クラウドPBX導入の基本！流れや費用、選び方、メリットを解説

クラウドPBXとは？基礎知識を解説

クラウドPBXとは、 インターネットを介して提供される次世代の電話システム です。

従来の固定電話とは異なり、物理的な回線設備を必要とせず、交換機の機能がクラウド上で管理されるため、柔軟性が高く、コスト効率に優れています。

導入も迅速で、初期費用を抑えられるため、大企業だけでなく、小規模事業者や個人事業主にも親和性が高いシステムといえるでしょう。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXの最大の特徴は、 システムの管理や提供がクラウド上ですべてが完結する 点です。メンテナンスもメーカーが対応するため、自社で保守管理する手間が不要。

さらに、ハードウェアの設置が不要なため、機器購入や配線工事にかかる導入コストを大幅に抑えられます。回線の設定もクラウド上で管理できるため、環境の整備が容易です。

導入のしやすさや運用の手軽さ、コスト削減を考慮すると、クラウドPBXは非常にメリットの多い選択肢です。

クラウドPBXの仕組み(構成図)

クラウドPBXは インターネットを通じて、音声データをデジタル信号に変換し、クラウド上のサーバーで処理 します。

物理的な回線機器が不要になるため、新しい内線番号の追加もクリック一つで完了するなど、柔軟な拡張が可能。

また、複数のデータセンターで冗長化されたシステム（※）を採用している場合が多く、災害発生時でもサービスの継続性を維持できます。

クラウドPBXと従来型ビジネスフォンの違い

設置工事の費用と手間

従来のビジネスフォンは、主装置や固定電話の設置に加え、大規模な配線工事が必要でした。  

一方、 クラウドPBXは物理的な主装置や電話機の設置が不要 で、配線工事も不要なため、導入がスピーディかつ低コストで済みます。

内線通話機能(スマホの内線化)

クラウドPBXなら、 オフィス以外の場所に居ても、社員同士の内線通話が可能 です。外出先やテレワーク中でも社内と同様に通話でき、スムーズな連携が取れます。  

従来は社内でしか使えなかった内線通話が、どこからでも利用できるため、業務の効率化やコミュニケーションの円滑化につながります。

月額費用

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンに比べて初期費用を大幅に抑えられるのが特徴です。

月額制のため継続的な費用が発生しますが、 設備の維持管理費や更新費用が不要なため、トータルコストを抑えやすい傾向ににあります。

導入規模や利用状況に応じて、どちらが適しているかを比較検討するとよいでしょう。

クラウドPBXを利用できる端末

クラウドPBXは、IP電話機(SIP端末)の場合は、LANケーブルを接続することで利用できます。

また、専用のアプリをダウンロードスマホやパソコン、タブレットでも利用可能です。

特に、スマホやパソコン、タブレットはより手軽にクラウドPBXを利用でき、外回り営業やテレワークに最適です。

PBXの主な種類

レガシーPBX(アナログPBX・デジタルPBX)

レガシーPBXには、 アナログとデジタルの2種類 があります。

アナログPBXは、電話回線を利用する従来型の交換機で、通話品質が高く安定しているのが特徴です。一方、デジタルPBXは、内線交換をデジタル化したもので、1980年代に登場しました。

レガシーPBXは導入コストや保守管理コストが高いことから、近年はIP-PBXへ移行する企業が増えています。

IP-PBX

IP-PBXは、 インターネットを利用して電話システムを構築する技術 です。従来のレガシーPBXに比べ、音声だけでなく映像やデータをやり取りでき、柔軟な利用が可能です。

設置場所や運用方法によって、自社内に設置するオンプレミス型と、クラウド型に分けられます。

オンプレミス型は初期費用や保守コストがかかりますが、高度なカスタマイズが可能です。一方、クラウド型は、インターネット環境さえあれば手軽に導入でき、保守管理コストを抑えられます。

ただし、いずれの場合も、通信品質はインターネット回線の状況に左右されます。

クラウドPBXの大企業における導入傾向

クラウドPBXは、個人事業主から大企業まで幅広い企業で導入が進んでいます。

特に、規模の大きな企業ではコスト削減や業務効率化の観点から、従来のビジネスフォンからの移行が加速しています。

実際に、マルコメ株式会社、株式会社りそな銀行、株式会社メルカリ、カルビー株式会社などの大企業が導入しており、公的機関でも特許庁や群馬県庁などが採用しています。

このように、クラウドPBXは業務改善をもたらすシステムとして、官民問わず幅広い分野で注目されています 。

クラウドPBXの導入が進む背景

テレワークの普及

新型コロナウイルスの影響で出社を控える企業が増え、テレワークの導入が加速しました。

従来の固定電話はオフィスでなければ電話対応ができず、電話番のために誰かが出社する必要がありました。

その点クラウドPBXを導入することで、 インターネット環境があれば内線・外線通話が可能なため、テレワークでも問題なく電話対応でき ます。

企業にとっては通勤手当やオフィス維持費の削減、従業員にとっては通勤の負担軽減といったメリットがあります。

コスト削減

クラウドPBXは、 電話回線の工事や専用の電話機が不要 です。メーカーと契約し、インターネットに接続できる端末を用意すればすぐに利用開始できます。

また、既存のパソコンやスマホを活用すれば、新たな端末購入の必要もなく、初期コストの削減につながります。

さらに、通話料金が従来の固定電話より安く、月額料金は発生するものの、長期的に見ればコストを抑えられるのが特徴です。

NTTのアナログ回線廃止

NTTは2024年1月よりアナログ回線の廃止を段階的に進め、IP網へ移行すると発表しました。

対象となるのはINSネット(ディジタル通信モード)やマイライン/マイラインプラスです。

従来の電話番号や電話機は引き続き利用できますが、INSネットを使っている企業は切り替えが必要になります。

この移行を機に、クラウドPBXへ完全移行する企業が増えています 。IP網対応による通信の安定性や拡張性を考慮し、早めの対策が必要です。

DXの推進

政府や企業が進めるデジタル・トランスフォーメーション(DX)の推進も、クラウドPBXの導入を後押ししています。

クラウドPBXは単なる通話ツールではなく、CRMやSFAなどの外部システムとの連携機能が豊富です。通話データや履歴を収集・分析し、業務全体の効率化を図れます。

さらに、生成AIを活用した通話録音の文字起こしや要約分析も可能となり、 クラウドPBXは電話業務のDX化を加速させるツールとして注目されています 。

導入が容易

クラウドPBXの導入が進む理由として、導入が容易なことがあげられます。

従来のシステムでは配線工事が必要でしたが、 クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、工事不要で導入手続きが簡単に行えます 。

さらに、既存の電話番号を引き継ぐことができるため、番号変更に伴う取引先への連絡や名刺の書き換えも必要ありません。

クラウドPBXの導入シーン

全社でのテレワーク・ハイブリッドワーク対応

クラウドPBXは、 パソコンやスマホを使って会社の内線・外線電話を利用できる ため、テレワークやハイブリッドワークに最適です。

自宅からの受電対応や、遠隔地にいる社員への取り次ぎも可能となり、社員は電話番のために出社する必要がなくなります。

これにより、テレワークやハイブリッドワークの導入が進み、BCP(事業継続計画)にも貢献します。自然災害などの緊急時でも柔軟に対応でき、事業継続を支援します。

営業部での利用

クラウドPBXは、どこからでも電話を受けられるため、外出や出張が多い営業部にもおすすめです。

例えば、外出中にかかってきた電話をスマホで受けることができ、 オフィスにいる社員がわざわざ取り次ぎ作業をする必要がなくなります 。

さらに、録音やウィスパリング機能を活用することで、営業スキルの向上や標準化が進み、業務の効率化と品質向上が期待できます。

複数拠点を持つ企業

クラウドPBXは、 複数の拠点間をシームレスに接続し、内線化する ことが可能です。

離れた場所でも、まるで一つのオフィスにいるかのような円滑なコミュニケーションを実現。また、拠点間の転送や会議システムとの連携も容易です。

レンタルオフィス/シェアオフィス

クラウドPBXは、インターネット回線さえあればオフィス電話を構築できるため、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用時も重宝します。

レンタルオフィスやシェアオフィスの電話サービスは高額で、別のオフィスに移転した際に使っていた番号を引き継げないこともありますが、 クラウドPBXなら低コストで通信環境を確保でき、契約や支払いの手間も省けます 。

場所に縛られずに柔軟に業務を進められるため、特に固定のオフィスを持たない個人事業主や小規模企業に最適です。

クラウドPBXを導入するメリット

場所を問わず会社番号で受発信できる

クラウドPBXなら、インターネット環境さえあれば、 オフィスにいなくても会社の電話番号で発着信が可能 です。

自宅や外出先からでも、オフィスにかかってきた着信に対応できるため、営業活動の効率化や電話の取り逃がしによる機会損失の防止、顧客満足度の向上につながります。

オフィスに縛られない働き方が実現し、生産性向上にも大きく貢献するでしょう。

複数の拠点間や離れた社員同士で内線通話ができる

クラウドPBXは、インターネット回線に接続できれば、場所を問わずどこででも内線通話が可能です。

そのため、 外出する社員が多い会社や、拠点が複数ある企業でも内線電話にかかる通話料を大幅に抑えられます 。

また社内の電話転送も無料でできるため、通信費の削減にもつながるでしょう。

初期費用や通話料を削減できる

クラウドPBXを導入することで、初期費用や運用コスト、通話料を大幅に抑えることができます。

従来のビジネスフォンは配線の工事費に加え、主装置などの機器購入代がかかるため、数十万円以上の初期費用が必要になります。

一方、 クラウドPBXなら初期コストを数千円から数万円に抑えられる ほか、通話料金や機器のメンテナンス費用など、追加のコストも削減できます。

スマホを複数台持つ必要がない

クラウドPBXのアプリをスマホにインストールすれば、 1台の端末で業務用と個人用の電話番号を切り替えて使用できます 。

これにより、業務のためにスマホを複数台持つ必要がなくなり、管理の手間や機器購入のコスト負担を軽減できます。

さらに、個人の電話番号を仕事で使わずに済むため、プライバシーもしっかり守ることが可能です。

不在メンバーへの着信は自動的に転送できる

クラウドPBXを導入することで、外出中の社員宛に着信があった場合も、自動で社用携帯に転送できます。

これにより、 担当者の社用番号を伝えてかけ直してもらったり、帰社後に折り返し対応したりする手間が省けます 。

例えば、営業時間外や休業日にかかってきた着信を別の拠点やへ転送したり、特定の部署に電話が集中した際に他部署へ振り分けたりすることで、スムーズな対応が可能になります。

利用端末の増減やオフィスのレイアウト変更に柔軟

クラウドPBXは、 設定変更をWebブラウザやアプリ上で簡単に行える ので、オフィスの増設や移設、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。

例えば、電話番号や回線数の設定、時間ごとの受信先変更などが可能です。​​​​

また、必要に応じてIVRやCRMといった機能だけを選べるのも特徴の一つで、 機能の削除や追加もメーカーに依頼する必要がありません。

電話業務がオフィスに縛られずテレワークに最適

クラウドPBXを導入すれば、スマホやタブレットを使い、 クラウド上の主装置に接続すれば、会社の電話番号で受発信が可能 です。

従来のビジネスフォンのように、オフィスで対応する必要がありません。

テレワークを導入している企業では、電話対応のための出社や取次ぎ負担が課題になることもありますが、クラウドPBXなら取次ぎ作業が不要になり、出社せずに業務を進められます。

機能が豊富

クラウドPBXは、 ビジネスフォンの基本機能に加えて、クラウドサービスならではの便利な機能も備えています 。

具体的には、通話録音機能やCTI機能、IVR機能などが挙げられます。

お客様情報をスムーズに確認でき、お客様の待機時間の短縮されるため、業務効率化と顧客満足度の向上を期待できます。

外部サービスとの連携がしやすい

クラウドPBXは、 CRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)などの外部サービスとスムーズに連携 できます。

例えば、着信時に顧客情報を自動表示する機能を活用すれば、スピーディーな対応が可能です。

従来のPBXでは難しかったサービス連携も、クラウドPBXなら容易に実現でき、業務効率化や顧客対応の質の向上につながります。

効率的な管理が実現し、社内の保守担当者の負担が軽減される

クラウドPBXの一部サービスでは、管理ダッシュボードを活用し、 内線番号の稼働状況や通話録音を一括管理できます 。

また、PBX本体の管理やメンテナンスを事業者に任せられるため、保守費用の削減につながるほか、保守担当者はコア業務に集中できるようになります。

災害や緊急時に備えるBCP対策に有効

クラウドPBXを導入しているオフィスは、災害時オフィスに戻れなくても、インターネット環境さえあれば、どこからでも電話の送受信が可能 です。

従来のビジネスフォンは、オフィスに設置された機器に依存するため、設置場所が被災すると電話が使えなくなるリスクがありました。

場所を選ばずに仕事を進められるクラウドPBXであれば、災害時の復旧が早く、ビジネスへの影響を最小限に抑えることができます。

クラウドPBXを導入するデメリット・失敗例

月額料金などのランニングコストが発生する

クラウドPBXは多くの場合、月額制の料金プランが採用されており、継続的にランニングコストが発生します。

料金はメーカーによって異なりますが、 基本料金に加え、アカウント数に応じたライセンス料金が発生 し、相場は3,000〜6,000円程度です。

特に、オプションなどをつけて長期間運用すると、予想以上にトータルコストがかさむ可能性があります。

​​​​​​​導入前に、自社の通話量や必要な機能を精査し、コストとメリットのバランスを考えた上で選択しましょう。

​​​​​​​インターネット環境によっては通話品質が落ちる

クラウドPBXの 通話品質は、インターネット回線の状態に大きく左右されます 。

​​​​​​​例えば、混雑時のカフェのWi-Fiのように、不安定な通信環境では音声が途切れたり、遅延が生じたりする可能性があります。

​​​​​​​最新の技術では、通信品質の変動を最小限に抑える工夫がなされていますが、導入前に通信速度やパケットロスなどを確認しておきましょう。

セキュリティに対する不安

クラウドPBXは、 セキュリティリスクがゼロではありません 。

​​​​​​​とはいえ、高度な暗号化技術や多要素認証により、データの安全性が確保されている他、定期的なアップデートで常に最新の脅威にも対応しています。

​​​​​​​利用者側でも適切なパスワード管理など、基本的なセキュリティ対策を怠らないことが大切です。

回線やカスタマイズに制限がある

クラウドPBXは、利用できる回線がサービスごとに異なり、 「IP回線」や「光回線」に対応が分かれるため、希望の回線が使えない場合があります 。

​​​​​​​また、機能やオプションも提供範囲内でしか利用できず、自社で自由にカスタマイズすることはできません。

​​​​​​​各メーカーがさまざまなプランを用意していますが、すべての要件を満たすサービスを見つけるのは難しいため、導入前に慎重な比較が必要です。

​​​​​​​従来の電話番号が使えなくなることがある

クラウドPBXのサービスによっては、現在の固定電話番号を引き継げない場合があります。

​​​​​​​​​​​​​​会社の電話番号は取引先や顧客との信頼関係に関わる重要な要素で、変更となると周知や名刺・ホームページの修正に手間がかかります。

​​​​​​​​​​​​​​導入時には、 番号ポータビリティ対応のサービスを選ぶ か、 早めに新番号の告知を行う など、影響を最小限に抑える対策が必要です。

電話回線とのFAX連携が難しい

クラウドPBXはインターネット回線を活用したいサービスなので、 移行に伴って従来のFAX機が使えなくなるケースがあります 。

​​​​​​​​​​​​​​クラウドPBX導入後も引き続きFAXを利用したい場合、専用アダプターの使用や、FAX用に電話回線を残す、インターネットFAXを活用するといった方法で対応可能です。

​​​​​​​​​​​​​​また、インターネットFAXサービスも選択肢の一つです。事前に自社のFAX利用状況を確認し、適した対策を講じることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

​​​​​​​緊急電話など、一部かけられないダイヤルがある

クラウドPBXは、110番や119番といった特殊番号に発信できない場合があります。

​​​​​​​これは、 クラウドPBXが仮想的な電話システムであるため、物理的な位置情報と紐づいていないことが原因 です。

​​​​​​​固定電話や携帯電話との併用、または緊急通報対応機能を持つクラウドPBXの選択を検討しましょう。

すでに設置しているPBXやビジネスフォンを利用する場合コストがかかる

すでに設置しているPBXやビジネスフォンがあす場合、 期間満了前に解約すると違約金が発生する ことがあります。

​​​​​​​​​​​​​​また、設置型のPBXを買い取りで使用している場合、クラウドPBXに移行すると減価償却期間中に投資費用が回収できない可能性もあります。

​​​​​​​二重コストを防ぐため、クラウドPBX導入前に現在利用中のPBXやビジネスフォンの契約内容を確認し、違約金や残りの契約期間を把握しておくことが重要です。

​​​​​​​また、設置型PBXの設備投資を回収するために、クラウドPBXへの移行を段階的に進めるのもポイントです。

クラウドPBXの導入に必要なもの

クラウドPBXを導入する際、最低限必要なものは、 インターネット環境、専用アプリ、そして電話機として使用するスマートフォンやパソコン です。

従来のビジネスフォンのように、複雑な配線工事は不要なので、契約後すぐに利用を開始できます。

ただし、導入するサービスによっては、光回線やVoIPゲートウェイなどの追加機器が必要になる場合があります。

また、どのサービスを利用するかによって必要なものが異なるため、導入前に必ず提供元のメーカーに確認するようにしましょう。

必ず必要なもの

• インターネット環境: 光回線など
• 電話機: スマートフォン、パソコンなど
• 専用アプリ: スマートフォンやパソコンにインストール

サービスによって必要な場合があるもの

• VoIPゲートウェイ
• 光回線（ひかり電話）

​​​​​​​ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える時にやるべきこと

既存PBXと併用したい場合

クラウドPBXを既存PBXと併用したい場合は、 VoIPゲートウェイを導入することで、固定電話設備を残したままクラウドPBXへ移行できます 。

​​​​​​​これにより、従来のビジネスフォンをそのままIP電話として使用でき、距離に関係なく通話料が一定となるため、コスト削減にもつながります。

​​​​​​​VoIPゲートウェイは比較的低コストで購入でき、レンタルを利用すればさらに手軽に導入可能です。

​​​​​​​クラウドPBXに完全に乗り換える場合

クラウドPBXに完全に乗り換える場合、 従来のビジネスフォンやPBXは不要になります 。

​​​​​​​購入した機器は自社で処分し、リース品はリース会社に返却しましょう。比較的新しい機器であれば、下取りに出して資金化するのも一つの手です。

​​​​​​​また、移行後にクラウドPBXの不具合が発生する可能性もあるため、一定期間はビジネスフォンを残し、問題なく運用できることを確認してから廃棄するのが無難です。

クラウドPBXを導入する流れ・手順

クラウドPBXの導入にかかる費用

クラウドPBXの料金は主に、初期費用、月額基本料、通話料、本体費用、オプション料金の5つで構成されています。​​​​​​​

初期費用

クラウドPBXの初期費用は、 サーバー構築やインターネット回線など、導入時にかかる費用 です。

一般的に1万円～5万円程度と、従来のPBXに比べて安価に導入できます。

月額基本料(ランニングコスト)

クラウドPBXの月額基本料(ランニングコスト)は、 内線数やユーザーライセンス数に応じて変動する、毎月固定で発生する費用 です。

1回線あたり1,500円～2,500円程度が相場です。

通話料

通話料は、 クラウドPBXを経由して通話する際に発生する費用 です。

固定電話、フリーダイヤル、携帯電話など、相手先によって料金が異なります。

一般的に、固定電話が3分8円前後、携帯電話が1分15円前後が相場です。

​​​​​​​本体費用

​​​​​​​本体費用は、 クラウドPBXに接続する電話機の購入費用 です。

1台あたり3万円～5万円程度が一般的ですが、既存の電話機を流用したり、スマートフォンを併用することでコストを抑えられます。

オプション料金​​​​​​

クラウドPBXのオプション料金​​​​​​は、 自動録音、IVR(自動音声応答)、電話会議など、付加機能を利用する際に発生する費用 です。

機能によって料金は異なりますが、一般的に月額2,000円～3,000円程度が相場です。

クラウドPBXの費用相場​​​​​​​

新しく電話システムを構築するケース

新しく電話システムを構築するケースとして 「​​​​​​​少人数規模の店舗・オフィスの場合」 と 「​​​​​​​20～30名規模の中小企業の場合」 を紹介していきます。

​​​​​​​初期費用には新設工事費が含まれ、月額費用にはユーザーID利用料や電話機レンタル費用などが含まれます。

​​​​​​​既存のビジネスフォン・PBXと併用するケース

既存のビジネスフォン・PBXと併用する場合、 初期費用は約5万円 、 月額費用は2～3万円程度 が一般的です。

​​​​​​​初期費用には新設工事費や、場合によってはゲートウェイ設置費用が含まれます。月額費用にはユーザーID利用料や電話機レンタル費用が含まれます。

クラウドPBXに価格差が出る理由​​​​​​​

クラウドPBXの価格は、 内線数 や ユーザーライセンス数 、 回線事業者の提携プラン によって異なります。

​​​​​​​また、 初期費用が高いプラン や、 初期費用を抑え月額費用が高いプラン を提供する企業もあり、これらが価格差を生む要因です。

​​​​​​​導入前に複数社から見積もりを取得して比較するのがおすすめです。

クラウドPBXで使える便利機能

クラウドPBXの選定ポイント

初期費用・ランニングコスト

クラウドPBXの導入コストは、メーカーや利用状況によって大きく変動します。

初期費用だけでなく、 月額料金やオプション料金なども考慮し、トータルコストを比較検討することが重要 です。

一見安価なプランでも、必要な機能を追加すると高額になる場合があるため、自社の利用状況を顧みて選びましょう。

通話品質と安定性

クラウドPBXの通話品質や安定性は、インターネット回線の速度以外はサービス提供側に依存します。

​​​​​​​そのため、 高品質で安定した通信を提供するサービスを選ぶことが重要 です。

​​​​​​​通話品質を確認するためには、無料体験や短期間のトライアルを活用して実際に使ってみるのがおすすめです。

​​​​​​​利用できるアカウント数

クラウドPBXを選ぶ際には、利用できるアカウント数が十分かどうかを確認することが重要です。

​​​​​​​大企業の場合、多くの端末を登録する必要があるため、 メーカーが提供するアカウント数の上限を事前にチェック しましょう。

​​​​​​​メーカーによってサービス内容が異なるため、導入後に必要な端末数や社内のニーズを把握し、自社に合ったキャパシティを持つサービスを選ぶことが大切です。

​​​​​​​現在の電話番号の引き継ぎ可否

クラウドPBX導入時に、現在の電話番号を引き継げるか確認することが重要です。

市外局番、050番号、フリーダイヤルといった 一般的な番号は利用できますが、サービスによっては引き継ぎができない 場合があります。

特に「完全クラウド型PBX」では制限があるケースが多いので、利用したい電話番号がそのまま使えるか、必ずメーカーに確認しましょう。

クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法

クラウドPBXで電話番号を引き継ぐ方法は、利用中の電話番号の種類や、選択するクラウドPBXサービスによって異なります。

それぞれのケースに合わせた適切な方法を選び、スムーズな移行を進めましょう。

​​​​​​​機能面の充実度

クラウドPBXを選ぶ際には、提供される機能の充実度を重視しましょう。

​​​​​​​クラウドPBXはサービスが提供する機能に依存するため、 より多くの機能を備えたものが便利 です。

​​​​​​​サービスによって得意とする機能が異なるため、内線通話を主に使用するのか、営業やコールセンターでの利用を重視するのか、目的に合った機能を提供するサービスを選ぶことが大切です。

​​​​​​​外部サービスとの連携機能

クラウドPBXを選ぶ際には、CRMやSFAなど外部サービスとの連携機能に対応しているか確認することが重要です。

​​​​​​​連携機能がない、または自社で使用しているサービスとの連携に対応していないものを選ぶと、業務効率が落ちてしまいます。

​​​​​​​外部サービスとの連携を重視するため、 まず自社で利用しているサービスとの連携に対応したクラウドPBXを候補に挙げ、選定を進めることがポイント です。

​​​​​​​セキュリティとプライバシー

クラウドPBXを選ぶ際には、セキュリティとプライバシー対策をしっかり確認しましょう。

​​​​​​​自社でインターネット管理をしていても、サービス側のセキュリティが不十分だと情報漏洩のリスクがあります。

データの保管方法や定期的なアップデート、災害時の対応策など、 サービスごとのセキュリティ対策を事前に確認し、安全性を確保しましょう 。

​​​​​​​サポート体制

企業内に専門の人材がいない場合、メーカーのサポート体制が万全かどうかで、導入の成否が大きく左右されます。

導入前の説明はもちろん、 導入後の操作方法やトラブル対応まで、丁寧なサポートを提供してくれるメーカーを選びましょう 。

具体的には、料金体系の説明がわかりやすい、導入後のサポートが充実している、といった点をチェックすることがおすすめです。

【比較一覧】クラウドPBXサービスのおすすめを紹介

CLOUD PHONE(クラウドフォン)｜中小企業の導入実績豊富！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)は、  低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBX です。

従来のPBXと異なり、設備導入費用やメンテナンス費用が不要で、月額料金のみで利用できます。

導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも最適です。

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トビラフォンCloud｜リモートワークに対応！

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXを迅速に導入したい場合におすすめです。
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機器が届いたらコールセンターに電話するだけで、すぐに利用できるのも魅力です。
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クラウドPBXの導入事例

IT・人材企業の導入事例

 導入企業  株式会社ジェイアイエヌ2

導入前の課題

• 従業員数が少なく、全員が外出することが多かった。
• 事務所に誰もいない時間が多く、電話対応が困難だった。
• 電話対応のためアルバイトを雇うことを検討したが、人件費が負担であった。

導入効果

• アルバイトを雇う必要がなくなったため、人件費を削減できた。
• 会社代表番号で発信できるようになったため、顧客からの信頼感が向上した。
• 営業担当者が直接電話に対応できるようになったため、営業チャンスを逃すことがなくなった。

参考：株式会社ジェイアイエヌ27｜MOT/PBX

官公庁の導入事例

 導入企業  大阪市 財政局税務部管理課管理グループ

導入前の課題

• 感染症拡大など、緊急事態発生時の業務継続に不安があった。
• FAX機器の保守費用、用紙・トナーなどの消耗品費がかさんでいた。
• FAXは固定電話機に紐付けられており、テレワーク環境での利用が困難だった。

導入効果

• 従来のFAX業務を効率化し、業務生産性の向上に貢献。
• 機器や消耗品のコストを削減し、大幅なコストカットを実現。
• 定額制のオプションを利用することで、通信コストを予測しやすくなった。
• インターネット環境があればどこからでもFAX送受信が可能になり、テレワーク環境を整備できた。

参考：大阪市 財政局税務部管理課管理グループ｜03plus

Webマーケティング企業の導入事例

 導入企業  有限会社ヒキダス

導入の背景

事務所移転に伴い、電話番号を変更せずに従来の電話番号を引き継ぎ、リモートワーク環境下でもスムーズな電話対応を実現したいというニーズがありました。

導入前の課題

• リモートワーク環境下での電話対応の難しさ
• 小規模企業ならではの電話対応に関する課題
• 事務所移転に伴う電話番号変更の手続きの煩雑さ

導入効果

• 音質や安定性も良好で、ストレスなく利用できている。
• 顧客への安心感につながり、企業イメージの向上に貢献している。
• 従来の電話番号を継続利用可能になり、お客様への周知の手間が省けた。
• リモートワーク環境下でも、どこからでも会社の電話番号で電話対応が可能になり、業務効率が向上した。

担当者の声​​​​

参考：有限会社ヒキダス｜TramOneCloud

食品卸売企業の導入事例

 導入企業  株式会社イノセンス

導入の背景

イノセンス社は、事業拡大に伴い、 従来の家庭用電話機と転送電話による電話対応に限界を感じ ていました。

特に、転送電話の「ププッ」という通知音や、時間外の電話対応の難しさ、そして顧客からの印象を考慮し、より効率的で柔軟な電話システムを求めていました。

導入前の課題

• 時間外の電話対応が困難
• 家庭用電話機と転送電話による電話対応
• 電話の取り次ぎが煩雑で、業務効率が低下
• 転送電話の通知音が煩わしく、顧客への印象が悪くなる

導入効果

• 同時に複数の電話に対応でき、電話の取り次ぎがスムーズになった。
• オフィスにいなくても、スマートフォンで会社番号の電話を受けることができる。
• 「ププッ」という通知音がなくなり、どこからでも会社番号で通話できるようになった。

担当者の声​​​​

参考：株式会社イノセンス｜OFFICE110

小売企業の導入事例

 導入企業  株式会社ウェルパーク

導入の背景

ウェルパークは、141店舗のドラッグストアを運営しており、各店舗に固定電話を設置していました。

しかし、スタッフの不在時などに電話に対応できず、顧客満足度や業務効率が低下。

また、 複数の電話サービス契約により、管理が煩雑でコストも高額 という課題を抱えていました。

導入前の課題

• 高額な電話料金
• 顧客満足度の低下
• 多様な電話サービス契約による管理の煩雑さ
• 店舗スタッフの不在による電話対応の遅延や取りこぼし

導入効果

• かけ放題オプションの活用により、電話料金を従来の1/3に削減。
• ウェブ管理画面からオプション設定が簡単に行え、管理業務の効率化を実現。
• 必要に応じてインターネットFAX機能を追加でき、新店オープン時の対応もスムーズ。
• どこでも電話に対応できるようになり、電話対応の遅延や取りこぼしが減少。顧客満足度向上につながった。

担当者の声​​​​

参考：株式会社ウェルパーク｜03Plus

クラウドPBXの導入を成功させるポイント

要件定義を明確にする

クラウドPBXの導入を成功させるためには、 自社がクラウドPBXに求める機能や条件を具体的に整理し、事前に要件定義を明確にすることが重要です。

​​​​​​​メーカーがヒアリングを行うケースもありますが、事前に整理しておけばスムーズに要望を伝えられ、サービス選定を行う評価基準としても役立ちます。

これにより、最適なサービスを短期間で選定でき、導入の失敗リスクを抑えられます。

​​​​​​​複数のサービスを比較検討する

複数のサービスを比較することで、自社の要件を満たすだけでなく、 コストやセキュリティ対策、サポート体制などの面で最適なサービスを選ぶことができます 。

​​​​​​​例えば、同じ機能を持つサービスでも、より低コストなものを選べば経費削減につながります。長期的に使うものだからこそ、慎重に比較しましょう。

​​​​​​​導入の前に試用期間を設ける

クラウドPBXの導入を成功させるためには、事前に試用期間を設けることが重要です。 通話品質や操作性は、実際に使用してみなければ判断が難しい ためです。

​​​​​​​例えば、高品質を謳うサービスでも、特定の時間帯や同時通話時に音声が劣化する可能性があります。

​​​​​​​試用期間を活用すれば、上記のような課題を事前に確認し、導入後のトラブルを防ぐことができます。

​​​​​​​電話環境を一元化させる

クラウドPBXの導入を成功させるためには、インターネット回線やIP電話などの電話環境を一元化することが有効です。

​​​​​​​ サービス間の互換性が確保され、安定した運用がしやすくなるため です。また、トラブル時も窓口が一本化され、迅速な対応が可能になります。

​​​​​​​ただし、特定のメーカーに依存するリスクもあるため、実績やサポート体制を十分に確認した上で選定することが重要です。

クラウドPBXの導入に向いている企業

拠点が多い・敷地が広大な企業

クラウドPBXは、拠点が複数ある企業や広大な敷地を持つ施設に最適です。

例えば、​​​​​​​​​​​​​​病院、学校、工場、ホテルなどでは、地理的な制約を受けずに拠点間を内線でつなげられます。

​​​​​​​​​​​​​​また、 工場の作業員や病院スタッフが自身のスマホやタブレットで内線通話を利用することも可能 なため、業務の効率化につながります。

​​​​​​​​​​​​​​離れた拠点同士でもスムーズな連携が可能になり、円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

​​​​​​​テレワークや外出の比率が高い企業

クラウドPBXは、テレワークや外出が多い企業に適しています。パソコンやスマホを使って 会社の代表番号で発着信できるため、場所を問わずスムーズに業務を進められます 。

​​​​​​​また、​​​​​​​自動転送機能を活用すれば、電話対応の負担を軽減でき、時間を有効活用しやすくなるでしょう。

​​​​​​​​​​​​​​さらに、社員間の通話は内線扱いとなるため、遠隔地の拠点やテレワーク中の社員とも通話料を抑えて連絡を取ることができ、コスト削減にもつながります。

​​​​​​​オペレーター業務が多い企業

コールセンターやカスタマーサポートなど、電話対応が中心の業務において、クラウドPBXは高い効果を発揮します。

​​​​​​​​​​​​​​人員の増減や呼量の変化に柔軟に対応できるため、回線数が不足して顧客を待たせるといった事態を回避し、常に安定したサービスを提供できます。

​​​​​​​​​​​​​​ 高度なセキュリティ対策が施されたサービス​​​​​​​であれば、在宅勤務のオペレーターにも安全な環境を提供 し、業務効率化を図ることも可能です。

​​​​​​​作業拠点の移動が多い企業

クラウドPBXは、作業拠点が頻繁に変わる企業にも最適です。

​​​​​​​​​​​​​​イベント会場の設営など、 移動が多い業務でも、配線や機器の設置が不要なため、すぐに通信環境を整えられます 。

​​​​​​​​​​​​​​現場内での内線通話もスムーズに行え、広範囲の作業エリアでも問題なく活用可能です。​​​​​​​

クラウドPBXで利用できる「市外局番」「050」「フリーダイヤル」の違い

市外局番

市外局番とは、例えば 東京の「03」や大阪の「06」など、地域を識別するための番号 です。

​​​​​​​クラウドPBXでは、従来固定電話のみで使用されていた市外局番を、スマホやパソコンからも利用できるようになります。

​​​​​​​そのため、番号の信頼性を残しつつ、加入権を購入せずに市外局番を使えるという、従来の固定電話にはない利便性が得られます。

​​​​​​​IP電話・050電話

IP電話とは、 インターネットを利用して通話する電話サービスの総称 です。多くのIP電話では、「050」から始まる11桁の番号が利用できます。

​​​​​​​固定電話に比べて品質基準は低いため、通話品質が若干低下することもありますが、通話料金が安くなる点が大きなメリットです。

​​​​​​​さらに、番号取得までの時間が短く、引っ越しや移転時にも番号を継続して使用できます。ただし、メーカーを変更した場合は番号が変わるため、注意が必要です。

​​​​​​​フリーダイヤル

フリーダイヤルとは、 発信者が通話料金を負担することなく、受信者側が料金を負担する電話番号 のことです。

​​​​​​​一般的に「0120」や「0800」などで始まる番号が用いられ、顧客からの問い合わせを無料で受け付けるサービスとして利用されます。

​​​​​​​クラウドPBXでは、フリーダイヤルの発着信ができるサービスとできないサービスがあるため、確認が必要です。

クラウドPBXに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXは、コスト削減や柔軟な運用を実現する革新的な電話システムです。

導入にはメリットとデメリットがありますが、適切な準備と選定をすれば多くの企業に有益なツールとなります。

通信環境や番号の引き継ぎには注意が必要なものの、スケーラビリティや高度な機能は業務効率を大きく向上させるでしょう。

自社の業務に最適なシステムを選ぶには？スムーズに移行するには？など、詳細を知りたい場合は、お気軽にお問い合わせください。