クラウドPBXのデメリットとは？解決方法から運用のコツまでを徹底解説！

会社や店舗を経営していく中で、電話対応というのは必ず発生するものです。これまでオフィスに設置したビジネスフォンを使って対応することが当たり前でしたが、最近では働き方が多様化したのに合わせて、電話活用法も変わってきました。

中でも、これまで社内のみで対応していた内線・外線電話を外出先でも受けたりできる「クラウドPBX」に注目が集まっており、多くの企業が導入を進めています。従来のPBXシステムよりも、効率的でコスト削減に適した「クラウドPBX」とは、どういったサービスなのでしょうか。メリットやデメリットも踏まえて、詳しく解説していきます。

クラウドPBXとは？

「クラウドPBX」とは、これまでオフィス内や建物内に設置して動かしていたPBX(交換機)を、クラウド上のサーバーに設置して提供するサービスです。オフィス内や建物内に交換機を設置する必要がないため、余計なスペースが必要なく、設置するための費用もかからず導入することができます。

クラウド上にサーバーが設置されるため、ビジネスフォンは社内でのみ利用できていた従来の仕組みと違い、手持ちのスマートフォンなどでもビジネスフォンとしての役割を持つことができます。働き方改革により、リモートワークや在宅ワークなど、社外で働くことも増える中、会社の代表番号へかかる電話や内線電話を外で受けることが可能になります。

 

PBXとは？

そもそも「PBX」というのは、いわゆる電話回線の交換機のことを指します。PBXは、オフィスなどの決まった場所に設置されており、外線着信や、内線発信などの制御を行います。このように複数の回線をまとめたり、転送電話などの機能があるPBXは、ビジネスフォンを使う場合には必須となっています。

ビジネスフォン以外にも、お客様サポート窓口などのコールセンターでもPBXのシステムが使われており、プログラムを組み替えることで色々とカスタマイズすることができます。

  
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PBXの種類(呼び方)はいろいろ？

PBXと言っても、先ほど紹介したクラウドPBXと従来のPBXは、呼び方同様に仕組みも違います。またPBXの中には、クラウドPBXのほかにも「IP-PBX」という種類があります。

「IP-PBX」は、インターネット回線を利用して、IP電話機を使って外線や内線を中継する電話交換機です。本来のPBXと違い、インターネット回線を利用して内線電話の環境を構築できるので、電話機を増設する際などに設定変更などを行う手間やコストを抑えることができます。

さらにインターネット回線を使うIP電話機能なので、通話料金なども一気に削減することができます。

 

クラウドPBXの仕組み

接続できる電話の種類

クラウドPBXは、インターネットを利用して、以下の電話機と接続することができます。

SIP端末

一般的にIP電話と呼ばれることの多い「SIP端末」は、インターネットを介して電話を行う端末のことです。電話回線をつなぐ従来のビジネスフォンと違い、電話機にLANケーブルを接続して電話をすることができます。これまでのビジネスフォンでは、電話機の増設や移動の際に業者へ依頼して設定などが必要でしたが、SIP端末であれば自身で対応することも可能なほど、簡単に変更できます。

ソフトフォン

電話機を置かず、インターネットを使ってパソコン上での電話を可能とするのが「ソフトフォン」です。

コールセンターなどで多く使われており、電話機では不可能な電話環境の構築が可能で、通話録音や転送などの機能をカスタマイズして使うことができます。利用方法も、パソコンに専用のソフトをインストールするだけでよく、設定や管理なども管理画面などで手軽に変更できます。

モバイルフォン（携帯電話）

クラウドPBXは、携帯電話やスマートフォンにも対応しています。交換機をクラウド上のサーバーに設置するため、インターネットが繋がる環境にあれば利用できるため、社内に限らず外出先や自宅でも外線や内線を受け取ることが可能になります。

またお手持ちのスマホを内線として登録すれば、在宅でのリモートワークやテレワークでも、会社へかかってきが外線や社内の内線転送などが、スマホで受け取れます。

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クラウドPBXの特徴・機能

では「クラウドPBX」には、主にどのような特徴があるのでしょうか。基本的な機能・特徴について紹介していきます。

スマホで会社の電話を対応できる

「クラウドPBX」が、これまでのPBXシステムと大きく違うのは、社内でしか対応できなかった電話をスマホを使って対応できるという点にあります。

従来のビジネスフォンの場合、交換機を社内に設置しているため、代表番号へかかってきた電話の受信や、各部署への内線電話も社内でしか対応できませんでした。しかしクラウドPBXは、交換機がクラウド上にあるため、登録さえすればスマホに内線や代表番号を着信させることも可能になります。

これにより今、新型コロナウイルス対策として注目されている、リモートワークや在宅勤務を行うのに、クラウドPBXが非常に有効とされてきています。

PBX本体の維持・管理が不要

クラウドPBXは、クラウド上に交換機サーバーを設置しています。

これまでのPBXでは、交換機本体をオフィス内や建物内に設置していました。そのためPBX本体の整備や管理工数が、どうしてもかかってしまいます。PBXを維持するため、定期的なメンテナンスが必要であったり、増設や移動になると業者に依頼して設定してもらうなど、手間やコストがかかります。

しかしクラウド上に交換機がある「クラウドPBX」では、物理的に交換機を設置する必要がないため、故障時やメンテナンスなどで業者に依頼して来てもらうこともありません。電話機の増設や変更も、簡単に行えるので管理コストを大きく削減することができます。

多拠点の設定・管理がラク

クラウド上のサーバーに交換機を置く「クラウドPBX」は、従来のPBXのように物理的なハードウェアが必要ないため、国内外に拠点を抱える企業でも簡単に電話環境が構築できます。拠点ごとに設置・配線工事が必要だったPBXが、クラウドPBXにすることでインターネット環境を通じて、場所を問わず利用できるようになります。

 
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クラウドPBXのメリット

クラウドPBXの導入すると、以下のようなメリットがあります。

ビジネスフォンが不要！スマホが電話機に！

会社でビジネスフォンを設置する場合、専用の電話機を置くのに多くても数十万円の費用が発生します。さらに万が一オフィスを移転するなどあった場合、移設工事費用や作業費用などが発生するなど、従来のPBXだと作業コスト・設置コストが大きくかかります。

しかしクラウドPBXであれば、手持ちのスマホや社用携帯をビジネスフォン端末として設定することができるため、設置費用や移転に際しての作業コストがかかりません。デスクや会議室に電話機を置く必要もなくなり、社員や拠点が増えてもフレキシブルに対応することができます。

通話コストの削減

クラウドPBXは、インターネット回線を使って電話のやり取りを行うため、通話コストの削減にも大きく役立ちます。基本的に外線電話に関しては通話料が発生するものになりますが、同じネットワーク上での内線通話においては、料金が発生しません。

離れた場所にいる拠点同士で電話のやりとりが発生する場合、外線通話だと通話料がかかる一方ですが、拠点間も全てクラウドPBXで内線化すれば、通話コストを大きく削減することができます。

社外でも代表電話・内線電話で通話可能

クラウド上に交換機を設置する「クラウドPBX」は、スマホやパソコンもビジネスフォンの役割を持つことができます。さらにスマホで受けられる電話は、会社の代表電話だけでなく、社内でしか利用できなかった内線電話も可能になります。

これによりテレワークや在宅ワークなど、リモートワークにも活用することができるようになります。外出先や自宅でも、スマホで代表番号を受けたり、内線電話もかけられるので、今のように多様化する働き方にピッタリです。

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クラウドPBXのデメリット

一方で、クラウドPBXを利用するにも注意点やデメリットはあります。

月額料金などランニングコストがかかる

クラウドPBXは、設置費用や工事などの作業費が発生しない分、月額のランニングコストが発生します。クラウドサーバーのレンタル費のほか、それぞれ1人(アカウント)ごとに1,000円前後の利用料金が発生します。

在宅ワーカーを多く抱えていたり、外出する従業員が多い会社であればメリットがあるかもしれませんが、従業員数の少ない会社や移転などもしない店舗などは、わざわざクラウドPBXにせずIP電話などで対応した方が、コストを抑えることができるかもしれません。

音声品質が提供企業によって差がある

クラウドPBXは、現在さまざまな企業が提供しています。提供している企業によっては、同じようなクラウドPBXサービスであっても、通話の際の音質が悪いものがあります。社内では問題なくても、外出先になると聞こえにくくなったりもあるので、音質の良いサービスをしっかり選定するようにしましょう。

インターネット回線の環境によって音声品質が悪くなる

またクラウドPBXは、インターネット回線を介したクラウドサービスを利用しているため、通信環境によって音声の品質が変動することがあります。
外出先での4G・3G回線になると、急激に音質が下がったり、社内のWifi環境であっても100%安定した通信状況とは言い難いため、音質が悪く聞こえるものも多いです。

会社の規模によっては既存のPBXからの移行が大変

新規でクラウドPBXを導入しようというのであれば、ゼロからの構築なので特に影響はないのですが、すでに従来のPBXなどを利用している場合、クラウドPBXへの移行が難しくなることがあります。

特に会社の規模が大きな企業となると、本社・拠点など全ての回線状況を確認し、対象者の整理なども必要になるため、新規で導入するよりも手間と時間がかかってしまいます。

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デメリットの解消・解決方法

こうしたクラウドPBX利用のデメリットは、どのようにしたら解決できるのでしょうか。一部の解決策をご紹介します。

ランニングコストのコストパフォーマンスの良いクラウドPBXを選ぶ

クラウドPBXを検討する際、コスト面を重視するのであれば、各サービスでかかるランニングコストの見積もりを出してみましょう。総合的に判断して、最もコストパフォーマンスが高いサービスを選ぶと良いです。

場合によっては、クラウドPBXではなくIP電話で対応した方が、コストを抑えることもできるので、しっかり確認しておきましょう。

 

音声品質の口コミ・評判を確認する

通話時の音声品質が良いサービスを選ぶなら、まずはクラウドPBXサービスの口コミや評判をチェックすることをおすすめします。

実際に利用した人の感想を知ることで、自社にあったものや、ホームページなどではわからない「生の声」を知ることができるので、サービスの選定に大きく役立ちます。もちろん良い評判・悪い評判さまざま見かけるかと思いますが、冷静にチェックして判断しましょう。

自社のインターネット回線やWiFi環境を見直す

音声品質を改善するなら、自社で利用しているインターネット回線がWifi環境を見直すだけでも効果があります。

もともとネットの速度が遅いと感じているのであれば、この機会に回線契約を見直してみましょう。実は契約内容が古く、現在は金額も変わらずに速い速度のプランが出ているということもあります。また回線の契約だけでなく、接続しているルーター機器も古いものであれば、新しくすることで通信環境の改善が見込めます。

移行計画のサポートや大規模移行の実績がある提供企業を選ぶ

従来のPBXからクラウドPBXへ移行する場合、サービス提供企業によっては対応できなかったり、うまく移行できないものがあります。

クラウドPBXへの移行が不安な方は、移行計画をしっかりサポートしているところや、これまでに大企業への導入・移行などの実績があるサービスを選ぶと、安心してPBXの移行作業を依頼できます。

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クラウドPBXの比較・おすすめ

ここでは、おすすめのクラウドPBXを3社ご紹介します。料金やサービス内容など、参考にしてみてください。

Arcstar Smart PBX

NTTコミュニケーションズが提供する「Arcstar Smart PBX」は、PBXやビジネスフォンを使わないクラウド型のPBXサービスです。

「Arcstar Smart PBX」は、クラウド上にあるIP電話サーバーを使い、PBX機能と内線機能のクラウド化を実現しています。これにより設備費用や保守対応のコストを削減します。クラウド上にサーバーを置くため、スマホやパソコンなどさまざまな端末で内線電話を利用することができます。電話会社や携帯電話会社に依存する必要がないので、キャリアが違っていても利用することが可能です。

初期費用

主なプランの初期費用は以下の通りです。

月額費用

プラン	概要	単位	料金
Arcstar Smart PBX （基本料金）	契約基本料	契約	5,000円(5,500円)
	ID利用料	IDごと	500円(550円)
Arcstar Smart PBX （オプション料金）	全体チャネル追加利用料	10チャネルごと	5,000円(5,500円)
	VoIP-GWチャネル追加利用料	チャネルごと	500円(550円)
外線サービス：Arcstar IP Voice （基本料金）	基本料金（1番号・1チャネル）	契約	580円(638円)
外線サービス：Arcstar IP Voice （オプション料金）	チャネル追加料	チャネル	580円(638円)
	番号追加料	番号	100円(110円)

そのほかのプランに関しては、料金プランページよりご確認ください。

》「CLOUD PHONE（クラウドフォン）」の詳細はココからチェック！

MOT/TEL

スマホでビジネスフォンを利用できるPBXサービス「MOT/TEL」は、1台199円～で利用できる業界最安値レベルの料金体系で人気の高いサービスとなっています。

現在使っている電話番号が引き継げるほか、電話の利用はスマホにアプリをインストールするだけなので、キャリアに依存することなく誰でも簡単に利用することができます。社員や拠点間の電話料金や設備費用、転送料金なども無料なほか、解約する際の違約金なども発生しません。さらに20端末までは、3,980円の定額制で利用できるため、小規模企業にとっても嬉しいポイントです。

料金

 

CLOUD PHONE

低価格で多様な機能が人気の「CLOUD PHONE」は、スマホで代表番号の外線通話・内線通話が可能なクラウドPBXサービスです。

外出先でも0円で内線通話ができるため、会社へ連絡してきたクライアントを待たせることなく、スピーディーな対応が可能です。機器の設置や工事の必要もないため、導入時のコストを抑えてスタートできるほか、録音機能の標準装備、IVRなどの利用も可能になるなど、カスタマイズ性も高いサービスです。

料金

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まとめ

新型コロナウイルス対策として、テレワークやリモートワークへの注目が高まり、積極的に導入を検討している企業が増える中、低コストで簡単に利用可能な「クラウドPBX」は、企業にとって大きな力となるでしょう。

今回は、スマホで会社の電話が取れるなど、これからの働き方にピッタリの「クラウドPBX」について解説してきました。とりあえずクラウドPBXに変えるというのではなく、実際の利用規模や予算とを鑑みて、自社にあったサービスを選ぶようにしてくださいね。