PBX(電話交換機)とは?仕組みと機能やビジネスフォンとの違いも解説!

PBX(電話交換機)とは?仕組みと機能やビジネスフォンとの違いも解説!

業務効率を改善するため、PBXや構内交換設備を検討している方も多いのではないでしょうか。

PBXとは、複数の電話機同士を繋げ、着信や発信を効率化できる仕組みです。コールセンターや規模の大きな企業では、PBXが以前から導入されています。

今回は、PBXの特徴や仕組み、機能といった基本的な内容を紹介していきます。また、よく間違えられがちなビジネスフォンとの違いも分かりやすく解説していますので、「どちらが自社に向くのか」しっかりかくにんしましょう。

リモートワーク導入をご検討中ではありませんか?

ガイドブック

【導入事例付き】リモートワークを検討されている方必見!導入の手順・メリット・ポイントなどをわかりやすくまとめています。

導入ガイドを無料ダウンロード

PBX(電話交換機)とは?

PBXとは、複数の電話機を統合するシステムのことです。「電話交換機・構内交換機」とも呼ばれます。PBXは、オフィスなどの所定の場所に設置され、それぞれの電話機を一つに繋げることで電話機でさまざまな機能を利用することが可能になる仕組みです。

たとえば、企業の場合、社員一人ひとりに電話機を与えていることも多いでしょう。

しかし、電話機同士がネットワークで繋がっていけなければ、担当者が不在だったときに電話に出ることが難しくなります。また、代表番号に発信すると、社長が電話対応しなければならないといった事態にもなりかねません。

そこで、PBXで電話機同士のネットワークを作り上げることが必要となります。電話機同士がお互いに繋がっていると、代表番号にかけたとき、すべての電話機で受けることが可能です。

また、着信を受けて、そのままほかの電話機へ内線で転送することもできます。仮に、営業マンが外出していたとしても、スマートフォンなどを利用して外出先から電話を引き継ぐことも可能です。

PBXで使える5つの機能

PBXとは、複数の電話機を繋げる構内交換機の役割を果たします。その機能は多彩で、PBXを活用することで業務効率の改善や、顧客満足度の向上にも効果が期待できます。

ここでは、PBXで利用できる機能を紹介していきましょう。

PBXの機能①外線を利用した発着信

社外(外線)からかかってきた電話は、まずPBXへ着信し、そこから各電話機へ振り分けられます。代表番号だと、その電話番号で受話できるように設定している電話機であれば、すべての機器で外線着信への対応が可能です。

また、社外への発信(外線発信)を行う場合も、PBXを経由して社外に繋ぎます。

PBXを利用せず、オフィスで電話機を利用する場合は、複数の電話番号を登録していることも珍しくありません。違う電話番号で発信を行うと発信者情報が複雑になるため、取引先や顧客などは把握しにくくなるでしょう。

しかし、PBXを経由して発信を行うことで、どの電話番号から発信しても代表番号だけを表示させることができます。

外線発信はLCR(Least Cost Routing)がお得!?

外線発信を制御する方法としては、LCR(Least Cost Routing)とACR(Automatic Carrier Routing)の2種類があります。LCRは「最小コストのルーティング」を意味するとおり、発信先の相手の電話番号に発信する際に最も通話料が安くなるプロバイダーを自動で選択してくれるため、通話料を安く抑えることが可能です。

一方、ACRは「自動キャリアルーティング」を意味し、あらかじめ設定したプロバイダーに自動で接続される仕組みになっています。

一見するとLCRが通話料を抑えることができるためお得に感じられますが、LCRで制御する仕組みを搭載したPBXは高価になりがちです。外線発信を行う機会がほとんど無い場合にLCRの機能を優先してしまうと、かえって損してしまう結果になりかねません。

どちらがご自身の会社にあっているか、よく確認した上で導入を進めましょう。

会社の電話料金削減の無料相談はこちらから
 

PBXの機能②内線同士の発着信

PBXを利用することで、社内の電話機同士を内線で繋げることができます。

仮に、PBXを利用せず、それぞれの電話機を単独で使っている場合、それぞれの電話機同士の通話は外線扱いとなるので、通話すると電話代がかかります。一方、内線化していると外線扱いとはならず、通信料金も発生しません。

中堅企業や大企業など全国に拠点がある場合や拠点が複数ある場合にも、各拠点にPBXを設置し、専用回線で各拠点を接続することで、離れた拠点間でも無料で内線通話が可能になります。

PBXの機能③拠点間同士の発着信

PBXの優れた機能として、拠点間同士の発着信があります。

たとえば、東京と大阪に1つずつ拠点を構えているとしましょう。両方の拠点にPBXを設置しておけば、離れた場所にある拠点でも、それぞれの電話機を内線化することができます。もちろん、内線なので通話料金はかかりません。

PBXの機能④スマホへの転送など、さまざまな転送

PBXは、外線からの着信を保留したまま、携帯電話やスマートフォン(スマホ)などに転送することができます。スマホを社内の電話機と内線化できるため、電話料金を気にせず使える点がメリットです。

その他の転送機能としては、社内に担当者がいないときの不在転送や、電話機が通話中の際に別の機器へ転送する話中転送、呼び出し回数内に応答できない場合の応答遅延転送などの機能があります。

転送機能は、お客さま対応の満足度向上や機会損失の防止など、さまざまな効果が期待できますので、ぜひ活用してくださいね。

PBXの機能⑤パーク保留

電話機で保留を行うと、通話を再開するにはその電話機を利用する必要があります。しかし、パーク保留の機能を使えば、保留した内容を別の電話機で引き継ぐことが可能です。

あらかじめ、転送する相手が不明な場合など保留からの再開を臨機応変に対応できるため、活用すると良いでしょう。

5

クラウドPBX・PBX・ビジネスフォンのメリット、デメリット

PBXを導入する際に、もっとも気になる情報の一つがメリット・デメリットではないでしょうか?それぞれに特性を持つ「クラウドPBX」「PBX」「ビジネスフォン」のメリットとデメリットをわかりやすく解説しますので、しっかり把握しておきましょう。

メリット・デメリットを確認のうえ、会社の規模や予算などに合わせて検討するのがいいでしょう。

なお、PBXとビジネスフォンの違いやクラウドフォンとの違いは後述していますので、合わせて確認してください。

PBX(IP-PBX)のメリット・デメリット

PBX(IP-PBX)のメリット

・初期費用が抑えられる
・運用コストを下げる
・カスタマイズの自由度が高い
・運営、管理がラク

PBX(IP-PBX)のデメリット

・ハッキング(乗っ取り)のリスクが高い

クラウドPBXのメリット・デメリット

クラウドPBXのメリット

・初期費用を削減できる
・運用コストを大幅に削減できる
・多拠点での管理がラク
・スマホがビジネスフォンになる
・カスタマイズの自由度が高い

クラウドPBXのデメリット

・音質がネット環境に左右される
・運用コストがかかる
・特殊番号に発信できない場合がある

ビジネスフォンのメリット・デメリット

ビジネスフォンのメリット

・通信費を削減できる
・セキュリティを強化できる
・業務効率を向上できる
・信頼度が高い

ビジネスフォンのデメリット

・メンテナンスが発生(手間とコストがかかる)する
・移転、増設時の作業やコストが発生する
・配線が煩雑化してしまう

ご自身の会社でどういった仕組みが最適なのか専門家に相談してみませんか?PBX・クラウドPBXの導入に関して、知識豊富なプロに無料で相談して、通話・通信費の削減をしてみませんか?
クラウドPBX導入の無料相談はこちらから

PBXとビジネスフォンの違いは?

PBXによく似た製品にビジネスフォンがあります。ビジネスフォンもPBXと同じく、社内の複数の電話機をまとめ、外線の着信を効率化したり、電話機同士で内線化が可能です。

ただし、PBXに比べるとビジネスフォンでできることは限られています。そのため、以下の点についてはPBXでは対応できても、ビジネスフォンでは対応できません。

  • 別の場所にある拠点同士の電話機を内線化する
  • 同じビルの別フロアにある電話機を内線化する
  • スマホを内線化する
  • 着信相手先の情報を表示する(CTI)
  • パソコンとの接続
  • デュアルCPU対応(一つのCPUがダウンしたときの保険)

ビジネスフォンはPBXと比べれば、できないことがたくさんあります。

ただ、複数の電話機のネットワーク化など、ビジネスシーンに必要な最低限の機能は揃っています。また、PBXよりも価格が安いため、コストを重視する企業や小規模の企業には最適といえるでしょう。

以下で、PBX向け・ビジネスフォン向けの企業を紹介していますので、参考にしてください。

PBXに向いている企業・ビジネス

PBXに向いている企業やビジネスの特徴は、従業員数の多い大企業やコールセンターです。

PBXには、別拠点や別フロアの電話機同士を内線化できるという大きなメリットがあります。そのため、複数の拠点を持つ企業やコールセンターなどに導入すれば、通信費の削減に役立つことでしょう。

また、PBXはCTIにも対応しています。

CTIとは、発信者の情報を表示する機能で、電話をとる前に顧客情報などを確認することが可能です。コールセンターには欠かせないシステムなので、PBXは必須といえるでしょう。

クラウドPBXに向いている企業・ビジネス

これまで、PBXの導入は初期費用が高く、規模の大きな企業向けの仕組みでした。また、PBXの設置するスペースを確保し、メンテナンスを行う必要があるなど、さまざまな運用コストもかかるため、中小企業や小規模事業者は導入を見送った方も多いのではないでしょうか?

そこで、PBXの仕組みをクラウド上に構築し、サービスを利用できるクラウドPBXが注目を集めています。1台からの導入も可能なシステムもあるため、これまで導入を見送っていた規模の企業や既存のPBXを置き換えにも向いているため、すべての企業に向いているシステムといえるでしょう。

クラウドPBXのおすすめなら、CLOUD PHONE(クラウドフォン)です。クラウドフォンで通話料の削減をしませんか?

CLOUD PHONE(クラウドフォン)のお問い合わせ・
資料請求はこちらから
 

 

ビジネスフォンに向いている企業・ビジネス

ビジネスフォンに向いている企業の特徴は、中小企業など小規模事業者です。

特に、拠点が1ヶ所のみという場合、PBXの長所は生かせません。PBXは数百万円以上もの導入費用がかかることも多いため、メリットが生かせない場合はかえってコスト高になるだけです。

ビジネスフォンでも電話機同士のネットワーク構築ができるため、十分にその効果を実感できます。

5

IP-PBXとクラウドPBXの違いは?

これまでPBXの主流であった「IP-PBX」とPBXをクラウド上に構築した「クラウドPBX」の違いはどのようなものがあるかご存知でしょうか?

ここでは、それぞれの特徴やサービスの違いを紹介していきますので、しっかり把握して最適なシステム選びの参考にしてくださいね。

IP-PBXとは?

IP-PBXとは、IP電話を利用したPBXサービスのことです。IP電話とは、簡単にいえば、電話回線ではなくインターネット回線を利用する仕組みを指します。

PBXと同じように構内に専用機器を設置しますが、現在使っているLANケーブルで各電話機を繋げていきます。それぞれの電話機にはIPアドレスが割り当てられるため、電話機同士での内線化が可能です。

インターネット回線を利用するということは、社内のパソコンともデータ共有することができます。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、構内に交換機を設置せずに利用できるPBXサービスのことです。電話機同士のネットワークはすべてクラウド上でやり取りできるため、システムの導入費用を大幅に削減することができます。

また、新しく拠点を設営した場合も交換機を設置する必要はありません。在宅勤務の社員でもネットワークに加わることができるため、リモートワークやフレックス制度を導入する企業に最適といえるでしょう。

会社電話の制御システム(PBX・クラウドPBX・ビジネスフォン)の選び方

このように会社電話の制御を行うシステムには様々な違いがあるため、目的や使い方および前述のそれぞれのメリット・デメリットに合わせて選ぶと良いでしょう。

ここでは、導入時に注意しておきたい、コスト面や設置作業の有無、セキュリティといった視点で選び方をチェックしていきます。

コスト

各PBXやビジネスフォンの中でも、コストを抑えて導入を行うのであれば「クラウドPBX」がおすすめです。クラウドPBXは、オフィス内などにサーバーを設置することがないため、基本的に導入時の初期費用や工事費用が必要ありません。

ただし「クラウドPBX」は、クラウド上のサーバーレンタル費が発生するので、月額もしくは年額でのランニングコストが発生します。ですので規模の大きい企業であれば、クラウド型ではなくオンプレミスのIP-PBXでの運用コストと比較することをおすすめします。

 

設置作業の有無

従来のPBXを利用する場合、オフィス内や建物内に交換機となるPBX機器の設置が必要でした。しかしクラウド上にサーバーを設置する「クラウドPBX」であれば、交換機を設置するスペースの確保や作業員の手配、必要に応じた工事費用の発生がありません。

さらにクラウドPBXであれば、オフィスの移転や回線の増設を行う際に、業者による増設工事や設定は不要となり、管理画面で簡単に変更することができます。

セキュリティ

常にインターネットに繋ぎ続け、ネット回線に依存する形になるクラウドPBXは、万が一停電やネット接続に異常が起こった場合、利用ができなくなることも考えられます。また、110番や119番などの3桁特番に発信できないというデメリットもあります。

コストを抑え、万が一の場合はスマートフォンで緊急対応するなど対応マニュアルを作成するのか?コストをかけてもIP-PBXを自社で設置して運用するのか、など希望に合わせて最適なシステムを導入しましょう。

まとめ

PBXとは、社内の各電話機同士でネットワークを組み、外線からの着信の効率化、内線での発着信を可能とするシステムです。従来のビジネスフォンとよく似ていますが、別拠点の電話機も内線化できるなど、より高度になったシステムが特徴です。

PBXは、拠点を複数持つ企業やコールセンターに向いています。

ただし、ビジネスフォンに比べると導入費用が高くなりやすいため、目的や電話機の使い方に合わせて選び分けましょう。また、コストを重視する企業は、導入費用が安く済むクラウドPBXをご検討ください。

当サイトでは、PBXやIoT・クラウド電話、自動音声応答サービスなど、業務効率化に役立つ情報をたくさん紹介しています。ぜひ、そちらもご確認ください。

 

5

リモートワーク導入ガイドを無料公開中!!

ガイドブック

【導入事例付き】リモートワークを検討されている方必見!導入の手順・メリット・ポイントなどをわかりやすくまとめています。

資料のダウンロードはこちら

関連タグ