コミュニケーションコストとは?快適な現場づくりを目指すために考えるべき組織体制

企業の経営において、生産性の向上が重要なカギとなります。今ではさまざまなムダを省き生産性を上げていく取り組みを実施している企業も多いですが、じつはコミュニケーションのムダを省くことも快適な現場づくりを行う上で重要なポイントとなります。もちろん社内でコミュニケーションを取ることは大事なことですが、やり方が悪ければむしろムダな時間を浪費してしまうだけとなってしまいます。

そこで今回は、よりよい現場づくりを目指すために、考えるべきコミュニケーションに対するコストについて詳しく解説します。

コミュニケーションコストってなに?


コミュニケーションコストとは、組織内のコミュニケーションに関してかかるコストのことを言います。。「コスト」というと、人件費や通信費・設備投資にかかる費用等を浮かべる方が多いかと思いますが、従業員が業務を行う上で発生するコミュニケーションにかかっている時間についてもコストととらえる考え方です。

例えば、新たなプロジェクトが発足したとします。プロジェクトは同じ方向を目指して進む場合、認識を合せて進まなければより良い成果は生み出せません。そのため、まずはプロジェクトに関わる全員が認識を合せることが大切になります。その認識合わせをするために情報共有のグループチャットを作って共有したり、キックオフミーティングなどを開いて話し合ったり、個別で意思確認などをする必要があります。そしてこれらの作業は、社内にいる時間に行われるため、企業にとってはコストとなります。つまり、コミュニケーションを取りながら認識をすり合わせていく作業がコミュニケーションコストになるのです。

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コミュニケーションコストが低い組織・高い組織とは


コミュニケーションコストが低い組織・高い組織とは、いったいどのような特徴があるのでしょうか。それぞれみていきましょう。
 

コミュニケーションコストが低い組織


なにか認識を合せるときに、時間がかからず同じ認識を共有できる組織がコミュニケーションコストが低い組織になります。上司の言ったことを部下は最短で理解し、各々が自分のすべき業務を的確に実行できる組織となります。これはもはや阿吽の呼吸に近い概念なのかもしれません。
 

コミュニケーションコストが高い組織


コミュニケーションコストが高い組織は、認識のすり合わせや従業員1人ひとりが共有すべき内容を理解するのに時間がかかる組織のことです。これには、個人に問題があること、または普段からの組織の連携や意思疎通の仕組みに問題がある場合がほとんどのようです。

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コミュニケーションコストを下げる3つのポイント


つづいては、これまでの内容を踏まえた上で、組織内でコミュニケーションコストを下げるにはどのようなポイントに気を付けるといいでのでしょうか。具体的にコミュニケーションコストを削減するには、次の3つのポイントが重要になります。それぞれ詳しくみていきましょう。

ポイント①情報量
ポイント②理解力
ポイント③価値観
 

ポイント①情報量


企業の経営者と社員には、情報の格差があります。たとえば、部長と新入社員の場合だと触れる情報が異なるのでコミュニケーションミスが発生してしまい、それを埋めるためにコストがかかってしまいます。その差をなくすためには、「メールなどで定期的な発信をする」「交流の場を増やす」「少数のグループを管理する」など情報共有の場が必要になります。
 

ポイント②理解力


情報を得る際は、その情報から理解できる質はそれぞれ人によって違います。例えば、会社の売上を数字で羅列したとしても、営業部長と一般社員では感じることは異なるでしょう。情報を与えるだけでなく理解を深める説明などを使って分かりやすく相手に伝えることが大切です。
 

ポイント③価値観


コミュニケーションコストを削減するには、価値観を堀り下げることも重要なポイントです。価値観というのは「顧客にどのような価値を提供したいか」というようなことです。同じ情報量と質があったとしても、価値観が違えば行動も変わってきます。価値観とは、企業の経営理念に近い考えであり、その企業が社会へ与える影響にもつながることになります。社内では、情報共有や理念研修などを行い、コツコツと理念を伝えて価値観を合せていくことが大切になります。

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組織の中でコミュニケーションコストを下げるためにできること


 
つづいては、組織内でコミュニケーションコストを下げるために、実際に企業ですぐに実践できることをご紹介します。
 

チャットグループなどで情報を共有する


組織の中で解釈力を一定にするためには、全員が同じ基礎知識を得ることが必要です。そうするためには、情報の偏りをなくしてすぐに確認できる状況を設けることが大事です。まずは社内報などで、経営者も含めてどこの事業部・部署がどのような仕事をして、どのような役割があるのかを知らせるようにしましょう。またチャットグループを作り、それぞれがどこまで作業が進んでいるかを確認・共有できるようにするといいでしょう。
 

話しかけやすい雰囲気づくり


企業はそれぞれの従業員が一致団結し目標に向かうことで良い結果に近づきます。協調性が求められるため、気分にムラのある人は相談されなくなり頼られることも少なくなってしまいます。もちろん人間なので毎日変わらずに機嫌が良いとはならないですが、それでも感情を表に出してしまっては、相手に気を遣わせて結果的にコミュニケーションコストがかかってしまうことになります。そのため、気分で言動を変えずに、気軽に話しかけやすい雰囲気づくりをおこなうことでコミュニケーションが良好になりやすくなるでしょう。

 

3What、4W、1Hを意識する


組織の中でコミュニケーションコストを下げるためには、3What、4W、1Hを意識することも重要なポイントです。具体的に3What、4W、1Hの意味は以下のとおりです。

3What・・
定義(どういう意味か)
現象(なにが起きているのか)
結果(どうなるのか)

4W・・
Why(なぜ)
When(いつ)
Who(誰が)
Where(どこで)

1H・・
How(どうすればいいか)

このように、なにかを説明して理解を得たいときは3What、4W、1Hに気をつけて会話をすることで格段に相手に伝えたいことをわかりやすく伝えることができるようになります。また会話はもちろん、この手法はメールなどの文章上でも有効です。

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まとめ


今回は、よりよい現場づくりを目指すために、考えるべきコミュニケーションに対するコストについて詳しく解説しました。企業において、コミュニケーションコストは管理者の立場からすると非常に難しい問題でしょう。意識しながらコミュニケーションをとることを心がけないと、社内においてもコミュニケーションエラーが生じやすくなり、それを埋めるためにコストが発生してしまいます。また最悪の場合には費用をかけたにも関わらず、会社の業績がマイナスに働く可能性もあります。そのような状態にならないために、適切なコミュニケーションを心がけ、コミュニケーションコストを抑える努力を行っていきましょう。

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