クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ

近年、メールやチャットツールなどの需要が高まってはいるものの、ビジネスシーンにおいて「電話」は欠かせないツールというのは変わりません。社内外問わず、電話コミュニケーションを取るなかで、大きな中心となるのが「PBX」です。
これまでビジネスフォンやIP電話など、電話交換機として「PBX」は進化してきました。インターネットの普及により、現在では多くの企業で「クラウドPBX」を活用した電話システムを導入しています。
まだ従来のPBXシステムを利用している方の中で、働き方改革やテレワークの開始などにより「クラウドPBX」の導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、今大きな注目を集めている「クラウドPBX」について、詳しい概要や従来のPBXとの違い、さらに導入に向けてのメリット・デメリットを詳しく解説していきます。

PBXとは?PBX、IP-PBX、クラウドPBXの違い

「PBX」とは、構内交換機を意味する「Private Branches Exchanger」の略で、社内にある内線通話や外線取次、転送電話などを使うビジネスフォンを設置する際に、回線の管理や応答を行うシステムです。多くの企業で、こうしたPBXを利用したビジネスフォンが使われており、代表電話番号に電話をかけると、各内線への取次が可能となっています。
また最近では、建物内に設置するPBXのほか、クラウドで管理できる「クラウドPBX」など、さまざまな種類のPBXシステムが登場しています。

PBXには種類がある

交換機を意味するPBXの中には、従来の「PBX」意外にも「IP-PBX」「クラウドPBX」の3種類があります。

PBX

従来から一般的に使われていた「PBX」は、交換機自体を建物内やフロア内に設置して利用します。インターネット回線を使うIP電話は利用できず、電話回線のみ使うことができます。

IP-PBX

従来のPBXと同様に、建物内に交換機を設置して「IP-PBX」も利用します。ただ従来のPBXと違う点として、インターネット回線を主としているところにあります。社内ネットワークに接続するだけで、内線電話が利用できるため、従来のPBXと比べて配線工事などが必要ありません。

クラウドPBX

近年、急速に需要を伸ばしてきているのが、クラウドを使ったPBXシステムである「クラウドPBX」です。IP-PBXよりもさらにコストが低く、施設内に交換機の設置や配線工事なども必要ないため、インターネット回線に接続できればどこでも利用できるシステムになります。

PBXのメリット

PBX自体のメリットを以下で簡単にチェックしてみましょう。

コスト削減

「PBX」を利用している企業が多い理由として、拠点内に電話交換機を設置することで、各部署などへの内線通話が通話料無料で利用することができます。社員間での通話しやすくなり、コミュニケーションが活発化できるほか、これまで削減が難しかったビジネスフォンの通信費を削減することが可能です。

業務効率化

また会社の代表番号への着信を、社内のどこの電話からでも受けられるほか、外線への転送もスムーズに操作できるというメリットがあります。

PBXのデメリット

次にPBXのデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

コストがかかる

社内の内線電話や転送電話を行うのに効果的な「PBX」ですが、建物内への機器の設置や、それに伴う費用面で導入コストが大きくかかってしまう点がデメリットとなります。

設置場所が必要

フロア内に設置スペースがなかったり、設置に伴い大がかりな配線工事なども必要となるため、中小規模の企業にとって導入へ大きな懸念となります。

変更への対応が大変

また会社の成長にともない、拠点移動やレイアウトの変更などが発生することがありますが、その際にPBXの電話システムの設定変更や配線変更に大きな時間とコストがかかります。専門業者に依頼が必要となるため、即時対応が出来ず、対応が大きく遅れてしまうことにもなってしまいます。

IP-PBXのメリット

ここでは、IPネットワークを使って内線通話を行う「IP-PBX」のメリットについて解説していきます。

メリット① 導入コスト・通信コストが抑えられる

従来の「PBX」と比べ「IP-PBX」は、導入コストやランニングコストを抑えて利用できるメリットがあります。「IP-PBX」の場合、インターネット回線を利用するため、電話線を建物内やフロア内に引く配線工事が必要ありません。導入時に建物へ交換機を設置する必要もなく、社内LANに接続するだけでいいので、拠点ごとに交換機を設置しなくて良いのも、導入時のコストを大幅に削減できるポイントと言えます。
また本社などメインとなる拠点に交換機を設置しておけば、他はインターネット回線経由で接続できるため、支社の電話回線もすべて内線化することが可能です。「IP-PBX」を使えば、社内の電話回線は全て内線扱いになるので、通話代も安く利用できます。

メリット② 運用・管理が簡単

IP-PBXは、従来のPBXよりも管理が簡単です。これまでは電話機の場所移動や、席移動などをするたびに、電話機へ割り振る内線番号を変更する必要がありました。しかしIP-PBXであれば、電話機ごとにIPアドレス振り分けられているので、オフィスのどこに移動しても同じ内線番号で利用することができます。オフィス内のレイアウト変更があった場合も、LANケーブルの差し替えだけで済みます。
また電話設定の変更など、PBXの運用も非常に簡単です。これまでは設定変更が必要な場合は、業者に依頼して作業してもらうことも多く、時間や手間、費用が発生していました。しかし「IP-PBX」の場合は、パソコンの管理画面などから自身で設定変更が可能です。

メリット③ 自由なカスタマイズ

従来のPBXと比べてIP-PBXでは、さまざまな機能を自由に追加して組み合わせることができます。パソコンと電話を連動させて、着信時に情報を表示するCTI機能を追加することができるため、IP-PBXを活用してコールセンター環境を構築することっが可能です。
着信を内容に合わせた自動振り分けや、自動音声応答システム、通話内容の録音など、コールセンターだけでなくオフィス運用にも適しています。こうした機能追加も、WEBの管理画面などから、追加・設定できるので手軽にカスタマイズが可能です。

IP-PBXのデメリット

一方、IP-PBXにも注意しておきたいデメリットがあります。次は、このデメリットをチェックしてみましょう。

セキュリティ面の課題

インターネット回線を活用して、社内LANで接続する「IP-PBX」は、ハッキングによる乗っ取りに合う可能性があります。万が一、IP電話が乗っ取られてしまうと、勝手に国際電話をかけられ、高額な通話料金の請求をされることがあります。

ルーターやPBXの設定や、セキュリティの脆弱性をついたハッキングが多く、乗っ取られたことに気づかないまま使い続けてしまうこともあります。

従来のPBXは電話線を利用していたため、ハッキングなどに遭うことがありませんでしたが、インターネット回線を使う「IP-PBX」になると、セキュリティ面などの対策を講じる必要が出てきます。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXは、導入費用を抑えて利用開始できたり、場所の確保が必要ないなど、さまざまなメリットがあります。ここでは、クラウドPBXのメリットを紹介していきます。

場所を問わずに内線設置

クラウドPBXは、インターネット回線を利用して使うため、場所を問わずどこででも内線通話が可能です。転送もクラウド上で行うため、社内の電話機以外に、登録したスマートフォンやパソコンでも電話を受けることができます。
また国内外問わず内線通話が可能なので、通話料とかも抑えることができ、コスト削減も大いに期待できます。

スモールスタートが可能な価格設定

従来のPBXと違い、クラウドPBXは交換機をクラウド上に設置するため、交換機設置のための工事費や配線作業などが必要ありません。そのため導入時の初期費用を削減することができ、導入時のコストが気になる方も安心して開始できます。

さらにクラウドPBXは、従業員の人数や企業規模に合わせて機能の拡張も可能なので、大規模な機器の設置が難しい中小企業などにも、ピッタリのPBXシステムと言えます。

簡単な設定変更

これまでのPBXシステムの場合、事務所の移転やフロア内のレイアウト変更があった際に、専門業者や提供元に依頼して、環境変更や配線工事を行ってもらう必要がありました。

しかしクラウドPBXでは、WEBの管理画面から簡単に設定を変更することができるため、業者に来てもらったり、作業費用の発生などがありません。自身で番号の追加や削除、設定の変更が可能なので、もちろん内線・外線への転送設定や音声録音の管理も簡単にできます。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXは、低価格で導入しやすいサービスである一方、デメリットがあることについても理解しておきましょう。

インターネット環境に左右される

クラウドPBXは、インターネット環境に左右されるため、社外で通話する際に、その場の通信環境によっては音質が下がり、通話がしにくく感じることがあります。

かけられない番号がある

またクラウドPBXの回線では、緊急時などに発信する「110」や「119」にかけられないことがあるので、緊急時の発信にはくれぐれも注意しましょう。

ランニングコストがかかる

さらに導入コストを抑えられるクラウドPBXですが、初期費用が抑えられる代わりに、クラウドの管理費用として毎月のランニングコストが発生します。しかしリモートワークを開始していたり、外回りの従業員が多い企業などは、月額料金が発生していてもメリットの方が上回る場合が多いでしょう。

クラウドPBXのサービス比較

今、多くの企業で導入がすすむ「クラウドPBX」の中でも、おすすめの「CLOUD PHONE」を他社と比較してご紹介!
  初期費用 月額費用 特徴
CLOUD PHONE 0円 12,000円~

・会社あての代表番号をスマホで受信可能
・全国の拠間での内線通話が無料
・転送通話料もかからない
・新しい電話番号は最短翌営業日に発行

競合A社 50,000円~ 15,000円~

・24時間いつでも設定変更ができる
・最短5営業日でコールセンター構築
・稼働状況のモニタリングも可能

競合B社

50,000円 10,000円~

・CIT、CRM機能搭載
・電話と顧客管理システムがオールインワン
・コールセンター業務を柔軟に運用可能
・通話履歴を自動で保存できCS向上がはかれる

まとめ

今回は、近年需要が高まっている「クラウドPBX」について、PBXの種類やその違い、メリット・デメリットを踏まえて解説してきました。低コストで運用しやすい「クラウドPBX」は、これからテレワーク・リモートワークなども一般化してくる時代には、非常に適したPBXサービスと言えます。
ワイズクラウドでは、高機能なクラウドPBXを提供する「CLOUD PHONE」を取り扱っています。中小規模の企業でも、安心して導入が可能な「CLOUD PHONE」について、気になる方はぜひ無料でご相談ください。

》【人気記事】固定電話を無料で転送する方法は?携帯やスマホに対応で利便性 大!
 

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