【コスト削減】IP電話とは?オフィス電話のベストアンサー!最適な電話導入方法解説!

【コスト削減】IP電話とは?オフィス電話のベストアンサー!最適な電話導入方法解説!
企業やオフィスで利用する電話の種類が増えています。「PBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」「ビジネスフォン」が代表的でしょう。

では、これら代表的なオフィス電話は、一体どのような違いがあるのでしょうか。今回は、上記4種類の違いやメリット・デメリットについてお伝えしていきます。この記事を読めば、ご自身の企業やビジネスに最適な電話サービスを選び分けることができるはずです。

オフィス用電話|IP-PBX・クラウドPBX・ビジネスフォンの違い

オフィス用電話で最近よく聞く言葉に「PBX」があります。従来は、オフィス用の電話といえばビジネスフォンが一般的でしたが、最近ではPBX、それもITなどを駆使したデジタルPBXが主流です。

新しい言葉に抵抗を覚えるという方も多いのではないでしょうか。

ただ、それだけの理由で、まったく新しいサービスを使わないのはもったいないといえます。なぜなら、PBXを利用すれば、業務効率化というメリットがあるばかりではなく、電話にかかる費用を削減できる可能性があるからです。

ここでは、オフィス用電話に使える4種類のサービスの違いを紹介していきます。ぜひ、自社に最適なものを見つけ、業務効率化やコスト削減にお役立てください。

PBX

PBXとは、中枢となる構内交換機を設置し、複数の電話機をネットワーク化させる仕組みです。

外線や内線に構内交換機を中継することで、数千台以上もの電話機を繋げ合わせることができます。従来のビジネスフォンが50~100台ほどの接続台数だったため、PBXは大規模なコールセンターにおすすめといえるでしょう。

一つの回線を複数の電話機で共有できる仕組みはビジネスフォンと同じです。また、内線電話機同士で通話や転送も行えます。

ただ、PBXは、ビジネスフォンが苦手としていたスマホの内線化や、拠点間同士を繋げることにも対応しています。たとえ距離が離れている拠点であっても、内線で繋ぐことで通話料無料で他拠点とコミュニケーションが取れるのです。

IP-PBX

IP-PBXは、先ほどのPBXをさらに進化させた形です。電話回線という概念を取り払い、インターネット回線で電話機を繋げます。LANケーブルで繋がっている社内のパソコンをイメージすると分かりやすいでしょう。

ただ、「インターネット回線で通話ができるのか?」と疑問に思うかもしれません。この、ネット回線で通話を行う「IP電話」という考え方は、まったく新しいものではないのです。なぜなら、スカイプなどは相当古くからIP電話のサービスを提供しています。

IP-PBXもパソコンと同じように、電話機同士をLANケーブルで繋ぎます。すると、社内のパソコンとも連動性が生まれ、データ共有や管理に役立てることができます。

基本的な機能はPBXと大差ありませんが、PBXよりも安いコストで導入できることが魅力です。

クラウドPBX

クラウドBPXも、BPXから進化したサービスです。

クラウドとは、インターネット上にデータを保管して、いつでも・どこでもそれを引き出せる仕組みを指します。クラウドBPXとは、BPXの仕組み自体をクラウド上に移行したサービスです。つまり、BPXに必要だった構内交換機がクラウド上に存在するとイメージしてください。

構内交換機を設置する必要がないので、機器の購入費や工事代金をゼロにすることができます。

また、スマホに専用アプリをインストールするだけで、簡単にオフィス電話として使うことが可能です。スマホから外線・内線・転送・保留といった機能が使えるため、営業社員の多い企業に向いています。

ビジネスフォン

ビジネスフォンを利用している企業はまだまだ多いでしょう。安価に導入できて、複数の電話機同士を内線化することが可能です。その点ではPBXと変わりません。

ただ、ビジネスフォンは別の場所にある電話機とは連携できない弱みがあります。たとえば、拠点が異なると内線化はできませんし、同じビル内でもフロアが違うと電話機を繋ぐことが難しくなります。

一方で、外線や内線の基本的な機能は使えるほか、PBXに比べて圧倒的に価格が安い点が強みです。どちらかといえば、PBXは大企業やコールセンターに向くため、中小企業にとってはビジネスフォンのほうが使いやすいこともあります。

PBXを利用するメリット・デメリット

PBXを利用するメリット・デメリットは次の通りです。

・接続可能な電話機の数が多い ・拠点間同士で電話機の内線化ができる ・デュアルCPUでセキュリティも万全 ・オフィス用電話システムのなかではもっとも高額 ・構内交換機のメンテナンスや工事費用がかかる ・事業所移転などの際に設定変更の手間がかかる ・拠点間同士で内線化ができても1ヶ所ごとに構内交換機が必要 PBXは、複数の拠点があっても、それぞれの電話機を内線化することができます。たとえば、東京のオフィスから大阪のオフィスへ内線で連絡することが可能です。内線なので通話料は発生しません。

ただ、拠点ごとに構内交換機を設置する必要があります。大きなコスト高になるため、拠点数が多い場合はIP-PBXやクラウドPBXを検討すべきでしょう。

IP-PBXを利用するメリット・デメリット

IP-PBXを利用するメリット・デメリットは次の通りです。

・インターネット回線なので通話料が安い ・PBXよりも導入費用を抑えられる ・拠点間同士で電話機の内線化ができる ・拠点間同士の内線化でも1台の構内交換機だけで済む ・インターネット回線なので音質が安定しない ・IPアドレスの管理が面倒 ・サーバートラブルの影響を受けやすい IP-PBXはインターネット回線で通話を行うため、電話回線に比べて品質は劣ります。また、電話機1台ごとにIPアドレスが割り振られるため、管理が大変になるデメリットもあります。

その代わり、オフィス用電話サービスのなかでもっとも通話料がお得です。発信業務の多いコールセンターや、普段から外線を使う頻度が高い企業に向いています。

クラウドPBXのメリット・デメリット

クラウドPBXを利用するメリット・デメリットは次の通りです。

・構内交換機が必要ない ・PBXよりも導入費用を抑えられる ・ネット上で電話機の管理ができる ・サービス会社のシステムトラブルの影響を受けやすい ・サーバートラブルの影響を受けやすい クラウドPBXは、構内交換機が必要ないということが最大のメリットでしょう。このおかげで、ネット上で電話機の管理ができるばかりではなく、コストを大幅に抑えることができます。

ただ、システムやサーバートラブルなどの影響を受けやすい点には注意してください。

ビジネスフォンを利用するメリット・デメリット

ビジネスフォンを利用するメリット・デメリットは次の通りです。

・導入費用や運用コストが安い ・機能がシンプルで使いやすい ・スマホとオフィス用電話を繋げたり内線化できない ・パソコンに接続できない ・拠点間同士で電話機を内線化することができない PBXという革新的なサービスが生まれても、まだまだビジネスフォンは活躍します。シンプルで低コストというメリットを生かしてください。ただ、クラウドPBXというさらに革新的なサービスも生まれたため、徐々に存在意義は薄れていく可能性があります。

まとめ

オフィスで利用できる電話の種類は様々です。今回は、「PBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」「ビジネスフォン」という4種類を紹介してきました。どれが良い・悪いというわけではなく、いずれも一長一短があります。

こうした電話サービスを利用する場合、自社の規模や事業内容、目的、普段の電話機の使い方などに合わせて選んでみてください。

ただ、将来性のことまで踏まえて考えると、今からビジネスフォンを購入するのはおすすめしません。各サービス会社は、特にクラウドPBXに注力している事情もあります。クラウドPBXにもデメリットはありましたが、それ以上にメリットが大きいことが特徴です。

当サイトでは、クラウドフォンやPBXに関するサービスも紹介しています。ぜひ、同時にそちらもご確認ください。

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