クラウドPBXとは？仕組みやメリットデメリット、料金相場をわかりやすく解説

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置しているPBX(電話交換機)をクラウド上で運用し、インターネットを経由してオフィス電話を利用できるサービスです。

インターネットがつながる環境さえあれば、内線や外線、電話転送を利用でき、ビジネスフォンと比較して通話料金が安い点が魅力です。

さらに、 ビジネスで信頼性の高い、市外局番を取得できるサービスもあるため、業務用の電話として導入する企業が増えています。

そもそも「PBX」って何？

PBXとは、 電話交換機を意味する「Private Branch Exchange」の略称 です。

PBXを設置することで複数の電話回線を集約できるので、「外線と内線との接続」や「内線同士の通話をコントロール」することが可能になります。

クラウドPBXの仕組み【構成図】

クラウドPBXは、 主装置をクラウド上に設置し、インターネット回線を通じて内線・外線通話を行う仕組み です。

インターネット環境があれば、電話機やパソコン、スマートフォン、タブレットなど多様な端末から利用できます。

物理的なPBXの設置が不要なため、場所を問わず柔軟にビジネス電話を活用できる点が特徴です。

クラウドPBXのスマホ内線化とは

クラウドPBXのスマホ内線化とは、 スマホに専用アプリをインストールし、ビジネスフォンの機能(内線通話・会社番号発信・取次など)を利用できる仕組み です。

個人の端末を活用することで、ビジネスフォンや法人携帯を購入する費用が削減できます。

さらに、業務効率の向上や在宅勤務など、現代の働き方に対応する手段としても注目されています。

クラウドPBXとIP-PBX、ビジネスフォンの違い

クラウドPBXとIP-PBXの違い

クラウドPBXとIP-PBXの違いは、 「PBXの設置場所」 です。

IP-PBXはオフィス内に物理的な機器を設置するのに対し、クラウドPBXはクラウド上に仮想的な交換機が構築されます。

そのため、クラウドPBXは高額な機器購入費や設置工事のコストが不要で、初期費用を抑えられます。また、導入後すぐに利用開始でき、運用・管理が簡単で、拡張性にも優れている点が特徴です。

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの違い

クラウドPBXと従来のビジネスフォンの違いも、 「PBXの設置場所」 にあります。

従来のビジネスフォンは、社内に物理的な主装置を設置し、電話回線で各電話機と接続していました。一方、クラウドPBXは主装置をクラウド上に構築し、インターネット経由で利用する仕組みです。

これにより、物理的な機器や配線が不要になり、スマホなどの端末でどこからでもビジネスフォンの機能を活用できます。

クラウドPBXを利用できる端末

SIP端末(IP電話)

SIP端末とは、LANケーブルを接続すればインターネットを利用して通話ができる端末で、一般的にIP電話が含まれます 。

従来のPBXでは電話回線を使用していたため、電話機の増設にはメーカー対応が必要でした。

しかし、SIP端末はインターネット経由で運用できるため、LANケーブルの接続や設定を自社で行い、柔軟に増設できます。

ソフトフォン

ソフトフォンとは、 インターネットを利用してパソコン上で通話ができるソフトウェア です。

従来のPBXでは難しかったインターネット経由の通話環境を手軽に構築でき、電話機の購入も不要です。

専用ソフトをインストールするか、ブラウザ上で起動するだけで利用できるのが特徴です。

サービスによっては、電話帳機能が搭載されているほか、パソコン上のアプリと連携できる点も大きなメリットです。

モバイルフォン(携帯電話)・スマホ

クラウドPBXは、モバイルフォン(携帯電話)やスマホでも利用可能です。 インターネットや通信キャリアの電波があれば、オフィス以外の場所からでも通話ができます 。

モバイルフォンやスマホを使い、スマホを内線化することで、自宅でのリモートワークにも対応でき、業務の柔軟性が向上します。

近年ではオフィスを持たない企業も増え、クラウドPBXを活用して社用の携帯やスマホを内線化し、固定電話なしで業務を行うケースも増えています。

クラウドPBXの種類

機器設置型

クラウドPBXは、大きく2種類に分けられており、その一つが「機器設置型」です。

機器設置型とは、 オフィス内に「専用アダプター(VoIPゲートウェイ)」や「IP-PBX」を設置するタイプのクラウドPBX です。

VoIPゲートウェイとは、電話回線とインターネット回線を中継する役割を持つ機器で、IP-PBXとは、インターネット接続ができるPBX(主装置)のことを指します。

完全クラウド型

完全クラウド型とは、 機器設置が不要で、PBX(主装置)がすべてクラウド上で完結するタイプ です。

インターネットがつながる環境さえあれば、場所を問わずに使えるというメリットがあります。

一方、電話番号が引き継ぎできるサービスが少なかったり、通話品質が良くなかったり点はデメリットです。

クラウドPBXの料金相場

クラウドPBXの初期費用(導入コスト)

クラウドPBXの初期費用(導入コスト)は、 1万円～5万円が相場です。

具体的には「サーバーの登録」「ネット回線の取得」「電話機同士を接続するためのシステム設定」などが含まれます。

なお、内線数を増やしたり、スマホとセットで申し込んだりすると、トータルコストが高額になります。

クラウドPBXのランニングコスト

クラウドPBXのランニングコストには「月額利用料金」「オプション費用」「通話料金」が含まれます。

規模や料金プランにもよりますが、トータルで 1,500円～数万円程度が相場です。

また通話録音やIVR機能、CRM機能などのオプションを追加することで金額が膨らむため、なるべくコストを抑えたい場合は必要な機能を取捨選択しましょう。

【規模別】クラウドPBXの料金相場

クラウドPBXの導入が進む背景

テレワークの普及

新型コロナウイルスの影響で出社を控える企業が増え、テレワークの導入が加速しました。

従来の固定電話では出社しないと電話対応ができず、電話のために出社を強いられていました。

その点クラウドPBXを導入することで、 インターネット環境があれば内線・外線通話が可能なため、テレワークでも問題なく対応でき ます。

企業にとっては通勤手当やオフィス維持費の削減、従業員にとっては通勤の負担軽減といったメリットがあります。

コスト削減

クラウドPBXは、 電話回線の工事や専用の電話機が不要 です。メーカーと契約し、インターネットに接続できる端末を用意すればすぐに利用開始できます。

また、既存のパソコンやスマホを活用すれば、新たな端末購入の必要もなく、初期コストの削減につながります。

さらに、通話料金が従来の固定電話より安く、月額料金は発生するものの、長期的に見ればコストを抑えられるのが特徴です。

NTTのアナログ回線廃止

NTTは2024年1月よりアナログ回線の廃止を段階的に進め、IP網へ移行すると発表しました。

対象となるのはINSネット(ディジタル通信モード)やマイライン/マイラインプラスです。

従来の電話番号や電話機は引き続き利用できますが、INSネットを使っている企業は切り替えが必要になります。

この移行を機に、クラウドPBXへ完全移行する企業が増えています 。IP網対応による通信の安定性や拡張性を考慮し、早めの対策が必要です。

DXの推進

政府や企業が進めるデジタル・トランスフォーメーション(DX)の推進も、クラウドPBXの導入を後押ししています。

クラウドPBXは単なる通話ツールではなく、CRMやSFAなどの外部システムとの連携機能が豊富です。通話データや履歴を収集・分析し、業務全体の効率化を図れます。

さらに、生成AIを活用した通話録音の文字起こしや要約分析も可能となり、 クラウドPBXは電話業務のDX化を加速させるツールとして注目されています 。

導入が容易

クラウドPBXの導入が進む理由として、導入が容易なことがあげられます。

従来のシステムでは配線工事が必要でしたが、 クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、工事不要で導入手続きが簡単に行えます 。

さらに、既存の電話番号を引き継ぐことができるため、番号変更に伴う取引先への連絡や名刺の書き換えも必要ありません。

クラウドPBXの導入シーン

全社でのテレワーク・ハイブリッドワーク対応

クラウドPBXは、 パソコンやスマホを使って会社の内線・外線電話を利用できる ため、テレワークやハイブリッドワークに最適です。

自宅からの受電対応や、遠隔地にいる社員への取り次ぎも可能となり、社員は電話番のために出社する必要がなくなります。

これにより、テレワークやハイブリッドワークの導入が進み、BCP(事業継続計画)にも貢献します。自然災害などの緊急時でも柔軟に対応でき、事業継続を支援します。

営業部での利用

クラウドPBXは、どこからでも電話を受けられるため、外出や出張が多い営業部にもおすすめです。

例えば、外出中にかかってきた電話をスマホで受けることができ、 オフィスにいる社員がわざわざ取り次ぎ作業をする必要がなくなります 。

さらに、録音やウィスパリング機能を活用することで、営業スキルの向上や標準化が進み、業務の効率化と品質向上が期待できます。

短期的なプロジェクトでの利用

クラウドPBXは、短期間のプロジェクトやイベントに適した柔軟な電話システムです。

例えば、1ヶ月間だけのイベント用にコールセンターを設置したい場合も、初期費用を抑えつつ、工事なしで手軽に電話を開通できます。

また、契約期間に縛られることなく、必要な期間だけ導入できるため、プロジェクト終了後は簡単に撤去できます。

このように、 コストを抑えつつ短期的に電話環境を構築したい場合にはクラウドPBXが最適 です。

カスタマーサポート部やコールセンターでの利用

クラウドPBXは、カスタマーサポートやコールセンター、ヘルプデスクなどの電話対応が主な業務の職場にも最適です。

顧客情報表示、録音、自動音声対応、ウィスパリングなど、 サポート業務を効率化する機能が豊富に備わっています 。

オペレーターは自宅でも業務を行えるため、採用時の居住地制限がなく、リモートワークにも対応可能です。

さらに、回線数の増減はライセンス変更で簡単に対応でき、人手不足の解消にもつながります。

クラウドPBXのメリット

オフィスの外でも会社番号で発着信できる

クラウドPBXは、インターネットにさえ接続できれば、 私用スマホでも会社にかかってきた電話に対応できます 。

外出先でも電話対応ができるため、電話の取り逃がしによる機会損失を減らし、電話取次業務の効率化も期待できます。

また、私用スマホから会社の番号で発信もできるため、電話対応するためだけに出社する必要がなくなります。

場所を問わず社員同士の内線通話可能で通話料を削減できる

クラウドPBXは、 インターネット回線を利用して使うため、場所を問わずどこででも内線通話が可能です。

そのため、 外出する社員が多い会社や、拠点が複数ある企業でも内線電話にかかる通話料を大幅に抑えられます 。

また転送電話も無料で利用できる点においても、通信費の削減につながるでしょう。

電話機や配線工事が不要で初期費用を削減できる

クラウドPBXは、スマホやパソコン、タブレットを電話機として利用できるため、 従来のビジネスフォンのような機器設置や工事が不要 で、オフィス電話の導入費用を大幅に削減できます。

​​​​​​​さらに、社員のスマホを業務用に活用すれば、法人携帯の貸与が不要になり、端末コストの削減にもつながります。​​​​​​​

​​​​​​​電話の取次の負担を削減できる

クラウドPBXは、電話の取次ぎ作業にかかる負担を削減できます。

​​​​​​​例えば、外回り営業中の社員宛て着信をオフィスで受けた場合も、 電話を保留にして、担当社員へ取り次いだり転送したりできます 。

​​​​​​​また、テレワークや外回り営業などが重なってオフィスが無人の場合でも、オフィスにかかってきた電話がスマホにも着信するため、電話の取りこぼしを防げます。

​​​​​​​ビジネスフォン以上に多機能で業務効率化につながる

クラウドPBXは、 ビジネスフォンの基本機能に加えて、クラウドサービスならではの便利な機能も備えています 。

​​​​​​​便利な機能の具体例には、通話録音機能やCTI機能、IVR機能などが挙げられます。

​​​​​​​お客様情報をスムーズに確認できたり、お客様の待機時間を短縮できたりするので、業務効率化と顧客満足度の向上を期待できます。

​​​​​​​外部サービスとの連携がしやすい

クラウドPBXは、 CRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援システム)などの外部サービスとスムーズに連携できます。

​​​​​​​例えば、着信時に顧客情報を自動表示する機能を活用すれば、スピーディーな対応が可能です。

​​​​​​​従来のPBXでは難しかったサービス連携も、クラウドPBXなら容易に実現でき、業務効率化や顧客対応の質の向上につながります。

​​​​​​​設定・増設・移設・オフィスのレイアウト変更を柔軟にできる

クラウドPBXは、 設定変更をWebブラウザやアプリ上で簡単に行える ので、オフィスの増設、移設、レイアウト変更にも柔軟に対応できます。

​​​​​​​例えば、電話番号や回線数の設定、時間ごとの受信先変更などが可能です。​​​​

​​​​​​​また、必要に応じてIVRやCRMといった機能だけを選べるのも特徴の一つで、 機能の削除や追加もメーカーに依頼する必要がありません。

​​​​​​​物理的な機器が不要で、メンテナンスをしなくて済む

クラウドPBXは​​​​​​​クラウド上で電話機能を管理するため、オフィス内に物理的なPBX機器を設置する必要がなくなり、 機器の故障や経年劣化による交換、保守対応の負担を軽減できます 。

​​​​​​​また、システムの更新やトラブル対応もメーカー側が行うため、自社での管理コストを抑えつつ、常に最新の環境で利用できる点もメリットです。

​​​​​​​スモールスタートで電話環境を構築できる

クラウドPBXを導入することで、 スモールスタートで手軽に電話環境を構築できます 。

​​​​​​​インターネット環境さえあれば利用できるため、高額なハードウェアの購入や設置工事が不要です。

​​​​​​​また、サービスによっては数日～2週間程度で利用開始できるため、短期間で導入したい場合にも最適です。

​​​​​​​初期費用を抑えつつ柔軟に運用できるため、ベンチャー企業や新規事業の立ち上げにも適しています。

​​​​​​​BCP対策になる

クラウドPBXは、自然災害やパンデミックなどにより出社が制限された場合も、インターネット環境さえあればオフィス電話存続できるので、BCP対策としても効果的です。

​​​​​​​またクラウドPBXの中には、通話ログの保管にも対応しているメーカーもあるので、 顧客情報のバックアップにおいても重宝する でしょう。​​​​​​​

クラウドPBXのデメリット

サービスによっては電話番号の引き継ぎができない

クラウドPBXのサービスによっては、現在利用中の電話番号を引き継げないこともあります。

代表電話の番号を変更すると、取引先への連絡や、名刺・HPの更新の更新などの手間が発生するため、 既存の番号をそのまま引き継げるか事前に確認しましょう 。

​​​​​​​通話品質がネット環境に左右されてしまう

クラウドPBXは、インターネット回線を用いるので、ネット環境によって音質が不安定になってしまいます。

​​​​​​​例えば、 地下や高所などの電波が届きにくい環境 や、 駅などの人が集中する空間 では、音質の乱れが現れる可能性があります。

​​​​​​​メーカーによってはセキュリティに不安がある

メーカーによってセキュリティ対策のレベルが異なる点は、クラウドPBXの導入時に注意すべきデメリットの一つです。

​​​​​​​従来の固定電話は自社独自のセキュリティ対策が可能でしたが、クラウドPBXはメーカーがPBXを管理するため、セキュリティの質は提供元に依存します。

​​​​​​​対策が不十分なメーカーを選ぶと、不正アクセスや情報漏洩などが発生するのリスクもあります。 導入時は、セキュリティ面を慎重に確認することが重要 です。

​​​​​​​使い方によってはランニングコストが高額になる

クラウドPBXは初期費用を抑えられる反面、使い方によってはランニングコストが高くなる点に注意が必要です。

​​​​​​​月額料金は基本的に数千円程度ですが、アカウントごとのライセンス料や追加機能のオプション費用がかかる場合があります。

​​​​​​​そのため、 導入前に必要な機能を整理し、総コストを比較することが重要 です。適切なプラン選びが、無駄なコストを防ぎましょう。

市外局番など、希望の電話番号を利用できない場合がある

電話番号には「03(東京)」「06(大阪)」「080」「0120」などさまざまな種類が存在しますが、クラウドPBXのサービスによって利用できる電話番号に制限があります。

特に、市外局番に非対応だと、オフィス移転などの際に番号変更できない可能性もあるため、​ 事前に電話番号の取り扱い種類を確認しましょう。

緊急通報など、発信できない番号がある

クラウドPBXは、 110番や119番といった特殊番号に発信できない場合があります。

緊急時にクラウドPBXを使う場合は、地域の交番や警察署に直接電話をかける必要があるため、あらかじめ番号を控えておきましょう。

​​​​​​​FAXが使えない場合がある

FAXは主にアナログ回線を利用しているため、クラウドPBXを導入すると、従来のFAX機が使えなくなる場合があります。

​​​​​​​ただし、 専用アダプターの使用 や、 FAX番号のみ残す 、 インターネットFAXを活用する といった方法で対応可能です。

​​​​​​​事前に自社のFAX利用状況を確認し、適した対策を講じることで、業務への影響を最小限に抑えられます。

​​​​​​​回線やカスタマイズに制限がある

クラウドPBXは、利用できる回線がサービスごとに異なり、 「IP回線」や「光回線」に対応が分かれるため、希望の回線が使えない場合があります 。

​​​​​​​また、機能やオプションも提供範囲内でしか利用できず、自社で自由にカスタマイズすることはできません。

​​​​​​​各メーカーがさまざまなプランを用意していますが、すべての要件を満たすサービスを見つけるのは難しいため、導入前に慎重な比較が必要です。

​​​​​​​機器の設置や回線の新規契約が必要な場合がある

クラウドPBXを導入する際、場合によっては機器の設置や回線の新規契約が必要になる点に注意が必要です。

​​​​​​​​​​​​​​完全クラウド型なら、インターネット環境があれば契約後すぐに利用できますが、機器設置型ではVoIPゲートウェイやIP-PBXの設置が求められることがあります。

​​​​​​​また、光回線やひかり電話の契約が必要なケースもあるため、オフィスに回線がない場合は手続きが発生します。

​​​​​​​クラウドPBXの便利機能

​​​​​​​基本機能

クラウドPBXには、転送や留守電など、 従来のビジネスフォンで利用できる機能が備わっています 。

​​​​​​​転送機能は、お客様の要件に応じて、自動で振り分けることができ、人件費の削減や業務の効率化が図れます。

​​​​​​​一方、留守電機能は、電話をかけてきたお客様の伝言メッセージを預かる機能です。移動時間や会議などで電話に出られない場合に活用できます。

​​​​​​​スマホ・タブレット・パソコンとの連携

クラウドPBXでは、スマホ、タブレット、パソコンを電話機として利用できます。

​​​​​​​ 専用アプリをインストールすることで、オフィスに居るときと同じように通話が可能です。

例えば、テレワーク中に取引先から電話がかかってきた場合も、社用携帯やPCから対応したり、保留にして別の社員のスマホに取り次いだりできます。

​​​​​​​簡単・スムーズな設定変更

クラウドPBXでは、 内線番号の追加や削除、変更といった設定をブラウザから簡単に行えます 。

​​​​​​​オフィスの移転や部署のレイアウト変更の際にも、メーカーに連絡したり、移設工事をしたりする必要がなく、自分たちで電話環境の設定変更が可能です。

​​​​​​​顧客応対が効率化する便利機能

​​​​​​​IVR

IVR機能とは、 お客様の用件を担当者の代わりに確認する機能 です。

​​​​​​​「購入に関する問合せは1番、製品の使い方の問合せは2番……」というようにガイダンスを流して、お客様の用件を確認します。

​​​​​​​ACD

ACD機能とは、 着信を自動的に振り分ける機能 のことです。

​​​​​​​用件や必要な対応スキルに合わせて、適切な部署・オペレーターに着信を振り分けられます。

​​​​​​​CRM連携

CRM連携とは、 着信番号からデータを参照し、名前や住所、企業名といったお客様情報を表示できる機能 です。

​​​​​​​過去に他のオペレーターが電話を受けた場合は、通話メモも確認できるので、お客様一人ひとりに合わせてスムーズな応対が可能になります。

​​​​​​​電話帳の共有

電話帳の共有機能は、 社内外の連絡先を一元管理できる機能 です。

​​​​​​​クラウド上に登録した電話帳から番号を検索・発信でき、社内の社員情報や顧客データとの統合も可能です。

​​​​​​​通話録音

通話録音機能は、電話で話した内容を 自動で録音できる機能 です。

顧客とのやり取りを後から確認したり、「言った・言わない」のトラブルを未然に防いだりできます。

生成AI連携による自動応答、自動転送、自動予約、感情分析

クラウドPBXサービスの一部では、生成AIと連携し、 自動応答、自動転送、自動予約、感情分析などのより高度な機能を使うこと​​​​​​​ができます 。

クラウドPBXの利用シーンに合わせた選び方

​​​​​​​電話業務をテレワーク対応させたい場合

電話業務をテレワーク対応させたい場合、 既存ツールと連携可能かつ、クリアな音声のクラウドPBXを選びましょう 。

テレワーク環境では、既存のCRMやチャットツールなどと連携できるサービスを選ぶことで、業務の効率化が図れます。

​​​​​​​また、音声品質が低いと誤解や聞き直しが発生し、クレームや業務の生産性低下を招く恐れがあります。

クラウドPBXの中でも高品質な音声コーデックを採用し、安定した接続が可能なものを選ぶことで、円滑なコミュニケーションを実現できます。

​​​​​​​新たに電話環境を構築したい場合

新拠点の開設やオフィスの移転・増床に伴い電話環境を整備する際は、 規模や用途に適したプランがあるかどうかが重要 です。

​​​​​​​例えば、小規模オフィスではシンプルなプラン、大規模拠点では多機能なプランを選択することで、最適な運用が実現します。

また、将来的に事業拡張を見据えているスタートアップ企業などは、規模に合わせて段階的に機能や席数を拡張できるかも確認しておきましょう。

​​​​​​​受電業務を効率化させたい場合

受電業務を効率化させたい場合、 受電業務効率化に役立つ機能を備えたクラウドPBXを選びましょう 。

​​​​​​​コールセンターやサポート業務では、迅速かつ的確な対応が求められます。

​​​​​​​着信時に顧客情報を自動表示する「CTI機能」、従業員の対応状況を可視化する「ステータス表示」、問い合わせ内容に応じて適切な部署へ振り分ける「IVR(自動音声応答)」機能などを活用すれば、業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。

​​​​​​​BCP対策の一環として導入したい場合

BCP対策の一環として導入したい場合、 データのバックアップ体制や、データセンターの立地・冗長化対策などに着目してクラウドPBXを選びましょう 。

​​​​​​​災害やシステム障害が発生した際、データセンターの耐障害性が低いと、通話や通信機能が停止し、業務継続が困難になる可能性があります。

災害時でも迅速に復旧するため、データセンターが遠隔地にあり、適切な冗長化対策が施されているクラウドPBXがおすすめです。​​​​​​​

​​​​​​​信頼性の高いクラウドPBXを選ぶことで、事業の継続性を確保し、リスクを最小限に抑えられます。

クラウドPBXの選定ポイント

導入できる規模と自社の規模が合っているか確認する

クラウドPBXは、数十名〜数百名の導入を想定したプランを設けているサービスがほとんどです。

そのため、数千名規模の企業が導入する場合、サービスの選択肢が少なくなるため、特注が必要となる可能性も高まります。

自社の規模に対して、コストパフォーマンスが高いサービスを選ぶことが重要です。

​​​​​​​自社が求める機能が備わっているか確認する

クラウドPBXを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。

メーカーによって機能は異なるため、 保留、転送、留守番電話、内線機能といった基本機能 のほか、 ビデオ通話、チャット、FAX対応 などの有無もチェックが必要です。

​​​​​​​ただし、多機能になるほど月額料金が高くなるため、必要な機能を絞り、コストとのバランスを考慮して選択することが重要です。

​​​​​​​API連携ができるか確認する

クラウドPBXを選ぶ際、他のシステムとのAPI連携が可能かを確認しましょう。

​​​​​​​API連携に対応していると、電話業務の効率化が進みます。例えば、CRMと連携すると、電話番号から顧客情報をポップアップ表示できます。

​​​​​​​また、 チャットやSMSと連携すれば、スタッフのステータス変化を自動通知 し、リモートワーク時でも稼働状況を容易に把握できます。

​​​​​​​トータルコストが予算内か確認する

クラウドPBXは、初期費用に加えて、月額もしくは年額でのランニングコストが発生します。

​​​​​​​そのため、 オプション費用や通話料なども加味し、トータルコストが予算内か想定してサービスを選び ましょう。

​​​​​​​なお、使う人数が増えれば増えるほどコストがかさむので、規模の大きい企業であれば、オンプレミス型のほうが運用コストを下げられる可能性もあるでしょう。

​​​​​​​通話品質や実際の使用感を確認する

クラウドPBXを選ぶ際、通話品質や実際の使用感を確認することが重要です。

​​​​​​​通話品質はインターネット環境に依存しますが、サービスそのものの品質に依拠する部分もあります。

​​​​​​​ 導入前に無料トライアルを利用し、通話が安定しているか、操作がしやすいかをェック しましょう。

​​​​​​​オフィス内だけでなく、外回りやテレワークスタッフにも試してもらうことで、全社で快適に使用できるクラウドPBXを選定できます。

​​​​​​​利用可能番号を確認する

クラウドPBXのサービスによっては、 現在使用しているアナログ電話やIP電話の番号をそのまま利用できない場合があります 。

番号が引き継げない場合、新しい050番号の取得や、地域限定の契約などが必要となるため、番号変更を避けたい場合は事前に確認しましょう。

​​​​​​​電話環境の拡張性・柔軟性を確認する

クラウドPBXを選ぶ際、現状の規模に必要な機能だけでなく、将来の事業拡大を見据えた拡張性や柔軟性を確認しましょう。

​​​​​​​複数拠点の展開やテレワーク環境の構築、BCP対策など、 事業の成長や社会情勢の変化に対応できる機能が重要 です。

​​​​​​​上記の要素を考慮し、将来のニーズにも対応できるクラウドPBXを選ぶことが、長期的な安定運用に繋がります。

​​​​​​​デバイス・キャリアフリーに対応しているか確認する

クラウドPBXを選ぶ際、デバイスフリーやキャリアフリーに対応しているかを確認しましょう。

​​​​​​​デバイスフリー対応なら、 ビジネスフォンだけでなく、スマホやパソコンを内線端末として活用でき 、利便性が向上します。

​​​​​​​さらに、キャリアフリー対応なら、社員のスマホを業務でも利用でき、端末コストを抑えた効率的な運用が実現できます。

​​​​​​​導入実績・口コミを確認する

クラウドPBXを検討する際は、サービスの導入実績や口コミも確認しておきましょう。

​​​​​​​「大手企業での導入実績」「導入企業数の多さ」などは、 メーカーの技術力や信頼性などを測る指標となります 。

​​​​​​​また、総務省が実施している通話品質調査結果を公表していると、通話品質における信憑性が高いでしょう。

​​​​​​​セキュリティが高いか確認する

クラウドPBXは、インターネットを通じて受発信を行う仕組みのため、 ネットワーク攻撃やウイルス感染などの危険性 があります。

​​​​​​​​​​​​​​安心して電話業務を行うために、通信の暗号化やウイルスチェックなどの基本的な対策に加えて、二段階認証やVPNネットワーク構築などのより強固なセキュリティ対策があるサービスがおすすめです。

​​​​​​​導入時や運用時にサポートが受けられるか確認する

クラウドPBXのサービスは、メーカーによってサポート内容が異なります。

充実したサポートを提供するサービスでは、 回線や電話機に関するコンサルティング や、 トラブル時のカスタマーサポート が整っています。

導入後の拡張性やカスタマイズの必要性に応じて、適切なサポートが受けられるかを確認しましょう。

また、対応時間や24時間対応、緊急時の連絡オプションなど、サポートの品質も選定ポイントです。

クラウドPBXで利用できる「市外局番」「050」「フリーダイヤル」の違い

市外局番

市外局番とは、例えば 東京の「03」や大阪の「06」など、地域を識別するための番号 です。

​​​​​​​クラウドPBXでは、従来固定電話のみで使用されていた市外局番を、スマホやパソコンからも利用できるようになります。

​​​​​​​そのため、番号の信頼性を残しつつ、加入権を購入せずに市外局番を使えるという、従来の固定電話にはない利便性が得られます。

​​​​​​​IP電話・050電話

IP電話とは、 インターネットを利用して通話する電話サービスの総称 です。「050」から始まる11桁の番号が使われ、ほとんどのクラウドPBXで利用できます。

​​​​​​​固定電話に比べて品質基準は低いため、通話品質が若干低下することもありますが、通話料金が安くなる点が大きなメリットです。

​​​​​​​さらに、番号取得までの時間が短く、引っ越しや移転時にも番号を継続して使用できます。ただし、メーカーを変更した場合は番号が変わるため、注意が必要です。

​​​​​​​フリーダイヤル

フリーダイヤルとは、 発信者が通話料金を負担することなく、受信者側が料金を負担する電話番号 のことです。

​​​​​​​一般的に「0120」や「0800」などで始まる番号が用いられ、顧客からの問い合わせを無料で受け付けるサービスとして利用されます。

​​​​​​​クラウドPBXでは、フリーダイヤルの発着信ができるサービスとできないサービスがあるため、確認が必要です。

【厳選】本当におすすめできるクラウドPBXサービス6選を比較

CLOUD PHONE

CLOUD PHONE(クラウドフォン)とは、株式会社Wizが運営している、 低コストで電話番号をスピード発番できるクラウドPBXです。

従来までのPBXサービスと違い、設備導入費や維持・メンテナンス費も不要な点が魅力です。

余計な設備がいらないうえ、導入後に発生しがちな移転や電話機の増設といった追加費用も一切かかりません。

さらに、ビジネスフォンよりも機能が豊富で、スマホやパソコンから会社番号に受発信できるため、外出時やテレワークにも対応できます。

クラウドPBXならCLOUD PHONE！

 

​​​​​​​モバビジ

モバビジは、 初期費用0円で業界最安値に挑戦している、いつでもどこでも使えるオフィス電話サービスです。

スマートフォンアプリでどこでも会社の電話の発着信が可能で転送不要。電話機は新品のPanasonic製最新IP電話機がすぐに届きます。

​​​​​​​ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、NTT東日本が提供するクラウドPBXです。導入実績は10万件を突破しており、 安心感のあるシステムを探している企業におすすめです。

今までのビジネスフォンやPBXと連携できるので、段階的にクラウドPBXを導入したい場合にも適しています。

ただし大企業向けのサービスなので、少人数で利用を考えている場合は費用が高く感じるかもしれません。

​​​​​​​ミーテル

MiiTelは、 営業電話の可視化・効率化に特化したサービスで、売上アップ、セルフコーチング、リモートワーク対応を実現します。

通話機能に加えて、業務効率向上機能、コールセンター機能、外部連携、セキュリティなど、豊富な機能が魅力です。

オペレーターのスキルアップ支援も行っているので、電話業務の基盤を整えたい企業におすすめです。

​​​​​​​MOT/TEL(モッテル)

MOT/TELは、20端末まで5,478円(税込)の定額制で利用できる、 業界最安値レベルのサービスです。

社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なうえ、解約する際の違約金なども発生しません。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけのため、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用できます。

​​​​​​​トビラフォン Cloud

トビラフォンCloudは、電話業務の効率化を目指したい企業におすすめのクラウドPBXです。 業務効率化を進めるオプションが豊富に用意されています。

誰が電話対応中か一目でわかる「ステータス管理」や、誰が何件受電対応したかわかる「利用状況の可視化」を使うことで、従業員の管理が簡単に行えます。

導入規模は中小企業から大企業まで幅広く対応しており、最短翌営業日には導入できるので、クラウドPBXをスピード導入可能です。

クラウドPBXの導入ステップ

クラウドPBXの導入でよくある失敗例と注意点

通話の音質が悪く聞こえにくい

クラウドPBXはインターネット環境に依存するため、音質が悪くなることがあります。

​​​​​​​音が途切れたり、聞き取りにくくなったりする原因は、Wi-Fi接続やインターネット回線にあります。

​​​​​​​解決策として、 有線LANを使用する 、 回線を変更する などが考えられます。また、メーカーごとに音質が異なるため、 導入前にデモや無料トライアルで確認する ことが重要です。

​​​​​​​導入したけれど機能をうまく使いこなせなかった

クラウドPBXのよくある失敗例に「導入したけれど機能をうまく使いこなせなかった」というケースがあります。

​​​​​​​新しいツールを導入した際、使い方を社員にしっかり伝えないと、機能を活用せず従来の電話と同じように使ってしまうことがあります。

​​​​​​​失敗を防ぐためには、 機能や使い方を全社員に伝える ことが重要です。少人数でのグループ研修や実際に操作しながら学ぶ方法、わかりやすいマニュアルを作成することが有効です。

​​​​​​​社員が増えたのに回線を増やせなかった

クラウドPBXのよくある失敗例に「社員が増えたのに回線を増やせなかった」というケースがあります。

​​​​​​​クラウドPBXでは、メーカーによって最大ID数が決まっており、小規模向けのプランでは20ID程度しか提供されないこともあります。

​​​​​​​​​​​​​​そのため、導入時にID数がギリギリのプランを選ぶと、社員や拠点が増えた際に対応できなくなることがあります。選定時には、 将来的な拡張性も考慮してプランを選ぶ ことが重要です。

利用中にトラブルが起きたのにサポートが受けられない

クラウドPBXのよくある失敗例に「運用中のトラブルでサポートが受けられなかった」ということがあります。

​​​​​​​クラウドPBXはインターネット回線を通じて運用されるため、トラブル時のサポート体制が重要です。

​​​​​​​しかし、メーカーによってサポートの対応時間や質は異なり、24時間対応していない場合や、対応が遅い、満足のいく回答が得られないこともあります。

​​​​​​​失敗を防ぐためには、 口コミを参考にしてサポート体制がしっかりしているメーカーを選ぶ ことが大切です。

​​​​​​​クラウドPBXの利用が向いている企業

​​​​​​​テレワークや海外拠点など、複数拠点での運用を検討している企業

クラウドPBXの導入は、テレワークや地方拠点、海外拠点などの、複数の拠点を内線で繋ぎたい場合にも最適です。

​​​​​​​複数の電話回線を集約できるPBXがクラウド上に設置されているので、 拠点の分散によって社員間に物理的距離が生じても内線通話が可能 で、通話料を削減できます。

​​​​​​​外出先の営業担当者へ電話を取り次ぐことが多い企業

クラウドPBXの導入は、外出先の営業担当者へ電話を取り次ぐことが多い企業に適しています。

​​​​​​​従来の固定電話では、伝言や電話番号をメールで送ったり、メモを残したりする手間がかかっていました。

クラウドPBXを導入すれば、 外出中の社員のスマホを内線で呼び出すことができ 、取次の手間が省け、業務の効率化が図れます。​​​​​​​

​​​​​​​創業したばかりの企業

クラウドPBXの導入は、創業したばかりの企業にも適しています。

クラウドPBXは、物理的なPBXの設置が不要で初期費用が安いうえに、通話料金も削減できるため、コストを抑えて迅速に事業を開始したいベンチャー企業にもぴったりです。

​​​​​​​また、 社員数や拠点の拡大に合わせて短期間で拡張できるため、事業のスピードアップにも繋がります 。

​​​​​​​設定変更や回線追加、機能追加などの頻度が多い企業

クラウドPBXの導入は、設定変更や回線追加、機能追加などの頻度が多い場合に最適です。

​​​​​​​クラウドPBXは、上記のような対応を自社で簡単に行えるので、 対応のたびにメーカーに依頼する必要がなくなります 。

​​​​​​​そのため、事業の関係で部署移動が多い企業や、今後従業員の増員が見込まれるスタートアップ企業にもおすすめです。

​​​​​​​繁忙期・閑散期に応じてオペレーターのシフトを調整している企業

月ごとに座席数や回線数を変更できるクラウドPBXサービスもある ので、繁忙期・閑散期に応じてオペレーターのシフトを調整している場合におすすめです。

​​​​​​​オペレーターを増員する繫忙期に座席数・回線数を増やし、シフトを抑える閑散期に座席数・回線数を減らせるので、運用コスト抑えることができます。

​​​​​​​クラウド化によってBCP対策をしたい企業

クラウドPBXの導入は、通信環境のBCP対策を重視している企業に最適です。

​​​​​​​オフィスに災害が発生しても、 インターネット接続さえあれば、遠隔地からでも会社の電話を利用できます 。

​​​​​​​これにより、業務継続が可能となり、緊急時の対応力が向上します。

​​​​​​​また、クラウド化により、拠点間での電話の柔軟な利用や、リモートワークの導入も簡単に実現できます。

クラウドPBXの利用が向かない企業

内線を利用する場面がない企業

クラウドPBXの導入は、内線の利用がほとんどない企業には向いていません。

​​​​​​​例えば、 拠点が一つしかなく、社員同士が同じオフィス内で直接声をかけて電話を取り次げる環境 では、従来の固定電話でも十分対応可能です。

現在の業務フローを見直し、本当に必要か検討することが重要です。 ​​​​​​​

​​​​​​​外出している社員や在宅勤務者に電話を取り次ぐケースが少ない企業

クラウドPBXの導入は、外出している社員や在宅勤務者への電話取次ぎが少ない企業には向いていません。

​​​​​​​ 電話のやり取りが主にオフィス内で完結する場合 、PBXを活用する機会が限られ、コストに見合わない可能性があります。

​​​​​​​ただし、外出先から顧客に電話をかける業務がある場合、会社の代表番号を表示できるクラウドPBXの導入を検討する価値はあります。

クラウドPBXに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXは、インターネットを活用した柔軟な電話システムで、コスト削減や業務効率化に貢献します。

​​​​​​​特に、リモートワークや多拠点展開を行う企業にとって、場所を選ばずに同じ電話環境を利用できるのは大きなメリットです。

​​​​​​​一方で、導入には回線環境やサービス選定が重要になります。自社に適したクラウドPBXを導入し、快適な通信環境を実現しましょう。