内線電話とは?スマートフォンを内線化する方法

内線番号は現在、多くの会社でスマートフォンの内線化が行われています。

会社のスタッフや従業員が所持するスマートフォンを内線化として活用することで、大幅なコスト削減や業務効率化につながるのです。

そこで本記事では、知っているようで意外に知られていない内線電話についての解説とともに、スマートフォンの内線化によって得られるメリットをご紹介します。

目次

内線電話とは?

内線電話とは、専用線や構内交換機・主装置を使用することで一般的な外線電話の回線を使うことなく通話できる電話です。

広く会社で使用されている内線電話は、複数の外線と内線を共有できる仕組みを持つ「ビジネスフォン」として浸透しています。

ビジネスフォン

「外線電話」と「内線電話」の2つの機能を持ち合わせている電話のことビジネスフォンと言います。

内線を使い社内の担当者に繋ぐことができるため、便利に効率良く仕事を進めることが可能なのです。

内線電話(ビジネスフォン)と通常電話との違い

内線電話(ビジネスフォン)と一般的な通常電話の根本的な違いは、「主装置(PBX)があるかどうか」という点です。

主装置

複数の電話機の内線・外線の回線を接続し、社内間での内線通話をつなぐ⼩型の交換機のことを指します。
つまり、電話機本体と主装置のセットではじめて内線電話(ビジネスフォン)が使える状態になるのです。

主装置は、外線や内線のユニットなど色々な基板を収容することができるので、それぞれの会社のニーズにあった便利な機能を設定することができます。

主装置とPBXの違い

ちなみに、主装置と同じような役割を持つ機器としてPBXがあります。

この2つの違いは、収容可能な電話機の台数です。PBXは数千台まで接続可能なので大規模オフィス向け、主装置は数百台程度の中小規模オフィス向けと認識していただいて良いでしょう。

【主装置(PBX)内に収容されるユニット例】

ユニット種類 内容
外線ユニット ISDN回線、アナログ回線、ひかり電話、050番号IP電話
内線ユニット 標準電話機、コードレスフォン(アナログコードレスフォン、デジタルコードレスフォン、 電話機型コードレスフォン)
単体ユニット FAX、受付⽤電話機、ホテル客室電話機
ドアホン(ページング)ユニット 構内放送、ドアホン
IP・SIP系ユニット スマホ連動、(インターフォンの画像をスマホで確認できる)
⽀店間接続 (札幌の電話を東京で出るなど)
一方で、一般的な電話には主装置(PBX)がありません。機器の設置に手間はかかりませんが、ひとつの電話機に対し、ひとつの回線でしか通話することができません。

主装置で使用する内線電話機の種類

主装置(PBX)で利用する内線電話機の回線は「アナログ回線」と「インターネット回線」の2種類に分かれます。
 
アナログ回線
多機能電話機 転送・保留といった複数のボタン・ランプ、液晶画面が
実装済み。
カールコードレス電話機 Bluetoothを利用したコードレス型内線電話機。
受話器にバッテリーを内蔵し、電波が届く範囲内であれば
本体から離れて通話できる。
インターネット回線
IP電話機 LANケーブルかACアダプタで給電を行う
ソフトフォン ソフトフォン

内線電話の仕組みとシステム

内線電話とは具体的にどのような仕組みになっているのか確認していきましょう。

内線電話は別名「私設電話」とも呼ばれており、各内線ごとに番号が設定されています。

一般的には受話器を取ってダイヤルするだけで、内線電話機を呼び出すことができます。つまり、公衆電話網を用いずに通話が行える仕組みと言えるでしょう。

大企業であれば、「VPN接続」という仮想の専用線を使って特定の人のみが利用できる内線ネットワークを使用している場合も多いです。

多くの中小企業では、ビジネスフォンなど主装置を利用して電話回線の内線システムを構築しているとことが多いでしょう。

内線電話のメリット

①迅速に電話を取り次ぐ

内線電話の大きなメリットは、会社内で離れている担当者や部署へ、すぐに電話を取り次ぐことができるという点です。

とくに、会社の代表番号への着信はどこの電話で受けるかわからないので、社内のどこにいても取り次げる内線システムは大切です。

外線を受けた電話機からの着信を転送するには、内線がなければできません。通話を保留にしてから、担当者につなぎ、了承が取れたら着信を担当者に転送できるのも、電話機同士が内線によってつながっているからです。

また社内では、内線は基本的に会社内で通じる電話なので、スタッフ間での迅速な連携を行う際によく利用するケースも多いでしょう。

また、クラウド型のビジネスフォンでは、インターネット環境下であれば社内にかかってきた電話を社外の電話に転送することも可能です。

②通話料がかからない

部署間での通話に内線を使用する機会が多い場合でも、内線電話を使用すれば、いくら通話をしても費用は発生しません。

③複数端末で同時に電話対応ができる

代表の電話番号がひとつの場合でも、複数の端末(電話機)があれば契約した回線数の数だけ同時に対応することが出来ます。

せっかく先方がかけてくださった電話が通話中で出られなかったという事態を防ぐことができます。

内線(ビジネスフォン)のその他機能

・不在転送

不在転送は、内線をかけた相手が席にいない時に、あらかじめ設定をしてある電話機に内線を転送する機能です。

担当者が別の場所にいても自動的に転送されるので、不在相手は改めて電話をしなくて済みます。

とくに担当者が頻繁に不在になることが多い場合などで、重宝する機能といえるでしょう。

・音声呼び出し

音声呼び出しは、着信音ではなく自分の声で相手に呼びかけることで応答してもらう機能です。

着信音で知らせるよりも声をかけて呼び出すほうが親切ですし、誰からの着信かを事前に把握できますのでスムーズな取り次ぎにつながります。

・グループ呼び出し

これは、複数の電話機へ一斉に呼び出しをする機能です。あらかじめ呼び出しボタンの設定が必要ですが、グループに登録されている電話機は一斉にコールが鳴り、音声が流れます。

使い方は限定されますが、特定の場所にいない担当者をつかまえる場合や、まず周りの人たちに気付いてもらうという方法で使うことができます。

・ページング呼び出し

電話機の前で業務を行っていない担当者を呼び出す際にスピーカーで呼びかけられる機能です。

例えば、工場や倉庫、店舗内などで作業が多い会社で利用されている機能となります。

音が届かない場合や受話器の近くに担当者がいない場合でも、スピーカー経由で呼びかけることで担当者を含め周りのスタッフにも気づいてもらいやすくなります。

・内線一覧表示

内線番号を電話機の画面で一覧表示できる機能です。モニター付きであれば担当者の内線番号や、他機能などを表示して確認することができます。

・録音

通話の内容を録音する機能で、通話している音声を録音します。

録音していた会話を後から確認し、業務の確認や改善へとつなげることなどにも利用されています。

「この通話は録音しています」など事前に伝えることで、クレームがの減少につながるという傾向もあります。

・内線会議通話

内線通話のイメージは、「1対1での会話」というのが一般的なイメージです。

電話機によって、同時に会議通話できる人数(回線)が異なりますが、最大32者と会話できるものもあります。

・不在メッセージ、不在転送

あらかじめボタンの設定が必要となりますが、離席中の内線をかけてきた相手に対し、不在中の連絡事項を相手の電話機の画面上にメッセージを残すことができます。

また、担当者が離席中にかかってきた内線を、指定した電話機の内線へ自動的に転送することもできます。

ビジネスフォンのコストが高い理由

会社にビジネスフォンの導入を検討する際、見積書の金額に驚くケースが多いという声を耳にします。ここでは、高額になる理由を解説します。

①主装置が高い

ビジネスフォンの場合は、PBXという主装置が必要です。

【ビジネスフォンの導入費用の内訳】

専用電話機
主装置(PBX)
設置工事費

【ビジネスフォンの一般的な価格目安】

項目
価格目安
専用電話機(新品)
¥10,000~¥40,000/台
専用電話機(中古)
¥3,000~¥15,000/台
主装置
¥200,000~/台
設置工事費
¥10,000~¥20,000/台

このように、かかる費用の中でも主装置が金額が高いことがわかります。主装置を一言で表すと小型の電話交換機です。。

主装置はビジネスフォンにおける頭脳に当たる部分で重要な機器であり、さまざまな機能が詰まっているため価格が高くなっているといえるでしょう。

主装置が電話交換機としての役割を果たすことでビジネンフォンの機能が使えるようになるのです。

②主装置の性能で差が出る

ビジネスフォンの主装置は必須な機器ですが、主装置には3つのクラスに分類されており、接続が可能な専用電話機の数と、収容できる電話回線の種類と数が異なります。

また、一般的な主装置の価格の相場は、220,000円~となっているようです。

【主装置の3つのクラス】
 ・Sクラス:電話機接続台数10台・電話回線収容数4チャンネル
 ・Mクラス:電話機接続台数30台・電話回線収容数12チャンネル
 ・Lクラス:電話機接続台数80台・電話回線収容数24チャンネル

Lクラスは、主装置の増設も可能で、電話機80台以上で電話回線が24チャンネル以上でも設置は可能です。

③ビジネスフォンの導入は設置・配線工事が必要

ビジネスフォンの導入には、機器の設置から配線、設定まで必要となり、専門工事業者に電話工事を依頼するのが一般的です。

設置工事の費用は、全ての作業で専用電話機1台あたり10,000円~20,000円が相場となっているようです。

そのほか作業員派遣費の人件費もかかるため、電話機の設置台数に見合った工事費に加え、作業員の人数分の派遣費が全体の工事費用とし手発生します。

【工事費用の相場】

内訳
費用相場
作業員の人件費
¥10,000/1人
主装置の設置費
¥15,000/1台
電話機の設置費
¥8,000~/1台
配線費
¥5,000/10m
データ設置費
¥3,000/1台
合計
¥41,000

ビジネスフォンの費用相場

まずビジネスフォンの導入費用は3つの要素で決まります。

導入方法には「新品購入」「リース契約」「中古購入」などのパターンがあり、導入方法によって費用に差が生じます。

それぞれのパターンから費用の相場を見ていきましょう。

①新品ビジネスフォンを購入するときの費用相場

新品の電話機の価格相場は¥10,000~¥50,000となっています。新品のビジネスフォンは最新機種である場合が多いため、必然的に値段も高くなります。

②中古ビジネスフォンを購入するときの費用相場

中古は新品の5分の1くらいの価格で購入することもできます。

ただし、設置工事費(¥10,000円~¥20,000/台+作業員派遣費)は必要となりますので予算を立てておきましょう。

③リース契約で導入するときの費用相場

ビジネスホンをリース契約で導入した際、毎月支払う料金の相場は1台約¥2,500~¥4,000程度です。

ただし、リース料金は契約期間が長くなるほどに月額料金は短く、契約期間が短くなるほど高くなっていきます。

リース利率は提供する会社で異なりますが、一般的にリース利率は以下のようになっていますので目安にしてください。

【リース契約のリース利率目安】
 ・5年リース:2%
 ・6年リース:1.7%
 ・7年リース:1.5%

④レンタル導入した際の費用相場

ビジネスホンのレンタルも、リースと同様に月額料金を支払って電話機を利用します。
その際にかかる月額料金の相場は、1台約¥1,500~¥4,000となっています。

コストを抑えてビジネスフォンを導入する方法

・複数見積りと価格交渉

複数の販売代理店に見積もりを行うことです。

自社に見合った条件で比較検討を行ったうえで1社に絞り、最終的に価格の交渉をおこなうことで、よりコスト削減につながる契約を結べるでしょう。

・中古ビジネスフォンを選ぶ

中古品を選べば大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

電話機自体の性能そのものは新品と比べて大きく劣るわけではありません。

また、販売業者による保証が付帯しているのが一般的なため、一定の期間は安心して利用できるのです。

ただし、オフィスの雰囲気に見合ったデザインを重視する場合、マッチするものとなると新品の方が選択肢は広がります。

・業者のキャンペーンを利用する

現在では、代理店が数多くのサービスを提供しています。その中には、定期的にキャンペーンが開催されている場合も多いですので、各販売代理店のサイトをチェックして、活用できるキャンペーンによってはお得な導入が可能でしょう。ただし、キャンペーンには適用条件が設定されているケースが多いですので、事前に細かく確認しましょう。

・電話回線またはインターネット回線を合わせて申し込む

ビジネスフォンと電話回線やインターネット回線を同時申込みすることもおすすめです。

販売代理店の多くは電話やインターネットの回線業者と業務提携をしています。

同時に申込みや購入をすることで割引額が大きくなるということがあるのです。。

・主装置(PBX)は使用規模と本当に見合っているか

PBXは電話機とケーブルで接続すれば使えるというものではなく、基盤をカスタマイズして使います。

ビジネスフォンを導入するオフィスにどれくらいの電話機が必要なのかをまず決めておき、電話機の設置条件に近いPBXを選ぶのがコスト削減の基本といえるでしょう。

スマートフォンを内線化するクラウド型のビジネスフォン

従来は、固定電話が主体の内線電話でしたが、近年ではどこでも持ち運べるスマートフォンを利用した内線化サービスが注目を集めています。

クラウド型のビジネスフォンとは、従来の主装置やPBX機器を使用せずにクラウド化することで、スマホやソフトフォンなどをインターネットを通じて内線電話としてつなげることが可能なビジネスフォンのことをいいます。
つまり、インターネット上に必要な機能やシステムが備わっており、利用者はインターネットに接続するだけで、その中のシステムや機能をいつでも活用し管理することができるという仕組みになっているのです。

【一般的な内線電話のコスト比較】

ビジネスフォン
PBX
クラウドPBX
初期費用
・電話機の価格は
 約3万~4万円
・交換機は約10万円前後
・配線や初期設定、工事費用が約10万円前後
・構内交換機の価格は
 安いもので50万円程度
・電話機の価格は
 約3万~4万円
・配線や工事費用は
 約10万円前後
・スマートフォンを内線化
 できるため電話購入費や
 工事費なし
・サーバーの初期設定や登録 などの手続きで
 約5万~10万円
運用コスト
リース契約の場合は月額料金が必要
なし
クラウドシステムを利用するため月額利用料が発生
月平均¥2,000~¥3,000
(1回線あたり)が相場
通話料
サービス会社によって異なる
(NTT「ひかり電話」の場合は、3分あたり8円という料金体系)

大きな特長として挙げられるのが、スマートフォンをビジネスフォンとして内線化できることです。

社外にいる場合や外出先でも内線同士の通話が可能になるので通話料がかからない点や、私物のスマートフォンにアプリを入れるだけでビジネスフォンとして利用できるようになるため、社用スマホが不要になるといった点でも人気が急上昇中です。

それでは具体的にスマートフォンの内線化によって得られるメリットをチェックしましょう。

・コスト削減

スマートフォン内線化の最大のメリットといっても過言でないのがコスト削減です。

スマホを内線化することで、通話料金が安くなります。

影響の大きさは会社の規模や使用方法などの環境によって異なりますが、スマートフォンを内線化することで、どれだけ通話をしたとしても定額になるため、大幅なコストカットにつながります。

・アプリで簡単便利に

スマホにアプリをインストールすれば、面倒な作業はアプリ内で行ってくれたり、対応できる機種も大きく増加しています。

・迅速な対応が可能

資料などがクラウド上で保存されている場合は資料を送ることも可能です。スマホでいつでも臨機応変な対応が取れるのも魅力と言えるでしょう。

・場所にとらわれない働き方の実現

まず、スマホ内線化を実現した際の一番の変化と言えるのは、場所を選ばずオフィスと同じように仕事ができるという点です。働き方改革の推進やコロナ禍で、テレワークやリモートワークなどが進む中で、社内で効率的に連絡をとる手段の検討が必要です。そこで、スタッフ全員のスマートフォンに内線番号を割り当てることでピンポイントで話したい相手に効率的に連絡をすることができるのです。

外部からの電話対応でも、場所にとらわれず平等な働き方の後押しとなるでしょう。

・オフィスレイアウトの自由度の向上

従来工事のために業者を呼ぶなど、手間も時間もコストもかかっていました。

スマホを内線化することで、人事異動時の席の移動なども簡単になります。

現在は、フリーアドレスやフリースペースを導入する会社も増えていますので、これからの働き方には欠かせないものとなっていくでしょう。

・工事がいらない

通常の内線電話は休日に工事をすることが多く、誰かしらを出勤させる必要があります。

その分の人件費がかかるだけではなく、スタッフに負担を強いることになります。その点、スマートフォンの内線化自体に工事は必要ありませんので、スムーズな移行が可能になるでしょう。

・さまざまなな機能電話以外にもメールやチャット、WEB会議機能などがアプリ内に搭載されていますので円滑で多様なビジネスコミュニケーションが可能になります。

・保守、メンテナンス費の抑制

PBXや固定電話機の保守、レイアウト変更や組織改編による番号変更の際、その都度業者に依頼するのは、発注の手間もコストもかかってしまいます。

クラウドPBXであれば、設定変更時も管理者が管理画面を変更するだけで済むようになります。

また、クラウドサービスのため、不具合への対応や修理など、劣化による買い替え等は不要です。通話料だけでなく、保守やメンテナンスにかかるコストを抑えることができます。

・新しい内線システムの導入が簡単


クラウドPBXの普及に伴い、内線も進化し続けています。スマホを内線化する場合、指定のアプリを入れることで簡単に導入することも可能となっています。

工事やシステムで大幅な時間やコストを取られないため、効率よく内線環境を整えることができるでしょう。

スマートフォンで内線通話が無料で利用可能

スマートフォンの内線化で大きなメリットのひとつが、通話無料で利用できるという点です。ここでおすすめするのが、スマホひとつで固定電話の内線や外線通話ができ、外出先への電話転送が無料になる「クラウドフォン」です。スマートフォンがビジネスフォンとして利用できる便利な「クラウドフォン」の特徴やメリットをご紹介します。

クラウドフォン特徴①転送通話料金が無料!会社への通話料金が無料!


スマートフォンが子機となるため、転送自体が不要になります。また、内線通話として利用できるため、会社への連絡も無料で利用できます。料金を気にせずに転送電話を気兼ねなく使えるため、業務に注力できるでしょう。

クラウドフォン特徴②スマホでも固定番号で発着信可能


スマートフォンが子機となることで、固定番号で折り返しが可能です。企業や店舗の番号から発信できるため折り返しにも出てくれやすくなるでしょう。通話録音もとれるため安心です。

クラウドフォン特徴③番号が最短7営業日に発行可能!

設置工事が不要なので、光回線が引いてあれば、最短7営業日で利用することが可能です。同県内なら既存番号の移転がそのまま利用することができます。
 

クラウドフォン特徴④導入コストが抑えられる


リース契約も不要ですので、ビジネスフォンの導入費や初期費用がネックで導入を断念した方にもおすすめです。 従来までのPBXとは異なり、PBXの維持・メンテナンスが不要です。また、移転や電話機の追加などによるレイアウト変更の工事費や保守業者対応も不要になります。 

クラウドフォン特徴⑤番号もチャネルも増やし放題

IPラインでの番号契約が可能なため、追加工事不要で番号を増設することができます。よって追加コストを抑えることができます。ちなみに、すべての番号に通常の電話オプションは標準装備されています。

まとめ

今回は、知っているようで意外に知られていない内線電話についての解説とともに、スマートフォンの内線化によって得られるメリットなどを詳しく解説しました。

内線電話のクラウド化は現在、市場シェアや需要が右肩上がりに急上昇しています。

内線電話のクラウド化によって、コスト削減や業務効率の向上、オフィス外での内線までも可能になります。携帯の支給をやめようとお考えの企業、これから社員の電話を整備しようとお考えの企業、内線電話の見直しをしたい企業、いずれもクラウド型ビジネスフォンの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 
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