【仕事効率化】ビジネスフォン(電話)の活用方法解説(価格・仕組み・使い方)

【仕事効率化】ビジネスフォン(電話)の活用方法解説(価格・仕組み・使い方)
オフィスの電話機をお探しの場合、価格ばかりで機種を選んでいませんか? 最近のオフィス用電話機は非常に性能が良くなったため、仕事の効率性を重視して決めてみるのもおすすめです。特にビジネスフォンは、従業員の仕事の能率を高めるには最適な商品となります。

今回は、ビジネスフォンの機能別に仕事効率を高める理由を解説していきます。

ビジネスフォンとは?家庭用電話機との違い

ビジネスフォンとは、オフィスにある複数の電話機を繋ぐ仕組みのことです。

従来の家庭電話機をオフィスで使おうとすると、1台ごとに電話回線の契約を結ぶ必要がありました。しかし、ビジネスフォンなら、1つの回線契約だけで複数の電話機を使用することができます。

経営者1人で仕事をしたり、社内に電話機が1台しかないようであれば家庭用電話機でも十分です。一方で、従業員を雇って各社員に1台ずつ電話機を配置するなら、家庭用電話機はかえってコストが高くなります。

また、電話機を購入するたびに回線契約を増やさなければならないため、仕事の能率も上がりません。そのため、オフィスにはビジネスフォンは必須といえるでしょう。

機能別に分かる!ビジネスフォンが仕事の効率を高める理由

ビジネスフォンは企業のコストダウンに貢献するだけではありません。ほかにも、従業員の仕事効率を高める役割を果たします。なぜなら、ビジネスフォンには仕事の効率化に役立つ機能が多いからです。

ここでは、ビジネスフォンの機能別に仕事の効率性を高める理由を紹介していきます。

仕事効率アップ①複数の電話機が連動

ビジネスフォンは、複数の電話機が連動することが大きな特徴です。

たとえば、家庭用電話機に電話をかけると、その電話番号に対応する電話機しか反応しません。複数の家庭用電話機を社内で利用している場合、わざわざ電話機が鳴っているところまで移動しなければならないのです。

一方、ビジネスフォンは「代表組」が基本です。代表組とは、複数の回線を1つのグループに分け、1つの代表番号を設定する機能を指します。代表番号に電話をかけると、グループ内のすべての電話機が鳴るので、従業員の各デスクで対応しやすくなるのです。

仕事効率アップ②パーク保留機能

ビジネスフォンの便利な機能のなかに「パーク保留」があります。

まず、保留とは、外からかかってきた電話(外線)をいったん待ちの状態にしておくことです。電話の向こう側で音楽が流れている状態が保留中であることを表します。一般的な保留機能は、外線を受けた電話機でしか通話を再開することができません。

一方、パーク保留も外線を待ちの状態にするところまでは同じです。ただ、保留にした状態はすべての電話機で共有できます。ほかの電話機でも、パーク保留のボタンを押すだけで通話を再開できるのです。

パーク保留を使えば、わざわざ外線を受けた電話機まで行く必要がないため、仕事の効率化に繋がるでしょう。

仕事効率アップ③転送機能

転送機能とは、保留した状態を担当者に引き継いでもらうことです。保留機能とよく似ていますが、少しだけ違う点があります。

保留機能の場合、外線を受けた人は保留ボタンを押し、「○○さん、何番に電話です」と言ってパーク保留のボタンを押すだけです。この通知は社内全体の内線で行われることが一般的です。

ただ、この場合だと、たとえば担当者が席を外していたり、そもそも社内にいないときには使えません。パーク保留の状態が誰にも気付かれず放置したままのこともよくあるため、お客様を長時間待たせてしまうことにもなります。

一方、転送の場合は、担当者の内線番号を直接押します。担当者が不在の場合はすぐに分かるほか、複数のパーク保留があっても間違いが起こりにくくなるでしょう。

仕事効率アップ④IVR

IVRとは、電話をかけたときに自動の音声ガイダンスで発信先を誘導する機能です。「営業部門は1番のボタンを押してください」というように、担当の部門へ直接電話をかけることができます。

コールセンターでよく利用されている機能ですが、直接担当者まで電話が繋がるので仕事の効率は高まります。また、トータルの待ち時間が短くなることも多く、お客様にとってもメリットがあります。

仕事効率アップ⑤通話モニター

通話モニターとは、電話中の内容を別の電話機でも聞くことができる機能です。モニタリングするだけなので、別の電話機の方は会話に参加することはできません。ただ、仕事には大いに役立ちます。

たとえば、電話応対に慣れていない新入社員を教育するため、通話モニターで感覚をつかむ練習が可能です。コールセンターなど、先輩がどのように応対しているのか聞いておくのも練習になります。

ビジネスフォンでさらに仕事効率を高めるには?

ビジネスフォンで仕事の効率をさらに高めるには、クラウドPBXを利用することをおすすめします。

PBXとは、構内交換機という専用の機器を設置することで、同時に接続できる電話機の数を増やす仕組みです。ビジネスフォンは50~100台までしか接続できませんが、PBXなら数千台に対応しています。

クラウドPBXは、そのPBXの仕組みをクラウド(インターネット)上で実現したサービスです。クラウド上で各電話機を接続できるため、わざわざ構内交換機を買う必要はありません。構内交換機は数百万円もするため、単純に導入コストを抑えることができます。

また、クラウドPBXには、仕事の効率化に役立つメリットもあります。次の章で詳しくお伝えしていきましょう。

クラウドPBXを利用する3つのメリット

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外出先で内線・外線通話や転送などが可能になるスマートフォンサービス

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンをより進化させた形です。クラウド上で各電話機を管理して連携をとるので、今までとはまったく違う機能を持っています。もちろん、ビジネスフォンで利用できた、代表組、内線化、保留、転送といった機能まで使えます。

ここでは、クラウドPBXを利用するメリットを次の3点からお伝えしています。

  • ビジネスフォンと同じ機能がスマホで使える
  • 設定やデータ管理はネットで行える
  • 勤怠管理システムとの連動

 

ビジネスフォンと同じ機能がスマホで使える

クラウドPBXの最大の特徴は、スマホでも内線化ができるということです。つまり、ビジネスフォンと同じ機能を、そっくりそのままスマホに移転したようなイメージです。

スマホをPBXに連動させておけば、かかってきた外線をスマホで取ることもできれば、保留して別の電話機(または別のスマホ)に転送することもできます。外出中でも同じ機能が利用できるため、「持ち運びのできるビジネスフォン」といえるでしょう。

設定やデータ管理はネットで行える

PBXを導入する場合、それぞれの電話機の設定やデータ管理を行わなければなりません。特に、事業所の移転を行う場合には複雑な設定が必要になるため、専門業者を呼んで工事が必要です。これには当然お金がかかります。

一方、クラウドPBXの場合は、そうした設定やデータ管理はネット上で行うことが可能です。情報はクラウド上に保管されているため、IDとパスワードさえあればどのパソコンからでもアクセスできます。

勤怠管理システムとの連動

最近ではクラウド上で使える勤怠管理システムも登場しました。クラウドPBXでは、この勤怠管理システムと連動させることも難しくありません。

つまり、会社で利用するスマホ1台でビジネスフォンとしても利用でき、なおかつ会社に行くだけでタイムカードが押される仕組みを作れるのです。従業員の効率化にも役立ちます。

まとめ

オフィスの電話を選ぶ場合、従業員の仕事の効率性を考えることも大切です。今回お伝えしたビジネスフォンには便利な機能が多いため、様々なシーンで仕事の能率アップに役立つでしょう。

また、より効率性を高めたい場合は、クラウドPBXもご検討ください。スマホをビジネスフォンとして活用したり、様々なクラウドサービスと連動することで、従業員も今まで以上に仕事がやりやすくなるはずです。

当サイトでは、クラウドPBXに関する情報も紹介しています。ほかのクラウドPBXより価格がお得なサービスもありますので、ぜひそちらもチェックしてみてください。

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