そこで必要になるのが予実管理です。予実管理を徹底して行うことができれば、目標に対する進捗や問題はないか確認することができるので、効率良く成果をあげることが可能です。
今回は予実管理の詳しい方法や手順、ポイントを徹底解説していきます。予実管理を改めて確認したい方や、予実管理をマスターし経営を改善していきたい方は参考にしてみてください。
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予実管理とは
経営改善や成長に欠かせないのが、予算と実績の状況を管理し必要な対策を練ることです。
予実管理とは、その名の通り「予算」と「実績」を管理することであり、予算実績管理とも呼ばれています。予実管理の最終的な目的は、経営目標を達成させることであり、そのために目標とする予算を立てて、予算と実績を比較し、それを基に改善・対策を講じていきます。
どのような企業でも、自社の実績が経営目標に着実に向かっているかを確認することが必要になるでしょう。将来の見通しを立てる上で、今後行っていく経営活動のある程度の予測をしなければなりません。
予算をたて利益の目標を作り、実績と比較することで、目標までの達成率がわかります。予実管理を徹底することで、掲げた目標に向かって着実に会社を誘導することができます。
この予実管理をまとめて、経営会議や幹部会議で使う資料が予実管理表になります。予実管理表に予算と実績を比較していくことで、目標の達成に対し、現在どのくらいの地点にいるのかという現状把握や、達成できていない部署をあげることができたり、原因を探ることができます。
企業は年間や単月単位で目標を設定し営業活動を行っている場合が多いと思います。その掲げた目標と実績の間の差を埋めることが予実管理の目的になりますので、実績が目標から離れているようであれば、その問題点を突きとめて対策をとる必要があります。
予実管理を行う目的・メリット
予算管理とはどういうものなのか説明していきましたが、ここではさらに、予実管理を行う目的や、メリットについてご説明していきます。
目標達成をより確実にすることができる
予実管理は予算と実績の差異にすぐに気づくことができるため、問題点を早急に見つけることができます。そのため、原因の追及から、解決策を練り、行動に移すまでの流れをスピーディーに行うことができます。目標に向かって達成するための問題を見つけ、迅速且つ適切に軌道修正を行えることは、予実管理のメリットです。
自社の強みや弱点を知ることができる
予実管理は予算と実績を数値化するので、自社の状況を分析でき、課題を知ることができます。これににより、予算を達成できそうにない理由が明確になります。また、予算に対してどれだけの実績を挙げることができたのかを分析すれば、経営活動の改善にも繋げることができます。
さらに予想に対して良い結果がでた場合、なぜそのような結果になったか理由を突き止めることができますますので、予実管理を通して自社の強みを伸ばしたり、弱点を克服することも可能です。
予算編成を適切に行うことができる
もし毎年、予算と実績に差がでているようであれば、予算の編成を適切にできていない場合があります。そのような状態であれば、一度自社の予実管理を見直し予算編成の精度を上げることで、経営が安定するだけでなく、自社の成長が期待できます。このように、適切な予算編成を行えているのかという指標としても、予実管理は役立ちます。
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予実管理の手順
続いて、予実管理の手順を解説します。具体的な方法・手順を知ることで、スムーズな予実管理を行えるようになりますので、ぜひチェックください。
予実管理の手順（1）予算目標を立てる
まずは予算目標を立てるところから始まります。
予算目標を立てるときに気を付けるべき点として、現実的に達成が可能で、高すぎず低すぎない目標を設定するようにしましょう。あまりに目標が高すぎて達成するのが不可能な場合は意味がありませんし、低すぎても企業の問題点を発見することが難しくなってしまいます。予算は目標の数値として設定しているだけでなく、実績と比較して強味や弱点を知る要素としても使えるので、達成に対して、少々努力を要する程度の予算を設定することをおすすめします。
予実管理の手順（2）予算を設定する
次は過去の実績をもとに、具体的な予算を設定します。売上・利益・経費・損失など細かく確認しましょう。
分析に必要な数値を洗い出し、どの期間の実績を参考にするかよく考える必要があります。特に繁忙期と閑散期の差が大きい場合は、それを踏まえた上で予算を設定するようにしましょう。
予実管理の手順（3）毎月または毎週などで現状分析を行い改善する
予算と実績の比較をし、現状分析を行いましょう。予算と実績に差がある場合は、問題点を洗い出し、その差を埋めていくことが求められます。なにが原因でどのくらいの差があるのか、それを埋めるにはどうすればいいのかを調べ、仮説と検証を繰り返し原因を追及する必要があります。分析から売れていない商品があればその原因を突き止め、売れている商品があればさらに売れるような方法を考えていきます。
また、予算と実績を比較する上で、リアルタイムの数字を把握することが重要になります。なるべく毎月や週ごとなど短い期間で分析を行いましょう。
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売上集計にはPOSレジが活用できる
予実管理の概要や詳しい手順を紹介してきましたが、こうした予実管理をExcelを活用し手作業で行っている企業もあると思います。その場合、効率面や入力にかかる手間、打ち間違いなどの課題がでてきます。
そんな課題を解決できるのが会計ソフトと連携したPOSレジを活用した予実管理方法です。会計ソフトを活用することで、予実管理に関するさまざまな作業を効率化できます。
会計ソフト連携のPOSレジなら業務効率化にも
会計ソフトと連携したPOSレジを利用すると、データを手入力する手間を削減することができます。また、予実管理表を作れば、予算と実績をリアルタイムでどこからでも確認することができます。これによって迅速な現状分析の実現ができるので、日々問題の原因を突き止めて改善に取り組むことが可能です。貯蓄されたデータを自動で分析集約してくれるので、予算と実績をズレを軽減することができますし、部門やプロジェクト、社員ごとに予実の管理・分析がしたい方にピッタリのツールです。
会計ソフト連携のPOSレジ
株式会社USENが提供する「USENレジ」シリーズは、会計ソフトと連携しています。連携している会計ソフトは以下のとおりです。
・クラウド会計ソフトfreee
・弥生会計
・MFクラウド会計
「USENレジ」は売上分析などの機能も搭載していますので、予実管理をしっかり行いたい店舗にはうってつけのタブレットPOSだと言えます。
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まとめ
今回は予実管理について詳しく紹介していきました。予実管理を使えば、企業の予算に対する実績の達成率がわかり、強みを伸ばしたり、弱点を克服することができます。
また、会計ソフトと連携したPOSレジの活用で、予実管理がより効率的に管理ができリアルタイムで状況を把握することができます。予実管理をもっと快適にわかりやすく行うために、会計ソフトと連携したPOSレジの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いたライター
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