クラウドPBX導入の基本！流れや費用、選び方、メリット・デメリットを解説

【完全版】クラウドPBXの導入方法

クラウドPBXの導入に必要なもの

クラウドPBXを導入する際、最低限必要なものは、 インターネット環境、専用アプリ、そして電話機として使用するスマートフォンやパソコン です。

従来のビジネスフォンのように、複雑な配線工事は不要なので、契約後すぐに利用を開始できます。

ただし、導入するサービスによっては、光回線やVoIPゲートウェイなどの追加機器が必要になる場合があります。

また、どのサービスを利用するかによって必要なものが異なるため、導入前に必ず提供元のメーカーに確認するようにしましょう。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える時にやるべきこと

既存PBXと併用したい場合

クラウドPBXを既存PBXと併用したい場合は、 VoIPゲートウェイを導入することで、固定電話設備を残したままクラウドPBXへ移行できます 。

これにより、従来のビジネスフォンをそのままIP電話として使用でき、距離に関係なく通話料が一定となるため、コスト削減にもつながります。

VoIPゲートウェイは比較的低コストで購入でき、レンタルを利用すればさらに手軽に導入可能です。

クラウドPBXに完全に乗り換える場合

クラウドPBXに完全に乗り換える場合、 従来のビジネスフォンやPBXは不要になります 。

購入した機器は自社で処分し、リース品はリース会社に返却しましょう。比較的新しい機器であれば、下取りに出して資金化するのも一つの手です。

また、移行後にクラウドPBXの不具合が発生する可能性もあるため、一定期間はビジネスフォンを残し、問題なく運用できることを確認してから廃棄するのが無難です。

クラウドPBXを導入する流れ・手順

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クラウドPBXの導入にかかる費用

クラウドPBXの料金は主に、初期費用、月額基本料、通話料、本体費用、オプション料金の5つで構成されています。

クラウドPBXとは？基礎知識を解説

クラウドPBXは、 インターネット経由で通話機能を提供するクラウド型の電話システム です。

従来のビジネスフォンのように専用機器や回線工事を必要とせず、クラウド上で内線や外線の管理・制御が行えるため、柔軟な運用が可能です。

導入スピードが早く、初期投資も抑えられることから、大企業だけでなく中小企業や個人事業主にも導入しやすい次世代の通信インフラとして注目されています。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXの魅力は、 システムの運用から管理までをすべてクラウド上で完結できる 点にあります。メーカー側がメンテナンスを担うため、自社でサーバー保守やシステム管理を行う必要がありません。

また、機器の設置や配線工事が不要なため、導入にかかる初期費用を大幅に削減できます。回線やユーザー設定もオンラインで簡単に変更でき、拠点追加やレイアウト変更にも柔軟に対応可能です。

導入・運用の手軽さとコスト効率を両立できる点で、クラウドPBXは多くの企業に適した通信基盤といえます。

クラウドPBXの仕組み(構成図)

クラウドPBXは、 インターネット回線を利用して音声をデジタル化し、クラウド上のサーバーで通話処理を行う仕組み です。

従来のように専用機器や電話回線を設置する必要がなく、内線番号の追加や変更もオンライン操作で即時反映できるなど、拡張性に優れています。

また、多くのサービスでは複数拠点のデータセンターで冗長化構成を採用しており、万が一の障害や災害時にもシステムが自動で切り替わるため、業務を止めずに継続できる高い信頼性を備えています。

クラウドPBXと従来型ビジネスフォンの違い

設置工事の費用と手間

従来のビジネスフォンは、主装置や固定電話の設置に加え、大規模な配線工事が必要でした。  

一方、 クラウドPBXは物理的な主装置や電話機の設置が不要 で、配線工事も不要なため、導入がスピーディかつ低コストで済みます。

内線通話機能(スマホの内線化)

クラウドPBXなら、 オフィス以外の場所に居ても、社員同士の内線通話が可能 です。外出先やテレワーク中でも社内と同様に通話でき、スムーズな連携が取れます。  

従来は社内でしか使えなかった内線通話が、どこからでも利用できるため、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化につながります。

月額費用

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンに比べて初期費用を大幅に抑えられるのが特徴です。

月額制のため継続的な費用が発生しますが、 設備の維持管理費や更新費用が不要なため、トータルコストを抑えやすい傾向ににあります。

導入規模や利用状況に応じて、どちらが適しているかを比較検討するとよいでしょう。

クラウドPBXの種類

クラウドPBXには、大きく分けて「機器設置型(オンプレミス型)」と「完全クラウド型」の2種類があります。

機器設置型(オンプレミス型)

機器設置型は、 社内にPBX機器を設置して運用するタイプ で、従来のビジネスフォンに近い構成です。

専門業者による設置工事が必要なため初期費用は高めですが、安定した通話品質や自社専用の電話番号を柔軟に取得できる点が強みです。

自社内で運用管理を行うため、セキュリティ面を重視する企業にも向いています。

完全クラウド型

完全クラウド型は、 機器の設置を必要とせず、インターネット上でPBX機能をすべて利用できるタイプ です。

導入工事が不要で初期コストを大幅に抑えられるほか、設定変更もオンラインで完結します。

一方で、通信環境によっては音質が左右される場合や、取得できる電話番号に制限があるケースもあります。

クラウドPBXの導入が進む背景

テレワークの普及

新型コロナウイルスの影響で出社を控える企業が増え、テレワークの導入が加速しました。

従来の固定電話はオフィスでなければ電話対応ができず、電話番のために誰かが出社する必要がありました。

その点クラウドPBXを導入することで、 インターネット環境があれば内線・外線通話が可能なため、テレワークでも問題なく電話対応でき ます。

企業にとっては通勤手当やオフィス維持費の削減、従業員にとっては通勤の負担軽減といったメリットがあります。

コスト削減に有効

クラウドPBXは、 電話回線の工事や専用の電話機が不要 です。メーカーと契約し、インターネットに接続できる端末を用意すればすぐに利用開始できます。

また、既存のパソコンやスマホを活用すれば、新たな端末購入の必要もなく、初期コストの削減につながります。

さらに、通話料金が従来の固定電話より安く、月額料金は発生するものの、長期的に見ればコストを抑えられるのが特徴です。

NTTのアナログ回線廃止

NTTは2024年1月よりアナログ回線の廃止を段階的に進め、IP網へ移行すると発表しました。

対象となるのはINSネット(ディジタル通信モード)やマイライン/マイラインプラスです。

従来の電話番号や電話機は引き続き利用できますが、INSネットを使っている企業は切り替えが必要になります。

この移行を機に、クラウドPBXへ完全移行する企業が増えています 。IP網対応による通信の安定性や拡張性を考慮し、早めの対策が必要です。

DXの推進の風潮

政府や企業が進めるデジタル・トランスフォーメーション(DX)の推進も、クラウドPBXの導入を後押ししています。

クラウドPBXは単なる通話ツールではなく、CRMやSFAなどの外部システムとの連携機能が豊富です。通話データや履歴を収集・分析し、業務全体の効率化を図れます。

さらに、生成AIを活用した通話録音の文字起こしや要約分析も可能となり、 クラウドPBXは電話業務のDX化を加速させるツールとして注目されています 。

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クラウドPBXの導入シーンと向いている企業

テレワークやハイブリッドワークを推進する企業

クラウドPBXは、 パソコンやスマホを使って会社の内線・外線電話を利用できる ため、テレワークやハイブリッドワークに最適です。

自宅からの受電対応や、遠隔地にいる社員への取り次ぎも可能となり、社員は電話番のために出社する必要がなくなります。

これにより、テレワークやハイブリッドワークの導入が進み、BCP(事業継続計画)にも貢献します。自然災害などの緊急時でも柔軟に対応でき、事業継続を支援します。

複数拠点・支店・店舗を持つ企業

全国に支店や営業所を展開している企業では、拠点間の通話料削減や電話管理の一元化が課題となります。

クラウドPBXを導入すれば、 全拠点をクラウド上で統合管理でき、内線通話を無料化可能 です。

拠点の移転や増設時にも工事不要でスムーズに番号設定が行えるため、組織拡大に合わせた柔軟な通信環境を構築できます。

外出・出張が多い営業部門を持つ企業

クラウドPBXは、どこからでも電話を受けられるため、外出や出張が多い営業部にもおすすめです。

例えば、外出中にかかってきた電話をスマホで受けることができ、 オフィスにいる社員がわざわざ取り次ぎ作業をする必要がなくなります 。

さらに、録音やウィスパリング機能を活用することで、営業スキルの向上や標準化が進み、業務の効率化と品質向上が期待できます。

コールセンターやオペレーター業務を行う企業

顧客対応窓口やカスタマーサポート業務を担う企業にとって、クラウドPBXは運用効率を大きく向上させます。

通話録音や自動音声応答（IVR）、着信履歴の可視化などの機能を活用 すれば、オペレーターの対応品質を均一化できます。

テレワーク環境でも在宅オペレーションが可能なため、人員配置の柔軟化や人件費削減にも貢献します。

レンタルオフィスやシェアオフィスを活用する企業

クラウドPBXは、インターネット回線さえあればオフィス電話を構築できるため、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用時も重宝します。

レンタルオフィスやシェアオフィスの電話サービスは高額で、別のオフィスに移転した際に使っていた番号を引き継げないこともありますが、 クラウドPBXなら低コストで通信環境を確保でき、契約や支払いの手間も省けます 。

場所に縛られずに柔軟に業務を進められるため、特に固定のオフィスを持たない個人事業主や小規模企業に最適です。

クラウドPBX導入のメリット・デメリット  

クラウドPBXを導入するメリット

場所や端末を問わず会社番号で通話でき、テレワークにも最適

クラウドPBXはインターネット環境さえあれば、スマホやPCから会社番号での発着信が可能です。

社員が外出先や自宅にいても、オフィスと同じ電話環境を再現できる ため、テレワークや出張業務にも柔軟に対応できます。

個人携帯を使う必要がなく、プライバシー保護にも効果的です。どこにいても顧客対応が途切れないことで、機会損失を防ぎ、業務効率を大幅に向上させます。

拠点間・社員間の内線通話や転送でスムーズな連携が可能

クラウドPBXでは、拠点の場所を問わず内線通話が無料で利用できます。

離れたオフィス間やリモートワーカー同士でも、内線番号で簡単につながる ため、チーム間の連携がスムーズになります。

また、不在時には自動転送機能を設定することで、重要な電話を逃さず対応可能です。

従来のような複雑な配線や転送操作が不要になり、顧客対応スピードと社内の連携力が向上します。

初期費用や通話料を大幅に削減できる

クラウドPBXは、 電話交換機や配線工事が不要 なため、導入時の初期費用を大幅に抑えられます。

さらに、社内の内線通話が無料になるほか、既存のスマホやPCを業務端末として活用すれば機器コストも最小限に抑えられます。

導入後は「初期コスト」「通話コスト」「機器コスト」の3面での削減効果が期待できます。

拠点拡張や機器変更にも柔軟で、運用・管理が効率化

クラウドPBXは、物理的な設備を必要としないため、 オフィスの移転や拠点拡張時もスムーズに対応できます 。

利用端末の増減も管理画面から数クリックで設定可能です。社員の入退社や部署変更にも即時対応でき、社内IT担当者の負担を軽減します。

従来のPBXで必要だった専門業者への工事依頼や保守契約が不要になり、運用管理コストと工数を大幅に削減可能です。

多彩な機能と外部ツール連携で業務効率を強化

クラウドPBXは、通話録音・自動音声応答（IVR）・顧客情報ポップアップなど、 ビジネスに直結する機能を標準搭載 しています。

さらに、CRMやSFA、チャットツールなど外部システムとのAPI連携にも対応しており、電話対応履歴を顧客データに自動反映できます。

これにより、顧客対応の質が向上し、営業活動のデータ活用もスムーズになります。人手に頼っていた煩雑な業務を自動化できる点が大きな魅力です。

災害や緊急時にも強く、BCP対策に有効

クラウドPBXは、 サーバーがクラウド上にあるため、災害や停電などでオフィスが使えなくなっても、他拠点や自宅で通話を継続 できます。

万一の緊急時にも、社員のスマホやPCを使って迅速に代替通信体制を構築できるため、事業を中断させない強固な運用基盤を実現します。

物理的な設備に依存しないことで、地震・火災・パンデミックといった予期せぬトラブルにも強い、安心のBCP（事業継続計画）対策として機能します。

クラウドPBXを導入するデメリット・失敗例

ランニングコストや既存設備の転用費用がかかる

クラウドPBXは初期費用を抑えられる一方で、月額利用料やオプション料金が継続的に発生します。

機能追加や利用端末の増加により、想定以上のコストになる ケースもあります。

また、既存のビジネスフォンやPBX機器をそのまま活用する場合、設定変更やアダプタ導入など別途費用が必要になることも考えられます。

短期的な導入コストだけでなく、長期運用を見据えた「総コスト設計」が欠かせません。

通信環境によっては通話品質が不安定になる

クラウドPBXはインターネットを介して通話を行うため、回線速度や通信の安定性に左右されます。

特に 社内ネットワークに複数の端末が同時接続している場合、音声が途切れたり、遅延やノイズが発生する ことがあります。

Wi-Fi環境のみで運用しようとすると品質低下のリスクが高まるため、法人向けの安定した固定回線や回線帯域の確保が重要です。

クラウド利用に伴うセキュリティリスクがある

クラウドPBXはデータをインターネット経由で管理するため、 不正アクセスや情報漏えいのリスクがゼロではありません 。

特に顧客情報や通話履歴を扱う企業では、暗号化通信やアクセス制御、端末認証といったセキュリティ対策が不可欠です。

実際に「共有アカウントを使用していたため、退職者がアクセス可能だった」というトラブルもあります。

ベンダー側の対策状況と、自社内での運用ルールを両立させることが求められます。

従来の電話番号やFAX機器が使えない場合がある

クラウドPBX導入時には、 既存の電話番号をそのまま引き継げない ケースがあります。

新番号への切り替えが必要になると、取引先や顧客への周知対応に手間がかかるため注意が必要です。

また、FAXを既存の電話回線で運用している場合、クラウド環境では送受信が不安定になることもあります。

​​​​​​​FAX対応を継続したい場合は、インターネットFAXサービスなど代替手段を同時に検討しておくのがおすすめです。

​​​​​​​回線・機能に制限があり、一部の番号には発信できない

クラウドPBXでは、 緊急通報（110・119）や特定番号（ナビダイヤル・フリーダイヤルなど）への発信に制限がある 場合があります。

​​​​​​​社外対応が多い企業では、想定外の番号にかけられず業務が滞ることも考えられます。

​​​​​​​また、回線構成やカスタマイズ性に制約があり、従来のPBXのような細かな設定ができないケースもあります。

​​​​​​​導入前に「発信可能番号・制限事項」を必ず確認し、自社の運用フローに支障がないかを検証しましょう。

クラウドPBXで使える便利機能

クラウドPBXの選定ポイント

初期費用・ランニングコスト

クラウドPBXの導入コストは、メーカーや利用状況によって大きく変動します。

初期費用だけでなく、 月額料金やオプション料金なども考慮し、トータルコストを比較検討することが重要 です。

一見安価なプランでも、必要な機能を追加すると高額になる場合があるため、自社の利用状況を顧みて選びましょう。

通話品質と安定性

クラウドPBXの通話品質や安定性は、インターネット回線の速度以外はサービス提供側に依存します。

​​​​​​​そのため、 高品質で安定した通信を提供するサービスを選ぶことが重要 です。

​​​​​​​通話品質を確認するためには、無料体験や短期間のトライアルを活用して実際に使ってみるのがおすすめです。

​​​​​​​利用できるアカウント数

クラウドPBXを選ぶ際には、利用できるアカウント数が十分かどうかを確認することが重要です。

​​​​​​​大企業の場合、多くの端末を登録する必要があるため、 メーカーが提供するアカウント数の上限を事前にチェック しましょう。

​​​​​​​メーカーによってサービス内容が異なるため、導入後に必要な端末数や社内のニーズを把握し、自社に合ったキャパシティを持つサービスを選ぶことが大切です。

​​​​​​​現在の電話番号の引き継ぎ可否

クラウドPBX導入時に、現在の電話番号を引き継げるか確認することが重要です。

市外局番、050番号、フリーダイヤルといった 一般的な番号は利用できますが、サービスによっては引き継ぎができない 場合があります。

特に「完全クラウド型PBX」では制限があるケースが多いので、利用したい電話番号がそのまま使えるか、必ずメーカーに確認しましょう。

クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法

クラウドPBXで電話番号を引き継ぐ方法は、利用中の電話番号の種類や、選択するクラウドPBXサービスによって異なります。

それぞれのケースに合わせた適切な方法を選び、スムーズな移行を進めましょう。

​​​​​​​機能面の充実度

クラウドPBXを選ぶ際には、提供される機能の充実度を重視しましょう。

​​​​​​​クラウドPBXはサービスが提供する機能に依存するため、 より多くの機能を備えたものが便利 です。

​​​​​​​サービスによって得意とする機能が異なるため、内線通話を主に使用するのか、営業やコールセンターでの利用を重視するのか、目的に合った機能を提供するサービスを選ぶことが大切です。

​​​​​​​外部サービスとの連携機能

クラウドPBXを選ぶ際には、CRMやSFAなど外部サービスとの連携機能に対応しているか確認することが重要です。

​​​​​​​連携機能がない、または自社で使用しているサービスとの連携に対応していないものを選ぶと、業務効率が落ちてしまいます。

​​​​​​​外部サービスとの連携を重視するため、 まず自社で利用しているサービスとの連携に対応したクラウドPBXを候補に挙げ、選定を進めることがポイント です。

​​​​​​​セキュリティとプライバシー

クラウドPBXを選ぶ際には、セキュリティとプライバシー対策をしっかり確認しましょう。

​​​​​​​自社でインターネット管理をしていても、サービス側のセキュリティが不十分だと情報漏洩のリスクがあります。

データの保管方法や定期的なアップデート、災害時の対応策など、 サービスごとのセキュリティ対策を事前に確認し、安全性を確保しましょう 。

​​​​​​​サポート体制

企業内に専門の人材がいない場合、メーカーのサポート体制が万全かどうかで、導入の成否が大きく左右されます。

導入前の説明はもちろん、 導入後の操作方法やトラブル対応まで、丁寧なサポートを提供してくれるメーカーを選びましょう 。

具体的には、料金体系の説明がわかりやすい、導入後のサポートが充実している、といった点をチェックすることがおすすめです。

【比較一覧】クラウドPBXサービスのおすすめを紹介

CLOUD PHONE(クラウドフォン)｜中小企業の導入実績豊富！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)は、  低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBX です。

従来のPBXと異なり、設備導入費用やメンテナンス費用が不要で、月額料金のみで利用できます。

導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも最適です。

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トビラフォンCloud｜リモートワークに対応！

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXを迅速に導入したい場合におすすめです。
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モバビジ｜導入時のコスト0円！

モバビジは、 業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要です。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

機器が届いたらコールセンターに電話するだけで、すぐに利用できるのも魅力です。
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モッテル｜多機能なクラウドPBX！

モッテルは、20端末まで6,578円（税込）の定額制で利用できる、 業界最安値レベルの料金体系で人気の高いサービスです。

社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なほか、解約する際の違約金なども発生しません。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけのため、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用できます。
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ひかりクラウドPBX｜安心のNTT品質！

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXで、 既存NTT回線との親和性 や 総合的なトータルサポート体制 が魅力です。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、クラウドPBXへの段階的な移行もスムーズに行うことが可能です。

大規模な組織での利用を想定したサービスですが、安定性と信頼性を重視する個人事業主の方にもおすすめです。公式サイトはこちら

クラウドPBXの導入事例

IT・人材企業の導入事例

参考：株式会社ジェイアイエヌ27｜MOT/PBX

官公庁の導入事例

参考：大阪市 財政局税務部管理課管理グループ｜03plus

Webマーケティング企業の導入事例

参考：有限会社ヒキダス｜TramOneCloud

食品卸売企業の導入事例

参考：株式会社イノセンス｜OFFICE110

小売企業の導入事例

参考：株式会社ウェルパーク｜03Plus

クラウドPBXで利用できる「市外局番」「050」「フリーダイヤル」の違い

市外局番

市外局番とは、例えば 東京の「03」や大阪の「06」など、地域を識別するための番号 です。

​​​​​​​クラウドPBXでは、従来固定電話のみで使用されていた市外局番を、スマホやパソコンからも利用できるようになります。

​​​​​​​そのため、番号の信頼性を残しつつ、加入権を購入せずに市外局番を使えるという、従来の固定電話にはない利便性が得られます。

​​​​​​​IP電話・050電話

IP電話とは、 インターネットを利用して通話する電話サービスの総称 です。多くのIP電話では、「050」から始まる11桁の番号が利用できます。

​​​​​​​固定電話に比べて品質基準は低いため、通話品質が若干低下することもありますが、通話料金が安くなる点が大きなメリットです。

​​​​​​​さらに、番号取得までの時間が短く、引っ越しや移転時にも番号を継続して使用できます。ただし、メーカーを変更した場合は番号が変わるため、注意が必要です。

​​​​​​​フリーダイヤル

フリーダイヤルとは、 発信者が通話料金を負担することなく、受信者側が料金を負担する電話番号 のことです。

​​​​​​​一般的に「0120」や「0800」などで始まる番号が用いられ、顧客からの問い合わせを無料で受け付けるサービスとして利用されます。

​​​​​​​クラウドPBXでは、フリーダイヤルの発着信ができるサービスとできないサービスがあるため、確認が必要です。

クラウドPBXに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXは、コスト削減や柔軟な運用を実現する革新的な電話システムです。

導入にはメリットとデメリットがありますが、適切な準備と選定をすれば多くの企業に有益なツールとなります。

通信環境や番号の引き継ぎには注意が必要なものの、スケーラビリティや高度な機能は業務効率を大きく向上させるでしょう。

自社の業務に最適なシステムを選ぶには？スムーズに移行するには？など、詳細を知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。

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