クラウドPBXの仕組みを構成図付きで解説！IP電話との違いやおすすめサービスの料金を比較【2023年12月最新】

クラウドの仕組みをかりやすく解説！

クラウドPBXとはどんな仕組みの電話システム？

クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置しているPBX(電話交換機)をクラウド上に設置し、インターネット上で利用できるサービスです。

インターネットがつながる環境さえあれば、内線や外線、電話転送を利用でき、ビジネスフォンと比較して通話料金が安い点が魅力です。

さらに、 ビジネスで信頼性の高い、市外局番を取得できるサービスもあるため、オフィスで使用する電話機として非常におすすめです。

そもそも「PBX(電話交換機)」って何？ 

PBXとは、電話交換機を意味する「Private Branch Exchange」の略称です。

PBXを設置することで複数の電話回線を集約できるので、「外線と内線との接続」や「内線同士の通話をコントロール」することが可能になります。

クラウドPBXの構成図

クラウドPBXとIP-PBX、ビジネスフォンの違いを比較

クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの違い

従来のビジネスフォンは、PBX(電話交換機)の主装置を社内に設置し、各電話機と接続します。

一方でクラウドPBXは、PBX(電話交換機)をクラウド上に設置し、インターネットに接続してビジネスフォンの機能を利用します。

そのため、 従来のビジネスフォンは社内でしか会社番号を利用できませんが、クラウドPBXは外出先でも会社番号を利用できる上に、社員のスマホも内線化可能です。

クラウドPBXとIP-PBX（IP電話）との違い

IP-PBXは、 インターネット回線を利用したIP電話交換機を社内に設置します。

つまりクラウドPBXとIP-PBXは、どちらもインターネット回線を利用しますが、 「物理的な主装置が必要かどうか」において異なります。

クラウドPBXは、仮想の主装置をクラウド上に設置する一方、IP-PBXは社内に物理的な主装置を設置する必要があるため、交換機の取付工事が発生します。

クラウドPBXの種類

機器設置型

クラウドPBXは、大きく2種類に分けられており、その一つが「機器設置型」です。

機器設置型とは、 オフィス内に「専用アダプター(VoIPゲートウェイ)」や「IP-PBX」を設置するタイプのクラウドPBXです。

VoIPゲートウェイとは、電話回線とインターネット回線を中継する役割を持つ機器で、IP-PBXとは、インターネット接続ができるPBX(主装置)のことを指します。

完全クラウド型

完全クラウド型とは、 機器設置は完全不要の、PBX(主装置)がクラウド上で完結するクラウドPBXです。

インターネットがつながる環境さえあれば、すぐに利用できるメリットがあります。

その点、電話番号が引き継ぎできるサービスが少なかったり、通話品質が良くなかったりするデメリットもあります。

クラウドPBX構築・利用に必要なもの

クラウドPBXの利用には、 光回線やWi-Fi、携帯通信などのインターネット環境が必須です。

つまり現在、インターネット環境が整っていれば、すぐにクラウドPBXを導入できます。

インターネット回線にも様々な種類がありますが、回線速度や通信の安定性を考慮すると光回線がおすすめです。

クラウドPBXを利用できる端末

スマホやパソコン、タブレットは、専用のアプリをダウンロードすることでクラウドPBXを利用できます。

IP電話機(SIP端末)の場合は、LANケーブルを接続することで利用できます。

特に、スマホやパソコン、タブレットはより手軽にクラウドPBXを利用でき、外回り営業やテレワークに最適です。

▶関連記事：クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを構成図付きでわかりやすく解説！

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クラウドPBXの機能

基本機能

クラウドPBXには、 転送機能や 留守電機能など、従来のビジネスフォンで利用できる機能が備わっています。

転送機能は、お客様の要件に応じて、自動で振り分けることができ、人件費の削減や業務の効率化が図れます。

留守電機能は、電話をかけてきたお客様の伝言メッセージを預かる機能です。移動時間や会議などで電話に出られない場合に活用できます。

簡単・スムーズな設定変更

クラウドPBXでは、 内線番号の追加や削除、変更といった設定をブラウザから簡単に行えます。

オフィスの移転や部署のレイアウト変更の際にも、サービス提供会社に連絡する必要なく、自分たちで電話環境の設定変更が可能です。

顧客応対が効率化する便利機能

IVR機能

IVR機能とは、 お客様の用件を担当者の代わりに確認する機能です。

「購入に関する問合せは1番、製品の使い方の問合せは2番……」というようにガイダンスを流して、お客様の用件を確認します。

ACD機能

ACD機能とは、 着信を自動的に振り分ける機能のことです。

用件に合わせて該当部署に振り分けたり、オペレーターのスキルに合わせて振り分けたりできます。

通話録音機能

通話録音機能は、 自動で録音できる機能です。

オペレーターへの着信の順番を決めたり、一定時間が経過しても応答がない場合に別のオペレーターに振り分けたりできます。

CRM連携

CRM連携とは、 着信番号からデータを参照し、名前や住所、企業名といったお客様情報を表示できる機能です。

過去に他のオペレーターが電話を受けた場合は、通話メモも確認できるので、お客様一人ひとりに合わせた応対が可能になります。

CTI機能

CTI機能とは、 コンピューターと電話が連携して、電話の応対業務を効率化する機能です。

トークスクリプトを共有できたり、架電件数・応答率をレポートにまとめてくれたりするので、電話業務全般を効率化できます。

クラウドPBXを導入するメリット

オフィスの外でも会社の番号で発着信できる

クラウドPBXは、インターネットにさえ接続できれば、私用スマホでも会社にかかってきた電話に対応できます。

外出先でも電話対応ができるため、顧客の機会損失を減らし、電話取次業務の効率化も期待できます。

また、私用スマホから会社の番号で発信もできるため、 テレワーク時に電話対応するためだけに出社する必要がなくなります。

場所を問わず内線通話可能で通話料を削減できる

クラウドPBXは、 インターネット回線を利用して使うため、場所を問わずどこででも内線通話が可能です。

そのため、外出する社員が多い会社や、拠点が複数ある企業でも 内線電話にかかる通話料を大幅に抑えられます。

また転送電話も無料で利用できる点においても、通信費の削減につながるでしょう。

電話機や配線工事が不要で導入コストを抑えられる

クラウドPBXを導入することで、従来のPBXよりも導入費を抑えることができます。

社内に交換機の設置が必要ないため、 設置工事や配線工事にかかる導入費を大きく抑えられます。

増設・移設・オフィスのレイアウト変更を柔軟にできる

クラウドPBXは、 設定変更をWebブラウザやアプリ上で簡単に行えるので、オフィスの増設、移設、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。

例えば、電話番号や回線数の設定、時間ごとの受信先変更などが可能です。​​​​

また、必要な機能だけを選べるのも特徴の一つで、 機能の削除や追加も業者に依頼する必要がありません。

多機能で業務効率化につながる

クラウドPBXは、 ビジネスフォンの基本機能に加えて、クラウドサービスならではの便利な機能も備えています。

便利な機能の具体例には、通話録音機能やCTI機能、IVR機能などが挙げられます。

お客様情報をスムーズに確認できたり、お客様の待機時間を短縮できたりするので、業務効率化と顧客満足度の向上を期待できます。

電話の取次の負担を削減できる

クラウドPBXは、電話の取次ぎ作業の負担を削減できます。

例えば、外回り営業中の社員宛て着信をオフィスで受けた場合も、 電話を保留にして、担当社員へ取り次いだり転送したりできます。

また、テレワーク中の社員と外回り営業中の社員とでオフィスが無人の場合でも、オフィスの電話機とスマホに着信が来るので、電話の取りこぼしを防げます。

拡張性に優れている

クラウドPBXは、テレワークやコールセンターをお得に構築できるので、企業の成長に期待できます。

また、必要に応じてIVRやCRMといった追加機能も自由に組み合わせることが可能です。

クラウドPBXは価格が安いだけではなく、ビジネスフォンよりも便利な機能が揃っているので、 事業規模の拡大を図っているスタートアップ企業にもおすすめです。

BCP対策になる

クラウドPBXは、自然災害や感染症などにより出社が制限されたときにも、電話環境を存続できるので、リスク管理としても効果的です。

またクラウドPBXの中には、通話ログの保管にも対応しているメーカーもあるので、 顧客情報のバックアップにも優秀でしょう。

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クラウドPBXを導入するデメリット・注意点

電話番号を引き継げない可能性がある

現在利用中の電話番号をそのまま継続して利用したい場合、サービスによっては番号を引き継げないこともあります。

電話番号を変更すると、取引先への連絡や、名刺とHPの更新など対応が大変になるため、 電話番号を引き継げるか事前に確認しましょう。

緊急電話が使えない

クラウドPBXは、 110番や119番といった特殊番号に電話をかけることができません。

緊急時にクラウドPBXを使う場合は、地域の交番や警察署に直接電話をかけることになるので、あらかじめ電話番号を控えておきましょう。

特殊電話番号をを利用できない場合がある

電話番号には「03(東京)」「06(大阪)」「080」「0120」などさまざまな種類が存在しますが、クラウドPBXによって利用できる電話番号は異なります。

そのため、オフィス移転の際に番号の変更ができない可能性があります。​ 事前に電話番号の取り扱い種類を見て、選ぶようにしましょう。

通信環境によっては通話品質が低下する

クラウドPBXは、インターネット回線を用いるので、ネット環境によって音質が不安定になりやすいです。

例えば、 地下や高所などの電波が届きにくい環境や、 駅などの人が集中する空間では、音質の乱れが現れる可能性があります。

使い方によってはランニングコストが高額になる

クラウドPBXは、主装置の設置や配線工事が不要なので初期費用がほとんどかかりませんが、月額料金は発生します。

人数や利用端末台数が適切でないプランや、使わない機能付きのプランを選ぶと、思っていたよりも割高になることがあります。

​​​ ​​​​自社の規模に最適なプランを選び、ライセンス料も含めて、トータルで計算しましょう。

FAXが使えない場合がある

クラウドPBXを導入すると、 今までのFAX機が使えなくなってしまう場合があります。

FAX通信はアナログ回線を利用していることがほとんどのためです。

業務の関係でFAXの利用を続けたい場合は、以下の対処法を試してみてください。

▶関連記事：インターネットFAX16選を徹底比較！おすすめや選び方を解説！

▶関連記事：インターネットFAXのおすすめ比較10選！無料サービスや機能、料金について徹底解説

サービスによってはセキュリティに不安がある

クラウドPBXのサービス提供会社によって、セキュリティの高さが違うという点に注意する必要があります。

セキュリティ対策が不十分の場合、 クラウドPBXが乗っ取られてしまい、個人情報が流出するといったトラブルが想定されます。

このようなリスクを避けるために、 セキュリティ対策をしっかり行っているサービスを選びましょう 。

クラウドPBXの料金相場

クラウドPBXの初期費用(導入コスト)

クラウドPBXの初期費用(導入コスト)は、 1万円～5万円が相場です。

具体的には、サーバーの登録、ネット回線の取得、電話機同士を接続するためのシステム設定などで、初期費用が必要になります。

なお、内線数を増やしたり、スマホとセットで申し込んだりすると、やや高額になるケースが多いです。

クラウドPBXの月額費用(ランニングコスト)

クラウドPBXの月額費用(ランニングコスト)は、「月額利用料金」「オプション費用」「通話料金」が含まれます。

規模や料金プランにもよりますが、トータルで 1,500円～数万円くらいが相場です。

また通話録音やIVR機能、CRM機能などのオプションをいくつ追加するかでランニングコストが変わるので、必要な機能だけを追加しましょう。

▶関連記事：クラウドPBXおすすめ20選を比較！機能や失敗しない選び方も解説

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クラウドPBXを導入したいケース・実現できること

設定変更や回線追加などの頻度が多い

クラウドPBXの導入は、設定変更や回線追加などの頻度が多い場合に最適です。

クラウドPBXは、上記のような対応を自社で簡単に行えるので、 対応のたびにメーカーに依頼する必要がなくなります。

そのため、事業の関係で部署移動が多い企業や、今後従業員の増員が見込まれるスタートアップ企業にもおすすめです。

繁忙期・閑散期に応じてオペレーターのシフトを調整している

月ごとに座席数や回線数を変更できるクラウドPBXサービスもあるので、繁忙期・閑散期に応じてオペレーターのシフトを調整している場合におすすめです。

オペレーターを増員する繫忙期に座席数・回線数を増やし、シフトを抑える閑散期に座席数・回線数を減らせるので、運用コスト抑えることができます。

テレワークや海外拠点など、複数拠点での運用を検討している

クラウドPBXの導入は、テレワークや地方拠点、海外拠点などの、複数の拠点を内線で繋ぎたい場合にも最適です。

複数の電話回線を集約できるPBXがクラウド上に設置されているので、 拠点の分散によって社員間に物理的距離が生じても内線通話が可能で、通話料を削減できます。

短期的にコールセンターを立ち上げたい

クラウドPBXは、短期的なコールセンターの立ち上げにも有効です。

電話交換機を購入する必要がないため 初期費用を抑えられ、工事も不要なので スピーディーに電話環境の構築が可能です。

スモールスタートで電話環境を構築したい

クラウドPBXは、低コストで電話転送が可能なので、 事務所の人が不在になりがちな小規模オフィスや個人事業主にも最適です。

外出先でもスマートフォンを使って会社の電話番号での受発信ができるため、電話の取り逃がしによる機会損失を防止できます。

クラウドPBXの導入で失敗しないための選び方

サービスや機能が希望に沿っているか

クラウドPBXは基本機能として、 内線や外線、転送が使えます。

サービスによっては、IVRやCTIなど、自社の電話環境をより効率化させるツールを備えている場合もあります。

またクラウドPBXは、数十名〜数百名の導入を想定したプランを設けているサービスがほとんどなので、自社の規模に対して、コストパフォーマンスが高いサービスを選ぶことが重要です。

トータルコストが予算内か

クラウドPBXは、初期費用に加えて、月額もしくは年額でのランニングコストが発生します。

そのため、 オプション費用や通話料なども加味し、トータルコストが予算内か想定してサービスを選びましょう。

なお、使う人数が増えれば増えるほどコストがかさむので、規模の大きい企業であれば、オンプレミス型のほうが運用コストを下げられる可能性もあるでしょう。

通話品質(音質)が高いか

通話の品質や音質は、時にお客様とのトラブルを招く可能性もあるので、 事前に口コミなどを確認して参考にするのがおすすめです。

特に、品質や音質はサービスによって偏りがあるため、あえて事前に試してもらえるようにと、無料トライアル期間を設けている場合もあります。

無料のトライアルは、1度に複数のサービスを試すこともできるので、同時に比較して検討するのもよいでしょう。

電話番号はそのまま使えるか

電話番号が変更になると、取引先への共有や名刺の記載変更など、対応にかなりの負担がかかります。

そのため、 現在の電話番号がそのまま使えるかという点も重要なポイントです。

また新しく発番する際は、03(東京)や06(大阪)など、 自社で使いたい番号を発番できるかという観点で比較しましょう。

既存システムと連携できるか

クラウドPBXを導入する前には、 自社で使っている外部システムに連携できるかもチェックしましょう。

CTIやCRMなどの外部システムと連携できることで、その都度連絡先を登録したり、別のリストから連絡先を探したりする必要がなくなります。

現在の利便性だけでなく、将来機能を拡張したいときもスムーズに対応できるので、汎用性の部分も検討材料になり得るでしょう。

導入実績や口コミが良いか

クラウドPBXを検討する際は、サービスの導入実績や口コミも確認しておきましょう。

「大手企業での導入実績」「導入企業数の多さ」などは、 メーカーの技術力や信頼性などを測る指標となります。

また、総務省が実施している通話品質調査結果を公表していると、通話品質における信憑性が高いでしょう。

導入・運用サポートが受けられるか

クラウドPBXを選ぶ際は、サポート体制も重視したいポイントです。

サービスによって、問い合わせ対応のみの場合もあれば、初期設定や運用サポートまで対応しているところもあります。

​​​​​​​クラウドPBXは、取引先やお客様とやり取りをする欠かせないツールなので、 不具合時にサポートを受けられるかどうか運用面にも強いサービスを選んだほうが安心です。

セキュリティが高いか

クラウドPBXは、インターネットを通じて受発信を行う仕組みのため、 ネットワーク攻撃やウイルス感染などの危険性があります。

​​​​​​​安心して電話業務を行うために、通信の暗号化やウイルスチェックなどの基本的な対策に加えて、二段階認証やVPNネットワーク構築などのより強固なセキュリティ対策があるサービスがおすすめです。

クラウドPBXの導入ステップ

▶関連記事：クラウドPBXの失敗例7選！導入成功のための事前確認ポイントを解説

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クラウドPBXのおすすめサービス10選！料金や機能を比較！

CLOUD PHONE｜中小企業の導入実績豊富！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)とは、株式会社Wizが運営している、 低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBXです。

CLOUD PHONEは、従来までのPBXサービスと違い、設備導入費や維持・メンテナンス費も不要な点が魅力です。

余計な設備がいらないうえ、導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも対応できます。

▶関連記事：CLOUD PHONE(クラウドフォン)とは？機能や料金、導入におすすめな企業を徹底解説！

クラウドPBXならCLOUD PHONE！

 

トビラフォンCloud｜個人のスマホをビジネスフォンとして活用

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXをスピード導入可能です。

モバビジ｜導入時のコスト0円！

モバビジは、 初期費用0円で業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要です。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

機器が届いたらコールセンターに電話するだけで即利用可能になります。

MOT/TEL(モッテル)｜多機能なクラウドPBX

MOT/TELは、20端末まで5,478円（税込）の定額制で利用できる、 業界最安値レベルの料金体系で人気の高いサービスです。

社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なほか、解約する際の違約金なども発生しません。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけのため、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用できます。

ひかりクラウドPBX｜安心のNTT品質！

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。導入実績は10万件を突破しているので、 安心感のある製品を探している企業におすすめです。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、段階的にクラウドPBXを導入することもできます。

ひかりクラウドPBXは、大企業向けのサービスなので、少人数で利用を考えている方には、費用が高く設定されています。

MiiTel(ミーテル)｜スタートアップから大企業までおすすめ

MiiTelは、 営業電話の可視化・効率化に特化したサービスで、売上アップ、セルフコーチング、リモートワーク対応を実現します。

通話機能に加えて、業務効率向上機能、コールセンター機能、外部連携、セキュリティなど、豊富な機能が魅力です。

オペレーターのスキルアップ支援も行っているので、電話業務の基盤を整えたい企業におすすめです。

BIZTELビジネスフォン｜ 最短5日でスピード導入可能

BIZTELビジネスフォンは、 最短5日でスピード導入できるクラウド型IPビジネスフォンサービスです。

​またBIZTELビジネスフォンは、​​​​​​小規模からスタートでき、利用人数の増減に合わせてプランの変更が可能です。

オフィスが大きくなっても使い続けられる拡張性が魅力なので、将来的に会社の規模を大きくしていきたい企業におすすめです。

ナイセンクラウド｜行政や病院などへの導入実績あり

ナイセンクラウドは、電話の03番号や0120番号はもとより、外出先・拠点・海外、どこでも発信・着信・内線化が可能なクラウド型PBXです。

上場企業から個人事業主様まで、 行政や病院などへの導入実績もあります。

電話機やパソコン、NTTドコモ、au、Softbank、Y!mobile、SIMフリーのスマホにも対応しています。

GoodLine｜低価格×高機能！

Good Lineは、ロケーションフリーの内線構築が可能な、低価格・高機能のクラウドPBXで利用する会社電話システムです。

工事不要、業者いらずで誰でも簡単に会社電話をWEBから設定変更可能になります。

わかりやすい料金プランのため、自社に合ったプランを選びやすい点がポイントです。

03plus｜発信の回数が多い場合におすすめ

03plusは、株式会社グラントンから提供されている機能が豊富なクラウドPBXです。

1IDあたり月額1,100円（税込）で10分までの通話が無料になるので、 発信の回数が多い場合におすすめです。

また、30ID以上の法人・地方自治体向けに「03plus エンタープライズ」が用意されています。

​​​​​​​▶関連記事：クラウドPBXおすすめ20選を比較！機能や失敗しない選び方も解説

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クラウドPBXに関するよくある質問

まとめ

今回は、クラウドPBXについて、仕組みやメリット・デメリット、従来型との違いを徹底解説していきました。

​​​​​​​クラウドPBXは、インターネットがつながる環境さえあれば、内線や外線、電話転送を利用でき、ビジネスフォンと比較して通話料金が安い点が魅力です。

​​​​​​​その点、通信環境によっては通話品質が低下したり、使い方によってはランニングコストが高額になったりするデメリットもあります。

​​​​​​​導入後に後悔しないためにも、トータルコストが予算内か確認し、デモや無料トライアルを利用して使い勝手を試してみることが大切です。