほどの期間を要するケースがほとんどです。

    工事は実施されるまで時間がかかるので、申し込む際に余裕をもったスケジュールが必要になります。

  4. STEP.4

    電話移転工事を始める

    準備が終わったら、いよいよ電話回線を引き込む工事を始めます。工事は一般的に半日から1日程度の日数がかかりますが、オフィスによっては数日かかることもあります。

    工事の日程については時期によって繁忙期と閑散期があり、工事会社の状況によっても変わるので確認しましょう。

  5. STEP.5

    必要な電話機器を用意する

    電話機やファックス装置、留守番電話装置などの周辺機器の設置を行います。初めて接続を行う場合は、動作確認をかならず行い、配線の場所も事前に確認しましょう。 新たに機器を購入する場合も同様に、事前に動作の確認をしておくと安心です。稼働がはじまってから接続不良が起こるトラブルを防ぐことができます。

引っ越しエリアごとの手続き方法

引っ越しエリアごとの手続き方法
  NTT東日本エリア NTT西日本エリア
固定電話 116(局番なし) 116(局番なし)
携帯電話 0120-166616-000 0800-2000116
NTTの固定電話の移転手続きを行う際は、上記の番号にダイヤルし手続きを行います。

なお、NTTの公式ホームページから申し込みすることも可能で、その際はプラン変更にも対応してもらうことも可能です。

電話移転にかかる料金

電話移転にかかる料金

NTTが行う工事

費用項目 金額
交換機工事 1000円/1台
屋内配線工事 既存2400円/1台、新規4800円/1回線
基本工事 4500円/1工事

業者が行う電話工事 

費用項目 金額
人件費 7000円~1万円/1人
主装置設置 7000円~15000円/1台
電話機設置 7000円~/1台
FAX接続 8000円~/1台
屋内配線 300円~700円/1平米
材料 5000円~10000円
諸経費 工事合計の10~30%程度
工事費用は、工事内容や委託する業者や工事の時期よって異なる場合があるため、詳しい料金は各工事会社に問い合わせると良いでしょう。

電話移転の際に注意すること 

電話移転の際に注意すること

移転スケジュールを確認する

工事の申し込み日程やオフィスの下見の日付、工事実施日など、スケジュールは早めに確認しましょう。

工事会社の混雑状況や時期によって必要な日数は異なるので、引っ越しが決まり次第早めに工事会社に問い合わせることをおすすめします。

移転スケジュールは前もって組み立てておくことで、タイトな日程で焦ることもなくなります。

電話移転の繁忙期

電話の移転工事が集中する時期は、新年度に向けて引っ越しをする企業が多い、12月や2月~4月です。
 
この時期は、オフィスの引っ越しだけでなく、個人の引っ越しシーズンでもあるので、企業や店舗、個人の電話移転手続きで繁忙します。
 
そのため、繁忙期に電話の移転手続きを依頼したい場合は、最低でも2ヶ月前に申し込みをしておくと、希望の日程が通りやすいです。
 

旧番号にアナウンスを設定しておく


電話を移転する際は、旧番号に新しい電話番号をアナウンスする設定を行っておきましょう。

NTTでは、旧電話番号にかかってきた着信に対して、3ヶ月間無料でアナウンスするサービスを提供しています。
番号を周知していなかった企業や取引先からの電話に対応できるので非常に便利です。

また、旧電話番号の着信を新しい電話に転送する「ボイスワープ」サービスも月額料金880円で利用できるので、必要に応じて申し込みましょう。

変更した番号を告知する


電話を移転する際は、新しい番号に変更した旨を、各所につたえておく必要があります。

旧電話番号にアナウンスやボイスワープを設定していなければ、「おかけになった電話番号は現在使われておりません」のアナウンスが流れます。

特に、企業では取引先や顧客への情報通達が遅れてしまうと信用問題に関わる可能性もあるので、
ホームページに記載したり、一斉に情報を流す必要があります。

電話移転で発生するデメリット

電話移転で発生するデメリット

既存顧客に負担がかかる可能性がある


電話の移転手続きは電話番号が変わってしまう場合があるので、これまでやりとりをしていた既存顧客にとって負担を招いてしまう可能性があります。

新しい電話番号を改めて電話帳登録したり、電話番号が必要な社員に周知をするなど、細かい事務的な作業が生じます。

新しい電話番号を認識されなければ、連絡が滞ってしまうので、なるべく電話番号を変えなくて済むように心がけましょう。
 

修正の手間がかかる


会社の電話番号は、名刺やホームページに記載しているので、電話番号の変更によって、修正作業が必要になります。

特に名刺や書類などは、新しく作るのに費用もかかるため、引っ越し作業や移転手続きとは別にコストがかかることになります。

電話番号の変更を無くすことによってコストを抑えることもできるので、方法を検討しましょう。

オフィスの引っ越しに電話番号を引き継ぐ方法

オフィスの引っ越しに電話番号を引き継ぐ方法

クラウドPBX


クラウドPBXとは、電話回線の主装置をクラウド上に設置することで、物理的な装置を使わずに転送電話や内線電話を使う方法です。

電話番号を引き継ぐことができるため、オフィスの引っ越し時も回線工事が必要ありません。

市外局番を利用できるサービスもあるので、固定電話のように市外局番を利用したい場合にも有効です。

クラウドPBXの活用をおすすめする企業

クラウドPBXの活用をおすすめする企業

電話番号を引き継ぎたい企業

クラウドPBXは電話を移転する必要がないので、取引先や顧客に負担をかけたくないオフィスや、引っ越しを控えている企業にもおすすめです。

電話番号を引き継いで利用することによって、機会損失を防ぎ、工事費用も抑えることができます。また、機器の購入も必要ありません。

コストを抑えられるほか、スマホやPCで電話を受発信できるので、テレワークや拠点が離れている企業にも有効です。

フリーアドレスのオフィス

クラウドPBXは、自由に席が決められるフリーアドレス型のオフィスにもおすすめです。フリーアドレス型の企業にとって、席ごとに電話機を設置したり、電話の取次を行うのには手間と負担がかかります。


クラウドPBXによって、PC端末でも受電をとったり、転送したりすることができます。スマホも使えるので、社内にいなくても問題ありません。

コスト削減にもなるため、オフィスの引っ越しを控えている企業だけでなく、複数の拠点を設けている企業にもおすすめです。

テレワークを導入したい企業

テレワークを導入したい場合においても、クラウドPBXは有効です。

スマホやPCで会社用の電話番号を使った受発信ができるので、会社にいなくても電話業務を執り行うことができます。

電話業務があるから、なかなかテレワークを導入できなかったなかなかテレワークを導入できなかったという問題を解決できます。

クラウドPBXで出来ること

クラウドPBXで出来ること

電話番号のスピード発番

クラウドPBXは電話回線の工事が必要ないため、電話番号の発番を迅速に行うことが出来ます。

通常電話番号を取得するまでは期間を要しますが、クラウドPBXの申し込み時に電話番号を発番できるケースが多いです。

急いで電話番号を取得したい人や、電話番号の増減をスムーズに手間なく行いたい人にもおすすめです。

複数端末で受発信

クラウドPBXは固定電話に限らず、スマホやPCなどさまざまな端末で利用できます。

社員に電話番号を付与することも、会社の電話番号を社員が受けることもできるので、社用携帯を用意する必要がありません。

電話機を購入しなくてよく、コスト削減ができるほか、テレワークにも柔軟に対応できます。

転送費用の削減

クラウドPBXの多くは、転送電話を無料で利用することができます。

着信があって、該当する部署に転送をしたとしても、内線扱いになるので転送はかかりません。

固定電話と比べて安く利用できるので、拠点が離れてる部署やオフィス内で複数部署を設けている企業にもおすすめです。

クラウドPBXならCLOUDPHONE

クラウドPBXならCLOUDPHONECLOUDPHONEは、工事費用0円の圧倒的低コストで、電話番号をスピード発番できるクラウドPBXです。

市外局番も自由に取得でき、オフィスの引っ越し時に電話番号を変える必要はありません。電話番号の取得から増減まで手間なく行うことができます。

安定性のある通話品質で、外出先でも、テレワークも快適に電話ができ、ビジネスにおける機会損失もなくします。

オフィスの引っ越し時にも変わらない番号を取得したいかた、電話におけるコストを抑えたい方はぜひ一度お問い合わせください。
クラウドPBXならCLOUDPHONE
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まとめ

まとめ電話の移転工事は費用や日数がかかるほか、取引先や顧客への負担を強いる可能性があるので、ビジネスにおいて有効な手段とは言えません。


特に、固定電話を利用している場合、オフィスの引っ越しによって電話番号が変わってしまうケースは非常に多いです。その点、クラウドPBXは、オフィスの引っ越し時にも変わらない電話番号を、初期費用を抑えて導入できます。

CLOUDPHONEを利用することによって、圧倒的低コストで電話番号を取得でき、電話業務のコスト削減、業務負担軽減に貢献します。

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Wiz Cloud編集部

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この記事の監修者

瀧 康臣

2017年から約5年間、固定電話のDX化事業に従事。主にクラウドPBXの導入を支援しており、累計申し込み数は3,000社に上ります。テレワーク導入中の企業様や外出の多い営業マンでも使いやすいクラウドPBXを、お客様のご利用状況に合わせて提案が可能です。