【個人事業主必見】クラウドPBXで固定電話卒業！メリットと人気5製品を解説

クラウドPBXとは何か？仕組み・違い

クラウドPBXとは「インターネット経由で提供される電話システム」

クラウドPBXとは、 インターネットを介して提供される革新的な電話システム です。

従来の固定電話のように物理的な回線機器を必要とせず、クラウド上で管理されるため、柔軟性が高く、コスト効率に優れています。

個人事業主にとって、外出先でも会社番号での発着信が可能になるなど、ビジネスの機動性が格段に向上します。

導入も迅速で、初期費用を抑えられるため、小規模事業者にも親和性が高いシステムといえるでしょう。

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クラウドPBXの基本的な仕組み

クラウドPBXは インターネットを通じて音声データをデジタル信号に変換し、クラウド上のサーバーで処理 します。

物理的な回線機器が不要になるため、新しい内線番号の追加もクリック一つで完了するなど、柔軟な拡張が可能です。

また、複数のデータセンターで冗長化されたシステム（※）を採用している場合が多く、災害発生時でもサービスの継続性が高いです。

クラウドPBXで取得できる電話番号の種類

クラウドPBXのサービスは、提供事業者によって利用できる電話番号の種類が異なります。

市外局番（0AB-J型）

「東京03」や「大阪06」といった 市外局番付きの電話番号は、信頼感を与えます 。

特に、高齢者の方からの信頼が厚く、営業電話でもつながりやすい傾向にあります。

従来の固定電話では、高額な電話加入権が必要でしたが、クラウドPBXなら手軽に市外局番付きの電話番号を取得可能です。

050型

050番号は、 インターネット電話でよく使われる番号で、手軽に取得できることから広く普及 しています。

市外局番のように、番号によって使用できるエリアが限定されていないため、オフィスを移転しても同じ番号を使い続けられるのが大きなメリットです。

しかし、誰でも簡単に取得できるため、営業電話や迷惑電話に使われることも多く、信頼性が低いと捉えられる場合があります。

電話番号の印象は、お客様との最初の接点となるので、企業イメージに影響を与える可能性がある点には注意が必要です。

フリーダイヤル（0120・0800）

クラウドPBXでは、 0120や0800といった、お客様が電話料金を負担するフリーダイヤルも利用できます 。

フリーダイヤルは、コールセンターなど、多くのお客様からの問い合わせに対応するサービスで使われているケースが多いです。

クラウドPBXと従来型PBXの違い

クラウドPBXと従来型PBXの 最大の違いは、その管理方法にあります 。

従来型PBXが物理的な機器を必要とするのに対し、クラウドPBXはインターネット経由で全てを管理します。

拡張性の高いクラウドPBXなら、最新機能の自動アップデートにより、常に最新のサービスを享受することも可能です。

クラウドPBXと従来型PBXの比較表​​​​​​

個人事業主・小規模企業がクラウドPBXを導入するメリット

初期費用が安価で導入が迅速

クラウドPBXは、高価な機器を購入する必要がなく、 インターネット環境さえあれば、すぐに使い始められます 。

例えば、朝に申し込んで、午後には使えるケースもあり、個人事業主にとって、時間とコストの大きな節約になります。

さらに、必要な機能だけを選べるため、無駄な出費もありません。まさに、小規模ビジネスの味方と言えるでしょう。 

クラウドPBXの費用相場

外出先でも会社番号の発着信が可能

クラウドPBXなら、インターネット環境さえあれば、 オフィスにいなくても会社の電話番号で電話をかけたり受けたりできます 。

自宅や外出先からでも、お客様からの着信にすぐに対応可能なので、営業活動の効率化や顧客満足度の向上につながります。

プライベートな時間と仕事の線引きが明確になる他、オフィスに縛られない働き方が実現し、生産性向上にも大きく貢献するでしょう。

場所を選ばず電話対応できる

クラウドPBXを活用することで、 オフィス以外の場所からでも電話対応が可能に なります。

自宅やコアワーキングスペースからでも、会社の固定電話番号で電話を受けられるため、きちんとした事業所から連絡しているという印象を与えられるのです。

また、内線機能を利用すれば、複数の電話番号管理や来客対応などもスムーズに行えます。

外線・転送コストの削減

クラウドPBXは、 通話コストを大幅に削減したい個人事業主にとって最適なソリューション です。

従来のビジネスフォンでは、社外からの着信に対応するために転送機能を利用することが一般的でした。

しかし、転送機能を利用する場合、通話時間が長くなればなるほど、通話料が嵩んでしまうという課題があります。

クラウドPBXであれば、内線化によって転送コストを完全に解消し、コスト削減効果を実感できます。

クラウドPBX導入で注意すべきデメリットと対策

通信環境による通話品質の変動

クラウドPBXの 通話品質は、インターネット回線の状態に大きく左右されます 。

例えば、混雑時のカフェのWi-Fiのように、不安定な通信環境では音声が途切れたり、遅延が生じたりする可能性があります。

最新の技術では、通信品質の変動を最小限に抑える工夫がなされていますが、導入前に、通信速度やパケットロスなどを確認しておきましょう。

 対策 

• 光回線など、安定した高速なインターネット回線を利用する
• モバイル回線と連携する（外出先でも安定した通話品質を確保できる）
• VPNを利用する（より安定した通信環境を実現できる）

セキュリティに対する不安

最新のクラウドPBXサービスは、 強固なセキュリティ対策が施されているため、安心して利用できます 。

高度な暗号化技術や多要素認証により、データの安全性が確保されている他、定期的なアップデートで常に最新の脅威にも対応しています。

とはいえ、利用者側でも適切なパスワード管理など、基本的なセキュリティ対策を怠らないことが大切です。

 対策 

• 提供業者のセキュリティ対策が十分か、セキュリティに関する情報が公開されているかなどを確認する
• パスワードに加えて、ワンタイムパスワードなど、多要素認証を利用する
• サービスのアップデート情報をこまめに確認し、最新の状態に保つ

電話番号やFAXの引き継ぎ問題

多くの個人事業主にとって、長年使用してきた電話番号は貴重な資産ですが、 全てのクラウドPBXが番号ポータビリティに対応しているわけではありません 。

FAXについても、デジタル化への移行が必要な場合があるため、導入前に番号の引き継ぎ対応があるかを慎重に調べましょう。

番号変更が避けられない場合は、顧客や取引先への周知期間も考慮に入れる必要があります。

 対策 

• 現在の電話番号を引き継げるか、事前にサービス提供者に確認する
• FAX機能があるか、連携できるか事前に確認する

緊急通報（110/119）に対応していない場合がある

クラウドPBXは便利ですが、緊急通報（110番や119番）には対応していない点に注意が必要です。

これは、クラウドPBXが 仮想的な電話システムであるため、物理的な位置情報と紐づいていないことが原因 です。

固定電話や携帯電話との併用、または緊急通報対応機能を持つクラウドPBXの選択を検討しましょう。

 対策 

• 緊急通報に対応しているサービスを選ぶ
• 緊急時には、携帯電話を利用するようにする

クラウドPBX導入で失敗しないための確認事項

トータルコストはいくらか

クラウドPBXの導入コストは、ベンダーや利用状況によって大きく変動します。

初期費用だけでなく、 月額料金やオプション料金なども考慮し、トータルコストを比較検討することが重要 です。

一見安価なプランでも、必要な機能を追加すると高額になる場合があるため、自社の利用状況を顧みて選びましょう。

導入・運用サポートが充実しているか

個人事業主や中小企業では専門の人材がいないため、ベンダーのサポート体制が万全かどうかで、導入の成否が大きく左右されます。

導入前の説明はもちろん、 導入後の操作方法やトラブル対応まで、丁寧なサポートを提供してくれるベンダーを選びましょう 。

具体的には、料金体系の説明がわかりやすい、導入後のサポートが充実している、といった点をチェックすることがおすすめです。

1ユーザーから柔軟に契約できるか

クラウドPBXを提供する多くのベンダーがサービスを提供していますが、契約形態は様々です。

1ユーザー単位で契約できる柔軟なプランもあれば、 最低利用人数が設定されている場合も あります。

個人事業主のように少人数で利用する場合は、1ユーザー単位の契約がコストパフォーマンスに優れていることが多いです。

現在の電話番号を引き継げるか

クラウドPBX導入時に、現在の電話番号を引き継げるか確認することが重要です。

市外局番、050番号、フリーダイヤルといった 一般的な番号は利用できますが、サービスによっては引き継ぎができない 場合があります。

特に「完全クラウド型PBX」では制限があるケースが多いので、利用したい電話番号がそのまま使えるか、必ずベンダーに確認しましょう。

クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法

クラウドPBXで電話番号を引き継ぐ方法は、利用中の電話番号の種類や、選択するクラウドPBXサービスによって異なります。

それぞれのケースに合わせた適切な方法を選び、スムーズな移行を進めましょう。

音質や使い心地に問題がないか

クラウドPBXの 通話品質は、ベンダーが使ってる技術や通信の状況によって大きな差があります 。

総務省が定めたIP電話の品質基準では、音質が優れた順にA、B、Cの3つのクラスに分類されており、Aクラスが最も高品質です。

契約前に、提供会社の通話品質のランクを確認し、可能であればトライアルで実際に音質を確認することをおすすめします。

必要な機能やオプションが利用可能か

クラウドPBXの導入を検討する際、自社に必要な機能やオプションが利用できるかを事前に確認することは非常に重要です。

ベンダーによって提供される機能や連携できるサービスは様々であり、 導入後に「使いたい機能がない」という事態を避けるため です。

まず、実際にクラウドPBXを使用する従業員にどのような機能が必要かをヒアリングし、その上でベンダーに確認しましょう。

クラウドPBX導入の成功事例

事例1.外出先でも電話対応可能

 導入企業  株式会社ジェイアイエヌ2

導入前の課題

• 従業員数が少なく、全員が外出することが多かった。
• 事務所に誰もいない時間が多く、電話対応が困難だった。
• 電話対応のためアルバイトを雇うことを検討したが、人件費が負担であった。

導入効果

• アルバイトを雇う必要がなくなったため、人件費を削減できた。
• 会社代表番号で発信できるようになったため、顧客からの信頼感が向上した。
• 営業担当者が直接電話に対応できるようになったため、営業チャンスを逃すことがなくなった。

参考：株式会社ジェイアイエヌ27｜MOT/PBX

事例2.FAX不要、テレワークも快適

 導入企業  大阪市 財政局税務部管理課管理グループ

導入前の課題

• 感染症拡大など、緊急事態発生時の業務継続に不安があった。
• FAX機器の保守費用、用紙・トナーなどの消耗品費がかさんでいた。
• FAXは固定電話機に紐付けられており、テレワーク環境での利用が困難だった。

導入効果

• 従来のFAX業務を効率化し、業務生産性の向上に貢献。
• 機器や消耗品のコストを削減し、大幅なコストカットを実現。
• 定額制のオプションを利用することで、通信コストを予測しやすくなった。
• インターネット環境があればどこからでもFAX送受信が可能になり、テレワーク環境を整備できた。

参考：大阪市 財政局税務部管理課管理グループ｜03plus

事例3.電話番号そのまま移行

 導入企業  有限会社ヒキダス

導入の背景

事務所移転に伴い、電話番号を変更せずに従来の電話番号を引き継ぎ、リモートワーク環境下でもスムーズな電話対応を実現したいというニーズがあった。

導入前の課題

• リモートワーク環境下での電話対応の難しさ
• 小規模企業ならではの電話対応に関する課題
• 事務所移転に伴う電話番号変更の手続きの煩雑さ

導入効果

• 音質や安定性も良好で、ストレスなく利用できている。
• 顧客への安心感につながり、企業イメージの向上に貢献している。
• 従来の電話番号を継続利用可能になり、お客様への周知の手間が省けた。
• リモートワーク環境下でも、どこからでも会社の電話番号で電話対応が可能になり、業務効率が向上した。

担当者の声​​​​

参考：有限会社ヒキダス｜TramOneCloud

事例4.転送電話の煩わしさ解消

 導入企業  株式会社イノセンス

導入の背景

イノセンス社は、事業拡大に伴い、従来の家庭用電話機と転送電話による電話対応に限界を感じていました。

特に、転送電話の「ププッ」という通知音や、時間外の電話対応の難しさ、そして顧客からの印象を考慮し、より効率的で柔軟な電話システムを求めていました。

導入前の課題

• 時間外の電話対応が困難
• 家庭用電話機と転送電話による電話対応
• 電話の取り次ぎが煩雑で、業務効率が低下
• 転送電話の通知音が煩わしく、顧客への印象が悪くなる

導入効果

• 同時に複数の電話に対応でき、電話の取り次ぎがスムーズになった。
• オフィスにいなくても、スマートフォンで会社番号の電話を受けることができる。
• 「ププッ」という通知音がなくなり、どこからでも会社番号で通話できるようになった。

担当者の声​​​​

参考：株式会社イノセンス｜OFFICE110

事例5.店舗電話を廃止、効率化

 導入企業  株式会社ウェルパーク

導入の背景

ウェルパークは、141店舗のドラッグストアを運営しており、各店舗に固定電話を設置していました。

しかし、スタッフの不在時などに電話に対応できず、顧客満足度や業務効率が低下。

また、複数の電話サービス契約により、管理が煩雑でコストも高額という課題を抱えていました。

導入前の課題

• 高額な電話料金
• 顧客満足度の低下
• 多様な電話サービス契約による管理の煩雑さ
• 店舗スタッフの不在による電話対応の遅延や取りこぼし

導入効果

• かけ放題オプションの活用により、電話料金を従来の1/3に削減。
• ウェブ管理画面からオプション設定が簡単に行え、管理業務の効率化を実現。
• 必要に応じてインターネットFAX機能を追加でき、新店オープン時の対応もスムーズ。
• どこでも電話に対応できるようになり、電話対応の遅延や取りこぼしが減少。顧客満足度向上につながった。

担当者の声​​​​

参考：株式会社ウェルパーク｜03Plus

クラウドPBXおすすめランキング5選【料金比較一覧表あり】

料金比較一覧表

CLOUD PHONE（クラウドフォン）｜中小企業の導入実績豊富！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)は、  低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBX です。

従来のPBXと異なり、設備導入費用やメンテナンス費用が不要で、月額料金のみで利用できます。

導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも最適です。

【無料】お問い合わせはこちら

 

トビラフォンCloud｜リモートワークに対応！

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXを迅速に導入したい場合におすすめです。
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モバビジ｜導入時のコスト0円！

モバビジは、 初期費用0円で業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要です。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

機器が届いたらコールセンターに電話するだけで、すぐに利用できるのも魅力です。
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モッテル｜多機能なクラウドPBX！

モッテルは、20端末まで5,478円の定額制で利用できる、 業界最安値レベルの料金体系で人気の高いサービスです。

社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なほか、解約する際の違約金なども発生しません。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけのため、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用できます。
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ひかりクラウドPBX｜安心のNTT品質！

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。 導入実績10万件超え と、数多くの企業に選ばれています。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、クラウドPBXへの段階的な移行もスムーズに行うことが可能です。

大規模な組織での利用を想定したサービスですが、安定性と信頼性を重視する個人事業主の方にもおすすめです。公式サイトはこちら

個人事業主・小規模企業がクラウドPBXを導入する方法

書類の用意から導入まで

クラウドPBXを個人で導入したいと考えている方は、以下の手順で進めましょう。

クラウドPBXを構築する方法

クラウドPBXの構築方法は、 サービスを選び、管理画面で必要な設定を行うだけ です。

一般的に、スマートフォンやPCにアプリをインストールすれば、すぐに利用開始できます。

直感的な操作で、IT知識がなくても自分だけの電話システムを構築可能です。

まとめ

クラウドPBXは、個人事業主の業務効率化と経費削減に大きな可能性を秘めています。

外出先での発着信で顧客対応の機会損失を防げる他、外線・転送に伴うコスト削減にも大きく貢献します。

ただし、導入時には通話品質の変動や、電話番号の引継ぎ問題などには注意が必要です。

詳細な導入方法や具体的な活用例については、お気軽にWiz Cloudへお問い合わせください。