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PBX(電話交換機)とは?特徴・仕組み・機能・ビジネスフォンとの違いを紹介

PBX(電話交換機)とは?特徴・仕組み・機能・ビジネスフォンとの違いを紹介
業務効率を改善するため、PBXや構内交換設備を検討している方も多いのではないでしょうか。

PBXとは、複数の電話機同士を繋げ、着信や発信を効率化できる仕組みです。コールセンターや規模の大きな企業では、このPBXを導入するケースが目立ち始めています。

今回は、PBXの特徴や仕組み、機能といった基本的な内容を紹介していきます。また、よく間違えられがちなビジネスフォンとの違いも分かりやすく解説していますので、「どちらが自社に向くのか」ということまで分かるはずです。

PBX(電話交換機)とは?社内の電話機ネットワークを形成できる

PBXとは、複数の電話機を統合するシステムのことです。「電話交換機・構内交換機」とも呼ばれます。PBXは、オフィスなどの所定の場所に設置され、それぞれの電話機を一つに繋げることが可能です。

たとえば、企業の場合、社員一人ひとりに電話機を与えていることも多いでしょう。

しかし、電話機同士がネットワークで繋がっていけなければ、担当者が不在だったときに電話に出ることが難しくなります。また、代表番号に発信すると、社長が電話対応しなければならないといった事態にもなりかねません。

そこで、PBXで電話機同士のネットワークを作り上げることが必要となります。電話機同士がお互いに繋がっていると、代表番号にかけたとき、すべての電話機で受けることが可能です。

また、着信を受けて、そのままほかの電話機へ内線で転送することもできます。仮に、営業マンが外出していたとしても、スマートフォンなどを利用して外出先から電話を引き継ぐことも可能です。

PBXで使える5つの機能

PBXとは、複数の電話機を繋げる構内交換機の役割を果たします。その機能は多彩で、PBXを活用することで業務効率の改善や、顧客満足度の向上にも効果が期待できます。

ここでは、PBXで利用できる機能を紹介していきましょう。

PBXの機能①外線からの発着信

外からかかってきた電話(外線)は、まずPBXへ着信し、そこから各電話機へ振り分けられます。代表番号だと、その番号を設定している電話機であれば、すべての機器で着信への対応が可能です。

また、発信を行う場合もPBXを経由して外線に繋ぎます。

ただ、オフィスで利用する場合は、複数の電話番号を登録していることも珍しくありません。違う電話番号で発信を行うと発信者情報が複雑になるため、取引先や顧客などは把握しにくくなるでしょう。

しかし、PBXを経由して発信を行うことで、どの電話番号から発信しても代表番号だけを表示させることができます。

PBXの機能②内線同士の発着信

PBXを利用することで、社内の電話機同士を内線で繋げることができます。

仮に、PBXを利用せず、それぞれの電話機を単独で使っている場合、それぞれの電話機同士は外線扱いとなるので発信すると電話代がかかります。一方、内線化していると外線扱いとはならず、通信料金も発生しません。

PBXの機能③拠点間同士の発着信

PBXの優れた機能として、拠点間同士の発着信があります。

たとえば、東京と大阪に1つずつ拠点を構えているとしましょう。PBXを設置しておけば、離れた場所にある拠点でも、それぞれの電話機を内線化することができます。もちろん、内線なので通話料金はかかりません。

PBXの機能④モバイル転送

PBXは、外線からの着信を保留したまま、携帯電話やスマホなどに転送することができます。スマホは社内の電話機と内線化できるため、電話料金を気にせず使える点がメリットです。

また、転送機能にも、社内に担当者がいないときの不在転送や、電話機が通話中の際に別の機器へ転送する話中転送などの機能があります。

PBXの機能⑤パーク保留

電話機で保留を行うと、通話を再開するにはその電話機を利用する必要があります。しかし、パーク保留の機能を使えば、保留した内容を別の電話機で引き継ぐことが可能です。

PBXとビジネスフォンの違い

PBXによく似た製品にビジネスフォンがあります。ビジネスフォンもPBXと同じく、社内の複数の電話機をまとめ、外線の着信を効率化したり、電話機同士で内線化が可能です。

ただし、PBXに比べるとビジネスフォンでできることは限られています。そのため、以下の点についてはPBXでは対応できても、ビジネスフォンでは対応できません。

  • 別の場所にある拠点同士の電話機を内線化する
  • 同じビルの別フロアにある電話機を内線化する
  • スマホを内線化する
  • 着信相手先の情報を表示する(CTI)
  • パソコンとの接続
  • デュアルCPU対応(一つのCPUがダウンしたときの保険)
ビジネスフォンはPBXと比べれば、できないことがたくさんあります。

ただ、複数の電話機のネットワーク化など、ビジネスシーンに必要な最低限の機能は揃っています。また、PBXよりも価格が安いため、コストを重視する企業には最適といえるでしょう。

このようにPBXとビジネスフォンには様々な違いがあるため、目的や使い方に合わせて選んでください。以下で、PBX向け・ビジネスフォン向けの企業を紹介していますので、参考にしてください。

 

PBXに向いている企業・ビジネス

PBXに向いている企業やビジネスの特徴は、従業員数の多い大企業やコールセンターです。

PBXには、別拠点や別フロアの電話機同士を内線化できるという大きなメリットがあります。そのため、複数の拠点を持つ企業やコールセンターなどに導入すれば、通信費の削減に役立つことでしょう。

また、PBXはCTIにも対応しています。

CTIとは、発信者の情報を表示する機能で、電話をとる前に顧客情報などを確認することが可能です。コールセンターには欠かせないシステムなので、PBXは必須といえるでしょう。

ビジネスフォンに向いている企業・ビジネス

ビジネスフォンに向いている企業の特徴は、中小企業など小規模事業者です。

特に、拠点が1ヶ所のみという場合、PBXの長所は生かせません。PBXは数百万円以上もの導入費用がかかることも多いため、メリットが生かせない場合はかえってコスト高になるだけです。

ビジネスフォンでも電話機同士のネットワーク構築ができるため、十分にその効果を実感できます。

IP-PBX・クラウドPBX|それぞれの違いは?

PBXには、「IP-PBX」と「クラウドPBX」という2種類のサービスがあります。ここでは、それぞれの特徴やサービスの違いを紹介していきましょう。

IP-PBXとは?

IP-PBXとは、IP電話を利用したPBXサービスのことです。IP電話とは、簡単にいえば、電話回線ではなくインターネット回線を利用する仕組みを指します。

PBXと同じように構内に専用機器を設置しますが、現在使っているLANケーブルで各電話機を繋げていきます。それぞれの電話機にはIPアドレスが割り当てられるため、電話機同士での内線化が可能です。

インターネット回線を利用するということは、社内のパソコンともデータ共有することができます。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、構内に交換機を設置せずに利用できるPBXサービスのことです。電話機同士のネットワークはすべてクラウド上でやり取りできるため、システムの導入費用を大幅に削減することができます。

また、新しく拠点を設営した場合も交換機を設置する必要はありません。在宅勤務の社員でもネットワークに加わることができるため、リモートワークやフレックス制度を導入する企業に最適といえるでしょう。

まとめ

PBXとは、社内の各電話機同士でネットワークを組み、外線からの着信の効率化、内線での発着信を可能とします。従来のビジネスフォンとよく似ていますが、別拠点の電話機も内線化できるなど、より高度になったシステムが特徴です。

PBXは、拠点を複数持つ企業やコールセンターに向いています。

ただ、ビジネスフォンに比べると導入費用が高くなりやすいため、目的や電話機の使い方に合わせて選び分けましょう。また、コストを重視する企業は、導入費用が安く済むクラウドPBXをご検討ください。

当サイトでは、PBXやIoT電話、自動音声応答サービスなど、業務効率化に役立つ情報をたくさん紹介しています。ぜひ、そちらもご確認ください。

 

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