働き方改革推進を受けて注目を集めていた「テレワーク」、東京オリンピック開催時の混雑緩和対策としても、大企業をはじめさまざまな企業で導入が進んでいました。 こうした中、2020年にはいり世界中で拡散している新型コロナウイルスの対策として、外出自粛の動きが高まってきたことにより、中小企業などでもテレワークの導入に向けての動きが進んでいます。 そのうえで今回は、改めてテレワークの基礎知識とそのメリット・デメリットについて、わかりやすく解説していきます。
目次
テレワーク・リモートワークとは？
新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークやリモートワークという言葉が、テレビや新聞などで耳にするようになっています。実際のところ、テレワークとリモートワークは同じものといった印象を持つ方も多いと思います。基本的には変わらない2つですが、改めてそれぞれの特徴を解説していきます。
テレワーク
「テレワーク」とは、IT技術などを活用して、時間や場所にとらわれず柔軟に働く新しい働き方のことを言います。この言葉は、離れた所を表す「tele」と、働くを意味する「work」を合わせた造語になります。遠隔地で働く「テレワーク」と言っても、大きく分けると3種類の働き方があります。
在宅勤務
名前の通り、会社のオフィスに出社せず、自宅で業務を行う働き方です。会社とのやり取りはチャットツールやメール、電話などで対応します。育児や介護などの理由で、通勤が困難な方などに適しています。モバイルワーク
移動中や出張先など、オフィスからの出先にて行う働き方です。移動中の空き時間など、わざわざ会社に戻る時間がない場合、モバイルWi-Fiやお店のWi-Fiなどを活用して仕事をします。コワーキングスペース
最近はフリーランサーやモバイルワーカーなどが増えたことで、コワーキングスペースなどのサテライトオフィスや、レンタルオフィスで仕事をする方も増えています。リモートワーク
一方「リモートワーク」とは、在籍している会社オフィスに出社せずに、自宅やコワーキングスペースなどの離れた場所で業務を行う勤務形態となります。テレワークとほとんど同じではありますが、最近ではテレワークなどを「リモートワーク」と呼ぶことも増えてきています。とくに早くからリモートワークが導入されていたのは、ITエンジニアやWebデザイナーといったクリエイティブ系の職種の方々です。1つのシステムを作るため、さまざまなスキルが必要となりますが、これは必ずしも同じ場所で業務を行う必要がなく、チャットツールなどで連絡をとりながら仕事を進めることが可能です。スキルを持っているのに、通勤が難しい方には、場所や時間、雇用形態などの制約を受けない「リモートワーク」がピッタリです。
テレワーク・リモートワークの需要の高まり
「テレワーク」が注目され始めた最初のきっかけには、政府による働き方改革の推進があります。この働き方改革の推進を提示する中で、対応策の一つに「テレワーク」という言葉がでてきました。仕事を持つ女性が、ライフイベントの変化があっても離職することなく働ける環境を作ったり、インターネットの普及による環境整備の進化もテレワークの需要を高める要因の一つになっています。2020年時点では、約2割の企業がテレワークを導入しています。
そしてさらにテレワークの普及を進めるきっかけとなったのが、2020年の東京オリンピックです。東京オリンピック開催期間中の混雑回避に向け、期間中のテレワークを活用するなど一般にも「テレワーク」という言葉が浸透しました。
こうして日本国内での需要が高まってきている中、政府は新型コロナウイルスの拡散に対する防止策として、緊急事態宣言の発令や外出自粛要請を出しています。これにより出勤時の感染を防ぐため、多くの企業でテレワークや在宅勤務の導入を進めています。
IT企業でも導入が進んでいない理由
新型コロナウイルスの影響を受け、多くの企業でテレワークの導入をすすめようとしている動きは見られますが、実際はどのぐらいのものでしょうか。しかしさまざまな企業のなかでも、最先端の動きがとられていそうなIT企業でも、現状はテレワークの利用率は4割未満という結果となっています。（参照：ヌーラボ調査）
テレワークの導入や利用がしやすいイメージを持つIT企業ですが、実際にはそう簡単に進められていないようです。その理由の多くが、企業側のテレワーク環境の整備や、実施するにあたっての規約などの整備がまとまっていないといった点にあるようです。
導入を進める上での注意点・ポイント
ではテレワークの導入を進めていくには、どんな点に注意していけばよいでしょうか。まず重要なのが、テレワークを行うための環境整備とルールの制定です。テレワークを早急に導入したいと考えても、そうそう明日からすぐに始められるというものではありません。テレワークに必要な機器や環境を揃えるのはもちろん、実際に社内で利用しているツールなども社外で利用できるのか確認の必要があります。
会社で扱うツールや資料は、機密情報にあたるため、社外で業務を行うとなるとセキュリティ面が大きなネックとなります。そのためにもシステムの制限や利用するパソコンなど、安全に利用できるかどうか必ず確認するようにしましょう。
またテレワークを行う場合、会社へ出勤する必要がなくなるため、交通費が発生しません。会社的に交通費というコスト削減が可能になる一方で、対象者の交通費精算や勤務時間の確認といった部分はデリケートな問題にもなりますので、細かく確認が必要になります。
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関連記事：「テレワーク」導入のために確認したい手順・注意点・ポイントは？
オンライン会議やWeb商談の注意点
静かな場所で行う
オンライン会議やWeb商談は、対面よりも相手とのコミュニケーションがとりづらい為、しずかな場所で行うことが推奨されます。特にWeb商談ではお客様に伝えたいことが伝わりきらなければ失注になってしまうこともあります。相手の時間も自分の時間も無駄にせず、会議や商談を有意義な時間にするためにも、静かな場所で行うのが重要です。
ネット回線の整った場所で行う
オンライン会議やWeb商談はネット環境が整った場所で行うことも重要です。なぜなら、ネット回線が途切れたタイミングで、重要なことを聞きそびれたり、商談においては相手の購入意欲をそいでしまう可能性があるからです。ネット環境は、安価に環境改善ができる点でもありますので、ネットに問題がある場合は早急に改善しておきましょう。
相手の話に集中する
オンライン会議やWeb商談は対面ではないからこそ、対面よりも相手の話に集中することに意識を向けるべきです。相手の話に集中することで、質問すべき点や課題にすべき点が見えてきます。相手の話に集中する環境を整えるためにも、個別ブースやオンライン会議・Web商談専用のブースを作成しておくとよいです。
Web会議室の増加なら個別ブースがおすすめ
Web会議室の増設に伴い、おすすめなのが個別集中ブースの増設です。緊急事態宣言が解除され、在宅ワークから出社に切り替えた企業が増えてくると、中には会議室が不足している企業もあります。なぜなら、Web商談やオンライン会議が主流になったことで、出社に切り替わっても、それらは対面に切り替わっていないからです。
会議室が不足している現在、会議室を新たに追加するよりも、電話ボックス型の個別集中ブースを追加する方が安価かつ手軽に会議室を増設することができます。
更に、完全個室型であれば音漏れ防止や感染対策にもつながるので一石二鳥です。
テレワーク・リモートワーク導入時に準備するもの・ツール
リモートワークを導入する際には、チャットシステムやWEB会議ツールなどの、ITツールが必要不可欠です。ここではリモートワーク導入時に、主に準備しておきたいツールをご紹介します。チャットツール
テレワークの実施に関係なく、最近は企業内でのやりとりもチャットツールを利用するところが増えてきました。特にリモートワークは、対面で同僚や上司とコミュニケーションをとることがなくなるため、情報共有が薄くなりがちです。しかしチャットツールであれば、電話よりも気軽にできるうえ、グループチャットをつくれば、みんなが見やすくオープンな状態で情報共有が可能になります。代表的なチャットツール：チャットワーク（Chatwork）、Slackなど
WEB会議システム
どうしても顔を合わせて話をしないといけない場合、遠隔同士でも資料や画面を共有しながら打合せが可能なWEB会議システムの利用がおススメです。従来のようにテレビ会議システムのような専用機器は必要なく、アプリやブラウザを通して利用できるため、安定した品質で接続可能数も多く活用できます。
代表的なWEB会議システム：ZOOM（ズーム）、bellface（ベルフェイス）など
クラウドPBX
自宅などで仕事をする場合にネックとなるのが、社内で対応していた内線電話などをつなぐことができず、取引先から会社の代表番号にかかってきた電話が繋げないため、伝言やかけなおしなどスピーディーな対応ができませんでした。しかし電話交換機をクラウド上に設置した「クラウドPBX」であれば、手持ちのスマートフォンで代表番号の受発信や内線対応も可能にします。自宅で勤務していても会社の電話番号を利用できるため、電話代コストの削減にも繋がります。
代表的なクラウドPBX：モバビジ、クラウドフォンなど
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まとめ
2020年4月7日に発令された「緊急事態宣言」により、新型コロナウイルスの拡散防止に対する動きがますます強まってきました。これにより中小企業などでも、早急なテレワークの導入を考えている方も多いかと思います。無計画にテレワークを開始するのではなく、ある程度ルールや環境整備を行ったうえで、テレワークの準備を行う必要があります。状況に応じて柔軟な対応が必要ではありますが、安全にすみやかな導入ができるようにするのであれば、テレワーク導入のプロに相談してサポートを受ける方法もありますので、お困りの方はぜひこの機会にご相談ください。
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