ビジネスフォンの仕組みとは?一般電話機との違いや役割について解説

ビジネスフォンは、家庭用電話機とは異なる主装置と呼ばれる機器を設置することによって、ビジネスフォンとしての機能を果たします。

企業の中では、同じ電話業務においてもさまざまなシーンがあり、いかに効率的にそしてコスト削減が可能かが問われます。

今回は、電話業務の効率化やコスト削減が期待されているビジネスフォンの概要や仕組み、一般電話機との違いや役割、そのほか導入のポイントなども紹介していきます。

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、ビジネスで利用されている電話機のことであり、オフィスに最適な機能が搭載されています。

外線と内線、内線間をつなぐ小型の主装置によって、抑制できる電話機や回線数の数が変わり、システムとの連携や通話録音、留守番電話などさまざまな機能を追加することが可能になります。

収容できる回線には、アナログ回線やISDN回線、ひかり回線の3つがあり、電話機のほかにはドアフォンやコードレスフォン、アンプやFAXなども接続が可能な器具も多くあります。

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンには主装置が必要

ビジネスフォンとして機能するには、主装置が必要です。主装置があることによって複数の電話機を繋いだり、外線や内線を繋ぐことができるようになります。

日々多くの電話を受けるコールセンターや営業の電話、あるいは従業員が少ない場合など、1件ずつのみの発着では多くの問い合わせなど間に合いません。

また、多くの電話を設置しただけではコストだけがかかってしまい、さまざまな業務をこなすうえでは効率的とは言えないでしょう。

ビジネスフォンにおける主装置の役割

ビジネスフォンにおける主装置の役割は、少ない電話機からでも複数回線へ繋ぎ、鳴動させ効率的な電話業務に役立てることです。

例えば、一台の電話機から2人がビジネスフォンを通して電話にでることが可能になり、通話中による取りこぼしも削減できるようになります。

またそれぞれが同時にかけられるほか、内線で転送することも可能です。取り次ぐ際も簡単なので、大事な顧客への電話や取引先への電話対応におすすめです。

ビジネスフォンと一般電話機の違いとは?

ビジネスフォンと一般の電話機との違いは、主装置の有無です。一般の電話機では、複数台電話機があった場合でも使える回線は1回線です。

複数回線使えるよう主装置を設定することも可能ですが、家庭内では通常1回線あれば十分な場合がほとんどです。しかしオフィスなどでは一人一台設置されていても不便なことも多くあります。

席を外していたばかりに、営業の電話がきたにも関わらず鳴っていることにも気付けないなど、さまざまなやり取りの中から出てくる問題点を解決してくれるのがビジネスフォンです。

ビジネスフォンの主な機能とは?

ビジネスフォンの主な機能は以下になります。

・電話帳
・指定局発信
・短縮ダイアル
・着信通話/未応答履歴
・発信通話履歴
・市外発信規制
・ACR発信
・長時間通話警報/強制切断
・緊急ダイヤル発信
・鳴り分け着信
・スライド着信
・局線共通保留

・パーク保留
・局線自動転送
・転送電話
・保留警報
・内線個別呼び出し
・FAX/電話自動切換
・グループ呼び出し
・内線個別呼び出し
・内線通話規制
・内線着信自動応答
・内線ハンズフリー応答

・転送
・着信拒否
・内線保留
・内線自動転送
・通話録音機能
・通話録音機能
・テレビドアホン接続
・ドアホン接続
・高音量ベル接続
・ヘッドセット接続
・外部スピーカ接続

主装置と電話機を選ぶときのポイント

ビジネスフォンの台数を検討する

ビジネスフォンの仕組み上、設置台数の上限が決められていますので、導入の際は事前に設置台数を検討する必要があります。

また、設置台数の検討違いにより電話がパンクしないようある程度スペック選びも重要です。

外線数(発信着信)を検討する

設置台数同様、主装置収容回線の上限数が決められているため、企業内で必要な発着信数をあらかじめ検討することも必要です。

導入したあとから外線数(発信着信)を増やすとなると、主装置のボックスごと交換することにもなり兼ねず、コストも二重にかかってしまう場合もあります。

必要な機能に沿ってビジネスフォンを選ぶ

ビジネスフォン選びは、企業が求める必要な機能に沿ったものを選ぶことが重要です。営業マンが多い、またはコールセンターでの活用など業態によって選ぶのも良いでしょう。

また、ビジネスフォンのメーカーや機種は同じでなければいけない場合などもあり、選定が困難になることもありますので事前に確認しておきましょう。

ビジネスフォンなら「CLOUD PHONE」がおすすめ!

ビジネスフォンを導入することで、契約台数はそのままに回線数を増やすことが可能なため、業務効率のほかコスト削減も十分に期待できます。

「CLOUD PHONE」は、2200社以上に選ばられているインターネットを使ったIP電話です。ネットワーク回線を利用しているからこそ、さまざまな端末からの発着信が可能でありテレワークにも最適です。

煩わしい工事も一切不要、新たに端末を購入する必要もありません。お手元のスマホやパソコンをビジネスフォンとして使用でき、スムーズな電話業務を実現します。

・電話業務におけるコスト削減が難しい
・テレワークを実現したいが電話業務があり出社しなけければならない
・業務を効率化させたいがビジネスフォン導入コストが気になる

インターネットを利用した「CLOUDPHONE」で、縛りのない快適な電話ビジネスをぜひご体感ください。まずはお気軽にお問い合わせくださいませ。

まとめ

今回は、ビジネスフォンの概要や仕組み、一般電話機との違いや役割、そのほか導入のポイントなどについて解説いたしました。

ビジネスフォンは、快適な電話業務を実現するため主装置を必要とします。しかし主装置選びはさまざまな種類があるため、企業が求める必要な機能に沿ったものを選ぶことが重要です。

いまの現状だけではなく、今後の事業展開なども見据え、ぜひ企業にぴったりなビジネスフォンをご検討ください。
 

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