インボイス対応のおすすめシステムを比較！費用相場や影響のある業務範囲

電子インボイス対応のおすすめシステムを比較

インボイス制度とは？

インボイス制度の概要

インボイス制度とは、 複数税率に対応した「仕入税額控除」の新しい方式 で、正式名称は「適格請求書等保存方式」です。

現行制度では、発行者、取引年月日、取引金額などが記載された「区分記載請求書」を用いて仕入税額控除が受けられます。

新制度の施行後（2023年10月1日～）は、請求書に記載すべき項目が追加された「適格請求書」の発行・保存が義務となります。

適格請求書（インボイス）とは？

適格請求書（インボイス）とは、 取引における消費税額や適用税率などが詳細に記載された請求書 の形式です。

現行の「区分記載請求書」と比べて請求書に記載すべき項目が多く、取引に関する情報をより詳細に書き残せます。

なお、適格請求書を発行できるのは、事前に申請を行った「適格請求書発行事業者」のみです。

インボイス制度の目的

正確な消費税額を把握する

インボイス制度の目的は、 「異なる税率を区別し、正確な消費税額を把握する」 ことです。

現行の「区分請求書」は、2種類の消費税率（10％と8％）を区別する決まりがないため、「税率8％で仕入れた品物を10％で計上して不当利益を得る」といった不正が発生してしまいます。

インボイス制度によって、消費税に関する情報をより詳細に記載することで、上記のような不正や経理のミスなどを防止する効果が期待できます。

益税をなくす

「益税」とは、 納税の免除や軽減などで合法的に納税されずに、事業者の手元に残った消費税 を指します。

益金の原因となる制度は、おもに「事業者免税点制度」「簡易課税制度」の2つです。

インボイス制度の導入は、益金および益金によって発生する問題の解消に効果的です。

 

インボイス制度に向けて対応すべきこと

売り手

売り手は、インボイスを発行するための環境整備を行う必要があります。

適格請求書発行事業者」に登録

インボイスを発行するには「適格請求書発行事業者」への登録が必須なので、 最寄の税務署にて手続きを進めましょう。

申請方法は、 「e-Taxによる電子申請」または「納税地所轄の税務署へ書類提出（郵送可）」 のいずれかです。

なお、制度施行初日（2023年10月1日）から「適格請求書発行事業者」となるには、2023年9月30日までに届け出が必要です。

記載項目を満たしたインボイスを用意する

「適格請求書発行事業者」の登録が済んだら、インボイスに記載すべき項目を満たす請求書のフォーマットを準備しましょう。

新たに必要とされる項目は 「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」 の3つです。

請求書写しの保存体制を構築する

インボイス発行事業者には、 インボイスの写しを7年間保存する義務 があります。

インボイスを電子データで保管する場合は、電子帳簿保存システムなどを導入し、電子帳簿保存法の要件を満たす保存体制を整えておきましょう。

買い手

取引先が登録事業者かどうか確認する

買い手側は、取引先が適格請求書発行事業者であるか確認しましょう。

インボイスが発行される取引に関しては、 どの証憑書類が適格請求書にあたるのかについて、仕入先と認識を統一 しておくことが重要です。

請求書等の保存・管理体制を構築する

買い手側には、 受領したインボイスを7年間保存する義務 が発生します。

あらかじめ、インボイスの保存方法（紙媒体or電子データ）を検討し、受領からデータ化、会計処理、保存までの業務フローを整備しておきましょう。

また、経理処理を煩雑化させないために、請求書等を登録番号の有無しで区分して管理することが重要です。

免税事業者は「適格請求書発行事業者」になるか判断が必要

インボイス制度施行後は、免税事業者との取引が仕入税額控除の対象外となるため、課税事業者のクライアントが減ったり、値段交渉をされたりする可能性があります。

上記のようなリスクを回避したい場合は、 課税事業者への転換・適格請求書発行事業者の申請も検討しましょう 。

インボイス制度対応システムの必要性

インボイス制度の施行後は、請求書管理の運用フローそのものが変わるため、新制度のルールに則った運用体制の構築が求められます。

また、受領した請求書の仕分けや記載事項の確認、税率別の計算、インボイスの保管・管理など、請求書管理の業務負担も増大します。

システムを活用することで、新たに増える業務を自動化してクラウド上で一括管理できる ため、運用フローの構築から定着までを円滑に進められるでしょう。

インボイス制度によって影響が出るシステムの範囲

請求書発行システム

請求書発行システムは、 必要事項を記載した請求書を自動で発行 できるものです。

インボイスを発行する際は、新たに追加された記載項目を満たしている製品を選びましょう。

請求書受領システム

取引で受け取ったインボイスは、7年間の保存義務が発生します。

請求書受領システムによって受け取った請求書を自動でデータ化・保存できれば、書類管理や会計業務の効率化に繋がるでしょう。

会計ソフト

インボイス発行事業者以外との取引は仕入税額控除の対象となるため、 適格請求書類とそうでないものとを区分して管理する必要があります 。

そのため、取引先に応じて税区分を自動切り替えできる会計ソフトが必要です。

また、既存の「割戻計算方式（消費税込みの合計額から割り戻しで消費税を計算）」よりも利益が出やすいとされている「積上方式」で消費税額を算出できる機能もあると便利です。

販売管理システム／受発注システム

販売管理システムをインボイス制度に対応させたい場合、 課税事業者と免税事業者との取引を区別できる機能が必要 となります。

課税事業者と免税事業者の区別ができないと、仕⼊税額控除の計算を行う際に書類を分類・保管する手間がかかってしまいます。

既存の販売管理システムがある場合は、区分記載請求書の記載ルールに対応可能か確認しましょう。

POSシステム

POSシステムを導入している場合、 インボイスの必要事項を記載したレシートを発行できる機能 が必要となります。

また、買い手側は商品別の税率を把握する必要もあるため、、軽減税率（複数税率）に対応できるかどうかも重要なポイントです。

電子インボイス対応のおすすめシステム

ジョブカン見積/請求書

ジョブカン見積/請求書は、請求書・見積書のほか、 納品書、領収書、入金伝票など、幅広い帳票の作成に対応可能 なシステムです。

商品ごとの税率設定や、得意先ごとの消費税設定により、消費税の計算を自動化します。

また、電子帳簿保存に対応しており、請求書のタイムスタンプ付与や、日付・金額・取引先ごとの検索機能などが備わっている点も魅力です。

freee経理

freee経理は、「freee会計」から一部機能を除外して、インボイス制度に特化させた経理システムです。

取引先情報に登録番号を紐づけて適格請求書か否かを判別できるため、システムへの入力工数も最低限に抑えられます。

自動生成されたデータは他社会計ソフトとも連携できるため、 「利用中の会計ソフトをそのままインボイス制度に対応させたい」という場合におすすめ です。

マネーフォワード クラウド債務支払

マネーフォワード クラウド債務支払は、請求書の受領から、支払申請、承認、支払処理・管理まで一元管理できるクラウド型の請求書受領サービスです。

AI OCR機能によって自動的に支払先や金額が入力され、電子帳簿保存法に則った形式で保存されます。

また、 ワークフロー機能の柔軟性も特長 で、「高額な支払は上位役職者の承認を得る」など、自社運用に合わせて条件を細かく設定できる点も魅力です。

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、個人事業主・小規模の事業者から厚い支持を得ている会計システムです。

インボイスの仕訳入力や、消費税納付見込額の集計が可能なため、消費税の納税にも対応できます。

また、会計期間中に「課税事業者」へ転換した際の変更や、適格請求書の判別にも対応しているため、 今後「適格請求書発行事業者」への登録を検討している場合にもおすすめ です。

TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、請求書の受領からデータ化、保管までを一元管理できるシステムです。

「適格請求書発行事業者」登録番号の入力やデータ化、登録番号の照合、適格請求書の記載事項確認などもすべて自動化できるため、大幅な業務効率化が実現します。

弥生シリーズや奉行クラウドをはじめ、様々な会計ソフトと連携可能 なため、既存の会計ソフトをそのまま活用できる点も魅力です。

インボイス制度のシステム対応で使えるIT導入補助金（2024年度は終了。再開未定）

インボイス制度に対応した会計ソフトを導入する事業者には 「IT導入補助金」 が適用されます。

補助金対象となる費用の下限は原則50万円ですが、低価格の会計ソフトを導入する場合にも対象となるように下限が撤廃されました。

補助額

IT導入補助金の補助額は、導入する機器やサービス料金の最大50%で、100万円までの限度額となっています。

ただし、中小企業や個人事業主は対象補助率が10%アップするなど、 条件によって補助額は変わります。

また、補助額は1事業所あたりの上限額が決められているため、事業所数が多い場合は補助額の合計が上限額を超えないように注意が必要です。

受給条件

IT導入補助金の受給条件は、 事業主が小規模事業者であること、導入費用が一定の額以上であること、また、一定期間内にシステムを導入することが必要 です。

また、一部業種には専用の条件があるため、詳しくは担当機関に確認することが重要です。

申請方法

IT導入補助金の申請方法は、 事前申請と事後申請の2つの申請方法 があります。

事前申請は、補助対象経費が決定された後、申請期間内に必要書類を揃えて申請する方法です。

事後申請と呼ばれる方法で、補助対象経費が決定された後、事前に必要書類を揃えておいて、補助金交付がされてから申請する方法です。

申請期間

IT導入補助金の申請期間は、 通年受付 であるため、申請希望者は自由に申請することが可能です。

ただし、予算額に達し次第締め切られるため、早めの申請がおすすめです。

インボイス制度対応のシステムを選ぶポイント

必要な対応領域を満たしているかどうか

インボイス制度の施行に向けて自社のシステムを見直す場合は、 改修の必要がある範囲を明確化しておくことが重要 です。

既存システムの種類によっては、自動アップデートでインボイス制度に対応でき、システムの入れ替えが不要なケースもあります。

あらかじめ自社システムの導入状況を確認し、インボイス制度の影響があるシステムはどれか、切り替えまたはアップグレードが必要なのかといった点を確認しましょう。

適格請求書の記載事項を満たせるかどうか

請求書発行システムを選ぶ際は、 インボイスの記載事項を満たせるシステムかどうか確認しましょう 。

具体的には、区分記載請求書の項目に加え、「登録番号」「適用税率」「消費税額」の記載が必要です。

軽減税率に対応しているかどうか

異なる税率の物品を仕入れる場合、それぞれの税率・消費税額を区分して記載しなければなりません。

そのため、インボイス制度対応のシステムを選ぶ際は、 軽減税率・標準税率を区分して会計できるかどうか も確認しましょう。

インボイス対応の帳簿付けができるかどうか

システムを選ぶ際は、インボイス制度に対応した帳簿付けが可能かどうかも確認しましょう。

たとえば、「適格請求書かどうか」「8%と10%どちらの税率で処理するか」といった点を区別する必要があります。

取引ごとに消費税率や請求書の区分を記録できる機能 があれば、消費税申告の際に再度集計する手間がかかりません。

改正電子帳簿保存法に対応しているかどうか

電子インボイスに対応する場合、「改正電子帳簿保存法」に則った形でデータを保管・管理する必要があります。

改正電子帳簿保存法に対応しているシステムであれば、請求書の自動保存が可能なため、大幅な業務効率化に繋がるでしょう。

外部システムとの互換性

インボイス制度に関連するシステムを見直す場合は、社内システムとの互換性も重視したいポイントです。

たとえば、請求書管理システムやPOSシステムは他のデータベースやアプリとも密に関係しているため、システム連携をすることで転記作業やデータ移行の手間を省略できます。

このように、 システム連携は業務効率化にも繋がる ため、既存システムとの連携も考慮しながら製品を選びましょう。

インボイス制度対応システムのメリット

請求書業務のコスト削減

電子インボイスに対応することで、 請求書のペーパーレス化が実現 するため、インク代や紙代といった印刷コストの削減に繋がります。

また、システム上で電子請求書を発行し、データで送付することも可能なため、封筒代や郵送費が節約できるほか、封入作業の手間もなくなるでしょう。

経理全体の業務負担軽減が実現

請求書システムを、会計ソフトや販売管理システムと連携することで経理業務全体の効率化が実現します。。

たとえば、会計ソフトを連携すると、部門・勘定科目を自動仕訳して記帳できるため、 転記する手間を省いたり、ミスを削減したりできます 。

また、入金日のリマインド機能を使えば、自動的に入金依頼のメールを相手方に送ったり、入金の有無を確認したりすることも可能です。

内部統制の強化

請求書管理のシステムでは、社員ごとに付与する閲覧権や変更権を変更できるため、 管理体制強化や運用の透明性を向上させる効果 が期待できます。

請求書作成や変更の履歴を残すことも可能なため、請求書の不正改ざんや情報の持ち出し防止に繋がるでしょう。

紛失リスクの低減

電子請求書システムを活用することで、請求書の発行・受領・保存を電子データで一元管理できるため、請求書の紛失リスクが低減されます。

また、過去の請求書をボタン一つで検索して閲覧できるため、紙媒体で保管する場合と比べて管理コストが大幅に削減されるでしょう。

インボイス対応制度システムのデメリット

導入・運用コストがかかる

インボイス制度対応システムを新たに導入すると、初期費用や運用コストが発生します。

とはいえ、電子インボイスに対応することで、業務効率化や管理コスト削減が実現するため、トータルで見るとメリットの方が大きくなるでしょう。

あらかじめ予算を明確にし、 十分な費用対効果が得られるか検討したうえでシステム導入を決定しましょう 。

紙での請求書を希望する取引先への対応

企業によっては、指定のフォーマットでの請求書郵送を希望する場合もあるため、 電子インボイスで対応できないケースも想定されます 。

取引先が引き続き紙媒体でのやり取りを希望する場合は、紙の請求書と電子データ両方に対応できる運用フローを構築する必要があります。

万が一完全な電子化を希望する場合は、取引先の見直し等も検討しましょう。

インボイス制度対応システムを導入する際の注意点

操作性を確認する

操作が難しいシステムを選んでしまうと使いこなすのに手間どり、かえって業務効率が下がる可能性があります。

そのため、システムを選ぶ際は操作性を重視し、 誰でも簡単に使える製品を選ぶことが重要 です。

システムによっては、1週間〜1ヶ月程度の無料トライアルを提供しているものもあるため、使いやすさを確かめてから導入したい場合は積極的に活用しましょう。

セキュリティ面の確認

クラウド型のシステムを導入する場合は、サービスのセキュリティ面も注視したいポイントです。

サーバーがサイバー攻撃に合った場合、 自社のデータが流出してしまリスク もあります。

データセンターのセキュリティレベルや保守体制などをしっかりと確認したうえで導入を決定しましょう。

インボイス対応ソフトに関するよくある質問

まとめ

インボイス制度の導入後は、請求書の形式や運用ルールが変更されるため、請求書業務の複雑化や負担増大が予想されます。

しかし、電子インボイスに対応したシステムを導入することで、請求書の発行や保管、記帳などをデータで一括管理できるため、大幅な業務効率化が実現します。

新制度の導入を機に、請求書管理をはじめとする経理業務をまとめて効率化したい場合は、システムの導入・見直しを検討しましょう。