クラウドPBXのメリット・デメリット徹底比較！失敗しないための注意点とは？

クラウドPBXのデメリット

通信環境による通話品質の変動

クラウドPBXの通話品質は、インターネット回線の状態に大きく左右されます。

例えば、 ネットワークが混雑すると音声が途切れたり、遅延が発生したりする ケースがあります。

ビジネスコミュニケーションに支障をきたさないよう、安定した有線LAN環境の構築や、帯域保証型の回線契約を検討しましょう。

セキュリティに対する不安

データの漏洩リスクや不正アクセスなど、クラウドPBXにはセキュリティ面での懸念があります。

しかし、最新のサービスでは、高度な暗号化技術や多要素認証を採用する他、 定期的なセキュリティ監査やアップデートにより、常に最新の脅威に対応 可能です。

とはいえ、万全のセキュリティ対策が施されているサービスであっても、企業側は従業員教育や適切なアクセス権限の設定など、自社でできる対策を講じることが重要です。 

緊急通報（110/119）へ発信できない

クラウドPBXでは、警察の「110番」や消防の「119番」などの緊急通報ができません。 総務省の定める基準を満たしていないため です。

例えば、緊急通報には、発信者の位置情報などが正確に通知されることが求められますが、クラウドPBXには通知機能が備わっていません。

そのため、オフィスで緊急事態が発生した場合は、固定電話や携帯電話を利用するなど、別の手段で通報する必要があります。

クラウドPBXを利用する際は、あらかじめ最寄りの警察署や消防署の連絡先を把握しておくと安心です。

電話番号やFAXの引き継ぎ問題

多くの企業にとって、長年使用してきた電話番号は重要な資産ですが、クラウドPBXへの移行時に引き継ぎがスムーズにいかないケースがあります。

サービスの仕組み上、従来の電話回線と連携が難しく、 特に機器設置不要の完全クラウド型は、電話番号の引き継ぎに対応していない場合が多い です。

そのため、既存の電話番号をそのまま使いたい場合は、機器設置型のクラウドPBXを選ぶ必要があります。

電話番号をそのまま引き継ぐには？

電話番号を引き継ぎたい場合は、まずは導入を検討しているクラウドPBXのベンダーに日着る魏の可否を確認することが大切です。

ホームページに引き継ぎが可能と記載されていても、実際の契約状況によってはできないケースがあります。

NTTから発番された固定電話の番号やひかり電話の番号などは、一般的に引き継ぎが可能ですが、ご自身の状況に合わせてベンダーに詳しく問い合わせてみましょう。

クラウドPBXのデメリットへの対策方法

通話品質の維持方法

クラウドPBXの通話品質を維持するには、安定したインターネット環境が重要です。

光回線など高速な回線を導入する他、ネットワークの帯域を確保するためQoS設定 （※）を行い、通話データを優先処理しましょう。

Wi-Fi使用環境では電波干渉に注意し、適切なチャンネル設定や障害物の除去、定期的な通信速度のチェックなどを行うことも大切です。

これらの対策を講じることで、音切れや遅延などのトラブルを減らし、快適な通話環境を実現できます。

 

セキュリティ対策の強化

1.認証情報を安全に保持する

ログイン情報をしっかり管理することは、情報漏洩を防ぐために非常に重要です。

パスワードをメモに書き出したり、共有したりすることは避けましょう。 パスワード管理に関するルールを定め、全社員が守るようにすることが大切 です。

外部からの不正アクセスを防ぐためには、UTMなどのセキュリティ機器を導入するのも効果的です。

2.デバイスを常に最新のバージョンに保つ

デバイスのソフトウェアを最新の状態に保つことは、セキュリティ対策の基本です。

クラウドPBXだけでなく、 スマートフォンやパソコンのOSもこまめにアップデート しましょう。

古いソフトウェアには、セキュリティの脆弱性が残っている可能性があり、サイバー攻撃の標的になる恐れがあります。

ベンダーに任せるだけでなく、自らも意識してアップデートを行い、安全な環境を維持することが大切です。

3.信頼性の高いセキュリティサービスを選ぶ

ベンダーの セキュリティ体制は、サービスの信頼性に直結する ため、セキュリティ対策が万全なクラウドPBXサービスを選ぶことが重要です。

導入前に、口コミサイトなどで評判を調べたり、ベンダーに直接セキュリティ対策について詳しく聞いたりして、安全なサービスを選びましょう。

4.社内での使用規則を設定し、全員に通知する

社員のセキュリティ意識向上は、クラウドPBXの安全な利用に欠かせません。

情報漏洩のリスクやその影響を周知し、 ログイン情報管理やアプリ利用に関するルールを明確に定めましょう 。

また、フリーWi-Fiの使用禁止や、端末の適切な処分など、基本的なセキュリティ対策を徹底することで、より安全な環境を構築できます。

5.頑丈なパスワードを作成し、定期的に変更する

クラウドPBXのパスワードは、簡単に見破られないよう、 大文字小文字、数字、記号を組み合わせた複雑なものを設定 しましょう。

また、他のサービスと使いまわすのは避け、定期的に変更することが大切です。2段階認証を導入すれば、より強固なセキュリティ対策ができます。

電話番号やFAXの移行方法

クラウドPBXを導入する際、既存の電話番号を引き継ぎたいという方も多いでしょう。引き継ぎ可能な電話番号の種類や、その方法について解説します。

クラウドPBXのメリット

コスト削減

クラウドPBXの導入は、コスト削減の面で大きなメリットがあります。

従来の固定電話システムと比べ、 初期投資が抑えられるだけでなく、月々の通信費も大幅に削減できる のです。

例えば、拠点間の通話が内線化され、長距離通話料金が不要になったり、クラウド管理により保守費用も軽減されたりします。

さらに、必要な機能だけを選択できるため、無駄な支出を抑えられるのも魅力的です。

スケーラビリティ

クラウドPBXは、ビジネスの成長に柔軟に対応できる優れたスケーラビリティも魅力です。

新しい拠点を開設したり、従業員が増えたりしても、クリック一つで簡単に対応できます。逆に、縮小する際も迅速に調整することが可能です。

従来のPBXのように大規模な設備投資が不要で、 必要な時に必要な分だけ拡張できるため、無駄な投資を避けられます 。

保守管理の簡素化

クラウドPBXは、従来のPBXシステムと比べて保守管理が非常に簡単です。

従来のPBXシステムは、専門知識を持つ技術者が必要でしたが、 クラウドPBXは家電製品のように簡単に操作できます 。

システムの更新やバックアップも自動で行われるため、IT担当者の負担を大幅に軽減することも可能です。

そもそもクラウドPBXとは？

クラウドPBXとは「インターネットを使用したビジネスフォン」

クラウドPBXは、 従来のオフィス内設置型PBXをクラウド上に移行したサービス です。

インターネット環境さえあれば、内線や外線、転送など、ビジネスフォンと同等の機能を、より安価な通話料金で利用できます。

一部のサービスでは、信頼性の高い市外局番も取得可能で、オフィス電話として最適です。

代表的なPBXの型

代表的なPBXの型には、 オンプレミス型、クラウド型、ハイブリッド型 があります。

• オンプレミス型：自社内に設置する従来型で、初期費用は高いものの、長期的にはコスト効率が良い。
• クラウド型：インターネット経由でサービスを利用するため、初期投資が少なく、柔軟に運用可能。
• ハイブリッド型：両者の利点を組み合わせたもの。

各型には特徴があるため、企業規模や業務内容に応じて選択することが重要です。

クラウドPBXの費用相場

クラウドPBXの初期費用の相場

クラウドPBXには、大きく分けて 「完全クラウド型」と「機器設置型」 の2種類の導入方法があります。それぞれ初期費用が大きく異なるため、注意が必要です。

クラウドPBXの月額費用の相場

クラウドPBXは、初期費用が抑えられる一方で、毎月の利用料金が発生します。内訳は月額利用料金、オプション費用、通話料金の3つです。​​​​​​

クラウドPBXと従来型PBXの比較

コスト比較

 

クラウドPBXは、初期費用が低く、機能を柔軟に利用できるため、コスト効率が良い点が魅力です。

従来型PBXのように高額な機器購入や設置工事は不要で、月額料金で利用できます。

ただし、 長期的に見ると月額料金が発生し、総コストが逆転する可能性もある ため、事前にしっかりと比較検討することが重要です。

人件費削減や保守管理の簡素化といったメリットも踏まえ、自社の状況に合ったシステムを選びましょう。

機能面の違い

 

クラウドPBXは、 スマートフォンアプリのように機能を自由に追加・削除できる柔軟性が魅力 です。

最新技術の恩恵を受けやすく、AIを活用した音声認識や自動応答などを積極的に取り入れ、ビジネスの効率化にも貢献します。

一方、従来型PBXは安定性が高いものの、機能の拡張には物理的な制約があるため、柔軟性とコストを重視する場合はクラウドPBXがおすすめです。

導入および運用のしやすさ

クラウドPBXは、従来型PBXと比べて導入や運用が格段に容易 です。

リモートで管理できるため、オフィスに常駐するIT担当者が不要になるのも魅力です。

一方、従来型PBXは通信環境の影響を受けにくいものの、設置や設定に時間がかかります。

選択の際は、安定性と高度な機能を重視する場合は従来型PBXにするなど、自社の状況や優先事項を考慮することが大切です。 

クラウドPBXの導入ステップと注意点

クラウドPBXの導入ステップ

導入前に確認すべき総務省の規制

総務省の規制強化により、クラウドPBX導入には 信用調査会社による審査が必須 となりました。

審査項目は企業の信用力や支払い能力が中心で、通信事業者によって審査期間は異なります。

設立間もない企業や過去に自己破産歴のある方でも、審査に通るケースはあります。

虚偽の情報を記載しない限り、審査通過の可能性は高い のでご安心ください。

クラウドPBX導入でよくある失敗例とその回避法

クラウドPBXは便利な一方で、導入に失敗してしまうケースも少なくありません。ここでは、よくある失敗例と、それらを防ぐための対策について解説します。

1. 必要な機能が利用できない

導入前に、 自社の業務に必要不可欠な機能が、導入したいクラウドPBXに実装されているか必ず確認 しましょう。

デモ環境などで実際に操作してみることをおすすめします。

2. セキュリティリスク

従業員が私用端末を業務利用する場合、 端末のセキュリティ対策を徹底 しましょう。

また、クラウドPBX事業者のセキュリティ対策についても十分に確認することが重要です。

3. 運用コストの増大

導入前に、 必要な機能と月額費用を明確にし、トータルコストを把握 しましょう。

オプション機能の追加は、コスト増につながる可能性があるため注意が必要です。

4. 電話番号の引き継ぎ問題

電話番号の引き継ぎが可能なことを事前に確認し、 顧客や取引先への周知を徹底 しましょう。

5. 通話品質の低下

インターネット回線の安定性や、使用する端末の性能が通話品質に影響を与えます。

高品質な通話環境を構築するため、 事前に十分な検証を行いましょう 。

6. 旧PBXの残債問題

クラウドPBX導入前に、 旧PBXの契約内容を詳細に確認し、解約に伴う費用を把握 しておきましょう。

7. ベンダーのサポート不足

複数のベンダーを比較し、 実績や評判の良い事業者を選びましょう 。

導入後のサポート体制についても、事前に確認しておくことが大切です。

8. 機能の使いこなしにくさ

多機能なクラウドPBXを選ぶ場合、 従業員への丁寧な研修が不可欠 です。

また、シンプルで使いやすいインターフェースを持つサービスを選ぶことも一つの方法です。

クラウドPBXサービスおすすめランキング【比較表あり】

CLOUD PHONE（クラウドフォン）｜中小企業の導入実績豊富！

CLOUD PHONE(クラウドフォン)は、株式会社Wizが提供している、 低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBXです。

従来のPBXと異なり、設備導入費用やメンテナンス費用が不要で、月額料金のみで利用できます。

導入後に発生しがちな移転や電話機の追加といった、プラスアルファの運用費も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも対応できます。

クラウドPBXならCLOUD PHONE！

 

トビラフォンCloud｜個人のスマホをビジネスフォンとして活用

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXをスピード導入可能です。​​​​​

モバビジ｜導入時のコスト0円！

モバビジは、 初期費用0円で業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要です。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

機器が届いたらコールセンターに電話するだけで即利用可能になります。

MOT/TEL(モッテル)｜多機能なクラウドPBX

MOT/TELは、20端末まで5,478円の定額制で利用できる、 業界最安値レベルの料金体系で人気の高いサービスです。

社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なほか、解約する際の違約金なども発生しません。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけのため、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用できます。

ひかりクラウドPBX｜安心のNTT品質！

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。導入実績は10万件を突破しているので、 安心感のある製品を探している企業におすすめです。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、段階的にクラウドPBXを導入することもできます。

ひかりクラウドPBXは、大企業向けのサービスなので、少人数で利用を考えている方には、費用が高く設定されています。

まとめ

クラウドPBXは、コスト削減や柔軟性向上など多くのメリットがある一方で、通話品質の変動やセキュリティ面での懸念など、いくつかのデメリットも存在します。

しかし、インターネット回線の整備や従業員へのセキュリティ教育など、適切な対策を講じることで、これらの課題は十分に克服可能です。

導入を検討される際は、自社のニーズを明確にし、各サービスの特徴を比較検討することが重要です。

クラウドPBXの導入に関するご相談は、Wiz Cloudへお気軽にお問い合わせください。