クラウドPBXの失敗例7選!導入成功のための事前確認ポイントを解説

業務効率化を実現することができるクラウドPBXですが、せっかく導入しても思ったような成果が出せず、失敗してしまう事例も報告されています。

特に、クラウドPBXをはじめとする新興のIoTサービスなどは、目新しい技術として導入を躊躇してしまう企業も少なくありません。

今回は、クラウドPBXにおける導入の失敗事例を中心に、具体的な対処法なども交えて、なるべくわかりやすく解説していきます。

                    

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、電話回線ではなく、インターネット回線を使用して電話機能を利用できるようにしたサービスを指すものです。

一般的なビジネスフォンは「PBX(電話交換機)」と呼ばれる機器を設置しなければならず、導入には時間とコストを費やしてしまいます。

反面、クラウドPBXであれば、物理的な機器の設置が不要になるため、導入までのコストや工数を削減することができます。

クラウドPBXの主装置は、クラウド上にあります。携帯電話をクラウドPBXに設定すれば、場所の制限を受けることなく利用できるでしょう。
 
複数拠点での回線共有、内線構築、外出している担当者のスマホに直接電話を取り次ぐことも可能になります。
 
このような特徴を持つクラウドPBXは、近年多くの企業で取り入れられています。特に以下のような企業に向いているでしょう。
 
  • コールセンター
  • 電話対応をテレワークにしたい企業
  • ビジネスフォンをクラウドに切り替えたい企業
  • 電話代にかかるコストを削減したい企業

クラウドPBXのよくある失敗例

品質の悪いメーカーと契約してしまった

最近では多くのメーカーがクラウドPBXに参入しています。しかし中には通話品質の悪いメーカーも混ざっているので注意してください。

通話の品質は、電話の向こうにいる相手と連絡を取る上で、もっとも重要なポイントです。

せっかくクラウドPBXにしても、通話中にノイズが入ったり、ラグが発生したり、聞き取れないといった問題が発生しては意味がありません。

ただしクラウドPBXはインターネット回線を利用するので、電波が悪い場所では品質が劣化する場合もあるでしょう。

契約前に評判や口コミなどをよく調べて、通話品質の悪いメーカーは選ばないように気を付けてください。

回線数を増やしたら割高になってしまった

クラウドPBXはメーカーによって料金が異なります。「1回線3端末まで」という小規模事業者向けのメーカーもあれば、「2~3回線で10端末まで」という大規模企業向けのメーカーもあります。

回線数・端末数を柔軟に決められる料金プランのメーカーもあるでしょう。小規模向けのメーカーで契約した後、端末数を増やすことにより料金が割高になるケースもあります。

将来的に回線数・端末数を増やす展望があるのなら、数種類のプランがあるメーカーを選ぶと良いでしょう。

最初から大企業向けのプランを選んでしまうと、回線数が少ない時期に損をする恐れもあるので注意してください。

メーカースタッフの知識が乏しかった

専門的な知識を持つスタッフがいないメーカーだと、企業にとって最適な利用方法・設定方法を引き出せない恐れがあります。

たとえばメーカーの中には、IT知識を持たない事務スタッフが対応に当たっているケースも見受けられます。

メーカー側のスタッフに知識が乏しいと、効率的で生産性の高いアドバイスが期待できません。スタッフの知識の乏しさは、サポート対応の遅さ、質の悪さにも関わってくるでしょう。

クラウドPBXを選ぶ際には、メーカーに専門知識を持つスタッフがいるかどうかも注視してください。見極めるコツは、IT専門スタッフが在籍しているかが目安となります。

導入するタイミングを誤ってしまった

たとえばビジネスフォンをリース契約している場合、契約満了までに期間が残っている際には注意しなければなりません。

解約の際に違約金が発生するケースや、残債分の料金を一括返済で求められるケースも報告されています。大きな出費となってしまうので、結果として失敗してしまうパターンです。

ビジネスフォンを契約中の企業様は、クラウドPBXを導入する前にビジネスフォンの契約期間・違約金などを確認しておきましょう。

求める機能が導入したサービスになかった

メーカーによって標準搭載されている機能も異なります。発着信・転送・履歴確認といった基本的な機能は、多くのクラウドPBXに備わっています。

しかしメーカーによっては一部の機能が備わっておらず、オプション料金が必要になることもあるでしょう。

さらに音声ガイダンス・非通知着信ブロック・フリーダイヤルの取得といった項目は、オプション機能である可能性もあります。メーカーによっては、そもそも提供していないこともあるかもしれません。

クラウドPBXを契約する前に、標準機能で欲しい機能は搭載されているかを確認するようにしましょう。

またオプションで提供されている場合には、オプション料金がどの程度かかるのか確認するのも大切です。

セキュリティのトラブルが発生してしまった

クラウドPBXは社員のスマホをビジネスフォンのように使うことができます。社用携帯にかかるコストを削減できますが、同時にセキュリティ上の脅威も高まります。

社員がプライベート時のスマホ使用でウイルス感染してしまった場合、クラウドPBXで繋がっている他の端末やコンピューターに影響が出る恐れがあります。

個人情報を盗むアプリに引っかかってしまった場合には、社内情報が外部に漏れるリスクもあるでしょう。

セキュリティトラブルを防ぐ為にも、スマホや端末にセキュリティソフトを入れるなどして対策を取らなければなりません。
                    

クラウドPBXで失敗を防ぐための対処法!

サービスの機能性を確認する

メーカーの機能性・サービスの確認はもっとも重要なポイントの一つです。機能性は以下のような事柄を具体的に注意すると良いでしょう。
 
  • 通話品質
  • オプション機能
  • 利用できる電話番号の種類 など
また、クラウドPBXを自社で開発しているかどうかも、メーカーの能力を見極めるポイントとなります。

自社で研究・開発している場合、高確率でノイズの少ないクリアな通話品質が保証されるでしょう。迅速な機能アップデートも期待できます。

サポート体制を重視する

ITに詳しくないスタッフが資料やマニュアルを参考に対応するメーカーだと、十分なサポートが期待できません。

しかしIT専門家が在籍しているメーカーなら、サポートが手厚く、顧客満足度も高い傾向にあります。

クラウドPBX以外のIT機器についてサポートしてくれるメーカーもあります。ITコンサルタントを受けられることもあるでしょう。

こうした充実のサポートを求める場合、自社開発しているメーカーが強くなります。

クラウドPBXの開発・アップデートの為に優秀なITスタッフが在籍しているので、仕組みをよく把握しているからです。

契約中のビジネスフォンを確認する

ビジネスフォンのリース契約などを行っている場合、クラウドPBXの導入前に状況を確認する必要があります。

一般的なビジネスフォンのリース契約は、通常5~7年程度です。原則として途中解約が難しく、解約する場合には違約金や残債の支払いを行わなければなりません。

クラウドPBXの導入目的の一つには、コスト削減がよく挙げられます。しかし違約金・残債の支払いが高くつき、トータルで見ると損をしてしまう事例も見受けられます。

契約が何年も残っている場合には、契約満了まで待つ方が良いケースもあるでしょう。慎重に見極めて判断してください。

事前に料金をシミュレーションしておく

多くのクラウドPBXは回線数・端末数の増減が可能です。しかしメーカーによって増減にかかるコストが変わってきます。

特に増減変更することで、以下のような費用が発生するケースもあるので、注意してください。
 
  • 変更費用
  • 増加分の運用コスト
  • プラン変更コスト など
また、初期費用こそ安いクラウドPBXですが、オプションを多くつけるとコストが膨らむこともあります。

回線増減時の料金や、オプション費用なども判断材料に入れた上で運用計画を立て、料金をシミュレーションしておきましょう。

試用キャンペーンを利用する

クラウドPBXメーカーがお試しキャンペーンや無料体験を提供している場合、失敗しない為にも利用してみるのをオススメします。

無料期間中は制限がかけられている場合もありますが、実際の使い心地を体験できるのは大きなメリットとなるでしょう。

実際に利用した上で導入を検討できるので、これまで紹介した失敗事例を見極める参考になるはずです。

音声品質、トラブル発生時の対応など、特に意識して体験することをオススメします。

クラウドPBXは「CLOUD PHONE」がおすすめ

クラウドPBXを初めて導入するような場面においては、低コスト・高機能の「CLOUD PHONE(クラウドフォン)」がおすすめです。
管理システム 5,500円/月
1アカウントにつき 550円/月
050番号1回線につき 330円/月
「CLOUD PHONE(クラウドフォン)」は、インターネット環境さえあれば、さまざまな端末で電話の受発信が可能になる電話サービスです。

スマホやタブレットなどを会社の固定電話として利用することができ、内線や外線の通話、転送などが可能になります。

一般的なビジネスフォンに発生する工事費や主装置(PBX)の設置、毎月の保守費用なども必要ないため、ローコストかつローリスクに導入することができるでしょう。

また、各種機能なども充実しており、自動的なアップデートによって常に最新のバージョンへとシステムが更新されます。

基本的なビジネスフォンの機能に加えて、以下のような便利なオプションも提供されているため、電話環境のDXには最適なサービスといえるでしょう。
 
  • ナンバーディスプレイ
  • 転送電話
  • 自動ガイダンス
  • 通話録音 など
さらに、総務省基準の通話品質調査により、固定電話と同等の安定性を保証したAクラスを獲得しています。

取得可能な電話番号は、全国14都道府県の市外局番や、050番号も自由に取得できます。申込当日に電話番号の決定ができ、最短3日での利用が可能です。

機能性やサポート体制、増減設定やコスト削減などといった、クラウドPBXで失敗しないための対処法を網羅しています。

クラウドPBXのサービス選定にお悩みの場合は、ぜひ一度、お問い合わせください。

まとめ

今回は、クラウドPBXの導入における失敗事例と失敗しないための対処法について解説していきました。

クラウドPBXの失敗の要因は、利用者がクラウドPBXのサービスやスペックを正確に把握していないところにあります。

リスクを予測して対策しておけば、大半が避けられるでしょう。準備が万全であれば、クラウドPBXの機能を最大限に活用できるようになります。

これを機会にぜひ、今回の記事を参考にしながら、クラウドPBXの導入によるコスト削減を検討してみてはいかがでしょうか。
                    

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